每年、每月、甚至每周，我們都要開會，無論你是身處于各種組織之中，你都需要參加會議——區(qū)別在于你是否發(fā)言。
那么，到底為什么要開會？如何開會？
恐怕是很多小伙伴沒有搞懂的一件事情。
很多小伙伴都紛紛吐槽文山會海，一提及開會就頭疼，但也沒辦法，很多時候，開會是一個組織行為，相當(dāng)于一個組織的規(guī)則，所有人都頭疼，但所有人卻都無力改變，就像皇帝的新裝一樣，每個人都是演員，每個人都知道有問題，但又不得不配合著參與演出這場戲。
就在這一幕幕的大戲之中，大量的時間被浪費，大量的精力被消耗，一個個生龍活虎的白領(lǐng)從走進會議室的那一刻開始，就注定了這一天的無效輸出——不過，反正可以領(lǐng)工資，管他呢。
但同時，我們也看到了很多企業(yè)的高效會議：平均時間不超過20分鐘，高效圍繞主題，每個人的發(fā)言都進行倒計時，嚴(yán)格會議紀(jì)律……
那么，我們要搞清楚，開會到底是為了什么？
凡事其實都是這樣，只有當(dāng)我們搞清楚這件事情的真正本質(zhì)目標(biāo)的時候，才能夠圍繞這個目標(biāo)開展一系列的行為，從而這些行為都是為了更有效、高效的奔向目標(biāo)。
那么，會議至少有如下四點目標(biāo)：
1、問題：澄清及原因分析
開會的目的之一在于計劃糾偏。
因此，讓各個任務(wù)的牽頭負(fù)責(zé)人聚在一起，大家都說一說自己手頭所負(fù)責(zé)的工作進展情況如何。因為，本身各個負(fù)責(zé)人所承擔(dān)的任務(wù)，其實就是公司任務(wù)的分解，是在年初制定目標(biāo)的時候落實到每個人的頭上，但“計劃在制定完畢的那一刻就已經(jīng)失效了”，所以，我們?yōu)榱吮ＷC計劃目標(biāo)的實現(xiàn)，就需要過程中不斷的監(jiān)督、糾偏。
采用會議的形式，實際上有兩種效果：
一是提高效率。與其挨個去詢問，不如大家聚在一起一塊兒匯報給大家的上級——方便留給領(lǐng)導(dǎo)。
二是臉面。你會發(fā)現(xiàn)，一旦上會之后，每個人其實都會鄭重其事的認(rèn)真對待，為什么？面子。
人性是一種非常奇妙的存在，動物沒有，而人有。
當(dāng)自己面對很多人在場的時候，自己會不自覺的盡量表現(xiàn)的好一些，重視一些，這樣其實無形之中提高了效率——除非假大空已經(jīng)成為文化氛圍，而上級領(lǐng)導(dǎo)也深陷其中。
2、資源：跨部門支持
由于會議本身是多方參加——一對一的叫做約會。
所以，在這個多方參與的場合，作為會議參與者可以善意的吐槽，尤其是把工作中不順利的地方拋出來，有話說在明面——這也是基于一個文化氛圍的前提條件。
當(dāng)這種形式成為一種習(xí)慣，你會發(fā)現(xiàn)，會議的效率明顯提高。
假設(shè)，你是采購部門，設(shè)計部門的圖紙經(jīng)常延誤提交給你，從而導(dǎo)致你的無法及時完成采購任務(wù)——那么，在會上提出來。
從組織行為學(xué)的角度來說，適當(dāng)?shù)臓幊?，其實更為有利于組織效能的提升。
3、要求：領(lǐng)導(dǎo)敲定
會議的一個非常關(guān)鍵的作用就是——領(lǐng)導(dǎo)拍板。
企業(yè)，作為創(chuàng)始人個人能力的延伸，其實取決于創(chuàng)始人高度。
企業(yè)做不大，為什么？
因為創(chuàng)始人的格局、能力限制。
我們參加過很多會議，都會發(fā)現(xiàn)一個問題——領(lǐng)導(dǎo)說了很多，但就是不拍板。
將心比心，其實我們也理解，很多時候領(lǐng)導(dǎo)自己也不知道怎么辦，或者由于所掌握的素材不充分，他無法做出明確的決策。
總之，理由很多。
但，正如教訓(xùn)員工一樣——不要理由，只要結(jié)果。
殺伐果斷、披荊斬棘，是一個帶頭人應(yīng)該具備的素質(zhì)。及時借助會議做出決議，是一個領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該具備的素質(zhì)，也是職責(zé)，如果空談一大堆理由，那干脆離開這個位子好了。
4、落實：領(lǐng)導(dǎo)想法呈現(xiàn)
最后，會議其實還有一個非常重要的作用，我們通常叫做——吹風(fēng)。
領(lǐng)導(dǎo)往往會通過會議拋出一些觀點，用來觀察下屬對此的反應(yīng)，那么，會議其實是一個特殊形式的存在。
一般來說，在上會之前，領(lǐng)導(dǎo)會紛紛各個擊破的找到關(guān)鍵人員，求得在會上的支持。其實，此時的會議已經(jīng)成為了一種手段——利用會議的形式，利用這種群體效應(yīng)，讓一部分墻頭草從此順從。
那么，為了更好的運用好這個工具，就需要在會前做一些工作，同時，在會上通過語言、表情、氣勢，來引導(dǎo)走向。
李振濤
北師大MBA | 大溝通方法論開創(chuàng)者 | 組織與人力資源專家
