
最近在讀《筆記女王的手賬活用術(shù)》,作者Ada講到:
《提早六小時(shí)下班的工作術(shù)——用架構(gòu)化創(chuàng)造最高效率》的作者泉正人倡導(dǎo)工作要統(tǒng)一化、一元化、架構(gòu)化。商單舉例來銳:統(tǒng)一化就是統(tǒng)一文件尺寸與格式;一元化就是在同一部電腦上處理所有的工作;架構(gòu)化就是將所有同性質(zhì)的工作都事先模式化,有固定的SOP。如此一來,做這些固定的事情時(shí),就不需再花大腦思考,照著流程說明做就可以,把大腦留給思考用。
Ada 建議大家:
"小事記紙上,大事放腦中”,工作上的瑣碎小事可以用檢核表來幫助自己,不但可以減少“花腦筋想接下來要做什么的時(shí)間”,還能提高效率。
檢核表的使用是可以貼在手賬或效率手冊(cè)中的任意頁的,可以隨著時(shí)間、項(xiàng)目的推進(jìn)改變頁碼,以便于隨時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度。當(dāng)然也可以貼在工位、書桌前,實(shí)時(shí)控制進(jìn)度。
同時(shí),Ada 在書中也提供了制作檢核表便利貼的方法。書中的檢核表便利貼制作方法如圖所示:

網(wǎng)友 Lusia( 微博:@齊言楚羽 ,簡(jiǎn)書:齊言楚羽 )制作的檢核表是這個(gè)樣子的:




是不是很清晰、很明了?作者的收獲是這樣的。
后來的實(shí)踐證明,檢核表非常好用,我再也不用老是想著下一步要做什么了,也不用擔(dān)心有所遺漏,一項(xiàng)項(xiàng)勾過去,就能順利完成籌備工作。領(lǐng)導(dǎo)問起來時(shí),我若在忙,她們看看檢核表就能知道進(jìn)展到哪一步了,節(jié)省雙方的時(shí)間。
整理每月大事記也是我的常規(guī)工作之一。用便利貼做檢核表,好處之一就是可以隨著工作進(jìn)度改變粘貼位置,一天天移動(dòng),直至完成。
——齊言楚羽(簡(jiǎn)書作者)
這個(gè)方法很值得推薦,也可以用在工作、學(xué)習(xí)、生活的各個(gè)方面。
于是我進(jìn)行了積極的嘗試應(yīng)用。
然而問題來了:
1. 在制作檢核表的時(shí)候偶爾會(huì)把握不好字號(hào)和間距,導(dǎo)致有些內(nèi)容在打印時(shí)會(huì)漏掉。
2. 經(jīng)常手殘把便利貼貼歪,打印出來也是歪的,或者是內(nèi)容并不居中,強(qiáng)迫癥表示不能忍!
3. 我覺得雖然紙可以保留下次使用,但還是不夠環(huán)保,每個(gè)種類都要用掉一張紙。
所以我在齊言楚羽的制作方法 的基礎(chǔ)上想了一個(gè)改進(jìn)的方法,可以打消我的顧慮。
我制作的模板的下載地址在文末。Excel 達(dá)人可不看下面的制作步驟,直接下載使用。
記得給本文點(diǎn)贊哦!
工具:便利貼,A4紙,打印機(jī),電腦。
常規(guī)便利貼尺寸:51×51mm、51×76mm、76×51mm、76×76mm、76×96mm、76×101mm 、76×125mm (以上為京東網(wǎng)站常見的在售便利貼尺寸,請(qǐng)自行區(qū)分膠體所在邊長(zhǎng)。)
步驟一、Word 制表
1. ?在 Word 中新建文本,設(shè)置頁邊距

這一步也可以將上邊距適當(dāng)設(shè)置大一點(diǎn),避免卡紙。
2. 根據(jù)手邊便利貼的種類,按需要的行列數(shù)繪制一個(gè)表格

3. 設(shè)置表格中單元格的高、寬度
設(shè)置方法:選中所要設(shè)置的單元格(一定要選中,否則該列或該行的尺寸都會(huì)變化),再依次點(diǎn)擊:表格工具——布局,比如我這里設(shè)置的是我最常用的76×96mm的尺寸。

4. 合理布局,根據(jù)便利貼大小設(shè)置所有單元格大小。

※ ? 請(qǐng)自行區(qū)分便利貼上膠體所在位置的邊長(zhǎng)。
※ ? 我畫成這樣是為了集合市面上常見的便利貼尺寸方便做示范,大家不必這樣畫。按照常用的便利貼尺寸,畫出自己的模板即可。
步驟二、將該頁表格打印出來
※ ? 請(qǐng)自行區(qū)分便利貼上黏膠所在位置的邊長(zhǎng)。
步驟三、制作各檢核表內(nèi)容(部分示例)
1. 閱讀主題書單
書寫標(biāo)題 " 閱讀主題: ________ ",繪制2×8表格,

設(shè)置表格為無框線。選中全表,表格工具——設(shè)計(jì)——邊框菜單下拉——選擇無框線

輸入所需內(nèi)容,并根據(jù)內(nèi)容在表格工具——布局中調(diào)整每行、列的寬、高度。調(diào)整居中。完成。

2. 馬特?zé)ㄐ卤?/p>
書寫標(biāo)題,繪制表格。(以28天為例,繪制7×8的表格。若需要30天,則繪制6×10的表格)

調(diào)整每行、列的寬、高度。調(diào)整居中。(圖略)
填寫日期,完成。

3. 身材管理
以體重曲線為例。
書寫標(biāo)題,繪制表格。

設(shè)置單元格中字號(hào)為八號(hào)或5。(設(shè)為最小,以免影響寬、高度設(shè)置)

設(shè)置各單元格寬、高度。盡量調(diào)整各單元格為正方形。

書寫體重坐標(biāo),調(diào)整邊框,設(shè)置居中。

示例暫時(shí)我就想到這么多。大家可以自行補(bǔ)充。
??吹降拿琅畟凅w重坐標(biāo)這樣走:

步驟四、粘貼便利貼
將便利貼粘在步驟二打印出來的表格中。注意對(duì)應(yīng)便利貼的尺寸以及電腦端制作的表格所在的部位。
注意便利貼有粘膠的部分朝入紙口,粘貼處離入紙口留一段距離,以便入紙(離太近易卡紙)。
步驟五、打印便利貼
撕掉便利貼就可以用啦,而且剩下的A4紙可以循環(huán)利用,另外你的電子表格可以留在電腦中,便于下次使用或更新。
整體而言,稍微大一點(diǎn)的便利貼制作檢核表比較合適。太小的容納不了多少內(nèi)容。
最終模板在此:

1. 增加了每周重要事項(xiàng)。(當(dāng)然也可以作為每月重要事項(xiàng)使用。)


提前做計(jì)劃,提前做預(yù)防。減少第一象限的事,把重心放在第二象限的事情上,會(huì)帶來“杠桿效應(yīng)”。
2. 制作了我需要的每月大事記, 后面的星號(hào)可表示重要或緊急程度。

3. 身體管理坐標(biāo)軸,可換為腰圍曲線圖、腿圍曲線圖等,大家自行發(fā)揮。

4.增加了儲(chǔ)蓄計(jì)劃便利貼——儲(chǔ)蓄磚疊疊樂

每存一筆定額儲(chǔ)蓄(比如每一千元,每一萬元),就用顏色涂滿一塊磚,直到蓋好這個(gè)房子。

存了600塊的樓主哭了。
5. 此模板僅做參考,如需 “規(guī)模生產(chǎn)” 同一個(gè)便利貼,可參考齊言楚羽的制作方法,將模板中的某個(gè)檢核表多次復(fù)制粘貼,排好版。記得在黏膠的地方空行,以免后續(xù)使用時(shí)膠水把字粘掉。
6. 如果要一次制作若干大小不同的便利貼,可以根據(jù)自己的便利貼的大小,按照步驟二制作模板,然后把我的模板中的內(nèi)容復(fù)制進(jìn)去,調(diào)整字號(hào)、行間距,行列寬高度,以更美觀。
歡迎更多人加入討論,為制作更好用的檢核表提供建議。不過工具是為人服務(wù)的,貴在堅(jiān)持,養(yǎng)成好習(xí)慣,不要沉迷于開發(fā)太花哨的形式。
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如果你自己也想制作檢核表,請(qǐng)到這里下載:
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