原文首發(fā)于微信公眾號「職問」（ID：zhiwen_15)

“從一個 Associate 發(fā)的英文郵件就能八九不離十看出其執(zhí)業(yè)水平和態(tài)度，之所以一些普通法學(xué)院學(xué)生能夠 PK 掉清北學(xué)生拿到 Return offer ，正是因為他們抓住了每一次證實自己能力的機會。”

——上海某一線所合伙人

當(dāng)前，Email 是律師最常用的溝通方式之一。隨著法律市場愈加國際化，能夠?qū)懸环馄?、清晰的英?Email ，不僅是涉外律師工作中的必備技能，更是所有律師日常工作中的一部分。

無論是對于想進(jìn)入紅圈所的法學(xué)生，還是對于想在律所工作中脫穎而出的新人律師，英文郵件書寫都是項能夠影響到法律人職業(yè)發(fā)展的基本能力。

很多初出茅廬的律師除了知道文末署名前寫上“ best regards ”外，完全不知道要寫什么連接詞、要用哪些常用的句式表達(dá)，以及有哪些注意事項。接下來，筆者將為大家分享一下在律所實務(wù)中，英文郵件書寫有哪些 Tips 與雷區(qū)。

清晰表達(dá)比口吐蓮花更重要

在律所工作中，英文郵件的書寫重點是通過有限的詞數(shù)來傳達(dá)最核心、有效的信息，而不在于用華麗的辭藻給對方留下深刻印象。因此，要寫好英文郵件，首先要明確的就是：寫郵件不是寫作文，不需要多么有文采、口吐蓮花，而是要講究寫作技巧。

很多同學(xué)在接受了各種英文應(yīng)試教育浸潤后，寫作文時都慣用各種復(fù)雜從句、華麗修飾詞，在進(jìn)行英文郵件書寫時，也將這些舊習(xí)慣自然而然套用在工作郵件中。而作為職場新人，在英文的寫作中最重要的是將事情表述清楚，口吐蓮花這類錦上添花的事應(yīng)該留到之后。

那么，要寫出通俗易懂的法律語言，都有哪些 Tips 呢？

- 使用主動語態(tài)的句子；

- 使用短句，用標(biāo)點符號將復(fù)雜的長句斷開；

- 避免主語和謂語、謂語與賓語之間距離過長；

- 避免冗長的表述，使用準(zhǔn)確的表述；

- 結(jié)構(gòu)盡可能具有邏輯性

從標(biāo)題到附件，哪些雷區(qū)不能踩？

很多缺乏經(jīng)驗的法學(xué)生認(rèn)為，可能英文郵件溝通僅限于涉外律師處理跨國案件或涉外業(yè)務(wù)時才會用到的，因此沒有做過多掌握。而在進(jìn)入律所實習(xí)后，即使自身英文基礎(chǔ)不錯，但由于缺乏實際經(jīng)驗，并且不懂得如何將英語、職場用語、法言法語相結(jié)合，發(fā)出的英文郵件在高年級律師、合伙人，甚至是外國客戶看來十分直白、不夠婉轉(zhuǎn)甚至態(tài)度無禮。

那么，在律所工作中，如何從最開始的標(biāo)題、郵件正文，到附件每一個環(huán)節(jié)都保持謹(jǐn)慎、體現(xiàn)專業(yè)呢？

-【 標(biāo)題欄 】Re：不超過三個，注意大小寫格式

很多律所實習(xí)生、新人律師發(fā)送的英文郵件，還沒點開就給人感覺是非常慘不忍睹。尤其是有的時候，一封郵件經(jīng)過層層轉(zhuǎn)發(fā)和抄送，最后的主題欄很有可能變成“ Re:Cris Escrow Agreement Re:Mack Re:Michalle Re:Director Fw:Re: Reps and Warranties in the Merger Agreement ”。這種標(biāo)題對于發(fā)件人來說是省事了，但是完全不考慮收件人的效率和心情。不僅一眼望過去根本掃不到郵件重點，而且對于涉及到的律師來說，如果想在項目結(jié)束很久后再來搜索某一封郵件的內(nèi)容時，會十分低效。

為避免這種看不到頭尾、重點的郵件標(biāo)題出現(xiàn)，最好的辦法是：留下抄送的關(guān)鍵人物或是老板，然后將主題詞精簡歸納，讓人明確郵件說的是什么事就好，不必像項目第一次發(fā)郵件時主題寫得那么精確。

此外，標(biāo)題中的大小寫問題也十分重要，主題欄的內(nèi)容最好 Capitalize Each Word（除了 a , and , the , but , by , at , for , in , nor , of , on , so , or , to , up , yet? 等）。

eg: Subject Line:Memo on Potential Matters Involving Chinese Law 而非 memo on potential matters involving Chinese law .

雖然一封郵件不能完全說明什么，但它在很大程度上代表著你對收件人的尊重程度以及你個人的修養(yǎng)。那些格式過于不規(guī)范的郵件標(biāo)題，可能還沒出現(xiàn)在 par 的面前就被移去垃圾箱了。

-【 正文內(nèi)容 】注意特定位置英文表達(dá)及行文語氣

關(guān)于一些特定位置的英文表達(dá)，很多同學(xué)在一開始上手的時候就形成了錯誤的習(xí)慣，想要再糾正就十分難了。

如郵件正文開頭，很多在企業(yè)里實習(xí)過的同學(xué)會習(xí)慣性地加上“ Dear, ”，進(jìn)入律所后也會習(xí)慣性沿用之前的用法。但在實踐中，律所面對的客戶和公司郵件交流的對象不同，在英文交流環(huán)境下，對誰都用“ Dear ”在外國人看來“套近乎”傾向有點明顯。

稱呼方面，在律所中，對不熟悉的人或級別較高的人不宜直接稱呼其英文名，但也有例外情況，如美國的客戶都比較喜歡直接稱呼對方姓名，這樣好處是避免尷尬（如果光看某些外國人名字會無法判斷對方性別，貿(mào)然稱呼 Mr. 會產(chǎn)生不必要的尷尬）。此外，英文稱呼后應(yīng)加上逗號。

關(guān)于行文語氣，更是尤其要注意的問題。有的用詞在西方人看來是很不合適的，但由于文化上的差異，中國人不會有很明顯的感覺。

如，用“ I assume you understand ”，可能在中國人看來沒有什么，但在西方人看來就是十分傲慢的語氣；

再如，律師告訴客戶三天以內(nèi)給客戶回復(fù)，最后說一句“ I hope that is fine with you ”，也是十分不妥當(dāng)?shù)?，這會讓客戶感覺是要求客戶配合律師的時間安排。如果換一種表述，就會讓客戶看起來有完全不同的感受，譬如可以說：我們預(yù)計在什么時間給客戶回復(fù)，如果客戶有特別緊急的情況的，請告訴我們等等。

-【 附件 】遺漏是大忌，要站在收件人的角度考慮問題

關(guān)于 attachment 附件的問題，有一條鐵律說的就是：如果郵件的正文說有附件，那么一定不可以忘記 attach 上相應(yīng)的附件。忘記貼附件或者貼錯附件就發(fā)送出去，在職場中原本就是大忌，更不用說是在以謹(jǐn)慎、細(xì)致為職責(zé)的律師行業(yè)。

此外，關(guān)于附件總體的原則還是要站在收件人的角度考慮問題：

如：“Under the Shareholders Agreement(attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.”

以上表述看似沒有問題，但如果收件人想要確認(rèn)一下郵件中的信息是否準(zhǔn)確，打開了附件中的 Shareholders Agreement , 發(fā)現(xiàn)里面有一百多頁的文件，那么這時他應(yīng)該看哪里呢？難道是一頁頁翻閱完直到看到想要看的地方嗎？

因此，為了節(jié)約收件人（通常都是上級領(lǐng)導(dǎo)或客戶）的時間，最好的辦法就是找到 Constitute Quorum 的相關(guān)條款，高亮標(biāo)示，并在郵件正文中寫明：“Under Section 7(c)(iii)of the Shareholders Agreement(see page 10 of the attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.”

常用基本英文郵件句式有哪些？

- 感謝用語

中文郵件一般不喜歡太多客套話，都是直入正題，最后客氣一下。而美國人寫郵件時都要互相感謝，基本上開頭會感謝別人回復(fù)自己的郵件，如：Thanks for the quick reply／Thanks for getting back to me／Thanks for the update information.

- 道歉用語

如果回復(fù)別人郵件晚了，需要先道歉（中文郵件很少有這個習(xí)慣，但在英文環(huán)境下外國人比較注重時效，因此最好表達(dá)一下正式的歉意），如：Sorry for the late reply／Apologies for the delay getting back to you.

此外，出于禮貌，如果預(yù)感自己的言辭過于激烈，可以提前向?qū)Ψ奖硎厩敢?，如：I apologize if this may make you feel uncomfortable／bad／I apologize if this may sound a little harsh.

- 收尾套路

收尾一般都是詢問對方對于某件事的態(tài)度如何，有什么想法（不要使用 please tell me……這種句式，十分不地道 ），建議使用：Please let me know what you think／Please let me know if you have any questions or concerns(較常見)／Please review the lengthy e-mail and provide feedback on how we canproceed.

- 最常使用但需要區(qū)分含義的用法示例

“ according to ”與“ in accordance with ”

前者意思是“據(jù)……說”，但不確認(rèn)說的內(nèi)容是否真實，如“根據(jù)路透社的新聞報道……”；后者意思是“根據(jù)……”。如果想表達(dá)根據(jù)某法律的規(guī)定，用 according to? 就欠妥，建議用 in accordance with .

“ requirement "與“ request ”

這兩者區(qū)別要格外注意。法律上、客觀上的要求可以用 requirement ，而 request 是指請求，使用時可以用“ as pre your request ”（根據(jù)你方要求）。

“ commission ”與“ committee ”

Commission 是指某一機構(gòu)或部委，Committee 是指機構(gòu)中的一個委員會。

“ equity ”與“ share ”

股權(quán)應(yīng)當(dāng)翻譯成 equity 或 equity interest ，而不是 share ，除非是想表述一個股份有限公司、股權(quán)占多少份額時，股權(quán)可以用 share 。對于股東的翻譯，通行做法是將股東統(tǒng)稱為 shareholders 。

- 常見語法和用詞錯誤示例

1、慎用 conversation ，因為該詞匯意思是聊天，而在備忘錄及工作記錄中使用 discussion 之類的詞更為恰當(dāng)。

2、evidence、equipment 等詞沒有復(fù)數(shù)，很多人會犯加“ s ”的錯誤。

3、語法錯誤，如：Judging from the evidence, the case has no merits，這是錯句，主語與分詞的關(guān)系不對，judging 只能由人來完成。此句可以改為：Judging from the evidence, I am of the view that the case has no merits.

結(jié)語

英文郵件書寫在律所工作中的重要性已無需多言，尤其是對于有志于進(jìn)入 Entry Level 較高且增長更可觀的非訴領(lǐng)域的法學(xué)生來說，英文郵件更是工作中不可避開的一環(huán)。

不難發(fā)現(xiàn)，看似簡單基本的英文郵件背后蘊藏著許多律所實務(wù)工作中的方法和技巧。對于正在申請律所實習(xí)，或是剛進(jìn)入律所的新人律師來說，想要切實提升英文郵件水平，最好的途經(jīng)就是實踐和積累，不僅要提升自身英文水平，更是要在此基礎(chǔ)上多去掌握律所工作中的英語語言用法與表達(dá)，無法投機取巧學(xué)成。

--End--

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