前兩天部門開會(huì)，每個(gè)人匯報(bào)下各自負(fù)責(zé)的工作的進(jìn)展情況。我發(fā)現(xiàn)好幾位同事匯報(bào)時(shí)不是匯報(bào)完成了哪些，下一步計(jì)劃是啥，而是問(wèn)與會(huì)人員，這項(xiàng)任務(wù)是啥意思。換句話說(shuō)，壓根都不記得還有這項(xiàng)任務(wù)。
出現(xiàn)上述的反應(yīng)我很能理解，目前部門的狀況是活多人少，每個(gè)人都忙著處理手頭即將到期的任務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)剛分配的，截至?xí)r間未明確或者還在N個(gè)月以后的任務(wù)已經(jīng)無(wú)暇顧及。人又是健忘的動(dòng)物，幾天過(guò)去，自然就不知道這項(xiàng)任務(wù)的前因后果。
活多人少，這是現(xiàn)實(shí)，但是這不能作為理由。忘記工作內(nèi)容，更多的是反應(yīng)出我們態(tài)度問(wèn)題。態(tài)度不端正，自然領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)另眼相看。
如何正確處理上級(jí)交代的每項(xiàng)工作任務(wù)呢？在這里從接收任務(wù)到任務(wù)完成和大家交流下我的想法。
通常情況下，上級(jí)分配的任務(wù)一般描述比較簡(jiǎn)單，如編制XXX分析報(bào)告、完成XXX方案等。至于完成時(shí)間，良心領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)要求一個(gè)月乃至更長(zhǎng)時(shí)間把方案提交上來(lái)。愛(ài)拖延的我們基本不會(huì)馬上著手處理。兩三個(gè)星期后，我們想做這件事情時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)不知道這事情是怎么來(lái)的，報(bào)告需要包含哪些信息，而且截至?xí)r間馬上就要到了。抓狂~~~~
出現(xiàn)這種原因，很大原因是我們沒(méi)有及時(shí)識(shí)別這項(xiàng)任務(wù)，即花時(shí)間去了解這項(xiàng)任務(wù)的背景，以及任務(wù)完成的目標(biāo)及截至?xí)r間等。
2W1H分析法
識(shí)別任務(wù)有很多種方法，這里介紹下簡(jiǎn)單的2W1H分析法。
2W1H，是三個(gè)英文單詞的首字母，翻譯成中文就是"是什么”、“為什么”和"如何做"。
我們接手任何任務(wù)，都可以使用2W1H分析法，多問(wèn)是什么、為什么、如何做，從而對(duì)任務(wù)有了深刻的理解。
如果是個(gè)復(fù)雜或者重要的任務(wù)，分析完成后，建議和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通下， 把自己的分析過(guò)程或者思路做個(gè)簡(jiǎn)單匯報(bào)，避免與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)期望存在差距。
此外，最重要的一件事，僅說(shuō)一遍，一定要把分析過(guò)程和結(jié)果記錄到筆記本或者APP上，好記性不如爛筆頭。
SMART原則
采用2W1H分析法，我們能對(duì)任務(wù)有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，為后續(xù)任務(wù)高質(zhì)量完成奠定了基礎(chǔ)。那么是否已經(jīng)具備落實(shí)的條件了呢？
回答是NO。
我們找到了任務(wù)目標(biāo)，但是并沒(méi)有考慮目標(biāo)是不是符合SMART原則。只有符合SMART原則的目標(biāo)才是具有良好可實(shí)施性的，也才能指導(dǎo)保證計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。
任務(wù)分解
在專注狀態(tài)下工作效率最高，大家都希望擁有大量的整塊時(shí)間。但是在目前的工作條件下，每個(gè)人手頭都有大量的任務(wù)，數(shù)不完的會(huì)議需要參加，領(lǐng)導(dǎo)還時(shí)不時(shí)的安排個(gè)緊急任務(wù)，擁有大量整塊時(shí)間是最奢侈的要求。
但是這不是我們無(wú)法完成任務(wù)的理由。
我們應(yīng)該學(xué)會(huì)分解任務(wù)，把大的任務(wù)分解得足夠細(xì)，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成，每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。同時(shí)標(biāo)注完成任務(wù)所需要的條件，如可以在休息時(shí)間處理、必須在專注狀態(tài)下等等。
只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，我們才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作，才能統(tǒng)籌安排時(shí)間表。
任務(wù)處理
上面做了這么多工作，最終目標(biāo)就是把任務(wù)處理好。通常情況下我們同時(shí)負(fù)責(zé)多項(xiàng)任務(wù)，而每項(xiàng)任務(wù)我們又分解了N項(xiàng)子任務(wù)，如果完全靠大腦進(jìn)行管理，不現(xiàn)實(shí)也容易出現(xiàn)遺漏。這時(shí)我們必須要借助時(shí)間管理或者計(jì)劃管理工具，把一項(xiàng)項(xiàng)工作進(jìn)行集中管理，統(tǒng)籌安排時(shí)間進(jìn)行處理。如果集中注意力比較困難，我們還可以借助番茄鐘。
任務(wù)復(fù)盤
任務(wù)完成后，我們一定要進(jìn)行復(fù)盤，分析成功或失敗的原因，并通過(guò)假設(shè)的推演，找到不同的方法和可能性，進(jìn)一步提升自己的能力水平。
世上無(wú)難事，在具備扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)上，靈活運(yùn)用一些工具、方法，勢(shì)必做起事情來(lái)得心應(yīng)手，而且又能保持充沛的體力。
