例會是團隊高效的協(xié)作方式之一。
開好例會對工作的進度很重要，但怎么開好？先來看一個有趣的發(fā)現(xiàn)：
一般例會上，大家提出問題的價值是隨機分布的
一、什么是例會？
例會，指周期性舉行一次的會議，及時溝通、糾正工作進展。
例會的特點在于無需特別召集，約定的成員都會參加會議，另外一個特點是例會的議題一般不做嚴格的限定。
例會目的只有1個：更高效地完成既定的工作目標。
例會中，我們工作中最常開的就是「周例會」。周例會充分反映了一個企業(yè)和團隊的管理狀況，每個企業(yè)和團隊都應(yīng)引起足夠重視。
二、「周例會」幾宗罪
最常見的周例會就是和尚敲鐘和流水賬，還有以下幾個嚴重問題：
1. 沒流程
有些周例會沒有會議主持人，大家你一言我一語就開始了。
大家按照座位的順序（或順時針順序）分別講自己想說的。等最后一個人說完，甚至沒有總結(jié)，就散會了。
2. 沒重點
想到哪說到哪，有時相談甚歡、有時言辭激烈、但更多的時候離題千里。時間差不多了，聊天結(jié)束，各自散去。
3.?沒共識
會議主持人說：“會議開始，由請XX 領(lǐng)導(dǎo)講話…… ”
領(lǐng)導(dǎo)講了上周的工作，說了工作中遇到的問題，對大家提出工作要求。
講完后，會議主持人說，請大家針對XX領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言談自己看法
“沒有想法，都挺好，大家認真執(zhí)行，散會！”
三、「周例會」應(yīng)該這么開
周例會，到底該如何準備，才能務(wù)實、高效？
周例會應(yīng)該包括：總結(jié)上周工作，了解團隊成員工作進度、遇到的問題等，安排下周工作。
這看似簡單的周會目標，真正做到高效，要先從會前準備開始。
? 會前 4 件事??
1.?選定會議主持人
一般由部門的領(lǐng)導(dǎo)擔任，也可由團隊成員輪流擔任。后者的好處是，可以培養(yǎng)團隊成員的組織領(lǐng)導(dǎo)能力。
2. 提前約會議室
提前預(yù)約鎖定會議室
一定要預(yù)先約會議室，一個公司的業(yè)務(wù)部門，召開周會的時間，通常是在周一上午，難免會遇上周會高峰期。但是會議室資源往往有限。
3. 會議資料，提前準備
參會人員應(yīng)提前寫好周總結(jié)，才能保證會議高效。
總結(jié)內(nèi)容包括：目標達成情況？工作中存在的優(yōu)點是什么？工作中存在的不足時什么，如何改進？下周的目標是什么？達成目標的具體措施是什么等。
4. 確定周會事項
會議主持人首先做好周會的主題、目標、互動的準備工作。固化一個大家都很熟悉的流程，讓大家都知道會議時長。
? 會中 6 動作??
1.?關(guān)注高價值問題和觀點
會議主持人要聚焦在參會人發(fā)言內(nèi)容上。注意捕捉高價值問題，在會上展開有針對性的觀點討論，獲取大家的共識。
2.?有問題攤開說
周會是一個發(fā)現(xiàn)問題，共商解決辦法的好機會。會議主持人一定要對工作的關(guān)鍵點進行跟蹤，嚴禁報喜不報憂。沒人提出關(guān)鍵的問題，管理者難免會障目。
3. 控制發(fā)言時間
會議時間過長，會影響每個人的注意力，一定要控制每個參會人的發(fā)言時間。比如每人最多 5 分鐘的發(fā)言時間。
4. 兌現(xiàn)承諾，及時獎勵
周會上，管理者應(yīng)該對團隊中好的做法和行為及時獎勵，發(fā)揮示范效應(yīng)。
5.?記錄會議紀要
必須記錄會議紀要，特別是討論后的下一步行動的記錄，要清晰明確。
P.S. 設(shè)置小彩蛋。
會上可設(shè)置一個大家相對冷門的知識點或一個學(xué)習(xí)環(huán)節(jié)，讓參會人在會上更有收獲。比如，就同行產(chǎn)品的某個功能分享下觀點，或者推薦一本提升大家專業(yè)能力的好書等。
?會后 2 必須：派任務(wù)、追結(jié)果??
1、派任務(wù)到明確責任人
管理者在周會上討論出的下一步的行動，需要明確分工和權(quán)責，及時將任務(wù)分配給指定責任人。
2、追結(jié)果，保證行動落地
無論什么會議，都是產(chǎn)生結(jié)果的地方。對于高效團隊來說，沒有結(jié)果的周會都是白瞎。管理者如何才能在會后，高效地追蹤會議結(jié)果的落實情況？
三、「周例會」高效執(zhí)行模板
關(guān)注【全時】服務(wù)號，和聊天一樣回復(fù)關(guān)鍵字「例會 」，獲取周例會模板 PDF 文件，此模板已調(diào)整好格式，直接打印就能用，開周例會前打印一份，從下周開始高效有結(jié)果的「周例會」。
全時，10+ 年專注「會議」，最新出品「全時空間」，讓您的每個會議都有結(jié)果，而且投入成本極低。
