00 引言
項(xiàng)目范圍的變更往往是在不知不覺(jué)中完成的，在項(xiàng)目的原始計(jì)劃中往往沒(méi)有充分考慮到這一點(diǎn)，最開始可能只是“讓客戶不會(huì)投訴”，然后到應(yīng)該“再多做點(diǎn)什么，這不是什么大不了的事情！“然后逐步擴(kuò)展到你無(wú)法接受的程度，這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)無(wú)法回頭了，一次次的累積足以拖垮整個(gè)項(xiàng)目直至以項(xiàng)目死亡結(jié)束。
如果一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃中已經(jīng)考慮到可能存在的變更并做好約束條件來(lái)避免這種情況的發(fā)生，并且每個(gè)人都清楚項(xiàng)目的目標(biāo)的話，是不會(huì)出現(xiàn)惡性的范圍變更情況， 出現(xiàn)額外的范圍變更主要有以下各方面的原因。
01 相信 “顧客永遠(yuǎn)是對(duì)的”
許多項(xiàng)目經(jīng)理往往承受著“客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的！”這個(gè)壓力，但這在零售行業(yè)往往是真理，這是因?yàn)楦玫臑槲磥?lái)的重復(fù)性業(yè)務(wù)而允許對(duì)客戶提供相關(guān)的額外服務(wù)。
但對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，預(yù)算往往是從幾十萬(wàn)美元到幾百萬(wàn)美元，和零售業(yè)客戶所面對(duì)的金額完全是兩回事，項(xiàng)目計(jì)劃中一個(gè)微笑的變化就可能花費(fèi)掉公司成千上萬(wàn)美元。
客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理要善于區(qū)別對(duì)待，客戶要求范圍變更的真正原因，要對(duì)不同的客戶進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，知道什么什么時(shí)候說(shuō)“是”，什么時(shí)候說(shuō)“不”。
02 急于證明自己的能力
另外一種出現(xiàn)項(xiàng)目范圍變更可能是項(xiàng)目經(jīng)理的心態(tài)所引起的，項(xiàng)目經(jīng)理需要額外的動(dòng)作來(lái)證明自己，并以此作為對(duì)個(gè)人的挑戰(zhàn)。
但實(shí)際上往往真正實(shí)施起來(lái)仍然是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成，這樣會(huì)對(duì)項(xiàng)目的真正計(jì)劃產(chǎn)生影響。在商業(yè)環(huán)境中，可能會(huì)出現(xiàn)超出原定項(xiàng)目計(jì)劃外的意外后果，如引入軟件的新功能可能會(huì)產(chǎn)生與另一個(gè)軟件項(xiàng)目的功能沖突。
03 認(rèn)為變更流程無(wú)用
項(xiàng)目范圍隨意變更導(dǎo)致危機(jī)的另一種方式缺乏正式的變更控制流程，如果沒(méi)有一個(gè)流程來(lái)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行審核、評(píng)估并決定，那么改變項(xiàng)目范圍會(huì)影響計(jì)劃，而且開始的項(xiàng)目會(huì)變更原來(lái)的軌道朝著不同的方向前進(jìn)。
人的記憶是短暫的，我們每天要面對(duì)大量的工作，沒(méi)辦法去記住每天那么多的細(xì)節(jié)問(wèn)題，所以一定要做好項(xiàng)目變更記錄，通過(guò)適當(dāng)?shù)奈臋n記錄可以幫助人們記住所做的更改，這樣可以回溯到為什么要進(jìn)行范圍變更。
04 缺少系統(tǒng)化的文件歸檔
項(xiàng)目中每個(gè)人都會(huì)有自己的文件存檔方式，這樣往往會(huì)影響到溝通效率和細(xì)節(jié)缺失，如果出現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃中必須包含的解決方案某一部分的關(guān)鍵信息缺失，這時(shí)很容易在項(xiàng)目?jī)?nèi)部出現(xiàn)額外的范圍變更，但這個(gè)時(shí)候可能關(guān)鍵信息在另一個(gè)人的存檔中。
這種由于信息孤島引起的額外變更是沒(méi)有必要的，項(xiàng)目經(jīng)理要求將初始的范圍文檔放在一起，通過(guò)項(xiàng)目管理和監(jiān)控來(lái)定期進(jìn)行文檔更新，同時(shí)迫使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目的交付過(guò)程中統(tǒng)一進(jìn)行更新，避免出現(xiàn)信息遺漏的情況。
05 銷售人員的免費(fèi)承諾傳遞
盡管項(xiàng)目屬于在后端交付，但實(shí)際上客戶會(huì)繞過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)影響項(xiàng)目范圍變更。假設(shè)推動(dòng)簽單項(xiàng)目的銷售人員和客戶一直保持著良好的關(guān)系。那么當(dāng)客戶表明他們希望看到對(duì)項(xiàng)目的更改時(shí)，如果前端銷售人員毫不猶豫的承諾“我們可以做到這一點(diǎn)！”
第二天，銷售人員就會(huì)和開發(fā)人員說(shuō)“我們需要做這個(gè)，這個(gè)，這個(gè)......”那么作為后面的項(xiàng)目經(jīng)理往往無(wú)法拒絕，最終我們都會(huì)知道項(xiàng)目的結(jié)果是什么。
06 小結(jié)
當(dāng)你在考慮項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，要把進(jìn)度和各種風(fēng)險(xiǎn)考慮進(jìn)去，不要盲目的跟進(jìn)去做與項(xiàng)目目標(biāo)無(wú)關(guān)的事情，你需要注意可能存在無(wú)意中導(dǎo)致項(xiàng)目范圍變化的行為。同時(shí)在面對(duì)無(wú)法拒絕的項(xiàng)目范圍變更時(shí)，需要知道底線，并自己記錄項(xiàng)目中發(fā)生的任何變化。
