上一期跟大家分享了《一頁(yè)紙項(xiàng)目管理》前四章節(jié)的內(nèi)容，主要是作者對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目管理和一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的介紹，如果還沒(méi)看請(qǐng)查看鏈接：http://www.itdecent.cn/p/b92eea844fa8。接下來(lái)與大家分享如何實(shí)現(xiàn)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？
書(shū)中介紹了創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理分為12個(gè)步驟，但是經(jīng)過(guò)總結(jié)，在項(xiàng)目中最常用的8個(gè)步驟，接下來(lái)為大家一一介紹，它們分別是標(biāo)題設(shè)計(jì)、負(fù)責(zé)人安排及任務(wù)分配、目標(biāo)確定、主要任務(wù)確定及與目標(biāo)對(duì)應(yīng)、目標(biāo)日期、主觀任務(wù)確定、成本確定和項(xiàng)目概述與預(yù)測(cè)
1.標(biāo)題設(shè)定，在一頁(yè)紙表頭的位置，提供了項(xiàng)目的基本信息，包括項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目完成日期。在日常使用中一般不會(huì)寫(xiě)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目時(shí)間，項(xiàng)目名稱(chēng)大多使用具有激發(fā)性的語(yǔ)句，比如以組織年會(huì)為項(xiàng)目可以叫“大干30天，歡樂(lè)一整年”，一個(gè)準(zhǔn)確的項(xiàng)目名稱(chēng)能夠逐漸加大項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，激發(fā)工作積極性。
2.負(fù)責(zé)人選定，負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)各項(xiàng)任務(wù)的成員，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般是3-4人比較合適,在選擇負(fù)責(zé)人時(shí)應(yīng)考慮個(gè)人的經(jīng)歷、知識(shí)和技巧以及成員之間的配合協(xié)作，各負(fù)責(zé)人是執(zhí)行者，對(duì)項(xiàng)目有主動(dòng)性、責(zé)任心。在選擇項(xiàng)目成員時(shí)，一位出眾員工部分時(shí)間的投入對(duì)于項(xiàng)目來(lái)講好于普通成員全部時(shí)間的投入，這是項(xiàng)目選人的基本原則。整個(gè)團(tuán)隊(duì)之間搭配不同想法的成員，形成互補(bǔ)，能夠?yàn)轫?xiàng)目完整順利執(zhí)行提供因素。每個(gè)任務(wù)的負(fù)責(zé)人都分主次，需要一個(gè)主負(fù)責(zé)人做出相關(guān)決定。兩個(gè)協(xié)助人員進(jìn)行執(zhí)行配合，大家進(jìn)行共同商議確定相關(guān)事項(xiàng)。項(xiàng)目成員之間的有效溝通是成功的關(guān)鍵。
3.項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)定，項(xiàng)目子目標(biāo)是基于項(xiàng)目總目標(biāo)進(jìn)行的目標(biāo)分解。對(duì)于目標(biāo)設(shè)定應(yīng)該注意以下要求：具體而非籠統(tǒng)，不復(fù)雜現(xiàn)實(shí)可行，具備可測(cè)量性可驗(yàn)證性，在資源范圍之內(nèi)，與組織的規(guī)劃或方針一致。例如：“提升第三季度盈利能力”該目標(biāo)就不具備可衡量性，而“將第三季利潤(rùn)提升5%”這是可以衡量的目標(biāo)，并且該數(shù)字在設(shè)定時(shí)應(yīng)具有可達(dá)成性。項(xiàng)目總目標(biāo)一般細(xì)分為3-4個(gè)子目標(biāo)較為合適。在目標(biāo)監(jiān)測(cè)的過(guò)程中主要有三個(gè)變量指標(biāo)，時(shí)間、資源和范圍，三個(gè)自變量必須時(shí)刻保持平衡，否則會(huì)造成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，比如項(xiàng)目時(shí)間后延，那么使用資源和項(xiàng)目范圍會(huì)受到影響。所以在目標(biāo)設(shè)定時(shí)，需要符合項(xiàng)目需求的同時(shí)要考慮時(shí)間、資源和范圍的自由變量。
4.主要任務(wù)以及與目標(biāo)對(duì)應(yīng)確定，所謂任務(wù)是在項(xiàng)目中必須做的事情，每一項(xiàng)任務(wù)必須是便于管理的，每個(gè)任務(wù)都是有人負(fù)責(zé)的，這樣保證項(xiàng)目有效進(jìn)行。細(xì)分的所有子任務(wù)應(yīng)得到參與成員的認(rèn)同，并且符合明確化、進(jìn)度可衡量、數(shù)量有限的三個(gè)基本原則，對(duì)于子任務(wù)數(shù)量方面，數(shù)量太多使整個(gè)項(xiàng)目任務(wù)過(guò)于分散不容易跟蹤，過(guò)少每個(gè)任務(wù)難度偏大。以經(jīng)驗(yàn)而談，子項(xiàng)目數(shù)量大于周期的二分之一是較為常用的方式，例如項(xiàng)目的周期為6個(gè)月，那么就會(huì)將子任務(wù)設(shè)為4個(gè)。
在確立項(xiàng)目任務(wù)時(shí)需要注意的一點(diǎn)是，任務(wù)要與項(xiàng)目目標(biāo)保持一致，所有的細(xì)分任務(wù)都是為了完成某項(xiàng)或整體的項(xiàng)目目標(biāo)，如果二者出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，任務(wù)無(wú)法保證按時(shí)完成。
5.目標(biāo)日期確定，項(xiàng)目的總目標(biāo)日期是按照領(lǐng)導(dǎo)或甲方要求確定的，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要按照任務(wù)進(jìn)行細(xì)分時(shí)間的劃分，確定每個(gè)任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及項(xiàng)目周期中關(guān)鍵的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。制定具體時(shí)間需要與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行商議確定。經(jīng)驗(yàn)而言，大于一年 的項(xiàng)目會(huì)以一個(gè)月為時(shí)間節(jié)點(diǎn)劃分，小于一年會(huì)定一周或兩周為目標(biāo)時(shí)間進(jìn)行實(shí)踐節(jié)點(diǎn)的確定。
6.主觀任務(wù)確定，每個(gè)項(xiàng)目中會(huì)有幾個(gè)在時(shí)間線(xiàn)上難以做出定量分析的任務(wù)，而又貫穿了整個(gè)項(xiàng)目，這樣的任務(wù)就是主觀任務(wù)。比如在軟件開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目中，軟件按時(shí)上線(xiàn)就是主觀任務(wù)，保證任務(wù)完成跟項(xiàng)目的每個(gè)任務(wù)都相互關(guān)聯(lián)，而并不能獨(dú)立完成。主觀任務(wù)的負(fù)責(zé)人同時(shí)需要兼顧幾個(gè)子任務(wù)，以便保證主觀任務(wù)的完成。
7.成本控制，一頁(yè)紙中用進(jìn)度條體現(xiàn)項(xiàng)目的成本，局限性在于不能精細(xì)體現(xiàn)具體任務(wù)的詳細(xì)花銷(xiāo)，只是告知大家項(xiàng)目成本的大概分布情況，并且需要將成本在一頁(yè)紙中及時(shí)更新，才能保證對(duì)項(xiàng)目成本的監(jiān)控效果。
8.項(xiàng)目概述與預(yù)測(cè)，項(xiàng)目概述是一頁(yè)紙中沒(méi)有體現(xiàn)的信息，而項(xiàng)目預(yù)測(cè)則是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的提示，以及風(fēng)險(xiǎn)的原因和預(yù)防措施。項(xiàng)目概述與預(yù)測(cè)是對(duì)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的補(bǔ)充說(shuō)明，可根據(jù)情況酌情決定是否使用。
整本書(shū)介紹了一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的概況以及使用步驟，在實(shí)際使用中需要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況來(lái)確定對(duì)一頁(yè)紙的使用內(nèi)容，并不是所有項(xiàng)目都適合一頁(yè)紙項(xiàng)目管理，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理適用于項(xiàng)目總體概況的監(jiān)督了解，而使用關(guān)鍵因素是需要及時(shí)更新。
