1、寫在前面的話
本人從事信息化工作多年彩38源碼搭建QQ2952777280，對Excel等電子表格的多人共享與協(xié)作接觸較早，幫助客戶實(shí)施的方案也較多，因此有些體會和認(rèn)識。正好看到網(wǎng)上這方面的討論較多，但都不完整，我就進(jìn)一步做了專題調(diào)研，整理出來供大家參考，不足之處請批評指正。
Excel全球用戶量超過10億，中國超過3億，幾乎所有單位都在使用。毫不夸張地說，它是世界上最簡單、最流行的數(shù)據(jù)管理工具，非常適合中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在個(gè)人手中，數(shù)據(jù)互不相通。如何做到多人共享并操作同一份Excel，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)互通，就變得很有意義。
本文介紹4款主流的共享協(xié)作方案，除了說明使用方法外，著重講述了各自的原理機(jī)制、權(quán)限控制、適用范圍等，以及如何在手機(jī)、iPad上使用，最后列表對比各方案的優(yōu)缺點(diǎn)，適合Excel用戶、IT人員、管理人員閱讀。
2、本文所用示例
需要共享協(xié)作的場合很多，本文以某公司的售后報(bào)修表為例進(jìn)行說明，如下表所示：
（圖1：本文所用示例）
說明：該報(bào)修信息表需要多人填寫，其中客服負(fù)責(zé)接聽來電，填寫報(bào)修情況；主管負(fù)責(zé)派工，填寫派工情況；技師負(fù)責(zé)上門維修，填寫維修結(jié)果；客服還負(fù)責(zé)回訪，填寫回訪情況。他們各司其職、共同維護(hù)同一份數(shù)據(jù)，協(xié)同完成售后工作。
3、方案概述
由于各方案的篇幅較長、內(nèi)容較多，我擔(dān)心大家會看暈。因此，我先簡要介紹各方案的功能特點(diǎn)，大家有了總體認(rèn)識后，再根據(jù)需要選讀，思路會更清晰些。
方案一：使用共享文件夾
將包含Excel文件的文件夾設(shè)置為網(wǎng)絡(luò)共享，即可實(shí)現(xiàn)多人共享與協(xié)作。本方案的優(yōu)點(diǎn)是簡便易行，而且是免費(fèi)的；缺點(diǎn)是只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用，適合小范圍、簡單的多人協(xié)作，另外穩(wěn)定性較差。
方案二：使用Excel Online
Excel Online是微軟公司的一種在線服務(wù)，它將Excel文件放在云端，用戶在線租賃使用，按年付費(fèi)。優(yōu)點(diǎn)是共享范圍由局域網(wǎng)擴(kuò)大到互聯(lián)網(wǎng)，能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨設(shè)備的共享。缺點(diǎn)有2個(gè)，一是用戶權(quán)限控制不夠；二是無法本地部署，用戶文檔只能放在微軟云端，很多公司有顧慮。
方案三：使用WPS+云辦公
WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應(yīng)于Excel，WPS+云辦公對應(yīng)于Office 365。其優(yōu)缺點(diǎn)與Excel Online類似，但使用方式略有不同。
方案四：使用華創(chuàng)網(wǎng)表
華創(chuàng)網(wǎng)表是華創(chuàng)軟件公司的一款在線表格軟件，與Excel Online類似，也能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨設(shè)備的共享。主要區(qū)別有3點(diǎn)，一是具有更完善的用戶權(quán)限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有對外提醒通知功能。
題外話：Google的SpreadSheet也是一種在線電子表格軟件，但由于眾所周知的原因，Google網(wǎng)站在國內(nèi)很難訪問，幾乎無法使用，因此本文不作介紹。
好了，閑話少敘。接下來，我們詳解各方案的具體用法，并探討各自的原理機(jī)制、優(yōu)缺點(diǎn)等。
4、方案一：使用共享文件夾
本方案的特點(diǎn)是簡便易行，但只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用，適合小范圍、簡單的多人協(xié)作，另外穩(wěn)定性較差。
4.1 如何實(shí)現(xiàn)Excel共享
將包含Excel文件的文件夾設(shè)置為網(wǎng)絡(luò)共享，即可實(shí)現(xiàn)Excel文件多人共享。例如，要將D盤下的文件夾“報(bào)修信息維護(hù)”共享出去，設(shè)置步驟如下：
（圖2：設(shè)置共享文件夾）
說明：上圖將電腦“QH-20141216POVT”上的文件夾“報(bào)修信息維護(hù)”共享出去，并指定郭工、客服、吳興、主管這4個(gè)人可以訪問。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)共享后，他們在自己的電腦上輸入共享鏈接\\QH-20141216POVT\報(bào)修信息維護(hù)即可訪問該文件夾，點(diǎn)擊其中的Excel文件即可打開它。
4.2 如何實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)編輯
雖然大家都能打開文件，但同一時(shí)刻只能一個(gè)人編輯。某用戶打開Excel文件后，該文件就被他鎖住了，其他人只能看不能改。假如客服打開了“報(bào)修信息.xlsx”，你再打開時(shí)就會被警告，阻止同時(shí)修改。如下圖所示：
（圖3：文件被鎖定之提示）
此時(shí)，你有2種打開方式：以只讀的方式打開，只能看不能改；或者，以通知的方式打開，則以只讀的方式先打開，待客服完成修改、關(guān)閉文件后，Excel再彈窗通知你可以修改。如下圖所示：
（圖4：文件可以編輯之提示）
此時(shí)，點(diǎn)擊“讀-寫(W)”按鈕，就輪到你修改了。因此，簡單的文件夾共享只能多人查看，不能多人同時(shí)編輯，適用于單個(gè)人編輯其他人查看的場合。
4.2.1 設(shè)置多人同時(shí)編輯
鑒于不能同時(shí)編輯的缺點(diǎn)，微軟推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一項(xiàng)功能。以Excel2007為例，設(shè)置步驟為：打開共享文件夾中的Excel文件，依次點(diǎn)擊審閱→共享工作薄→允許多用戶同時(shí)編輯→確定，如下圖所示：
（圖5：共享工作薄-允許多用戶同時(shí)編輯）
設(shè)置共享工作薄后，該文件打開后不會被鎖定，其他用戶可以繼續(xù)打開、編輯，還能顯示正在編輯的用戶名單，如下圖所示：
（圖6：共享工作薄-正在編輯的用戶名單）
說明：上圖顯示，客服和主管正在編輯該Excel文件。
4.2.2 數(shù)據(jù)如何刷新
多人編輯時(shí)有個(gè)數(shù)據(jù)刷新的問題，即一個(gè)用戶輸入的數(shù)據(jù)如何顯示到其它用戶的界面上。其實(shí)，Excel是通過保存文件來傳遞新數(shù)據(jù)的，例如，客服錄入新報(bào)修后，其他用戶的界面上并不會立即顯示出來，需要她先Click保存、數(shù)據(jù)存入文件；其它用戶再保存時(shí)，Excel才會偵測文件中的新數(shù)據(jù)并顯示出來，如下圖所示：
（圖7：共享工作薄-數(shù)據(jù)如何刷新）
說明：上圖是主管打開的Excel界面，他點(diǎn)擊保存按鈕時(shí)，Excel會偵測Excel文件中的新數(shù)據(jù)，并以紅色框線的方式顯示出來（第6行），據(jù)此，他就知道客服錄入新報(bào)修了。
通過Click保存按鈕來刷新，屬于手動刷新方式。Excel另外提供了一種自動刷新方式，設(shè)置步驟為：依次點(diǎn)擊審閱→共享工作薄→高級→設(shè)置自動更新間隔，如下圖所示：
（圖8：共享工作薄-設(shè)置數(shù)據(jù)刷新方式）
說明：上圖設(shè)置自動更新間隔為5分鐘，Excel會每5分鐘刷新一次新數(shù)據(jù)。自動刷新的原理機(jī)制很簡單，它仍然是通過保存文件傳遞的，只不過是由Excel定期自動執(zhí)行保存動作，形成定期刷新的效果而已。
4.3 用戶權(quán)限控制
共享文件夾方案中，用戶的權(quán)限控制可以通過兩個(gè)層面來實(shí)現(xiàn)，一是設(shè)置用戶對文件本身的訪問權(quán)限；二是設(shè)置用戶的可編輯區(qū)域。
4.3.1 設(shè)置文件訪問權(quán)限
設(shè)置共享文件夾時(shí)，可以指定哪些用戶能夠訪問，以及每個(gè)用戶的具體權(quán)限。請看本文圖2，給郭工、客服、吳興、主管均授予了讀取/寫入權(quán)限，因此他們都可以編輯。另一種是查看權(quán)限，只能看不能改。
4.3.2 設(shè)置表格可編輯區(qū)域
利用Excel數(shù)據(jù)表保護(hù)功能，可進(jìn)一步限定用戶的可編輯區(qū)域，使得他們只能編輯自己負(fù)責(zé)的區(qū)域，不能修改其它區(qū)域，這樣可避免越權(quán)修改。具體步驟是：先鎖定所有單元格，使得所有用戶對所有單元格都不能編輯；再為用戶設(shè)置可編輯區(qū)域；最后，啟用數(shù)據(jù)表保護(hù)即可。
（1）鎖定所有單元格
打開Excel文件，點(diǎn)擊左上角方格→右鍵→設(shè)置單元格格式→保護(hù)→打勾鎖定→確定，如下圖所示：
（圖9：用戶權(quán)限控制-鎖定所有單元格）
（2）為用戶設(shè)置可編輯區(qū)域
用戶的職責(zé)不同，需要編輯的區(qū)域也就不同。本文示例中，郭工和吳興都是維修技師，其職責(zé)范圍是填寫維修結(jié)果，也就是填寫第I列至L列，因此應(yīng)授予他們修改這幾列的權(quán)限。步驟為：打開Excel文件，依次點(diǎn)擊審閱→允許用戶編輯區(qū)→新建區(qū)域→填寫區(qū)域的標(biāo)題、范圍、密碼→設(shè)置用戶名單→確定，如下圖所示：
（圖10：用戶權(quán)限控制-設(shè)置可編輯區(qū)域）
說明：上圖中，位置④中的引用單元格，用于指定可編輯的區(qū)域，這里為第I列至L列；位置⑤用于指定用戶名單，這里為郭工、吳興；位置④中的區(qū)域密碼，是可編輯區(qū)的保護(hù)密碼，如果其他人知道了此密碼，他也可以編輯該區(qū)域。因此，該區(qū)域的可編輯用戶實(shí)際上有2類人，一是這里指定的用戶，二是知道該編輯區(qū)的保護(hù)密碼的用戶。
維修技師的編輯區(qū)域設(shè)置完成后，結(jié)果如下圖所示：
（圖11：用戶權(quán)限控制-維修技師的可編輯區(qū)域）
同理，繼續(xù)為客服、主管分別設(shè)置可編輯區(qū)域，結(jié)果如下圖所示：
（圖12：用戶權(quán)限控制-可編輯區(qū)域設(shè)置結(jié)果）
說明：上圖限定了各類人員的可編輯區(qū)域，分別是：維修技師可填寫第I列至L列；客服可填寫第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填寫第G列至H列。
（3）啟用數(shù)據(jù)表保護(hù)
前兩步鎖定了單元格，設(shè)置了各用戶的可編輯區(qū)域，但這些設(shè)置只有啟用數(shù)據(jù)表保護(hù)才起作用，操作步驟為：依次點(diǎn)擊審閱→保護(hù)工作表→輸入保護(hù)密碼→確定，如下圖所示：
（圖13：用戶權(quán)限控制-啟用數(shù)據(jù)表保護(hù)）
說明：上圖中，位置③要求輸入一個(gè)數(shù)據(jù)表保護(hù)的密碼，輸入后請牢記。以后如果想調(diào)整可編輯區(qū)，需要先撤銷數(shù)據(jù)表保護(hù)，撤銷時(shí)系統(tǒng)會要求提供此密碼。
經(jīng)過以上設(shè)置，各用戶的可填寫范圍就確定下來了，我們請客服試驗(yàn)一下，效果如下圖所示：
（圖14：用戶權(quán)限控制-可編輯區(qū)域效果）
說明：上圖是客服打開的Excel界面，她可以填寫位置①，因?yàn)锳列是她的可編輯區(qū)域；她無法填寫位置②，因?yàn)镚列不是她的可編輯區(qū)域，填寫時(shí)Excel會彈窗阻止，除非她又能提供該區(qū)域的保護(hù)密碼。
4.4 方案優(yōu)缺點(diǎn)分析
共享文件夾之方案，優(yōu)點(diǎn)是簡便易行、不產(chǎn)生費(fèi)用，但缺點(diǎn)也很多，主要有以下幾點(diǎn)：
（1）只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)及智能手機(jī)日益普及，隨時(shí)隨地處理業(yè)務(wù)是新趨勢，這是缺點(diǎn)之一。
（2）用戶權(quán)限控制不夠
首先說查看權(quán)：無法進(jìn)一步限定可查看的數(shù)據(jù)范圍，所有數(shù)據(jù)都能看到。例如，本文中的維修技師，如果能限定只能查看指派給自己的維修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。
其次說修改權(quán)：要限定用戶的可編輯區(qū)域，指定共享文件夾的用戶必須是域用戶，換言之，您所在的局域網(wǎng)必須建立Windows域環(huán)境才行，很多中小企業(yè)沒有專門IT人員，建Windows域其實(shí)挺難的。
最后說刪除權(quán)：幾乎沒有控制，任何用戶都可以撤銷共享，甚至可以直接刪除Excel文件，一個(gè)不慎操作就能讓所有人的勞動成果瞬間消失！ 這是最要命的。
（3）穩(wěn)定性差
根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，超過5個(gè)用戶同時(shí)編輯，就會經(jīng)常出錯，提示被鎖定，或者無法保存、保存很慢等問題，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。這些都是因?yàn)槲募i定機(jī)制、并發(fā)性差造成的。
5、方案二：使用Excel Online
2011年微軟推出在線服務(wù)軟件Office 365，它將Excel文件放在微軟云端，用戶無需下載安裝Office，在瀏覽器中就能使用Excel，官方稱之為Excel Online。它將共享范圍由局域網(wǎng)擴(kuò)大到互聯(lián)網(wǎng)，能讓用戶隨時(shí)隨地訪問，支持電腦也支持手機(jī)。該服務(wù)是一項(xiàng)收費(fèi)服務(wù)，按用戶數(shù)計(jì)費(fèi)，其中企業(yè)E5版約2千多/用戶/年。
5.1 申請?jiān)囉觅~號
Office 365可免費(fèi)試用，期限1個(gè)月，在微軟官網(wǎng)上注冊申請即可，步驟如下：
（1）進(jìn)入微軟Office首頁，網(wǎng)址：https://www.office.com，點(diǎn)擊頁面上的“獲取Office”按鈕。
（2）進(jìn)入版本介紹頁面，選擇適合您的版本。Office365分家庭版、企業(yè)版2大類，企業(yè)版再分為小企業(yè)版、大企業(yè)版2小類，大企業(yè)版再分為企業(yè)E1版、專業(yè)增強(qiáng)版、E3版、E5版等，這里我們選擇功能最全的E5版，點(diǎn)擊對應(yīng)的“免費(fèi)試用”按鈕。
（3）進(jìn)入賬戶申請頁面，按要求逐步填寫姓名、Email、公司域名、個(gè)人ID、登錄密碼等信息，填好后提交。（4）如順利提交，頁面會提示您申請成功，并告知您登錄網(wǎng)址及登錄ID。
5.2 登錄Office365
獲得試用賬號后，就能以管理員的身份登錄使用了，登錄網(wǎng)址：https://portal.office.com，如下圖所示：
（圖15：Office365登錄頁面）
說明：填寫登錄ID及密碼，點(diǎn)擊“登錄”按鈕，即可進(jìn)入Office365主頁面，如下圖所示：
（圖16：Office365主頁面）
5.3 開設(shè)用戶賬號
Office365是一個(gè)多用戶使用環(huán)境，各人可以有自己的賬號登錄。設(shè)置步驟為：在Office365主頁面，Click首頁右下角的“管理”圖標(biāo)，進(jìn)入Admin Center頁面；再Click“用戶”圖標(biāo)，進(jìn)入用戶賬號管理頁面；再Click“添加用戶”圖標(biāo)，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個(gè)賬號，如下圖所示：
（圖17：Office365-開設(shè)用戶賬號）
說明：開設(shè)登錄賬號后，將Office365的登錄網(wǎng)址、用戶名、密碼發(fā)給他們，他們就可以登錄使用了。Office365不僅支持電腦，也支持在手機(jī)上登錄使用，因此能跨設(shè)備使用。
5.4 上傳Excel文件
Office365是一種在線服務(wù)，程序和文件都存放在微軟云端，也就是存放在微軟的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上傳現(xiàn)有Excel文件，我們以上傳現(xiàn)有為例，步驟為：回到Office365主頁面，Click右上角的“Onedrive”圖標(biāo)，進(jìn)入Onedrive頁面；再Click“上傳”圖標(biāo)，再從本地磁盤選擇文件，再Click“打開”即可，如下圖所示：
（圖18：Office365-上傳文件）
您上傳的文件、新建的文件，都會出現(xiàn)在文件列表中，結(jié)果如下圖所示：
（圖19：Office365-文件列表）
5.5 打開Excel文件
Click文件列表中的文件名，即可打開Excel文件，進(jìn)入Excel Online操作界面，如下圖所示：
（圖20：Excel Online-打開文件）
說明：從圖中可以看出，Excel文件是在瀏覽器中直接打開的。剛打開時(shí)的操作界面是瀏覽模式，只能看不能改。需要修改的話，點(diǎn)擊頁面頂部的“編輯工作薄”圖標(biāo)，進(jìn)入編輯模式，如下圖所示：
（圖21：Excel Online-編輯文件）
說明：從圖中可以看出，Excel Online的編輯界面與Excel桌面程序基本相同。所不同的是，輸入數(shù)據(jù)后是自動保存，不像桌面程序必須點(diǎn)擊“保存”按鈕，因此這里沒有“保存”按鈕。
除瀏覽器打開方式外，你也可以用傳統(tǒng)Excel桌面程序打開它，點(diǎn)擊頁面頂部的“在Excel中編輯”，Office365就會先將Excel文件下載到本地，再用桌面程序打開它，保存時(shí)再存回到云端。
5.6 授權(quán)其他用戶訪問
Excel Online允許多用戶同時(shí)訪問。由于此前已經(jīng)設(shè)置了4個(gè)用戶賬號，現(xiàn)在只需要授權(quán)他們訪問即可，操作步驟：在Excel編輯頁面上，點(diǎn)擊“共享”圖標(biāo)即可進(jìn)入授權(quán)頁面，如下圖所示：
（圖22：Excel Online -授權(quán)其他用戶訪問）
說明：上圖中，位置②用于選擇用戶，輸入他們的名稱或Email地址即可，這里選擇了主管、吳興、客服；位置③用于指定訪問權(quán)限，有可編輯、可查看2種，這里授權(quán)他們可編輯。
文件共享出去后，他們會收到email通知，登錄Office365后從以下位置就能看到該文件：Click主頁面的“Onedrive”圖標(biāo)，再Click“與我共享”標(biāo)簽，即可列出其他人共享給他的文件，如下圖所示：
（圖23：Office365-訪問共享文件）
說明：本圖為客服的Office365界面，這里列出了其他用戶共享給她的文件，Click文件名即可打開文件、編輯該文件。
5.7 多用戶同時(shí)編輯
Excel Online允許多人同時(shí)編輯，能顯示正在編輯用戶名單，甚至每個(gè)用戶正在編輯的單元格，如下圖所示：
（圖24：Excel Online -多用戶同時(shí)編輯）
說明：這是郭工的Office365界面，位置①標(biāo)明客服也在編輯該文件；位置②是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標(biāo)示；位置③則是郭工自己正在編輯的單元格。
如果有更多人同時(shí)編輯，位置①會標(biāo)明“X 個(gè)用戶正在編輯”，點(diǎn)開后能看到正在編輯的人員名單。另外，每個(gè)用戶正在編輯的單元格邊框會標(biāo)上不同的顏色，以示區(qū)分。
但Excel Online不支持可編輯區(qū)域設(shè)置。另外需要注意的是，只有在瀏覽器中打開Excel文件才能同時(shí)編輯，如果Click“在Excel中編輯”則是Excel桌面程序打開方式，那樣只能單用戶編輯。此時(shí)，Office36 Onedrive的作用相當(dāng)于一個(gè)網(wǎng)盤，多人同時(shí)修改同一個(gè)文件，上傳時(shí)必然是沖突的。
5.8 方案優(yōu)缺點(diǎn)分析
Excel Online方案的優(yōu)點(diǎn)是將共享范圍由局域網(wǎng)擴(kuò)大到互聯(lián)網(wǎng)，能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨設(shè)備的共享。缺點(diǎn)有2個(gè)：
（1）用戶權(quán)限控制不夠
每個(gè)人的工作職責(zé)不同，能操作的數(shù)據(jù)范圍就應(yīng)不同。但本方案無法限定可訪問的數(shù)據(jù)區(qū)域，只能整體授權(quán)。就這點(diǎn)來說，它還不如方案一，在那里至少還能設(shè)置用戶可編輯區(qū)。
（2）部署方式唯一
采用本方案，所有程序和數(shù)據(jù)要部署在微軟云端，但用戶文檔往往含保密信息，放在云端很多公司有顧慮。
6、方案三：使用WPS+云辦公
WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應(yīng)于Excel，WPS+云辦公對應(yīng)于Office 365。就多用戶共享與協(xié)作來說，其桌面程序與微軟幾乎一模一樣，也是通過設(shè)置共享文件夾、共享工作薄以及可編輯區(qū)域來實(shí)現(xiàn)，因此本文不再贅述；其WPS+云辦公的使用方式與微軟略有不同，因此本文還是介紹一下。
6.1 申請?jiān)囉觅~號
與微軟Office 365一樣，WPS+云辦公也可免費(fèi)試用，期限90天，在金山官網(wǎng)上注冊申請即可，網(wǎng)址：https://store.wps.cn，點(diǎn)擊頁面上的“立即注冊”按鈕，按要求填寫公司名、用戶名、email地址等信息，提交后您會收到一封賬號激活的email，點(diǎn)擊其中的鏈接即可激活您的賬號。
6.2登錄WPS+云辦公
激活試用賬號后，就可以登錄使用了，點(diǎn)擊官網(wǎng)頁面上的“管理員登錄”按鈕，就能以管理員的身份進(jìn)入登錄頁面，如下圖所示：
（圖25：WPS+云辦公登錄頁面）
說明：填寫email地址及密碼，點(diǎn)擊“立即登錄”按鈕，即可進(jìn)入WPS+云辦公主頁面，如下圖所示：
（圖26：WPS+云辦公主頁面）
6.3開設(shè)用戶賬號
WPS+云辦公是一個(gè)多用戶使用環(huán)境，各人可以有自己的賬號登錄。設(shè)置步驟為：在WPS+主頁面，Click首頁右上角的“新版管理后臺”圖標(biāo)，進(jìn)入管理后臺；再展開“通訊錄”，Click“組織架構(gòu)”圖標(biāo)，進(jìn)入用戶賬號管理頁面；再Click“添加成員”圖標(biāo)，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個(gè)賬號，如下圖所示：
（圖27：WPS+-開設(shè)用戶賬號）
6.4上傳Excel文件
WPS+云辦公是一種在線服務(wù)，程序和文件都存放在金山云端。在那里可以新建Excel文件，也可以上傳現(xiàn)有Excel文件，我們以上傳現(xiàn)有文件為例，步驟為：回到WPS+云辦公主頁面，Click“進(jìn)入云協(xié)作”，左側(cè)“我的團(tuán)隊(duì)”板塊會列出你所在的團(tuán)隊(duì)；Click某團(tuán)隊(duì)，右側(cè)會列出該團(tuán)隊(duì)的文檔，再Click“上傳”圖標(biāo)，即可從本地磁盤選擇文件并上傳，如下圖所示：
（圖28：WPS+-上傳Excel文件）
已上傳的文件，會出現(xiàn)在文件列表中，結(jié)果如下圖所示：
（圖29：WPS+-文件列表）
WPS+中的表格分2種，一是常規(guī)的表格，后綴名為.xlsx，它無法在瀏覽器中編輯，只能在WPS表格桌面程序中編輯，且只能單人編輯；二是協(xié)作表格，后綴名為.wlsx，可以在瀏覽器中直接編輯，支持多人同時(shí)編輯。由于我們需要多人同時(shí)編輯，因此需要把剛才上傳的文件轉(zhuǎn)換為協(xié)作表格，Click文件右側(cè)的“…”標(biāo)志，再Click “轉(zhuǎn)換為協(xié)作表格”，如下圖所示：
（圖30：WPS+-普通表格轉(zhuǎn)換為協(xié)作表格）
轉(zhuǎn)換完成后，文件列表中會增加一個(gè).wxls文件，如下圖所示：
（圖31：WPS+-文件列表）
6.5授權(quán)其他用戶訪問
團(tuán)隊(duì)中的文檔可授權(quán)團(tuán)隊(duì)成員訪問。由于此前已經(jīng)設(shè)置了4個(gè)用戶賬號，現(xiàn)在只需要授權(quán)他們訪問即可，操作步驟：Click協(xié)作表格文件右側(cè)的“…”標(biāo)志，再Click “文件權(quán)限”，如下圖所示：
（圖32：WPS+-授權(quán)其他用戶訪問）
此時(shí)進(jìn)入權(quán)限分配頁面，可設(shè)置各用戶對文檔的操作權(quán)限，包括可見、編輯、重命名、移動等權(quán)限，根據(jù)需要選擇即可，如下圖所示：
（圖33：WPS+-授權(quán)其他用戶訪問）
說明：本文示例中的郭工是管理員，因此擁有全部權(quán)限；其他3人只授予了可見、編輯權(quán)。分配好權(quán)限后，Click“確定修改”即可。
用戶得到授權(quán)后，在他自己的WPS+上就能看到該文件，位置：Click主頁面的“企業(yè)云協(xié)作”圖標(biāo)，再Click“我的團(tuán)隊(duì)”板塊，即可列出他所在團(tuán)隊(duì)的文件，如下圖所示：
（圖34：WPS+-訪問團(tuán)隊(duì)文件）
6.6 多用戶同時(shí)編輯
Click文件列表中的文件名，即可打開文件、編輯該文件。WPS+也允許多用戶同時(shí)編輯同一個(gè)文件，效果與微軟Excel Online類似，如下圖所示：
（圖35：WPS+-多用戶同時(shí)編輯）
說明：這是郭工的WPS表格界面，位置①顯示郭工23分鐘前做過修改；位置②顯示客服幾秒鐘前做過修改；位置③是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標(biāo)示；位置④則是郭工自己正在編輯的單元格。
與Excel Online一樣，如果需要多人同時(shí)編輯，必須在瀏覽器中打開，使用桌面程序也是只能單用戶編輯。另外，WPS+表格修改后也是立即自動保存的，也不支持可編輯區(qū)域設(shè)置。
6.7 方案優(yōu)缺點(diǎn)分析
WPS+的操作方式與Excel Online有所差別，普通表格必須轉(zhuǎn)換為協(xié)作表格才能多人同時(shí)編輯，其它方面差別不大，不再贅述。
7、方案四：使用華創(chuàng)網(wǎng)表
華創(chuàng)網(wǎng)表是華創(chuàng)軟件公司的一款在線電子表格軟件，于2004年推出，目前是V7.2版。與Excel Online類似，可實(shí)現(xiàn)跨地域、跨設(shè)備的共享訪問，但它具有更完善的用戶權(quán)限控制，部署方式也更靈活些。
7.1 申請?jiān)囉觅~號
華創(chuàng)網(wǎng)表也可免費(fèi)試用，在線試用、下載試用均可，期限1個(gè)月。我們以在線試用為例來說明，在華創(chuàng)官網(wǎng)上注冊申請，步驟如下：
（1）進(jìn)入華創(chuàng)網(wǎng)表登錄頁面，網(wǎng)址：http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp，點(diǎn)擊頁面上的“申請賬號”按鈕。
（2）按要求填寫公司名、Email地址、聯(lián)系人等信息，填好后提交，你馬上就會收到Email通知，里面有登錄賬號及密碼，就可以用了。
7.2登錄華創(chuàng)網(wǎng)表
獲得試用賬號后，就能以管理員的身份登錄使用了，如下圖所示：
（圖36：華創(chuàng)網(wǎng)表登錄頁面）
說明：填寫公司名、用戶名、密碼，點(diǎn)擊“登錄”按鈕，即可進(jìn)入華創(chuàng)網(wǎng)表主頁，如下圖所示：
（圖37：華創(chuàng)網(wǎng)表主頁面）
說明：華創(chuàng)網(wǎng)表類似于Excel，也用數(shù)據(jù)表來存放數(shù)據(jù)，上圖中的數(shù)據(jù)表1、數(shù)據(jù)表2、數(shù)據(jù)表3相當(dāng)于Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與常規(guī)操作是分開的，頁面上的“系統(tǒng)管理”板塊用于設(shè)計(jì)，“數(shù)據(jù)表”板塊用于常規(guī)數(shù)據(jù)操作。
7.3開設(shè)用戶賬號
華創(chuàng)網(wǎng)表是一個(gè)多用戶使用環(huán)境，可以為每個(gè)人分配一個(gè)登錄賬號。設(shè)置步驟為：Click頁面上的“系統(tǒng)管理”圖標(biāo)，再Click“用戶管理”圖標(biāo)，進(jìn)入用戶賬號管理頁面；再Click“新增”圖標(biāo)，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個(gè)賬號，如下圖所示：
（圖38：華創(chuàng)網(wǎng)表-開設(shè)用戶賬號）
說明：給用戶開賬號后，將登錄網(wǎng)址、用戶名、密碼發(fā)給他們，他們就可以登錄使用了。不僅支持電腦，也支持在手機(jī)上登錄使用，因此能跨設(shè)備使用。
7.4創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
無論要管理什么，要先建表，并設(shè)置好字段。就本文示例而言，需要先建“報(bào)修信息表”，操作步驟：在“系統(tǒng)管理”板塊，Click“數(shù)據(jù)表管理”，再Click左下角的“新增”，在彈窗中填寫數(shù)據(jù)表名稱后保存即可，如下圖所示：
（圖39：華創(chuàng)網(wǎng)表-創(chuàng)建數(shù)據(jù)表）
新增數(shù)據(jù)表后，需要進(jìn)一步設(shè)置字段（即表頭），操作步驟：Click“字段設(shè)置”，再Click頁面右上角的“新增”即可添加字段。本文示例中，我們設(shè)置了14個(gè)字段，如下圖所示：
（圖40：華創(chuàng)網(wǎng)表-字段設(shè)置）
說明：每個(gè)字段需要指定一種數(shù)據(jù)類型，如：日期型、文字型、數(shù)值型等。常規(guī)數(shù)據(jù)類型很好理解，但華創(chuàng)網(wǎng)表另有下拉框、附件、自動編號、簽字板等特殊數(shù)據(jù)類型，挺有用的，這里簡要說明一下。例如，本文示例中的字段“解決狀態(tài)”，其數(shù)據(jù)類型是下拉框，能以下拉的形式輸入數(shù)據(jù)，下拉選項(xiàng)可以自定義；字段“現(xiàn)場照片”的數(shù)據(jù)類型是附件，能上傳圖片、文件；自動編號字段，能按照前綴+日期+流水號的形式自動編號；簽字板型字段，能在手機(jī)\iPad等觸摸屏設(shè)備上手寫簽字，用于流程審批時(shí)領(lǐng)導(dǎo)簽批，以及付款、送貨時(shí)客戶簽收等。
7.5數(shù)據(jù)操作
設(shè)置好表結(jié)構(gòu)后，就可以錄數(shù)據(jù)、查數(shù)據(jù)了，這些常規(guī)的數(shù)據(jù)操作在“數(shù)據(jù)表”板塊，如下圖所示：
（圖41：華創(chuàng)網(wǎng)表-數(shù)據(jù)操作頁面）
說明：按鈕①用于查詢數(shù)據(jù)，可按任意條件查詢；按鈕②用于新增數(shù)據(jù)；位置③可查看數(shù)據(jù)詳情。需要注意的是，華創(chuàng)網(wǎng)表的數(shù)據(jù)不再存放在一個(gè)個(gè)獨(dú)立的.xls文件中，而是存入后臺數(shù)據(jù)庫。
7.6授權(quán)其他用戶訪問
與Office365及WPS+相比，華創(chuàng)網(wǎng)表具有更完善的權(quán)限控制，設(shè)置好表結(jié)構(gòu)后，就可以為用戶設(shè)置角色權(quán)限。本文示例中，有3類用戶需要訪問，因此我們設(shè)置了客服、技師、主管3種角色權(quán)限，如下圖所示：
（圖42：華創(chuàng)網(wǎng)表-授權(quán)其他用戶訪問）
每個(gè)角色能做哪些操作、能操作哪些數(shù)據(jù)，都可設(shè)置，我們以技師的角色權(quán)限為例進(jìn)行說明，截圖如下：
（圖43：華創(chuàng)網(wǎng)表-角色權(quán)限設(shè)置）
說明：該角色包含郭工、吳興2人；授權(quán)的方式很簡單，打勾表示授權(quán)，不打勾表示不授權(quán)。比如，位置①用于設(shè)置刪除權(quán)，未打勾，表示未授予刪除權(quán)；位置②用于設(shè)置錄入權(quán)，所有字段未打勾，表示未授予新增記錄的權(quán)限；位置③用于設(shè)置查看權(quán)，所有字段都打勾了，表示所有字段都可以查看，但限制了能查看的記錄范圍，只能查看指派給自己的記錄；此機(jī)制可用于按管理層級授權(quán)，層級越低，可操作的數(shù)據(jù)范圍就越小，層級越高，可操作的數(shù)據(jù)范圍就越大；設(shè)置④設(shè)置修改權(quán)，只打勾了維修日期、解決狀態(tài)、上門費(fèi)……等6個(gè)字段，因此只能修改這6個(gè)字段，其它字段不能修改。
由此可以看出，華創(chuàng)網(wǎng)表具有更詳細(xì)的權(quán)限控制，不僅能控制用戶的增刪改等操作權(quán)限，而且能限定可操作的字段范圍、記錄范圍。一句話，Excel Online、WPS+是文件級的授權(quán)，華創(chuàng)網(wǎng)表是字段級、數(shù)據(jù)級的授權(quán)。
7.7設(shè)置提醒模板
提醒通知是華創(chuàng)網(wǎng)表的另一特色功能，能結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)送手機(jī)短信、微信、Email通知等。使用方法：先設(shè)置好提醒模板，系統(tǒng)就會根據(jù)模板隨時(shí)偵測數(shù)據(jù)變化，自動生成提醒信息、自動發(fā)送，無需人工干預(yù)。
本文示例中，我們設(shè)置了3個(gè)提醒模板：新報(bào)修通知信、主管派工通知信、維修完工通知信，如下圖所示：
（圖44：華創(chuàng)網(wǎng)表-提醒模板列表）
說明：新報(bào)修通知信的用途是：每當(dāng)客服錄入了一條新報(bào)修時(shí)通知主管，提醒他及時(shí)指派維修技師；主管派工通知信的用途是：每當(dāng)主管指派了維修技師時(shí)通知技師，提醒他及時(shí)前往維修；維修完工通知信的用途是：每當(dāng)技師完成維修時(shí)通知客服，提醒她及時(shí)回訪。3種提醒聯(lián)動起來，使得每一個(gè)環(huán)節(jié)完成時(shí)自動通知下一環(huán)節(jié)當(dāng)事人，一環(huán)扣一環(huán)，從而推動工作前進(jìn)。
至于每個(gè)提醒模板的具體內(nèi)容，能詳細(xì)設(shè)置提醒時(shí)機(jī)、提醒條件、收信人、提醒內(nèi)容、提醒頻度等，我們以主管派工通知信為例進(jìn)行說明，如下圖所示：
（圖45：華創(chuàng)網(wǎng)表-提醒模板設(shè)置）
說明：位置①用于選擇提醒時(shí)機(jī)，位置②用于選擇數(shù)據(jù)條件，位置③用于選擇提醒方式，位置④用于選擇收信人，位置⑤用于定義信件內(nèi)容，其中的字段（中括弧括起來的部門，如[報(bào)修人]、[報(bào)修日期]等）會在發(fā)送時(shí)替換成真實(shí)數(shù)據(jù)。對該模板設(shè)置進(jìn)行詮釋，其含義就是：每當(dāng)技師欄由空白改成某技師時(shí)（相當(dāng)于指派維修技師），給該技師發(fā)送手機(jī)短信及微信。
7.8 如何在手機(jī)、iPad上使用
華創(chuàng)網(wǎng)表不僅支持電腦，也支持手機(jī)上使用，用法與電腦上一樣，打開瀏覽器、輸入登錄網(wǎng)址即可，如下圖所示：
（圖46：華創(chuàng)網(wǎng)表-手機(jī)上使用）
說明：由于手機(jī)屏幕較小，為了方便操作，請盡量采取橫屏、全屏方式。該方式能隱藏通知欄、地址欄、狀態(tài)欄等，能讓手機(jī)屏幕全部用于網(wǎng)表，而且文字也變大，從而提升視野和可操作性。
7.9 方案優(yōu)缺點(diǎn)分析
華創(chuàng)網(wǎng)表與Excel Online類似，也能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨設(shè)備的共享，除此之外，主要優(yōu)點(diǎn)有：
（1）具有更完善的用戶權(quán)限控制
能按照每個(gè)人的職責(zé)范圍，限定他可做的操作，以及可操作的數(shù)據(jù)范圍，且細(xì)化到記錄、細(xì)化到字段。因此，可對用戶隱藏某些敏感信息，不讓他看的字段，查看權(quán)不打勾即可；可按用戶的管理層級授權(quán)，層級越低，可操作的數(shù)據(jù)范圍就越小，層級越高，可操作的數(shù)據(jù)范圍就越大。
（2）可本地部署
Excel Online與WPS+只能部署在云端，但用戶資料往往含保密信息，放在云端很多公司有顧慮。而華創(chuàng)網(wǎng)表可以部署在本地，所有程序和數(shù)據(jù)都在客戶自己的電腦上，用戶對資料安全更放心。
（3）具有對外提醒通知功能
能結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)送手機(jī)短信、微信、Email等通知信，這是其它方案都沒有的。
主要缺點(diǎn)是：
雖然它支持Excel數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，但必須手工建表、建字段，這個(gè)有些繁瑣。
8、各方案之比較
前面講述了各方案的用法及功能，最后做一下總結(jié)、對比。但值得注意的是，該對比僅限電子表格多人共享與協(xié)作，未涉及其它方面。方案本身無所謂好壞，適合自己就是好的。
