此檢查表請結(jié)合《ZNFW-B-ZBAD028檔案工作評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》、檔案管理培訓(xùn)課件使用
1、管理職責(zé)
檢查要點(diǎn)：要求檔案管理責(zé)任人應(yīng)對立案歸檔的工作流程清晰掌握，同時(shí)可詢問其對檔案編號(hào)是否清楚了解。
2、檔案背脊
檢查要點(diǎn)：2018下發(fā)檔案管理制度之后，需統(tǒng)一使用下發(fā)的背脊模板，制度下發(fā)之前不予以追溯。具體模板樣式可見檔案管理培訓(xùn)課件第12頁。
3、檔案分類
檢查要點(diǎn)：現(xiàn)場隨機(jī)抽取各部門的檔案，檔案分類需符合《ZNFW-A2-ZBAD004(1)檔案分類方案及基本歸檔范圍》，如證照管理屬于行政科目下，則檔案編號(hào)中一級(jí)類目應(yīng)為XZ，二級(jí)編號(hào)為02，背脊中應(yīng)注明為證照管理，詳見檔案管理培訓(xùn)課件第12、13頁。
4、檔案編碼
檢查要點(diǎn)：檔案編號(hào)規(guī)則如下，請尤其注意二級(jí)類目及盒號(hào)是否符合要求。二級(jí)類目需符合《ZNFW-A2-ZBAD004(1)檔案分類方案及基本歸檔范圍》。
5、檔案卷內(nèi)目錄
檢查要點(diǎn)：檔案卷內(nèi)目錄填寫正確完整（序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件提名、 日期、頁數(shù)），并做到及時(shí)更新與檔案內(nèi)資料一致。
6、檔案柜目錄
檢查要點(diǎn)：建立檔案柜資料目錄清單，便于查閱檢索。具體樣式各區(qū)域可自行制定，但需與柜內(nèi)實(shí)際存放資料保持一致。
7、檔案查閱記錄
檢查要點(diǎn)：現(xiàn)場查看檔案查閱登記表，表中借閱人、檔案管理人、日期、檔號(hào)、檔案名、等信息填寫完整，且使用體系表單。
8、檔案排列
檢查要點(diǎn)：檢查檔案排架是否合理有序，各檔案依照一定順序，且便于快速查找的。如按照一級(jí)類目及二級(jí)類目的順序由上至下、從左至右進(jìn)行排列。
9、檔案內(nèi)容
檢查檔案文件柜規(guī)范統(tǒng)一，檔案裝具包裝完好，無破損、無隨意涂改跡象。
歸檔的文件材料要字跡清晰、圖面整潔， 不得出現(xiàn)隨意涂改的記錄， 不得使用易褪色的書寫材料書寫、繪制。
檔案的立案歸檔時(shí)間及時(shí)，按照《檔案分類方案及基本歸檔范圍》中要求，如行政中的考勤管理要求季度歸檔，可查看上一季度歸檔情況。
10、檔案督導(dǎo)
檢查要點(diǎn)：區(qū)域應(yīng)針對項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行抽檢，并留下評(píng)分與整改記錄。評(píng)分表描述需清晰完整，有具體的整改反饋記錄。
11、檔案基礎(chǔ)設(shè)施
檔案室/檔案柜干凈整潔，不得堆放無關(guān)雜物或文件零散存放。
檔案室配有或檔案柜相鄰的辦公場所配有專用滅火設(shè)備。且不得存放易燃導(dǎo)燃物品。
檔案室/檔案柜的鑰匙由專人進(jìn)行保管，其他人員不得隨意進(jìn)入或者打開。
The End
