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Excel功能強(qiáng)大，但大部分人員只用了其中很小的一部分功能，并未發(fā)揮Excel的強(qiáng)大功能來(lái)創(chuàng)造最大的便利。

常言道，“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，要用好Excel，必須認(rèn)識(shí)和掌握Excel。第一，Excel的最基本功能是電子表格；第二，它其實(shí)是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以非常方便的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間相互調(diào)用；第三，Excel具有豐富的函數(shù)可以調(diào)用；第四，Excel支持VBA和VB開(kāi)發(fā)，擴(kuò)展其功能。編程，對(duì)于大部分人來(lái)說(shuō)可能都有點(diǎn)困難，但用好Excel現(xiàn)有功能難度沒(méi)有那么大。之所以說(shuō)利用編程的思維使用Excel，是因?yàn)镋xcel可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系，來(lái)簡(jiǎn)化工作中的各種重復(fù)工作。這里拿學(xué)校收班費(fèi)為例來(lái)進(jìn)行說(shuō)明。

兒子讀一年級(jí)的時(shí)候，本人有幸為班上的孩子們服務(wù)，負(fù)責(zé)班費(fèi)的收支管理。那么四十多個(gè)孩子的班費(fèi)以及其他各種零星費(fèi)用的收取是件瑣碎并且不能出錯(cuò)的事情，這對(duì)于收過(guò)費(fèi)的小伙伴來(lái)說(shuō)，能夠了解其中的辛酸。自己工作較忙，沒(méi)有大量的時(shí)間來(lái)處理這些事情，必須自動(dòng)化處理，將手工勞動(dòng)降低到最低，于是Excel就上場(chǎng)了。收支管理分為兩部分：

一、收費(fèi)管理

班上四十多孩子，班費(fèi)和零星雜費(fèi)收費(fèi)比較復(fù)雜。主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，有的爸爸繳費(fèi)，有的媽媽繳費(fèi)，有的輪換繳費(fèi)，有的還是親朋好友幫忙繳費(fèi)；第二，支付方式，有的用支付寶、有的用銀行卡，各個(gè)銀行的銀行卡，有的用微信轉(zhuǎn)賬，還有的用QQ錢(qián)包，各式各樣；第三，每個(gè)人的繳費(fèi)金額不一定相同，有的要繳費(fèi)，有的無(wú)需繳費(fèi)。正因?yàn)槿绱?，必須?guī)范化，制定規(guī)則。第一，考慮到固定爸爸或媽媽繳費(fèi)不現(xiàn)實(shí)，但規(guī)定必須是爸爸或媽媽繳費(fèi)，如果是旁邊的親屬繳費(fèi)，需要固定是一個(gè)人，不能換來(lái)?yè)Q去；第二，繳費(fèi)的方式必須統(tǒng)一繳費(fèi)到指定銀行的銀行卡，不能交到支付寶、微信和QQ錢(qián)包。在明確了這些規(guī)則之后，制作了一個(gè)Excel表格，專(zhuān)門(mén)用來(lái)收費(fèi)。

1、指定交到招商銀行的卡上。招商銀行的網(wǎng)上銀行做得相當(dāng)好，優(yōu)勢(shì)如下：第一，轉(zhuǎn)賬備注里會(huì)顯示轉(zhuǎn)賬人的姓名，無(wú)論TA來(lái)自哪家銀行，都可以正確顯示，有的銀行沒(méi)有該信息就無(wú)法確定轉(zhuǎn)賬人，如交通銀行；第二，可以很方便地下載轉(zhuǎn)賬信息成.csv文件，方便處理。這中間還出了一個(gè)小插曲，原來(lái)支付寶轉(zhuǎn)賬到招商銀行，備注可以看到轉(zhuǎn)賬人姓名，現(xiàn)在不可以，因此現(xiàn)在不支持支付寶轉(zhuǎn)賬。

2、將銀行下載的轉(zhuǎn)賬信息復(fù)制到Excel的“家長(zhǎng)轉(zhuǎn)賬明細(xì)”工作表中，等待處理。含有轉(zhuǎn)賬家長(zhǎng)姓名的備注列在下載文件的最后一列，必須放到第一列以方便檢索。

3、在“學(xué)生繳費(fèi)名單”工作表中，通過(guò)事先做好的孩子姓名、爸爸姓名、媽媽姓名表，以及下載的轉(zhuǎn)賬信息表的備注列，通過(guò)Vlookup和通配符搜索，將每個(gè)家長(zhǎng)的轉(zhuǎn)賬金額匹配到孩子明下，得到孩子的“繳費(fèi)狀態(tài)”列表。

3、孩子的“繳費(fèi)狀態(tài)”列表，不便于進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和通知，于是利用Excel數(shù)組，將已繳費(fèi)的孩子自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到“已交名單”列，將未繳費(fèi)的孩子自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到“未交名單”列，方便統(tǒng)計(jì)已繳費(fèi)人數(shù)和通知未繳費(fèi)的家長(zhǎng)。

4、將孩子的繳費(fèi)金額和正確的金額進(jìn)行對(duì)照，發(fā)現(xiàn)多交或少交的孩子。多交的可以留存做班費(fèi)或退回去，少交的通知家長(zhǎng)補(bǔ)齊。

只需將轉(zhuǎn)賬信息粘貼到銀行信息工作表，立即得到已交名單和未交名單，至此收費(fèi)管理已經(jīng)完成。

二、班費(fèi)開(kāi)支

班費(fèi)的開(kāi)支簡(jiǎn)單，直接進(jìn)行收支計(jì)列即可，十分簡(jiǎn)單。但在班費(fèi)使用的過(guò)程中，有的孩子沒(méi)有參加或采購(gòu)物品，那么他的費(fèi)用就不應(yīng)支出；或者即使參加，他支出金額不同；或有午餐退費(fèi)的情況，結(jié)余作為班費(fèi)。這些情況都必須清理清楚，免得有矛盾。這時(shí)Excel的作用就來(lái)了。

1、“收支一覽表”工作表列出所有班費(fèi)收支清單；

2、“未參加或多交明細(xì)”工作表列出所有活動(dòng)未參加或多交或退費(fèi)的金額以及孩子名單。

2、“未參加或多交統(tǒng)計(jì)”工作表將“未參加或多交明細(xì)”工作表的孩子名單通過(guò)條件判斷語(yǔ)句，將每次活動(dòng)結(jié)余金額算到每個(gè)孩子上，每個(gè)孩子合計(jì)金額；

3、“下一次班費(fèi)需交金額”工作表將需交費(fèi)費(fèi)用減去結(jié)余費(fèi)用作為每個(gè)孩子下一次班費(fèi)繳交金額。

通過(guò)Excel處理，收班費(fèi)從銀行下載轉(zhuǎn)賬信息，貼到做好的表格里，一眼看出哪些家長(zhǎng)沒(méi)交或沒(méi)交對(duì)，實(shí)現(xiàn)了秒收；通過(guò)表格明細(xì)，每個(gè)人班費(fèi)的支出每一分錢(qián)都很清晰。通過(guò)利用編程的思維使用Excel，進(jìn)行收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)化，將班費(fèi)收支邏輯關(guān)系梳理清晰，使得班費(fèi)收支管理變得無(wú)比簡(jiǎn)單，手工工作量降到了最低。三年的班費(fèi)管理中，無(wú)家長(zhǎng)對(duì)費(fèi)用收支有疑義，得到了每一個(gè)家長(zhǎng)的鼎力支持，在此表示感謝！

班費(fèi)可以秒收，其他各種簡(jiǎn)單或復(fù)雜的工作同樣可以通過(guò)Excel豐富的函數(shù)和強(qiáng)大的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。秒收班費(fèi)只是起到拋磚引玉的作用，供各位小伙伴參考與借鑒。