1 為何要發(fā)電子郵件？

作為職場人士，想必在工作中大家都經(jīng)常收發(fā)電子郵件，一封高效得體的工作郵件勢必會讓溝通事半功倍。但一些職場新人，甚至一些職場老鳥，由于平時并不太熟悉收發(fā)工作郵件的技巧和規(guī)則，導(dǎo)致工作延誤、合作擱置、甚至造成不必要的誤解。

電子郵件VS電話、即時通訊

本文的內(nèi)容比較長（約1.5萬字，全文閱讀時間約15-20分鐘），如果您想先了解文章核心內(nèi)容，直接跳到文末的 “8 最后總結(jié)”，再回過頭來選擇讀自己感興趣的部分。

大家都知道，我們現(xiàn)在正處于信息時代，傳遞信息有無數(shù)種選擇。我們可以選擇電話，也可以選擇微信、QQ等即時聊天工具，但在職場溝通中，電子郵件卻依然是其中最重要的方式之一。

郵件的效用

電子郵件作為信息溝通的一種表達(dá)方式，目的是通過文字、圖片、表格、附件等形式，達(dá)成發(fā)件人和收件人之間的信息交互。但為什么職場上有時必須使用郵件，而不使用其他溝通形式呢？

因為郵件與其他溝通形式相比，具有無法替代的效用：
①郵件與其他溝通方式相比，顯得更加正式；
②郵件更易保存和追溯；
③郵件具有很強(qiáng)的商業(yè)效力和法律效力。

作為職場人士，想必在工作中大家都經(jīng)常收發(fā)電子郵件，發(fā)郵件容易，但發(fā)一封得體且高效的郵件并不容易。下面我先舉幾個簡單的例子，看看大家平時在工作中是否遇到過。
比如：

①自己給對方發(fā)了一封郵件，但許久都得不到對方的回復(fù)。
②一封非常重要的郵件需要對方確認(rèn)，但對方卻說沒在在意郵件的內(nèi)容。
③所有重要信息都在郵件里面詳細(xì)說明，但對方還是通過電話反復(fù)與你確認(rèn)。
④自己郵件發(fā)送完之后才發(fā)現(xiàn)有誤，要么漏掉了重要信息，要么漏掉了附件，要么漏掉了某個關(guān)鍵收件人，只得再發(fā)一封進(jìn)行補(bǔ)充。
⑤明明自己給對方發(fā)送的郵件表述非常的客觀，但對方卻認(rèn)為自己是在對其指責(zé)或挑釁。
……

工作郵件必須掌握的8大技能

如何解決這些問題？如何通過一些小技巧的運(yùn)用，撰寫一封優(yōu)秀、高效得體的郵件，提升工作效率呢？這正是本篇文章主要闡述的內(nèi)容。

2 何時該寫郵件和慎寫郵件？

郵件作為信息傳遞的重要表現(xiàn)形式，有時候采用郵件溝通比較恰當(dāng)，但在另外一些情況下，郵件并不是最合時宜的溝通方式，甚至最好避免使用郵件。那么何時該寫郵件，何時又慎寫郵件呢？下面先就跟各位聊聊該寫郵件和慎寫郵件的6種情況。

該寫/慎寫郵件的6種情況

需要通過郵件進(jìn)行溝通，主要基于以下6點考慮：

• ①需要留下官方的內(nèi)容記錄，方便備查，這一點很容易理解。

• ②同時與多人交流，又不方便安排會議。那么通過電話或微信等溝通，信息會比較零散，也會浪費(fèi)大量時間精力。
• ③需要對方做出回復(fù)前仔細(xì)思考的問題。因為問題比較復(fù)雜，對方是無法馬上答復(fù)我們的，我們通過一封郵件說明基本情況，留給對方思考的空間，會比較妥當(dāng)。
• ④需要將發(fā)送給對方的信息轉(zhuǎn)發(fā)給第三者。這種情形下，通過郵件可以一次性將信息傳達(dá)到位，減少了溝通成本。
• ⑤重要的安排、結(jié)論或工作報告，用于備忘或提醒參與者。這時候，郵件主要充當(dāng)會議紀(jì)要的作用。
• ⑥知識推薦或信息傳遞。可以一次性將信息全部送達(dá)所有相關(guān)對象，無需挨個通知了。

以下6種情形，最好避免使用郵件

• ①當(dāng)自己處于激烈的負(fù)面情緒時，
  發(fā)出去的郵件，潑出去的水，白紙黑字的郵件，任何一個小錯誤都有可能被固定化和擴(kuò)大化，一時間沖動造成的小錯誤，可能成為別人的把柄。所以，就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發(fā)出一封怒氣沖沖的郵件。

• ②有爭議的內(nèi)容，
• ③話題復(fù)雜，需要多方深入解釋或討論的內(nèi)容，
• ④需要保密的內(nèi)容，
• ⑤溝通較為敏感的話題，
• ⑥需要對方立刻反饋的內(nèi)容
  都不太適合利用郵件進(jìn)行溝通。此時，采用電話可能會比較合適。
  所以，我們要根據(jù)實際的工作場景，選擇合適的溝通方式，避免誤用郵件而給自己帶來麻煩。

3 工作郵件的內(nèi)容、語氣和結(jié)構(gòu)把握

一般人們在思考一個問題時，會從以下三點進(jìn)行考慮：①是什么、②為什么、③怎么做。剛剛我們討論了前兩者，下面我們重點來討論如何寫一封優(yōu)秀的工作郵件。
一封優(yōu)秀的郵件，之所以能夠達(dá)到有效溝通的目的，無論從①內(nèi)容、②語氣和③結(jié)構(gòu)三個角度來考慮，都是可圈可點的。

郵件的三個維度

3.1 工作郵件的內(nèi)容取舍

內(nèi)容是一封郵件傳遞的主要信息，從內(nèi)容上來講，郵件不應(yīng)該是只寫自己想寫的，而是寫對方需要知道的。工作郵件從內(nèi)容的角度考慮，大致可分為以下四類：

①需求郵件，②確認(rèn)郵件，③反饋郵件，④通知郵件。

郵件的類型

3.1.1 需求郵件——“4W1H”原則

咱們先談?wù)勑枨筻]件，因為平時工作中，大家接觸最多的郵件類型便是需求郵件，無論是上級給下級安排工作，還是請求上級或者其他人員支持，都可歸為需求類郵件。需求類郵件的目的就是希望對方采取相應(yīng)的行動，實現(xiàn)自己期待的目標(biāo)。

那么就需要在郵件中給予對方明確的指引，明確要求對方什么時間，完成什么工作，如何做，需要達(dá)到什么效果。這就需要在郵件的開頭，就用簡短的幾句話，言簡意賅地概括此封郵件的大意，以及期望達(dá)到的目標(biāo)。
對于需求類郵件的撰寫，內(nèi)容上可以考慮采用“4W1H”原則來構(gòu)思——即

誰（Who）、什么（What）、何時（When）、為什么（Why）、怎么樣（How）

需求郵件的內(nèi)容

②：什么（What）——描述清楚自己的需求或者要求，而不要模棱兩可地表態(tài)，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果自己都沒有搞清楚目的，那還是等想清楚了再發(fā)吧。

③：何時（When）——明確解決郵件中所提及事件的最后時限，這樣收件人才好作規(guī)劃，越快越好在大多數(shù)時候就相當(dāng)于沒有截止日期，最后可能導(dǎo)致郵件中所提及事件的完成時間變得遙遙無期。

④：為什么（Why）——讓對方明白，郵件中所提及的事情對收件人的重要性，或者起碼是對團(tuán)隊或公司而言的重要性，而不是對發(fā)件人個人而言的重要性。即便發(fā)件人是收件人的直接匯報對象，在多數(shù)情況下，能夠?qū)懬宄槭裁?，也比不寫能夠得到更有效的響?yīng)。

⑤：怎么樣（How）——如果收件人收到一封沒有明確要求的郵件，執(zhí)行的最后結(jié)果是很難保證的。除非收發(fā)雙方已經(jīng)有非常明確的上下文定義，比如之前已經(jīng)電話溝通過，此封郵件只是作為提醒或者留存記錄需要，否則，最好在郵件中明確提出要求，希望對方按何種方式處理，以及期待達(dá)到的效果。

最好在后續(xù)的段落中，就“怎么樣（How）”交代清楚細(xì)節(jié)，量化出來，這樣需求才精確，接需求的人才知道該怎么做，最后執(zhí)行的結(jié)果也不會偏離目標(biāo)太遠(yuǎn)。
在交代清楚“4W1H”的基礎(chǔ)上，再慢慢展開郵件、羅列數(shù)據(jù)及解釋原因吧。

3.1.2 確認(rèn)郵件——確保信息傳達(dá)到位

工作中，無論是領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，還是收到其他同事的支援請求，通過口頭、電話、會議交流敲定的事情，再發(fā)一封郵件給對方進(jìn)行確認(rèn)，這是一個好習(xí)慣。

確認(rèn)郵件的用途

確認(rèn)郵件的主要用途體現(xiàn)在以下幾個方面：

• ①需求確認(rèn)。
  通過郵件向?qū)Ψ酱_認(rèn)自己所理解的需求，與對方當(dāng)時擬定的目標(biāo)是否存在偏差，確保工作執(zhí)行方向與目標(biāo)一致。

• ②留存證據(jù)。
  口頭或電話收到相應(yīng)的工作指引后，再發(fā)一封郵件給對方，得到確認(rèn)后再開始執(zhí)行，在某種程度上是對自己的一種保護(hù)。
  按照對方郵件確認(rèn)的工作指引去執(zhí)行，就算今后任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果有偏差，對方將出現(xiàn)的相關(guān)問題單方面歸咎于我們的工作失誤，此封郵件也可以作為免責(zé)的依據(jù)。因為我們是完全按照對方確認(rèn)后的工作指引去執(zhí)行的，出現(xiàn)偏差不在于我們工作執(zhí)行不到位，而在于當(dāng)初目標(biāo)設(shè)定有問題。

3.1.3 反饋郵件——及時反饋相應(yīng)信息

“反饋郵件”跟“需求郵件”其實是對應(yīng)的。對于郵件反饋，有幾個核心要點需要把握。

郵件反饋要求

②針對性回復(fù)。
當(dāng)回件答復(fù)問題時，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，同時進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)時間精力。

③回復(fù)字?jǐn)?shù)不可太少。
對方發(fā)來一大段郵件，如果只回復(fù)“是的”、“對”、“已知曉”等字眼，會顯得非常不禮貌。除非你是對方的大領(lǐng)導(dǎo)，否則至少湊夠10個字吧，免得讓對方誤解。

④避免郵件反復(fù)討論。
若雙方就同一問題郵件回復(fù)超過3次，此時采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷會比較合適。

⑤適當(dāng)精簡總結(jié)郵件內(nèi)容。
對于較為復(fù)雜的問題，由于多個收件人頻繁回復(fù)，導(dǎo)致郵件蓋高樓而影響閱讀，所以在回復(fù)時，最好對之前討論的結(jié)果進(jìn)行精簡總結(jié)，突出有用信息。

對于需要多次響應(yīng)的需求類郵件，在工作中該如何處理呢？一般來講，與需求郵件相對應(yīng)的反饋郵件，至少需要在不同的時間點發(fā)送兩封以上。

郵件反饋的步驟

并及時告知對方自己對郵件中所提及事件的處理方式和計劃安排。如果對方給自己發(fā)送了一份重要的文件，一定要及時在本地電腦或者網(wǎng)盤存檔。設(shè)想某天你亟需該文件，卻發(fā)現(xiàn)郵箱死活連不上，或者被自己不小心從服務(wù)器端刪除了，又或者附件已經(jīng)過了有效期無法繼續(xù)下載了，不得不重新向?qū)Ψ剿饕?，容易給對方造成不靠譜的印象。

第二封，隨時反饋進(jìn)度和結(jié)果。

無論是執(zhí)行上級的工作安排，還是接受其他同事的工作請求，在工作執(zhí)行過程中，需要隨時或定期向?qū)Ψ絽R報工作的進(jìn)度和結(jié)果，并做出適當(dāng)?shù)恼f明，讓對方對目前工作的推進(jìn)情況心里有數(shù)。

咱們換個角度考慮，這一點就很容易理解了，設(shè)想某人答應(yīng)給予自己相應(yīng)的支持或者幫助，但對方卻從不主動向你通報事情的進(jìn)展，當(dāng)你問及相關(guān)情況時才發(fā)現(xiàn)，事務(wù)的發(fā)展方向與當(dāng)初設(shè)想的目標(biāo)出現(xiàn)了很大的偏差，但對方卻沒有及時告知你，自己的心里是不是有千萬匹草泥馬在奔騰？

3.1.4 通知郵件——公司內(nèi)部資訊廣播

通知類型的郵件，一般是就公司的某個決定廣泛地通知到所有相關(guān)的同事，比如：《元旦放假通知》、《關(guān)于任命XX為公司副總經(jīng)理的通知》等等。

通知郵件

這種通知類郵件主要是用于相應(yīng)信息的上傳下達(dá)，不需要回復(fù)，也最好不要回復(fù)。因為通知郵件往往都是群發(fā)N多人的，一回復(fù)就變成了郵件群聊，非常影響其他同事的工作。在這里，我就不展開敘述了。

3.2 工作郵件的語氣把握

郵件畢竟主要靠文字來傳遞信息，所以發(fā)出的郵件并不能完全反映所想要表達(dá)的語氣，有時候明明很溫和的詞句，卻被對方誤解為指責(zé)或者挑釁。
從信息傳遞的角度考慮，人和人交流30%靠的是內(nèi)容，70%靠的是語氣。郵件這種特殊的信息表達(dá)方式，很多時候如果語氣把握不好，特容易得罪人。所以，要根據(jù)收件人與自己的熟悉程度和等級關(guān)系的不同，郵件是對內(nèi)還是對外，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

郵件的語氣

3.3 工作郵件的結(jié)構(gòu)梳理

為了在郵件中清晰明了地闡述清楚目標(biāo)事件，盡量不要在一封郵件中陳述多個主題/問題。如果涉及多個郵件主題，分別發(fā)郵件。在郵件的結(jié)構(gòu)上，建議可以遵循倒金字塔結(jié)構(gòu)，即：結(jié)論先行，以上統(tǒng)下，歸類分組，邏輯遞進(jìn)。即結(jié)構(gòu)化思維的論、證、類、比。

郵件的結(jié)構(gòu)化思維

在語言組織上，不是按照自己最自然的方式去寫，而是按照對方最容易理解的方式去寫。

優(yōu)秀的郵件都會采取結(jié)構(gòu)化表達(dá)，即：

基于目標(biāo)定主題，縱向結(jié)構(gòu)搭框架，橫向結(jié)構(gòu)理順序，序言結(jié)構(gòu)做開場。

郵件的結(jié)構(gòu)化表達(dá)

對這四句話的解釋為：

1. 自下而上思考，自上而下表達(dá)

2. 縱向總結(jié)概括，橫向歸類分組
3. 邏輯關(guān)系為：上下有父子，橫向是兄弟
4. 可以是時間順序、空間順序或重要性順序，無論采用何種順序，都要有一條明確的邏輯主線。
5. 多采用總分結(jié)構(gòu)，每一層思想都是下一層的概括。
6. 序言做敘述，標(biāo)題提煉精華

4 工作郵件的3個核心原則

前面我們從一封優(yōu)秀的郵件為何能夠達(dá)到有效溝通的目的，深度剖析了如何從①內(nèi)容、②語氣和③結(jié)構(gòu)三個維度來提高郵件寫作技能。除此之外，是否遵守工作郵件撰寫的一些核心原則，最后的結(jié)果會大相徑庭。

讓我們先設(shè)想一下情景，在你的工作環(huán)境中是不是有這樣的同事，當(dāng)你向他請教問題或請求支援時，他總會告訴你，有需要時可以隨時給他發(fā)郵件，但是當(dāng)你真正向他發(fā)出一封求助郵件后，你卻發(fā)現(xiàn)你發(fā)出的郵件幾天了，對方都沒有回復(fù)你，你發(fā)出的郵件就這樣石沉大海，杳無音訊了。
其實出現(xiàn)這樣的情況，除了極個別情況是因為對方不想幫助你，或者無法幫助你而直接選擇回避之外，絕大多數(shù)情況都不是因為對方耍大牌，而是因為咱們發(fā)郵件的方式存在問題，那么工作郵件需要通過何種形式發(fā)送，才能達(dá)到咱們想要的預(yù)期呢?遵循工作郵件發(fā)送的三個核心原則或許對我們有幫助。

工作郵件的3個核心原則

4.1 原則一、越短的郵件越容易得到回復(fù)

這個道理很簡單，因為現(xiàn)代人平時工作壓力都很大，郵件字?jǐn)?shù)越長，闡述的問題越多，給對方造成的心理壓力也就越大，對方會先考慮該如何回復(fù)你，再決定以何種方式回復(fù)，通常郵件回復(fù)的時間就會被往后挪，大部分這樣的郵件放著放著，就被對方拋之腦后了。在這一點上，咱們可以思考一下自己所遇到的情景就明白了。所以，在不影響溝通的前提下，郵件的內(nèi)容還是盡量簡短些吧。

4.2 原則二、別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什么關(guān)系

這個世界上對方最在乎的人是誰？沒錯，肯定是Ta自己。太多人寫郵件的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——“我是誰啊、我是干什么的啊、現(xiàn)在做的事兒遇到什么問題啊”等等，我們想想自己寫這封郵件的目的是什么?當(dāng)然是要對方提供幫助?。≡O(shè)想對方現(xiàn)在正在忙碌地處理工作上的事情，突然收到這樣一封全都在說某個人自己的郵件，那跟Ta有什么關(guān)系呢？
所以，咱們在給對方發(fā)郵件時，第一句話就應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對方，咱們發(fā)這封郵件的目的是什么。然后，如果希望增加對方回復(fù)的欲望，那么郵件中接下來說的每一句話都應(yīng)該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關(guān)系，因為人都會只關(guān)心跟自己有關(guān)的事情。

4.3 原則三、與人方便，于己方便

要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應(yīng)該盡量減少對方的時間精力支出，這個道理大家都明白，但卻很少有人做到。

與人方便，于己方便

舉個實際的例子吧，假設(shè)你正參加集團(tuán)公司的一個項目分享大會，自己聽了某個大牛做完分享后深受啟發(fā)，臺下便與其簡單地交流了你打算開展的項目，他聽完你的陳述后，覺得你的這個項目非常的不錯，可以把集團(tuán)公司內(nèi)部A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給你，協(xié)助你推動項目的開展，讓你回去后把項目的詳細(xì)資料發(fā)到他的郵箱。你該如何做？

郵件的低效處理方法

然而你發(fā)了郵件后，等了很久卻沒有收到對方的及時回復(fù)。然后你就開始想:”我靠，某某的人品其實也并不怎么樣嘛，原來當(dāng)時只是跟我耍耍嘴皮字，我還傻傻地當(dāng)真了“。
如果咱們這樣想的話，那就錯了。咱們換個角度，站在對方的立場想一想，沒錯，他是答應(yīng)了要介紹公司內(nèi)部相應(yīng)的資源給咱們，可他在看到咱們這封郵件以后，他需要做很多工作：

• 他要先思考當(dāng)時究竟答應(yīng)了要介紹哪幾個人給咱們，他們與咱們這個項目的關(guān)聯(lián)點究竟是什么。
• 先電話與這三個人溝通，向三者簡要介紹咱們的這個項目，以及表達(dá)他個人的想法，為什么要請對方協(xié)助咱們開展該項目，并征得對方同意。
• 找到這三個聯(lián)系人的郵箱，分別寫三封獨(dú)立的郵件給這三個人，詳細(xì)介紹這個項目以及與他們的關(guān)系。
  想想這至少是1-2個小時的時間投入吧，人家與我們非親非故，為什么要那么拼命地幫我們？所以，就算是我們需要對方給我們提供幫助，我們也不能只做伸手黨。

那么我們該如何做，才可以讓對方可以更容易地幫助到我們呢？

郵件的高效處理方法

其實對于這個請求，我們應(yīng)該至少發(fā)四封郵件：

第一封郵件與對方直接相關(guān)的

內(nèi)容大致是“很高興今天和您……。我們的項目是……，您提到了可以把集團(tuán)公司A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給我，方便我隨時向他們請教。接下來我會發(fā)三封獨(dú)立的郵件給您，分別是寫給甲、乙、丙的。這三封郵件都是可以被直接轉(zhuǎn)發(fā)的格式，謝謝您的幫助！”

第二、第三、第四封在內(nèi)容和措辭上分別是寫給甲、乙、丙的

簡潔闡述該項目和他們的關(guān)系，并且保證格式完整，讓對方可以直接轉(zhuǎn)發(fā)。
好了，到這里，不用過多解釋，我想大家應(yīng)該明白了，為何前后兩種發(fā)送郵件的方式最終收到的效果會千差萬別了。只有設(shè)身處地為對方思考，幫助對方節(jié)省時間精力，對方才能高效地幫助到我們。偉大的作家魯迅先生曾經(jīng)說過：浪費(fèi)別人的時間等于謀財害命。這條原則不僅僅適用于發(fā)郵件，也適用于工作中的其他方面。

5 正確的郵件寫作順序

上面我們談?wù)摿巳绾螐蘑賰?nèi)容、②語氣和③結(jié)構(gòu)，三個維度來寫一封優(yōu)秀的電子郵件。如果能夠做到以上三點，至少大體上保證了郵件的質(zhì)量。但你能確保在執(zhí)行過程中不出現(xiàn)差錯，寫出一封得體的郵件嗎？不一定。

大家想一想自己平時有沒有收到這樣的郵件：比如

①莫名奇妙地收到一封沒有內(nèi)容的空郵件；
②正文中的稱呼明明顯示是發(fā)給甲的郵件，但莫名奇妙地發(fā)現(xiàn)收件人卻只有自己；
③正文中聲明郵件包含附件，但是一查附件，卻什么也沒有；
④更讓人無法忍受的是，郵件中有很多錯別字，語句不通順，排版也很混亂
……

為什么會出現(xiàn)這樣的情況呢？主要原因是因為發(fā)件人沒有遵循合理的郵件寫作順序，在郵件寫完后也沒有及時檢查，就直接點擊了發(fā)送鍵，才會導(dǎo)致以上的情況出現(xiàn)。

一封完整的電子郵件包含以下幾個部分：①發(fā)件人、②標(biāo)題、②正文和④附件。但我們在寫郵件時，得按相反的順序，即：①附件---②正文---③標(biāo)題---④地址欄這樣的順序來編輯郵件內(nèi)容，才能有效避免出錯。

郵件的寫作順序

5.1 郵件附件

首先我們來談?wù)劯郊?/p>

郵件的附件

1. 附件可能是許多郵件的主要目的，但添加附件也是有技巧的。首先，如果有附件的話，開始寫郵件的第一步，就先將附件加入到郵件中，這樣可以有效避免郵件發(fā)出去之后，才發(fā)現(xiàn)漏了附件。
2. 附件最好以規(guī)則的名字命名，并盡量將關(guān)鍵詞放在附件名的首或尾，方便對方根據(jù)附件名選擇性地保存相關(guān)文件。我們自己可以設(shè)想一下，當(dāng)自己收到一封附有大量無規(guī)則名字甚至亂碼的附件時，我們得一個個下載下來，預(yù)覽后才知道附件的內(nèi)容，然后挨個重命名，這是一件多么令人崩潰的事情啊。
3. 包含附件的郵件，正文里一定要有相應(yīng)的提示，并且要對每一個附件都有簡短的文字說明，方便收到郵件的人查看。舉個例子，我們可以在郵件的正文中對附件添加以下描述：
   l 某某文檔，是某產(chǎn)品的使用手冊
   l 某某文檔，是最終定稿的宣傳文案
   l ……
4. 如果附件是一個特殊格式，必須說明一下附件用什么方式打開，如果是不常用的軟件，還應(yīng)該附上軟件的鏈接，方便對方下載安裝，免去對方網(wǎng)絡(luò)搜索該軟件的時間。
5. 盡量不要發(fā)送大附件。因為很多公司的郵箱容量有限，大附件可能會被郵件服務(wù)器屏蔽，如果實在需要傳送大附件，可以將文件存在網(wǎng)盤上，在郵件正文中，附上網(wǎng)盤文件的分享鏈接和密碼，便于收件人在有需要時自行下載。
6. 附件的數(shù)量以4個以內(nèi)為宜，如果需要發(fā)多個附件，最好將相關(guān)聯(lián)的文件壓縮打包成rar或者zip格式。

5.2 郵件正文

5.2.1 郵件的稱呼

郵件的正文包括郵件的稱呼，也就是郵件的抬頭，郵件的主體，以及郵件末尾的署名，或者稱之為簽名檔。

郵件的稱呼

5.2.2 郵件的正文

寫完稱呼之后，下面就是郵件的正文部分了，那么郵件的正文部分該如何寫呢？

郵件的正文

1. 首先，郵件的主體應(yīng)該簡明扼要，多用短句。
2. 其次，多用列表，少長篇大論。如果事情復(fù)雜、表述內(nèi)容多，最好用1、2、3、4列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。使用列表主要有以下幾個好處：①對方愿意看下去；②列表會讓文章的邏輯條理清晰；③方便對方理解記憶。因為沒人有時間看你密密麻麻的長篇大論。
3. 第三，確保行文通順，避免出現(xiàn)歧義，可以通過圖片、表格、鏈接等形式加以說明，盡可能地讓信息有效傳達(dá)；
4. 第四，不要動不動就使用網(wǎng)絡(luò)表情符號，在商務(wù)信函里這樣會顯得比較輕佻。畢竟工作郵件傳遞的是相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖虑椤?/li>
5. 第五，一封郵件只說明一個問題。如果涉及多個郵件主題，分別發(fā)郵件。
6. 第六，盡量在一封郵件中一次性交待清楚一件事情，避免發(fā)幾封郵件來不斷補(bǔ)充同一件事情。設(shè)想自己在不斷收到同一個人發(fā)過來的“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，你心里會怎么想？會不會有點反感，感覺對方做事毛毛躁躁不靠譜。
7. 第七，注意檢查、避免錯誤。寫完后一定要仔細(xì)檢查有無拼寫錯誤，行文是否通順，這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。
8. 第八，合理提示重要信息，避免濫用。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。如果確有必要，最好不要超過三個。否則，過多的提示會讓人抓不住重點，影響閱讀。

其實寫郵件跟我們上學(xué)時寫作文是一樣的，我們也需要審題。

要確保在信息充分傳達(dá)的前提下，郵件的內(nèi)容言簡意賅，需要考慮三個方面的因素：①你為什么要寫這封郵件？②你想讓對方做什么？③對方為什么該做？

先構(gòu)思郵件的內(nèi)容，再動筆寫郵件有三個好處：

①縮短郵件的寫作時間；
②提高郵件內(nèi)容的邏輯性和條理性；
③縮短郵件的篇幅。

寫完后在發(fā)送之前，及時檢查，可以避免發(fā)出一封沒有寫完，或者錯誤百出的郵件。

5.2.3 郵件簽名檔

郵件署名主要用于讓對方獲取自己的其他聯(lián)系方式。如果公司有統(tǒng)一要求的，按公司要求嚴(yán)格執(zhí)行，如果沒有統(tǒng)一要求的，需要提前設(shè)置一個固定的格式，包括個人姓名、職務(wù)、部門、公司名稱、網(wǎng)址、手機(jī)、座機(jī)、QQ等必要信息，但一定要適當(dāng)?shù)厝∩?，不要將所有信息都羅列上去，一般最好不要超過4行。引用一個短語作為簽名的一部分非常有創(chuàng)意，比如個人的座右銘，或公司的宣傳口號等。但一定要簡短，分清收件人對象與場合，切記一定要得體，避免嘩眾取寵。

郵件的簽名

5.3 郵件標(biāo)題

郵件的標(biāo)題對郵件的打開率具有舉足輕重的作用。工作中每個人都會收到大量的郵件，通常我們會通過郵件的標(biāo)題來決定是否打開該郵件。如果不能吸引別人打開你的郵件，那么寫得再好也沒有任何意義。寫郵件不僅僅要告訴別人你的郵件是關(guān)于什么的，還要能夠“吸引別人打開你的郵件”。

郵件的標(biāo)題

適當(dāng)?shù)?/strong>符號加以著重，例如【】；如果確實很緊急，可以在郵件標(biāo)題注明【緊急】，但應(yīng)適度不要太隨便使用。

所以對于郵件的標(biāo)題，有以下幾個注意事項
①一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；
②標(biāo)題要言簡意賅，不要長篇大論；
③真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題；
④一封郵件只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，便于對方日后整理。

5.4 郵件地址欄

郵件的主體寫完了，終于到了地址欄部分了。在完善所有的內(nèi)容后，再填寫收件人，一方面在寫郵件正文的時候，可以思考該郵件該發(fā)送給哪些相關(guān)的人，另一方面可以也可以避免發(fā)錯郵件，使郵件直達(dá)目標(biāo)收件人。

郵件的地址欄

關(guān)于地址欄，我們要弄清楚發(fā)送、抄送和密送之間的區(qū)別

• 發(fā)送（To）:是指受理這封郵件所涉及的主要問題，需要對郵件予以回復(fù)的人

• 抄送（CC）: 是指只需知道郵件中所提及的事，Ta沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，但是可以給予建議或補(bǔ)充相關(guān)信息
• 密送（BCC）：是指其他收件人不知道發(fā)件人發(fā)給了密送的人，由于這個不太好把握，一般情況下還是慎用為妙。比如，你本不想讓其他收件人知道你發(fā)給了密送的人，但是密送收件人卻回復(fù)了所有人，這下你就尷尬了。

所以關(guān)于郵件地址欄，有幾點需要特別注意：

郵件的地址欄

①千萬不可混淆發(fā)送和抄送的關(guān)系
因為這個東西涉及辦公室政治，比較敏感。誰是收件人，抄送誰，發(fā)之前一定要想清楚。一般地，給其他部門員工發(fā)郵件最好抄送自己的上司和對方的上司，萬一有什么問題上司可以幫你一起解決。不抄送給上司的話，出了問題就只能自己扛了，這個應(yīng)該不用多解釋。

②收件人的位置，一定要放和郵件內(nèi)容直接有關(guān)的人。
收件人的擺放位置也最好按照職位的高低從大到小。

③使用正確的郵箱昵稱
我們知道當(dāng)自己收到某人發(fā)過來的郵件時，除了顯示對方的郵件地址外，也會顯示對方的郵箱昵稱。比如在使用QQ郵箱發(fā)工作郵件時，如果沒有及時修改郵件的昵稱，QQ郵箱就會默認(rèn)QQ昵稱作為發(fā)件人昵稱。設(shè)想對方收到譬如“爽一把就死”、“一只跛腳的貓”“好想做一只豬”等等這種吊炸天的殺馬特式昵稱發(fā)過來的郵件時，心里會是一種什么滋味？

④對他人的郵箱備注名最好正式些，有些人為了方便記憶，可能會把別人的綽號作為郵箱備注名，就算大家私底下給某人取了個不雅的綽號，也最好不要作為郵箱的備注名，因為當(dāng)你發(fā)信后，對方是看得到你對Ta的備注的。想想對方看到你給Ta的郵箱備注是“張老姑婆”、“四眼仔”這樣的名字的時候，對方心理會是一種什么感覺？所以發(fā)件人所用的郵箱名稱或者地址最好符合身份和使用場景。

6 工作郵件的恰當(dāng)禮儀

到目前為止，一封正式的郵件總算是寫完了，是不是就可以直接點擊發(fā)送了？別急，還有一點你可能沒有考慮到，那就是郵件禮儀。
有的朋友可能會納悶了，郵件又沒有肢體語言和神態(tài)，怎么會牽涉到禮儀呢？其實不然。相反，恰當(dāng)?shù)泥]件禮儀非常重要，有時可能就因為禮儀不到位，導(dǎo)致工作延誤，甚至被對方誤解。
那么，工作郵件需要注意哪些內(nèi)容，才能確保發(fā)出去的郵件合乎職場禮儀規(guī)范呢？下面我說幾點，大家一起思考一下是不是這么回事。

工作郵件禮儀

6.1 合適的郵箱賬戶

不要使用個人郵箱賬戶收發(fā)工作郵件

因為使用個人郵箱賬戶收發(fā)工作郵件容易讓人誤解你的公司不靠譜，設(shè)想一個連企業(yè)郵箱都沒有的公司，實力能好到哪里去呢？

更不要使用公司的電腦或郵箱賬戶來收發(fā)個人郵件

因為在很多國家和地區(qū)的法律定義中，公司配備的辦公電腦及其所存儲的文件，以及公司郵箱里的所有郵件都是公司資產(chǎn)，這就意味著，公司有權(quán)查看你的任何文件。而且，就算在公司的電腦上，哪怕是用個人賬戶發(fā)出的郵件或者文件，都有可能被定義為公司資產(chǎn)。所以絕不要用公司電腦或郵箱發(fā)任何不該發(fā)的東西——包括但不限于個人求職信息、對公司不滿的言論、任何違反公司規(guī)定或當(dāng)?shù)胤傻挠懻摰鹊取?/p>

6.2 恰當(dāng)?shù)泥]件稱呼

工作中常見的稱呼方式為姓氏+頭銜，主要有以下幾種：①職務(wù)性稱呼，比如×局長，×主任；②職稱性稱呼，比如×工程師，×研究員；③學(xué)銜性稱呼，×博士，×教授；④行業(yè)性稱呼，×老師，×醫(yī)生等。
同樣，工作郵件采用恰當(dāng)?shù)姆Q呼非常的重要，一方面顯示你對對方的尊重，另一方面也可以拉近彼此的距離。當(dāng)不少人在寫工作郵件時，卻很少關(guān)注到這一方面，造成不少的困擾。

• 第一大忌諱不稱呼，不少人寫郵件一上來就直接吧啦吧啦說事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”、“你都知道我是誰了，招呼就免了吧”；有的人最多用個“你好”，其實這些都是不合職場禮儀的做法。
  正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，通俗的稱呼為姓氏+先生/小姐，但一定要把性別先搞清楚，尤其是那些字面含義容易被誤判性別的名字，否則叫錯性別就尷尬了。當(dāng)然也可以根據(jù)行業(yè)的不同，稱呼對方為×工，×老師等。
  需要注意的是，在郵件中用“您好”比用“你好”更有禮貌。當(dāng)然雙方都十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，但僅僅局限于平常的個人非正式郵件溝通。
• 第二大忌諱亂稱呼，一上來就誰都稱呼為×總，普通員工看到自然非常高興，但會因此冒犯比其職位高的人。如果對方的職務(wù)為副職，稱呼時可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。

6.3 合理的回復(fù)對象

①一定要明確單獨(dú)回復(fù)（Reply）和回復(fù)全部（Reply All）的區(qū)別。

盡管對方郵件可能同時發(fā)給了很多人，為了避免給別人帶來不必要的麻煩，如果只需某個人單獨(dú)知道的事，在回復(fù)時通常只需用“回復(fù)”功能答復(fù)發(fā)件人即可。如果對發(fā)件人提出的問題不清楚，或持不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，而不要通過郵件蓋高樓，向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
如果確有必要抄送給其他人，則盡量根據(jù)實際需要選擇性地添加回復(fù)對象。尤其需要注意的是，正面的事情可以抄送給他人，負(fù)面的事情還是盡量一對一處理吧；這與當(dāng)眾表揚(yáng)，私下批評是同樣的道理。

②主動控制郵件的來往頻率

工作中為了避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)時間，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上：“全部辦妥”、“請知曉”、“僅供參考，無需回復(fù)”等語句。

6.4 巧妙的收件人取舍？

如果是寫給領(lǐng)導(dǎo)的信，最好單獨(dú)寫給他，無須抄送其他人。
當(dāng)然，更不能寫給領(lǐng)導(dǎo)的同時，抄送其他人，否則領(lǐng)導(dǎo)收到這樣的郵件會有種不被信任的感覺，甚至威脅的味道。如果確實需要領(lǐng)導(dǎo)了解某個具體事項，則發(fā)郵件給他人的同時，通過抄送知會領(lǐng)導(dǎo)會比較妥當(dāng)。例如自己在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下就某一事項與第三方達(dá)成共識，通過抄送知會領(lǐng)導(dǎo)事項的進(jìn)度。

6.5 確保正確的收件人排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要按一定的規(guī)則排序。通常是按照職務(wù)高低排序，同樣職位時按姓氏字母排序，不了解職位時可以按照字母順序排序。

6.6 真誠地向?qū)Ψ奖硎靖兄x

俗話說：好言一句三冬暖。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合，即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對方與自己合作，一句簡單的感謝也能顯示自己的職場修養(yǎng)，在請對方幫忙也更容易得到正面的回應(yīng)，工作開展也會更順利。

7 工作郵件的格式要求

在談完了郵件的禮儀之后，我們最后來談?wù)勦]件的格式要求。格式是一種細(xì)節(jié)，雖然不影響內(nèi)容的陳述，但會影響對方的閱讀體驗，直接決定對方是否有勇氣讀下去。

工作郵件的格式

7.1 郵件接收者的閱讀環(huán)境預(yù)估

這一部分可以視為“電子郵件溝通中的用戶體驗”，我們要充分考慮到對方是在什么場景下，接收和閱讀咱們發(fā)送過去的電子郵件。凡是能分段，盡量分段；凡是能用小標(biāo)題，盡量用小標(biāo)題；凡是能用清單，盡量用清單。如果對方經(jīng)常使用小屏幕上網(wǎng)本，那么，咱們就盡量把表格設(shè)置得緊湊一些，方便對方閱讀；如果對方經(jīng)常使用移動端收信，發(fā)郵件時就盡量避免發(fā)送大附件。

對于以文字為主的核心附件，可以考慮將文檔里的正文用純文本復(fù)制，粘貼在郵件的末尾，并在郵件開頭說明郵箱附件文檔跟正文內(nèi)容是一致的，方便對方無需等待下載附件，便可以直接在移動端快速瀏覽，等對方使用電腦時，可以隨時打開附件進(jìn)行修改。

7.2 合理標(biāo)注

不要使用太多的粗體、黑體及多種顏色強(qiáng)調(diào)，這會讓人感覺你在郵件中對Ta咆哮。郵件正文盡量不要使用超過3種顏色來強(qiáng)調(diào)相關(guān)內(nèi)容，如果不得已一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標(biāo)注，否則郵件幾經(jīng)轉(zhuǎn)手后，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失或誤解信息。

7.3 段落對齊

在電郵中，段落開始時應(yīng)該避免加空格，這屬于“web時代新文字排版問題”，不在這里鋪開討論。所以最好讓文本自適應(yīng)屏幕大小顯示，而不要利用回車控制來換行，因為在自己的客戶端設(shè)置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設(shè)備上的顯示效果卻會慘不忍睹。自己可以試一試在記事本里粘帖上一段文字，并使用回車鍵換行，再調(diào)整一下窗口的大小，看看顯示效果就明白了。

7.4 適當(dāng)間距

行間距可以用默認(rèn)間距或1.5倍以內(nèi)的間距，取決于篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發(fā)視覺疲勞。

7.5 字體與背景

不要使用有花哨的背景和不常用的字體。不要只圖自己覺得好看，花里胡哨的背景會影響對方的閱讀體驗，商務(wù)郵件頁面還是干凈一點好，也不要用特殊的字體，因為你用的字體對方電腦不一定有，有可能會導(dǎo)致郵件內(nèi)容顯示不正常。

7.6 發(fā)送前檢查

不要未經(jīng)檢查就匆匆發(fā)送郵件。錯別字，邏輯不通的語句，糟糕的排版，不完整的網(wǎng)址，都會給對方造成做事毛躁的印象。

8.最后總結(jié)

以上就是關(guān)于如何撰寫一封優(yōu)秀且高效得體的電子郵件的全部內(nèi)容，最后我們一起來回顧一下本篇文章所講的主要內(nèi)容。

首先需要考慮采用郵件溝通的情境和場合，最好使用郵件進(jìn)行溝通的6種情況分別是：

1. 要留下官方的內(nèi)容記錄，方便備查

2. 同時與多人交流，又不方便安排會議
3. 需要對方做出回復(fù)前仔細(xì)思考的問題
4. 需要將發(fā)送給對方的信息轉(zhuǎn)發(fā)給第三者
5. 重要的安排、結(jié)論或工作報告，用于備忘或提醒參與者；
6. 知識推薦或信息傳遞

而慎用郵件溝通的6種情形是：

1. 處于激烈的負(fù)面情緒時

2. 溝通有爭議的內(nèi)容時
3. 話題復(fù)雜，需要多方深入解釋或討論時
4. 溝通需要保密的內(nèi)容時
5. 溝通敏感話題時
6. 溝通需要對方立刻反饋的內(nèi)容時

第二，要想達(dá)到有效溝通的目的，需要從①內(nèi)容、②語氣和③結(jié)構(gòu)三個維度來提高電子郵件寫作技能。在內(nèi)容上，需求郵件可以考慮采用“4W1H”原則來編寫，與需求郵件對應(yīng)的確認(rèn)郵件的目的在于確認(rèn)需求和留存證據(jù)，最好在不同的時間點發(fā)送兩封以上，第一封確認(rèn)對方的需求，第二封隨時反饋進(jìn)度和結(jié)果。而通知郵件除非確有必要，盡量不要回復(fù)。

在郵件的語氣把握上，為了避免誤會，可根據(jù)與收件人的熟悉程度和等級關(guān)系，郵件是對內(nèi)還是對外，恰當(dāng)使用謙詞，客觀地陳述內(nèi)容。

在郵件的結(jié)構(gòu)上，建議可以遵循倒金字塔結(jié)構(gòu)，即：結(jié)論先行，以上統(tǒng)下，歸類分組，邏輯遞進(jìn)。

第三，發(fā)工作郵件的最好遵循3個核心原則，即越短的郵件越容易得到回復(fù)；別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什么關(guān)系；要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應(yīng)該盡量減少對方的時間精力支出，與人方便，于己方便。

第四，正確的郵件編寫順序為：①附件---②正文---③標(biāo)題---④地址欄，多站在對方的角度考慮，這樣可以才能有效避免出錯。

第五，注意恰當(dāng)?shù)泥]件禮儀，使用合適的郵箱賬戶，恰當(dāng)?shù)姆Q呼，合理地選擇回復(fù)對象，并真誠地向?qū)Ψ奖硎靖兄x來顯示自己的職場修養(yǎng)。
最后，在郵件格式上，充分考慮郵件接收者的閱讀環(huán)境，發(fā)送前仔細(xì)檢查，避免郵件出現(xiàn)錯別字，邏輯不通的語句，給對方留下專業(yè)的職場形象。

以上就是關(guān)于如何撰寫一封優(yōu)秀且高效得體的電子郵件的全部內(nèi)容，供各位參考。

如果您對本次回答的內(nèi)容有疑義，或者其他建議，歡迎留言，我們一起交流討論，根據(jù)您的好建議，我再持續(xù)改進(jìn)。

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