作者：徐剛 （深藍(lán)君）
筆者在上一篇分享中提到在HR項(xiàng)目中HR應(yīng)當(dāng)積極擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理把控全局。對于不少剛開始做項(xiàng)目經(jīng)理的HR來說，通常會覺得項(xiàng)目千頭萬緒不知從何開始。那么從今天開始筆者就來幫助大家梳理一下HR如何一步一步進(jìn)行項(xiàng)目管理。希望能通過一些簡單理論的說明和示例能夠讓沒有項(xiàng)目管理系統(tǒng)知識的HR們能夠了解基本項(xiàng)目管理原理并能實(shí)際操作開展相關(guān)工作。
項(xiàng)目管理中需求的重要性及挑戰(zhàn)
項(xiàng)目管理的一個重要理念是化繁為簡，各個擊破。所以從基本的管理目標(biāo)來說先給大家介紹項(xiàng)目管理三角形。項(xiàng)目管理就是需要項(xiàng)目經(jīng)理利用知識、經(jīng)驗(yàn)和工具的應(yīng)用，管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目，使得項(xiàng)目在成本預(yù)算范圍內(nèi)按時、按質(zhì)完成項(xiàng)目所需要實(shí)現(xiàn)的范圍。
我們今天先談范圍，也就是我們通常所說的項(xiàng)目需求，回答的是這個項(xiàng)目到底要做什么的問題。需求指引著項(xiàng)目的方向，任何方向的變化對于項(xiàng)目的成本、項(xiàng)目完成時間、項(xiàng)目最終成果的質(zhì)量都會有相互影響。三角形的形狀形象地體現(xiàn)了這一相互牽制的關(guān)系。
對于項(xiàng)目目標(biāo)的制定，HR作為項(xiàng)目經(jīng)理首先就是要協(xié)同HR項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定項(xiàng)目需求文檔。筆者覺得最重要的是先提高HR同仁們對需求文檔的重視程度，只有重視了才會認(rèn)真對待，否則再怎么講可能大家都不會仔細(xì)聽、認(rèn)真想、積極做。所以我們先來看看如下一些項(xiàng)目需求文檔在項(xiàng)目中的重要用途：
用于簽訂合同中的條款與供應(yīng)商達(dá)成共識：合同具有法律效力，是有效保護(hù)用戶與供應(yīng)商雙方利益的有效武器。但項(xiàng)目簽訂合同通常在項(xiàng)目早期階段，這時往往容易對具體需求的明確上有疏漏。那基于有疏漏的需求簽訂的合同就很容易造成今后雙方的矛盾與糾紛。
是決定項(xiàng)目預(yù)算和供應(yīng)商報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)：對于項(xiàng)目的預(yù)算，只有通過需求描述我們才可以更好的讓不同的團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商基于同樣的要求來估算費(fèi)用和報(bào)價(jià)。同時也可以基于需求的細(xì)化來區(qū)分預(yù)算的用途，達(dá)到專款專用的目的。
是HR驗(yàn)收項(xiàng)目是否符合項(xiàng)目目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)：在項(xiàng)目后期，HR的一個很重要的任務(wù)是對項(xiàng)目是否達(dá)到目標(biāo)效果進(jìn)行驗(yàn)收，通常沒有人能完整記住在項(xiàng)目開始初期所分析出來的所有需求和目標(biāo)。因此需求文檔可以很好地幫助我們逐條參考進(jìn)行驗(yàn)證。
是變更管理的重要依據(jù)：基本所有的項(xiàng)目在執(zhí)行過程中都會由于各種原因發(fā)生對于原來需求的變化?；陧?xiàng)目管理三角形，我們可以看到這對項(xiàng)目的成本和時間都會產(chǎn)生影響。只有基于項(xiàng)目之初明確的文檔化需求及與之相對應(yīng)的預(yù)算分配，我們才能比較與項(xiàng)目初期的不同并進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算增減和必要的項(xiàng)目時間線調(diào)整。
方便進(jìn)一步形成用戶手冊和系統(tǒng)幫助文件：在項(xiàng)目成果交付后，從用戶體驗(yàn)角度出發(fā)，對于所有系統(tǒng)的使用者通常我們是需要提供用戶手冊或者在系統(tǒng)中形成完備的幫助文件方便用戶將來隨時參考。因此完善的需求文件也能極大地方便我們制作今后的幫助文檔。
通過以上的分析我們可以看到，需求文檔化有著非常多的好處，可以通過文檔確保需求被準(zhǔn)確地傳達(dá)給所有利益相關(guān)者，也有利于各方進(jìn)一步對需求進(jìn)行審核和持續(xù)改進(jìn)從而提高項(xiàng)目管理的效率。項(xiàng)目的需求如果沒有詳細(xì)文檔，僅僅通過口口相傳，顯而易見是不行的。
不過現(xiàn)實(shí)中知易行難，HR項(xiàng)目在需求文檔化時通常會遇到如下問題：
需求文檔化不全：由于項(xiàng)目初期準(zhǔn)備時間不足，對于項(xiàng)目所有需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)不能完全概括記錄，導(dǎo)致需求描述遺漏，影響整體項(xiàng)目規(guī)劃和預(yù)算。
需求描述過于主觀而缺乏客觀量化要求：敘述不夠邏輯化、沒有簡明扼要概括關(guān)鍵點(diǎn)。有時文字過多但又模棱兩可，導(dǎo)致和實(shí)施方溝通不暢，浪費(fèi)時間。例如對于用戶體驗(yàn)的要求，如果只是簡單描述要求系統(tǒng)用戶體驗(yàn)好。這就像“每個人心中都有一個哈姆雷特”一樣，每一位看到這個描述的人，心里都一定會有不同的期望值。過于主觀的描述會由于缺乏量化導(dǎo)致很多不必要的誤解和爭執(zhí)。對于項(xiàng)目組的項(xiàng)目執(zhí)行也缺乏相應(yīng)的約束。
后期需求變化管理缺失:?在制定初步需求后在后期有變化時，對于需求文檔的管理不足，導(dǎo)致部分需求仍然停留在口口相傳的層面或者散落在不同的郵件往來中而沒有統(tǒng)一管理與更新。
需求文檔化示例
接下來我就通過一些例子來分享下作為HR如何來文檔化需求。我們以開發(fā)HR相關(guān)的IT系統(tǒng)的項(xiàng)目為例，一般來說HR對于編程技術(shù)、服務(wù)器、系統(tǒng)測試等很多領(lǐng)域是不熟悉的。那我們來看看從HR角度如何可以在不了解技術(shù)的前提下制定項(xiàng)目需求文檔。其實(shí)基本思路也是和我剛才提到的項(xiàng)目管理推進(jìn)思路是一致的，那就是化繁為簡，各個擊破。
通常我們最好能夠定義一些標(biāo)準(zhǔn)的工具和模板來統(tǒng)一需求文檔的格式，便于大家分工合作。具體模板的格式并不重要，模板只是為了方便統(tǒng)一整合，更重要的是如何分解工作的思路。
我們先引入一個簡單易用的IPOQ（Input輸入?-Process處理-Output輸出–Quality質(zhì)量）模板來記錄需求。請看下面的例子，我們選取傳統(tǒng)的薪資系統(tǒng)每月薪資處理的功能（例1）通過如下IPOQ的形式來描述基本需求。
例1：每月薪資處理功能IPOQ描述
大家可以發(fā)現(xiàn)，其實(shí)IPOQ的記錄方式就是通過需求分解的方法引導(dǎo)我們把需求逐步文檔化下來，在項(xiàng)目初期，需求描述只要在大范圍上覆蓋所有的需求點(diǎn)，那么對于詳細(xì)規(guī)則可以后續(xù)逐步細(xì)化，對于技術(shù)細(xì)節(jié)和人工智能算法方案等完全可以借助供應(yīng)商的力量共同進(jìn)行完善，這樣能夠很好地與供應(yīng)商進(jìn)行有效的合作，在需求上各自貢獻(xiàn)擅長的部分而不僅僅依賴外部顧問。通常外部顧問其實(shí)對不同公司HR的日常業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)是不熟悉的，如果依賴外部顧問那很有可能會造成細(xì)節(jié)上的缺失。
通過這樣的需求記錄可以很大程度上應(yīng)對我們之前提到一些制定需求時常見的挑戰(zhàn)。例如對于需求不全的問題，由于我們把工作有邏輯地進(jìn)行拆分，把輸入、過程及輸出都明確區(qū)分開，可以方便地引導(dǎo)HR進(jìn)行思考并記錄各個層面的需求。對于需求缺乏客觀量化的問題，我們通過步驟描述可以看清楚每一步的前后關(guān)系。同時通過質(zhì)量要求可以把最終的結(jié)果要求明確量化體現(xiàn)避免含糊其辭。這些質(zhì)量要求將來就可以轉(zhuǎn)換成供應(yīng)商合同中的條款。對于項(xiàng)目實(shí)施過程中需求的變化，只要制定好管理規(guī)則，及時更新文檔就可以避免新變化散落在各處，便于集中管理。
在IPOQ的基礎(chǔ)上，如果項(xiàng)目的需求與更復(fù)雜的工作流程相關(guān)，那么我們就可以用類似于SOP（Standard OperationProcedure）的方式來描述。SOP其實(shí)在某種程度上也可以看作是一系列IPOQ步驟的集成。
很多HR都比較熟悉SOP方法中的流程圖，其實(shí)在制作項(xiàng)目需求的時候，我們同樣可以通過類似如下示例的流程圖來進(jìn)一步細(xì)化反映人與人之間或者人與系統(tǒng)之間的交互過程。
相信大家可以通過示例感受到在有清晰邏輯化的需求文檔之后，我們就比較容易針對現(xiàn)有的白紙黑字的需求提出很多問題和改進(jìn)建議。然后通過討論做出決定后把改進(jìn)建議反映到需求文檔的修改中去，就可以逐步完善需求。這種需求文檔化方式非常有利于在大項(xiàng)目組中分享需求信息和對需求進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。大家可以想象如果這些需求只停留在每個人的腦海中，那么要溝通清楚達(dá)成所有人的共識是多么的困難。
對HR日常工作及供應(yīng)商合作的建議
我們也可以看出在日常工作中把工作流程SOP文檔化是很好的一舉兩得的管理方式。有了平時的積累，我們在有新技術(shù)、新變化的時候就可以把已經(jīng)有的SOP文檔拿出來作為項(xiàng)目需求分析的關(guān)鍵資料。平時的文檔化既方便了日常的持續(xù)改進(jìn)工作又提高了項(xiàng)目需求分析的效率。
在HR制定了項(xiàng)目的初步需求后，通常我們會把此需求傳遞給供應(yīng)商來進(jìn)行報(bào)價(jià)，有了詳細(xì)的需求，供應(yīng)商可以更快更直接地了解到我們到底要做什么。完善文檔化的需求也能方便我們讓多個供應(yīng)商同時進(jìn)行方案設(shè)計(jì)，有效減少與不同供應(yīng)商之間重復(fù)溝通需求的時間。
對于我們在文章之初提到的關(guān)于用戶體驗(yàn)需求的描述，建議可以在需求文檔質(zhì)量相關(guān)的描述中盡量嘗試用客觀的方式來敘述，比如明確在什么功能頁面有什么樣的自動提示等。對于界面美觀的要求也可以明確參考什么網(wǎng)站的設(shè)計(jì)風(fēng)格等。對于這些比較難客觀描述的定義，還有一個方式是可以在需求中注明此需求為待定事項(xiàng)。可以讓供應(yīng)商提出不同的解決方案和相應(yīng)報(bào)價(jià)由我們在看到具體內(nèi)容后進(jìn)一步確定。這樣就至少不會在將來遺漏用戶在體驗(yàn)上的需求。
在項(xiàng)目實(shí)施的過程中我們也一定會讓乙方實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)一步從實(shí)施的角度來完善需求。按照筆者的經(jīng)驗(yàn)，甲方文檔的質(zhì)量會在極大程度上影響乙方將來文檔的質(zhì)量。甲方在項(xiàng)目最初高質(zhì)量文檔其實(shí)就潛在地為乙方設(shè)定了一個文檔質(zhì)量的高標(biāo)桿，這樣在項(xiàng)目初期就對項(xiàng)目質(zhì)量起到了一定的促進(jìn)作用。
今天的分享就先到這里，希望HR們可以在平時的工作中能夠做好工作文檔化。這樣在應(yīng)對項(xiàng)目需求時就會更加游刃有余。下一次我將分享項(xiàng)目管理中如何進(jìn)行項(xiàng)目的預(yù)算，大家如有興趣也可持續(xù)關(guān)注深藍(lán)信息個人公眾號獲取今后推送。
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