為什么要講向上匯報(bào)這個(gè)話題？因?yàn)檫@件事情在職場中是你每周或者是每天都要發(fā)生的事情。我們今天熱衷于學(xué)很多跨領(lǐng)域的知識(shí)，卻不曾對(duì)自己工作頻繁發(fā)生、不可避免的事情進(jìn)行研究和學(xué)習(xí)。今天我就從我在職場中的觀察，《向上匯報(bào)》書中的內(nèi)容，來談?wù)勏蛏蠀R報(bào)。

你為什么出現(xiàn)在會(huì)議室里？

我們通常不會(huì)思考這樣的問題，因?yàn)檫@個(gè)問題似乎有點(diǎn)無聊，也過于簡單。但當(dāng)你在匯報(bào)中表現(xiàn)不好的時(shí)候，這是老板們大概率在心里想，甚至?xí)f出來的問題。趁著還沒有碰到這樣的大釘子，不妨思考一下：你為什么會(huì)出現(xiàn)在匯報(bào)的會(huì)議室里呢？

1. 權(quán)力的架構(gòu)

我們談“向上匯報(bào)”而不是“匯報(bào)”，這有很重要的一個(gè)前提，就是我們身處于某個(gè)層級(jí)分明的權(quán)力架構(gòu)當(dāng)中。不管是處在金字塔形的政府，還是鼓吹扁平化管理的公司，當(dāng)組織架構(gòu)發(fā)展到一定規(guī)模，層級(jí)管理就成為必然。歷史學(xué)家就告訴我們，人溝通的極限就是150人。突破150人，管理層就開始出現(xiàn)。當(dāng)管理層沒有空余時(shí)間自行了解業(yè)務(wù)狀況，于是匯報(bào)就出現(xiàn)了。管理層開始召集TA手下的干部給他講最關(guān)鍵最需要了解的信息。除了管理層自己有了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況的個(gè)人欲望，他背負(fù)的工作任務(wù)也督促他收集足夠的信息，以便做出更靠譜的決策。

向上匯報(bào)就是在這樣的上下等級(jí)分明的組織架構(gòu)之下產(chǎn)生的一種工作形式，目的是為了幫助管理層高效決策。

2.時(shí)間的稀缺性不等

你應(yīng)該有過這樣的疑問：上班就是開大會(huì)小會(huì)，時(shí)間都浪費(fèi)在了開會(huì)上，為什么不能多干活少開會(huì)，提高下工作效率呢？我們有這樣的疑問在于，我們并不了解開會(huì)目的是為了節(jié)省管理層的時(shí)間，而非你的時(shí)間。更深層的原因是，你領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間比你的時(shí)間要稀缺、寶貴得多。職級(jí)越高的領(lǐng)導(dǎo)，他們的工作就被安排的越滿。他們一天往往處理的好幾樣單位的重大決策。而你匯報(bào)的內(nèi)容不過是領(lǐng)導(dǎo)一天繁忙的安排中的一個(gè)必要但不主要的小插曲。雖然在基層工作者看來效率不高，但對(duì)機(jī)構(gòu)整體而言是一項(xiàng)更有利更有效的博弈結(jié)果。

向上匯報(bào)是一種由于管理層與基層時(shí)間稀缺性高度不等而產(chǎn)生的一種工作形式。

所以，你為什么會(huì)出現(xiàn)在管理層林立的會(huì)議室里？你的出現(xiàn)就是為了幫助管理層高效決策。如果你能把自己視為管理者決策的工具，那么你的匯報(bào)就能表現(xiàn)得更為聰明，因?yàn)槟隳苷业焦芾碚叩耐袋c(diǎn)，然后擊中它。

成為管理者決策的工具

1.把注意力放在決策者身上，而不是你自己身上

我們作匯報(bào)的時(shí)候，很容易進(jìn)入一種自我匯報(bào)形式，把自己所做的工作事無巨細(xì)地呈現(xiàn)給管理層。然而你出現(xiàn)在會(huì)議桌上，不是來邀功、表現(xiàn)自己的。當(dāng)你陶醉在自己的豐功偉績時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)又發(fā)話了：告訴我，你為什么會(huì)出現(xiàn)在這里？你需要搞清楚會(huì)議的主人是那位決策者，請(qǐng)把注意力放在決策者身上，不要浪費(fèi)他的時(shí)間。

請(qǐng)記住匯報(bào)并不重要，重要的是能夠幫助管理層決策。所以，不要驚訝于領(lǐng)導(dǎo)打斷你的匯報(bào)，然后把你晾到一邊自行討論。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)才是會(huì)議的中心。

2.直擊主題，別說廢話

要永遠(yuǎn)清楚，領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間比你的時(shí)間要寶貴得多，所以請(qǐng)不要說不著邊際的廢話。沒有領(lǐng)導(dǎo)會(huì)抱怨你的匯報(bào)時(shí)間太短，除非他真的太閑了。

一個(gè)得體的匯報(bào)應(yīng)該在開頭就表明你出現(xiàn)在這里的目的，即需要領(lǐng)導(dǎo)做一個(gè)什么樣的決策，表明你希望地會(huì)議結(jié)果，然后告訴他為什么要做這個(gè)決策，給出你的分析和邏輯，并提供支撐的確鑿的數(shù)據(jù)，最后再重復(fù)一遍開場時(shí)的重要信息。這就是領(lǐng)導(dǎo)需要做決策的所有必要信息，所有的安排都在圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。否則，調(diào)動(dòng)這么多高管的時(shí)間資源來到會(huì)議室是為了什么呢？

10/30原則。通常如果會(huì)務(wù)給你安排30分鐘的時(shí)間，你不能拿所有的時(shí)間匯報(bào)，他們也不會(huì)允許你這么做。正確的時(shí)間分配是10分鐘拿來匯報(bào)，20分鐘留給高層討論決策。從這個(gè)時(shí)間配比，你也能明白，你只是這個(gè)會(huì)議室的客人，高層才是會(huì)議的主人。一場成功的會(huì)議的外在表現(xiàn)是，高層說的話比匯報(bào)者說的話要多。

3.推動(dòng)會(huì)議的有效發(fā)展

一個(gè)出色的匯報(bào)者，還要懂得把握會(huì)議的節(jié)奏，推動(dòng)會(huì)議的有效發(fā)展。還是那句話，一切都是為了領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。不要局限于你的匯報(bào)，你要想辦法如何才能更有效率地達(dá)成決策。

記住這個(gè)80/20法則：匯報(bào)的成功80%來自于你會(huì)議推動(dòng)能力，20%來自于你匯報(bào)的內(nèi)容。

匯報(bào)的內(nèi)容不過是讓領(lǐng)導(dǎo)有了一個(gè)討論的基礎(chǔ)材料，可以在此之上進(jìn)行交流、決策。而更加不必在意你的匯報(bào)風(fēng)格、你的PPT夠不夠炫酷。你真正需要在意的是推動(dòng)會(huì)議的有效發(fā)展，讓不同人的意見和憂慮充分地表達(dá)；可以通過傾聽，不斷了解、總結(jié)高層意思的方式，推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)程。

下次向上匯報(bào)的時(shí)候，記得問問自己一個(gè)問題：我為什么出現(xiàn)在會(huì)議室里。

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