部門月度工作總結匯報的時候，小K發(fā)現(xiàn)小組里好幾個成員的工作都沒有按計劃完成，項目經(jīng)理讓每個人都深刻反思一下為什么工作沒有如期完成，下個月有什么提高工作效率的對策。不少同事都發(fā)表了自己的看法，輪到小K發(fā)言的時候，他這樣說到：

“為了提高小組的工作效率，我建議縮短會議時間。說到會議，大家記得今天開完會之后，把桌子上的東西收拾干凈，椅子放回原位。我們每次開會一開就是一兩個小時的時間，一周要開兩三次會，一開會什么工作都做不了了，太耽誤時間了。還有就是會上發(fā)言的人總是滔滔不絕，不發(fā)言的人就真的是一言不發(fā)。……（此處省略1000字）?？傊医ㄗh我們要好好學習會議管理，提高會議質(zhì)量，縮短會議時間，從而提高工作效率?！?/p>

你看小K的發(fā)言，開篇非常明確的拋出了觀點，做到了結論先行：“為了提高小組的工作效率，我建議縮短會議時間?！苯Y尾也能畫龍點睛，呼應主題：“建議縮短會議時間，從而提高工作效率?！笨墒侵虚g的內(nèi)容部分卻是想到哪里就講到哪里，這個問題沒講完，又講到那個問題上，毫無重點、雜亂無章。既沒有主線，也沒有層次，讓聽眾聽的一頭霧水。

出現(xiàn)這個問題的原因主要有3個：

01 講的太多

講了太多重點就等于沒有重點，比如小K的發(fā)言，嘮嘮叨叨的說了10個開會的問題，聽眾根本就記不住。

解決這個問題的方法就是只講三點，圍繞要匯報的主題，挑選三個與之相關的問題進行展開。

在《喬布斯的魔力演講》一書中，作者卡邁恩·加洛說到：

喬布斯為他的聽眾口頭描繪了一幅通向未來的路線圖。通常這些路線圖分為3個組成部分——一般情況下，演講可分為“三幕劇”，對產(chǎn)品的描述為“3個特征”，演示則可分為“3個組成部分”。短時間內(nèi)，我們只能接受少量的信息，當代科學家們把我們可以很容易記住的項目總結為“接近3個或4個”。

可見“三”是一個神奇的數(shù)字，重要的事情說三點。比如剛剛小K的發(fā)言，按照只說三點的原則，他可以這樣來說：

為了提高小組的工作效率，我建議縮短會議時間。原因有三點：

第一，參會者時間觀念不強，約定好1點開始的會議，到了1點10分，還有一半人沒到。

第二，會議期間的討論大幅偏離主題，每個人喋喋不休說個沒完。

第三，參會者沒有針對會議要討論的問題事前做好準備，導致被問到的時候支支吾吾，左顧而言他。

解決這三個問題的對策分別是：

……

如此執(zhí)行，我們就可以縮短會議時間，從而提高工作效率。

很多人總想?yún)R報的時候，多說一點，其實重要的不是說太多，而是說清楚。

02 沒有提煉

很多人在匯報的時候，過多的描述細節(jié)和過程，造成主次不清晰，讓聽眾聽起來感覺非常的糊涂。就好像我們看一篇大段文字的文章，沒有加粗的對大段內(nèi)容提煉的標題，會讓人沒有看下去的欲望。

解決的方法就是提煉歸納關鍵詞，關鍵詞是一個部分的概括和總結。

還是以剛剛小K的發(fā)言為例，增加了關鍵詞之后的發(fā)言如下：

為了提高小組的工作效率，我建議縮短會議時間。原因有三點：

第一，開會不準時

約定好1點開始的會議，到了1點10分，還有一半人沒到。

第二，目標不明確

造成會議期間的討論大幅偏離主題，每個人喋喋不休說個沒完。

第三，準備不充分

參會者沒有針對會議要討論的問題事前做好準備，導致被問到的時候支支吾吾，左顧而言他。

解決這三個問題的對策分別是：

……

如此執(zhí)行，我們就可以縮短會議時間，從而提高工作效率。

在講述這些關鍵詞的時候，我們還要有停頓和重音。就相當于標題另起一行和加粗一樣。這樣聽眾就知道你這一段要講什么了。

在歸納總結關鍵詞的時候，要特別注意語法結構。比如開會經(jīng)常遲到、沒有明確的會議目標、開會前不做好準備，這三個關鍵詞語法不一致、字數(shù)不統(tǒng)一，會增加聽眾吸收和消化的負擔。

很多人做PPT的時候，也存在把大段文字直接丟到頁面中的問題，比如下圖所示的這個頁面。

如果你要拿著這一頁PPT來進行工作匯報，你是打算一個字一個字全部說一遍嗎？我們來看看提煉了關鍵詞之后修改后的版本：

這樣在匯報的時候，我們只需要匯報到第一層級的內(nèi)容就可以了。如果領導感興趣，再針對對方感興趣的點展開細述。

麥肯錫有一個非常有名的“30秒電梯法則"，這個法則來源于麥肯錫公司一次沉痛的教訓。該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，項目負責人在電梯間遇到了對方的董事長，董事長問項目負責人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結果呢？”由于該負責人沒有任何準備，也無法從30層到1層的30秒內(nèi)把事情說清楚，最終失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工要在最短的時間內(nèi)把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內(nèi)。

所以無論是日常表達，還是設計PPT，我們都要養(yǎng)成分層分級的習慣，只講三點，提煉關鍵詞。

03 缺乏論據(jù)

即便你有關鍵詞，如果沒有論據(jù)支撐你的觀點，也無法說服聽眾。

解決的方法就是舉例說明，有了關鍵詞之后，要想說服聽眾接受你的觀點，你需要舉例說明，或者引用數(shù)據(jù)，或者講一個故事?？傊靡恍┚唧w的內(nèi)容，來支撐你的要點關鍵詞。

在《全腦演講》一書中“為什么聽眾會質(zhì)疑你的演講”開篇說了這樣一個故事：

在年度銷售會議上，全國銷售總監(jiān)和各大區(qū)銷售負責人就1-8月份的業(yè)績展開討論。張總監(jiān)讓各個大區(qū)的負責人說一說各自的情況。

華北區(qū)的負責人王凱先發(fā)言，他說“眼下經(jīng)濟形勢不是很好，客戶預算開始收緊，銷售們都在加班加點工作。未來我們會加強市場推廣，爭取在第三季度完成任務。”

聽完王凱的發(fā)言，張總監(jiān)眉頭緊鎖，把目光轉向了華東區(qū)的負責人陳剛。

陳剛整理了一下筆記，看著張總說到：“華東區(qū)第三季度7-8月份的銷售額是200萬元，比去年同期低了20%。我們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因為經(jīng)濟不景氣，目前30%的客戶資金受到了影響，所以減少了采購量；有20%的客戶明確表示，他們的采購量沒有變化，只是采購周期推遲了。剩下50%的客戶采購計劃不變，應該能在9月份下訂單。……”

聽完陳剛的發(fā)言，張總滿意地點了點頭。

為什么同樣是匯報，王凱的發(fā)言讓張總眉頭緊鎖，而陳剛的發(fā)言卻能讓張總滿意呢？作者大衛(wèi)祁說到，王凱只是籠統(tǒng)地介紹了一下目前的形勢，整個匯報沒有提供任何事實和數(shù)字，所以根本不可能說服張總。而華東區(qū)的陳剛就不一樣了，他在論述問題原因和解決方案時，舉了很多事實和精準的數(shù)字，整段匯報有理有據(jù)，最終打動了張總。

如果你也存在工作匯報時主次不清、細節(jié)繁多、可信不足的問題，不妨試試這三個方法：只講三點、提煉關鍵詞和舉例說明。