【當(dāng)進(jìn)度計(jì)劃被壓縮時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將重點(diǎn)放在提高團(tuán)隊(duì)敬業(yè)度和凝聚力上?！?br>

作為一名擁有PMP資質(zhì)的項(xiàng)目經(jīng)理，DavidBarbieri深知如何“猛踩油門全速行駛”。接手一項(xiàng)目通常需要24個(gè)月，但卻被限期12個(gè)月內(nèi)完成的建筑項(xiàng)目時(shí)，他并沒有馬上挽起袖子壓縮進(jìn)度計(jì)劃。面對(duì)限期減半的壓力，他反而加倍努力于打造一支具有凝聚力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

Barbieri是美國肯塔基州路易斯維爾Kemira公司的一名行業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理。他說：“我一般會(huì)先召集跨部門團(tuán)隊(duì)開會(huì)，指著進(jìn)度計(jì)劃表鄭重地問他們：我們的項(xiàng)目從這里開始，要到這時(shí)候結(jié)束。你們覺得怎么才能做到？”Barbieri說：“這可能意味著要引入新流程或者投入更多的資金，但一切皆有可能。如果有人認(rèn)為不可能，我會(huì)將其請(qǐng)出團(tuán)隊(duì)?！?/p>

隨著很多行業(yè)加快創(chuàng)新步伐，壓縮業(yè)務(wù)周期，組織正拿出渾身解數(shù)，以滿足不斷變化的市場(chǎng)需求。這意味著項(xiàng)目周期縮短，進(jìn)度加快，“爭(zhēng)分奪秒”成為關(guān)鍵詞。

不管是將限期兩個(gè)月的軟件開發(fā)項(xiàng)目縮短到3周，還是將18個(gè)月的工期壓縮到3個(gè)月，項(xiàng)目經(jīng)理必須快速做出調(diào)整，激發(fā)團(tuán)隊(duì)士氣。通常需要幾個(gè)月才能建立起的協(xié)作文化不得不在短短數(shù)天內(nèi)建立。項(xiàng)目經(jīng)理必須立即明確項(xiàng)目的戰(zhàn)略價(jià)值以激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)保持較高的敬業(yè)度和效率。整個(gè)項(xiàng)目的節(jié)奏必須加快，包括狀況匯報(bào)會(huì)議的頻率。

Barbieri表示：“接手一項(xiàng)需要趕進(jìn)度的項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就像是一個(gè)仁慈的獨(dú)裁者。你會(huì)聽到團(tuán)隊(duì)的各種擔(dān)憂和摩擦，但你需要他們無論如何都要繼續(xù)往前推進(jìn)。”

項(xiàng)目經(jīng)理需要避開常見的“減速帶”以加快進(jìn)度，同時(shí)又不能以犧牲質(zhì)量或者與同事爆發(fā)沖突為代價(jià)。

“這可能意味著要引入新流程或者投入更多的資金，但一切皆有可能。如果有人認(rèn)為不可能，我會(huì)將其請(qǐng)出團(tuán)隊(duì)。”——DavidBarbieri，PMP、美國肯塔基州路易斯維爾Kemira公司行業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理

減速帶：壓縮進(jìn)度引發(fā)不滿

加速：展示高層支持

PMP、日本東京AIG科技公司項(xiàng)目管理辦公室治理與系統(tǒng)負(fù)責(zé)人MurrayDuke表示，項(xiàng)目經(jīng)理很少可以任意決定最后期限，但在團(tuán)隊(duì)成員得知進(jìn)度計(jì)劃被壓縮時(shí)，仍可能對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理抱怨不迭。

在對(duì)近期一項(xiàng)軟件基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目進(jìn)行常規(guī)審核后發(fā)現(xiàn)，AIG需要給他們的一款產(chǎn)品增加一些新功能。按照既定的執(zhí)行周期將無法實(shí)現(xiàn)按期交付。Duke表示在這種情況下，加快項(xiàng)目進(jìn)度就勢(shì)在必行。在召集團(tuán)隊(duì)開會(huì)通報(bào)這項(xiàng)艱巨任務(wù)前，他與項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行了一次深談。

他說：“獲得管理層的認(rèn)可和支持能夠降低給工程人員加碼的難度，這可以讓員工意識(shí)到加快進(jìn)度也是高層的要求，而不僅僅是來自過于積極的項(xiàng)目經(jīng)理?！?/p>

此外，項(xiàng)目經(jīng)理還要用事實(shí)說話。比如分享一些壓縮進(jìn)度計(jì)劃的案例，或是延期交付所帶來后果的商業(yè)案例，以降低團(tuán)隊(duì)對(duì)加班和縮短交付周期的抵觸心理。

謹(jǐn)記：如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)同時(shí)還參與其他項(xiàng)目，那么壓縮進(jìn)度則會(huì)讓他們難以招架，以至怨聲載道。在這種情況下非常有必要獲得管理層的支持，明確必須要按時(shí)完成任務(wù)，以消除他們的抵觸情緒。Duke表示：“要想讓縮短交付周期成為可能，你必須讓團(tuán)隊(duì)騰出時(shí)間，將精力集中到這個(gè)更為緊急的項(xiàng)目上。為此，你需要與其他團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)商，讓他們推遲其他項(xiàng)目的工作或者做出相應(yīng)調(diào)整?！?/p>

“獲得管理層的認(rèn)可和支持能夠降低給工程人員加碼的難度，讓員工意識(shí)到加快進(jìn)度也是高層的要求，而不僅僅是來自過于積極的項(xiàng)目經(jīng)理?！?/b>——MurrayDuke，PMP、日本東京AIG科技公司負(fù)責(zé)人

減速帶：團(tuán)隊(duì)缺乏團(tuán)結(jié)

加速：重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高凝聚力

不管時(shí)間多緊，任務(wù)多重，都不能“抄小道”——繞過能夠促進(jìn)團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作。美國佐治亞州亞特蘭大BirchCommunications公司的PMP、技術(shù)項(xiàng)目經(jīng)理RavindraChaudhary表示：“在限期超短的項(xiàng)目中，很容易忽視人員介紹和破冰活動(dòng)?！钡鲆曉缙诘膱F(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)使項(xiàng)目在數(shù)天或數(shù)周后脫軌。如果團(tuán)隊(duì)成員不清楚哪些人負(fù)責(zé)哪些工作，便可能出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)或是任務(wù)遺漏。人們可能有意無意地將其他項(xiàng)目作為優(yōu)先事項(xiàng)，認(rèn)為這些項(xiàng)目與他們的關(guān)系更為緊密。更嚴(yán)重的是，如果發(fā)生危機(jī)，他們無法做到團(tuán)結(jié)一致。

Chaudhary指出：“即使接手一項(xiàng)短期項(xiàng)目，你也必須放慢腳步，謹(jǐn)慎行事，關(guān)注那些看似無關(guān)緊要但卻可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的小事。”他最喜歡做的就是所謂的“快速記憶比賽”，要求每個(gè)人做兩分鐘的自我介紹，包括他們的個(gè)人情況和專業(yè)技能，而后向團(tuán)隊(duì)成員提問他們對(duì)互相的信息記住了多少。他說：“如果你實(shí)在不想犧牲工作時(shí)間，建議可以利用午飯和晚飯前小酌的時(shí)間來進(jìn)行這項(xiàng)活動(dòng)。它能幫助團(tuán)隊(duì)更快地進(jìn)入狀態(tài)，并使其在項(xiàng)目執(zhí)行階段工作起來更有凝聚力?！?/b>

謹(jǐn)記：與同地協(xié)作的團(tuán)隊(duì)相比，虛擬團(tuán)隊(duì)往往需要更長(zhǎng)的時(shí)間才能形成凝聚力。如果團(tuán)隊(duì)沒有形成凝聚力，壓縮進(jìn)度計(jì)劃則可能造成災(zāi)難。隸屬項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）全球高管理事會(huì)企業(yè)——湯森路透駐瑞士日內(nèi)瓦的PMP、高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理StefanoRiva表示：“接手需要趕進(jìn)度的項(xiàng)目時(shí)，你需要團(tuán)隊(duì)內(nèi)每一個(gè)人從第一天起就進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作?！睘榱吮M快讓虛擬團(tuán)隊(duì)形成凝聚力，他建議團(tuán)隊(duì)成員將視頻聊天作為一種默認(rèn)溝通方式，而不是打電話。與之類似，電話溝通要比發(fā)郵件更能促進(jìn)溝通，同時(shí)效率也更高。

“即使接手一項(xiàng)短期項(xiàng)目，你也必須放慢腳步，謹(jǐn)慎行事，關(guān)注那些看似無關(guān)緊要但卻可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的小事。”——RavindraChaudhary，PMP、美國佐治亞州亞特蘭大BirchCommunications公司技術(shù)項(xiàng)目經(jīng)理

減速帶：每周進(jìn)度說明會(huì)失效

加速：提高會(huì)議頻率，抓住重點(diǎn)

Duke先生表示：在已經(jīng)縮短進(jìn)度的情況下提高會(huì)議頻率可能看起來很不合理，但等待一周才做一次團(tuán)隊(duì)進(jìn)度更新顯然時(shí)間間隔過長(zhǎng)。團(tuán)隊(duì)成員可能無法盡快處理遇到的障礙和問題，導(dǎo)致項(xiàng)目情況在下一次進(jìn)度會(huì)之前進(jìn)一步惡化。如果團(tuán)隊(duì)要等待一周時(shí)間，那這段時(shí)間很可能被白白浪費(fèi)掉。

Duke指出：“為了確保短期項(xiàng)目擁有一個(gè)合理速度，我經(jīng)常采取敏捷方法，每天早上拿出15分鐘開會(huì)?！?/b>這些會(huì)議并不是討論正在迫近的截止日期和可交付成果，而是集中在三個(gè)問題上——每個(gè)人昨天取得了哪些進(jìn)展？今天準(zhǔn)備做什么？又有哪些障礙拖慢了團(tuán)隊(duì)的工作？

項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上制定清晰的溝通計(jì)劃，比如項(xiàng)目的緊急事件及其對(duì)項(xiàng)目影響要放在團(tuán)隊(duì)工作室的每日更新展示板上告知大家。Barbieri先生表示，在這些小會(huì)和其他會(huì)議上，強(qiáng)調(diào)一下縮短進(jìn)度可能意味著達(dá)不到一切完美這一事實(shí)會(huì)有所幫助。

“在進(jìn)度計(jì)劃比較緊張時(shí)，達(dá)成全面共識(shí)面臨難度，你需要對(duì)很多項(xiàng)目范圍變更說‘不’。在說了一些‘不’之后，你會(huì)讓其他成員對(duì)你的立場(chǎng)有所認(rèn)識(shí)，從而逐漸使變更的建議銷聲匿跡?！?/p>

謹(jǐn)記：團(tuán)隊(duì)成員并不是提高短期項(xiàng)目情況匯報(bào)會(huì)頻率的唯一受益者。Chaudhary曾參與大量周期極短的IT項(xiàng)目。他指出在項(xiàng)目全速前進(jìn)時(shí)，所有干系人會(huì)從穩(wěn)定的交流中獲益。“提高溝通頻率能夠讓干系人安心，遇到問題時(shí)的反應(yīng)時(shí)間也會(huì)快很多?！?/p>

“提高溝通頻率……遇到問題時(shí)的反應(yīng)時(shí)間也會(huì)快很多?！薄猂avindraChaudhary,PMP

警示信號(hào)

在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃被壓縮時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些不明顯的危險(xiǎn)信號(hào)可幫助避免項(xiàng)目延期。項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)以下危險(xiǎn)信號(hào)提高警惕。

授權(quán)失敗

進(jìn)度壓縮時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員需要對(duì)分配給他們的項(xiàng)目任務(wù)和活動(dòng)感到舒適。就職于美國肯塔基州路易斯維爾的Kemira公司行業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理、PMP，DavidBarbieri表示，如果一名團(tuán)隊(duì)成員不斷要求更多的監(jiān)管，甚至是希望項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行微觀管理，這個(gè)問題一定要正面解決。“項(xiàng)目經(jīng)理沒有足夠的時(shí)間去關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié)。你需要安心放權(quán)給下屬，而團(tuán)隊(duì)成員則需要敢于接受這份授權(quán)?！?/p>

質(zhì)疑加劇

在進(jìn)度很緊的項(xiàng)目上時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員可能更加不會(huì)對(duì)截止日期提出質(zhì)疑。印度海德拉巴諾華公司（Novartis）副董事、PMP，VasudevaSharmaMallavajhala表示：“如果團(tuán)隊(duì)不愿意探討其他更理想的解決方案，或者期待管理層給出指導(dǎo)意見，這是一個(gè)危險(xiǎn)信號(hào)，說明存在團(tuán)隊(duì)存在消極面對(duì)的問題?！?/p>

質(zhì)量下降

Mallavajhala表示：“周期更短、更緊密的沖刺不應(yīng)該以犧牲工作質(zhì)量為代價(jià)。”如果質(zhì)量或者效率隨著時(shí)間的推移而穩(wěn)步下降，則管理層需要及時(shí)介入，提高團(tuán)隊(duì)士氣，否則項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將面臨大量返工以及不可挽回的進(jìn)度。項(xiàng)目經(jīng)理圈子（qz.aura.cn）是IT、科技、互聯(lián)網(wǎng)、工程項(xiàng)目經(jīng)理考試報(bào)名、學(xué)習(xí)、交流、分享圈子。集案例+社群+活動(dòng)為一體，全方位服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理。成立以來舉辦線上活動(dòng)200余場(chǎng)，線下活動(dòng)數(shù)百場(chǎng)，覆蓋北京、上海、廣州、深圳、成都、杭州、天津、重慶、武漢等40多個(gè)城市。