我有一個(gè)習(xí)慣，隨身帶一支筆和一個(gè)本子，如果和人開會，聽到重要的內(nèi)容、對我有啟發(fā)的內(nèi)容，我會隨時(shí)記錄下來；有時(shí)候和朋友吃飯，朋友提到一個(gè)有趣的概念、一本書或者一種思維方式，我也會掏出紙和筆，這時(shí)候也會不小心「嚇著」對方：我就閑聊，你可別太當(dāng)真。
但我也見過不少在很正式的會議中不做記錄的，或者是如果不是老板要求，那也停下筆不想再記錄?？傆X得用紙筆記東西很麻煩，一點(diǎn)都不輕松。
我見過的開會中，大部分是老板要求下屬做記錄。讓我印象最深的開會過程中做會議記錄的，是豌豆莢的創(chuàng)始人王俊煜。每次開會，他都非常認(rèn)真記錄別人講的項(xiàng)目中的要點(diǎn)，下一步行動計(jì)劃，截止時(shí)間點(diǎn)，以及負(fù)責(zé)人，以及在這場會議中新產(chǎn)生的問題及需要線下下一步去研究討論的問題，全都一一列明。在會議結(jié)束之前，就把會議紀(jì)要發(fā)給所有參會人。
我為什么知道得這么清楚呢？因?yàn)橥愣骨v在開會的時(shí)候會有兩塊大屏幕，左邊的屏幕做項(xiàng)目展示，右邊的屏幕顯示的是王俊煜做的記錄，會議紀(jì)要的過程，所有參會者都看得一清二楚。2016 年 7 月，豌豆莢以兩億美金的價(jià)格出售給了阿里巴巴。
知乎在獲得今日資本的投資后，知乎創(chuàng)始人周源說，今日資本創(chuàng)始人徐新給他留下了非常深的印象，因?yàn)槊看蝺蓚€(gè)人交談時(shí)，徐新都會不斷地記筆記。今日資本掌管著 15 億美元的基金，投資了京東、攜程、唯品會等多家上市公司，創(chuàng)始人還堅(jiān)持著這樣的習(xí)慣，可見會議記錄的重要性。
我在寫作課上每次都會問學(xué)員，有沒有做筆記的習(xí)慣？在幾百個(gè)樣本中，只有不到 5% 的人平時(shí)會記筆記；而記筆記的人當(dāng)中，又有大部分只是偶爾記錄一下；能做到每天記錄并定期整理的人，大概也就 1% ，鳳毛麟角。平時(shí)如果不注重筆記，寫東西的時(shí)候一定是「文思枯竭」，腦子能記憶的東西非常有限，一定要將記憶外包給本子、硬盤，讓它們來幫助你記憶。而那極少數(shù)持續(xù)做記錄的人，即便只是記錄幾個(gè)月，也能明顯感覺到自己的成長。
會議備忘是開會過程的重要產(chǎn)出物，因?yàn)槊恳粋€(gè)會議都不是孤立的事件，每一個(gè)會議有明確的目標(biāo)和預(yù)期，會議備忘就是針對目標(biāo)和會議預(yù)期實(shí)際執(zhí)行的一個(gè)呈現(xiàn)。
會議備忘的核心目的有這么幾個(gè)：
1、會議成果對公司內(nèi)其它部門或項(xiàng)目成員有影響，需要有一份資料記載下來給其他人參閱。
2、會議備忘可以給所有參會者一個(gè)提醒：自己接下來的行動計(jì)劃以及對應(yīng)的時(shí)間點(diǎn)。
3、確保參會的所有人對會議共識處于統(tǒng)一認(rèn)識水準(zhǔn)上（on the same page）。每個(gè)人的記憶隨著時(shí)間的流逝會出現(xiàn)偏差，落到書面上才能保證大家日后不會出現(xiàn)分歧，以免產(chǎn)生誤會和產(chǎn)生更高的溝通成本。
會議備忘的核心要素有這么幾點(diǎn)：
1、會議的目的，以及會議基本信息：時(shí)間、地點(diǎn)、參會人。
會議備忘一開頭要注明本次會議的目的是什么，如果你不清楚，一定要在會議開始前問會議組織者這個(gè)問題。
參會人也要弄清楚，尤其是主要發(fā)言人，如果有人通過視頻或者電話接入會議，別忘了寫上他們的名字。有時(shí)候在會議通知中會有所有參會人名單，提前熟悉他們的名字，在會議一開始的時(shí)候一一對上號，這樣就不會搞錯(cuò)。如果開會過程中不知道某個(gè)參會人的名字，先記錄下對方發(fā)言的要點(diǎn)，會后再去詢問，以免漏掉了會議中的重要內(nèi)容。
時(shí)間和地點(diǎn)也記錄下來，這樣日后再來翻閱的時(shí)候，可以幫助參會人清晰地回憶當(dāng)時(shí)的場景。
2、會議成果與會議決定
這是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容。
會議成果：這次會議是否達(dá)成目的，以及是否有新的問題產(chǎn)生。
決定：要把會議過程中大家達(dá)成一致的決定記錄下來，有些會議主要是老板做決定，要將決定明確。比如如果是一個(gè)項(xiàng)目招商討論會，決定選擇哪個(gè)供應(yīng)商要記錄下來。當(dāng)然，也可以適當(dāng)加幾條理由，反映整個(gè)會議決策的過程。
3、下一步行動計(jì)劃、時(shí)間點(diǎn)與負(fù)責(zé)人
行動計(jì)劃要明確、具體，這樣相應(yīng)負(fù)責(zé)人或其他人看到的時(shí)候能清晰知道這是一項(xiàng)什么任務(wù)。
每一件任務(wù)也要明確到人，如果涉及到多人，要有一個(gè)主要負(fù)責(zé)人。如果負(fù)責(zé)人過多，會出現(xiàn)互相推諉，權(quán)責(zé)不明確的情況。主要負(fù)責(zé)人對這個(gè)任務(wù)負(fù)全責(zé)，其他人則是配合和輔助的角色。
要有明確的時(shí)間點(diǎn)。沒有時(shí)間點(diǎn)的任務(wù)指派就是耍流氓。不是有一句話這么說的么：Deadline 就是生產(chǎn)力。
4、需要什么資源支持？
列完行動計(jì)劃、負(fù)責(zé)人、時(shí)間點(diǎn)，每一項(xiàng)行動計(jì)劃需要的資源也需要列進(jìn)去。比如一個(gè)市場活動可能需要 30 萬元的預(yù)算來實(shí)現(xiàn)，一場培訓(xùn)需要人力資源的同事來協(xié)助或者提供一些獎(jiǎng)品支持，這些資源支持都需要寫進(jìn)去。
做會議備忘過程中，有一些事情需要注意：
1、會議中遇到不明白的地方，要及時(shí)提問
如果會議討論過程中，有你聽不明白或不理解的地方，一定要提出來，請發(fā)言人再闡述一遍，保證你理解了對方講的內(nèi)容。不要不好意思，語氣委婉緩和一些的話，別人不會介意的。
提問還有一個(gè)好處，有時(shí)候發(fā)言人以為自己講清楚了，但實(shí)際上大部分聽眾沒聽懂，通過提問的方式可以幫助大家梳理清楚正在講的內(nèi)容，也可以激發(fā)發(fā)言人的思考。
2、不要用轉(zhuǎn)述的口氣去描述細(xì)節(jié)，比如「他說」、「她說」等等，除非這些細(xì)節(jié)非常重要
記錄每位發(fā)言人的核心觀點(diǎn)，用名字 + 觀點(diǎn)的形式列出就可以，別像小說和劇本一樣，寫成人物對白。
3、記結(jié)論，而不是大段的過程
會議過程中討論可能很熱烈，會議備忘主要記錄結(jié)論，對于重要結(jié)論可以把理由總結(jié)概括一下，但是切忌把討論的過程甚至是一些與結(jié)論無關(guān)的內(nèi)容也放進(jìn)去。會記備忘不是項(xiàng)目闡述書。
4、會議結(jié)束后，第一時(shí)間發(fā)會議備忘錄
如果可能，最好在會議結(jié)束半小時(shí)內(nèi)就給所有參會者發(fā)會議備忘；如果會后需要整理的內(nèi)容比較多，那也一定要在當(dāng)天內(nèi)發(fā)出來。一方面趁著剛開完會，印象比較深，不會漏掉細(xì)節(jié)；另一方面，參會者需要拿到行動計(jì)劃，開始執(zhí)行計(jì)劃的任務(wù)。
5、不要一心二用，在開會的時(shí)候聊 QQ 聊微信
我在開會的時(shí)候碰到過，有些人開會的時(shí)候會聊 QQ 、微信、收發(fā)郵件，我自己有時(shí)候也會這么干，但我會告訴自己盡量少這么做，或者等議題與自己無關(guān)的時(shí)候再做。
這樣的想法非常可以理解，因?yàn)榭梢浴赋浞掷瞄_會時(shí)間去討論工作」，我個(gè)人其實(shí)很反對這樣做。如果會議有意義有價(jià)值，你就全身心參與會議討論；如果你覺得會議沒有價(jià)值，那就直接和領(lǐng)導(dǎo)說你有更重要的事情需要處理，離開這個(gè)會議去處理工作。這是更合適的處理方式。
當(dāng)然，有時(shí)候有些人迫于「政治任務(wù)」、「行政命令」開會地話，那你還是玩玩手機(jī)吧。
6、用什么工具做會議備忘？
雖然現(xiàn)在大家普遍用電腦和智能手機(jī)，但比較正式的場合，我推薦使用紙筆和電腦，不推薦用手機(jī)做記錄。原因：紙筆給人感覺最好，一看你就是在做記錄。用電腦和手機(jī)的話，在開會的時(shí)候和別人強(qiáng)調(diào)，你是在做記錄，而不是在聊天；但是手機(jī)很容易被微信打擾影響注意力，而且打字不方便。
我個(gè)人的習(xí)慣是，以前用電腦做記錄，現(xiàn)在用紙和筆記錄，然后再整理到電腦上。不要嫌麻煩，整理的時(shí)候是梳理自己思路的過程，對你理清思路非常有幫助。
我在 LinkedIn 工作的時(shí)候，我的領(lǐng)導(dǎo)從是亞馬遜跳槽過來，我問他，在亞馬遜，你們內(nèi)部怎么開會？他說，在亞馬遜，會議發(fā)起人壓力很大，在上會之前，你需要寫六頁的項(xiàng)目說明書，無論什么項(xiàng)目，都要寫成六頁，并打印出來，所有參會者需要安靜花半小時(shí)讀完，然后再開始討論。
根據(jù)《財(cái)富》雜志的報(bào)道，亞馬遜創(chuàng)始人杰夫·貝索斯認(rèn)為集體閱讀能夠保證注意力不會被分散，更關(guān)鍵的則是寫作備忘錄的技能。他說：「完整的句子是很難寫的，句子里有動詞，每一段有關(guān)鍵句。沒有清晰的思路，無法完成一份六頁長的備忘錄?！?/p>
在國內(nèi)，很多人覺得會議備忘那不就是秘書干的活兒嗎？學(xué)完這節(jié)課，相信你對會議備忘會有全新的認(rèn)識和理解。
本節(jié)作業(yè)
你自己或者你的同事在做會議備忘中，犯過的最大的錯(cuò)誤是什么？以及你認(rèn)為會議備忘對你來說最重要的作用是什么？
謝謝大家，我是師北宸，我們下節(jié)課再見！
