誰(shuí)的工作里面沒(méi)點(diǎn)兒重復(fù)簡(jiǎn)單、沒(méi)技術(shù)含量又耗費(fèi)時(shí)間工作呢。我的工作里也不免會(huì)有類似任務(wù)，起初也是被虐得焦頭爛額、體無(wú)完膚。好在之后嘗試了一些小對(duì)策，終于從煩成狗的狀態(tài)里解脫了出來(lái)。
【1】
剛參加工作時(shí)，辦公室的前輩帶著我熟悉工作。其中有一項(xiàng)就是給下級(jí)單位下通知，十幾個(gè)下屬單位，一個(gè)個(gè)的打電話通知。為了引起重視，還要把文件中要緊的地方著重拿出來(lái)說(shuō)一說(shuō)。前輩說(shuō)“你講話要慢一點(diǎn)，要么他們反應(yīng)不過(guò)來(lái)”，“你要跟他們簡(jiǎn)述一下重點(diǎn)，要么他們get不到”，“deadline之前，你得再通知一遍，催一催，要么他們會(huì)假裝忘記”…我只想說(shuō)：額…
工作兩年來(lái)，一直按照前輩交代的方法來(lái)做。文件先發(fā)送到公共郵箱，標(biāo)紅旗并置頂。之后依次打電話給各個(gè)下屬單位負(fù)責(zé)人，語(yǔ)速慢慢地講一遍重點(diǎn)內(nèi)容，掛斷電話并記錄下來(lái)打給了誰(shuí)。每一次下通知都至少要用掉半天的時(shí)間。好在一直以來(lái)工作任務(wù)不算多，這樣子低效的工作也沒(méi)什么問(wèn)題。
今年年初起工作量加大，又湊巧部門(mén)減員，工作強(qiáng)度一下子就翻倍了，一天天下來(lái)根本沒(méi)有時(shí)間喘息。下通知這件事首當(dāng)其沖地需要改進(jìn)，這實(shí)在是太低效了。碰巧那會(huì)學(xué)了秋葉大叔的職場(chǎng)課，就尋思著按規(guī)范來(lái)發(fā)郵件。郵件的主題寫(xiě)明附件關(guān)鍵詞和接收部門(mén)；正文把文件關(guān)鍵的部分摘出來(lái)，最重要的地方標(biāo)記紅色；郵件末尾注明該工作負(fù)責(zé)人和電話；郵件發(fā)送后標(biāo)記藍(lán)色置頂，與其他科室的郵件做出區(qū)別。之后打電話通知便只需要告知對(duì)方看置頂藍(lán)色郵件就好了。打電話一圈下來(lái)，時(shí)間縮短至一小時(shí)以內(nèi)。大大節(jié)約了精力、時(shí)間和唾沫星兒。
【2】
剛剛工作時(shí)，辦公室的公共電腦文件亂得如同一鍋粥，每找一個(gè)文件都需要全電腦搜索。如果是簡(jiǎn)單命名成“總結(jié)”、“重要”之類的名字重復(fù)性極高、內(nèi)容又相去甚遠(yuǎn)的文件也就罷了，更甚者還會(huì)遇到任性的命名成“新建Word文檔”之類的文件，真是無(wú)從下手。
學(xué)習(xí)了秋葉大叔的職場(chǎng)課之后，按照課堂上的講解（人家真的不是來(lái)打廣告的），將文件規(guī)范命名。雖然很長(zhǎng)、命名的時(shí)候有點(diǎn)繁瑣，但是過(guò)后找的時(shí)候很方便。節(jié)約了不少時(shí)間，更重要的是：清晰、明了，不心塞?。≌n程里提到的命名方式如下：
文件命名：當(dāng)前文件的日期+文件名+項(xiàng)目名稱+文件描述+作者/修改人+版本號(hào)
文件夾命名：項(xiàng)目起始創(chuàng)建的日期+項(xiàng)目名稱+項(xiàng)目描述+項(xiàng)目結(jié)束的日期
【3】
由于基層人員學(xué)歷水平參差不齊，加之一些老員工對(duì)新事物的接受能力較低。操作性工作培訓(xùn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)受訓(xùn)人員很難理解文字版操作說(shuō)明，現(xiàn)場(chǎng)演示與操作指導(dǎo)也沒(méi)辦法一次就學(xué)會(huì)，反復(fù)講解平均需要3次以上方可獨(dú)立操作。每次操作培訓(xùn)，培訓(xùn)人員單次僅能同時(shí)指導(dǎo)2-3人，效率很低。
基于以上情況，我們將工作規(guī)范與操作流程制作成簡(jiǎn)單易懂、生動(dòng)形象的圖文版PPT，加入視覺(jué)引導(dǎo)的元素。讓PPT文件替代工作人員的人工講解，既能夠節(jié)約人力，還能夠讓需要的人反復(fù)觀看學(xué)習(xí)。至此，領(lǐng)導(dǎo)再也不用擔(dān)心我們操作培訓(xùn)了。
忙則思變。不想累成狗，總要想想招。
文：曉冰
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