各位新入職的同事，今天我將個(gè)人在職場(chǎng) PPT 編輯中的一些經(jīng)驗(yàn)和大家進(jìn)行分享。

制作一個(gè) PPT 很簡(jiǎn)單，大家不要被網(wǎng)絡(luò)上或被你前輩的 PPT 大作嚇住。因?yàn)橹谱鬟@些 PPT 的人，他們平時(shí)做的 PPT 中有80%很一般，應(yīng)付工作之需而已，只有20%的作品可圈可點(diǎn)，在完成使命后被當(dāng)作藝術(shù)品展示給大家分享，你看到的都是他們的巔峰作品。另外，我希望大家不要因制作 PPT 而占據(jù)大量的工作時(shí)間，公司沒有那個(gè)崗位職責(zé)是“負(fù)責(zé) PPT 的編寫”。只要各位在用心做好本職工作的基礎(chǔ)上，稍微抽出點(diǎn)時(shí)間熟悉一下 PPT 的使用，美化一下版面，慢慢就會(huì)熟能生巧，最終也會(huì)有巔峰之作分享給世人。

PPT 是什么

Microsoft Office 產(chǎn)品家族中有個(gè)名為“ PowerPoint ”的軟件（百度百科 PPT），該軟件主要用來 “演示文稿” ，因其生成的文件擴(kuò)展名是 “.ppt”，所以人們常把下列任務(wù)稱作 “做個(gè) PPT ”（小號(hào)字體是超越教材的內(nèi)容）：

• 做一個(gè)演示文稿：
  <small>這類企業(yè)一般是思想現(xiàn)代化程度較高的，企業(yè)文化健全，員工契合度和滿意度較高。</small>

• 做一個(gè)用投影儀播放的會(huì)議報(bào)告文稿：
  <small>一般是六〇后（或比較傳統(tǒng)）領(lǐng)導(dǎo)的思想模式，企業(yè)文化接近現(xiàn)代化，但還有距離。</small>

• 做一個(gè)可以用投影儀播放，讓很多人共同觀看的的文稿：
  <small>這種企業(yè)生硬模仿現(xiàn)代化思維，企業(yè)文化非常糟糕，常見于國(guó)企。</small>

先要了解你公司使用 PPT 的氛圍

全世界每天新制作的 PPT 可能有百萬計(jì)，但從中能拿出放到分享平臺(tái)的絕對(duì)是鳳毛麟角的。絕大多數(shù)的公司，對(duì) PPT 方面要求不是很高，因?yàn)?PPT 的首要作用是用來說明業(yè)務(wù)，其次才是 PPT 的美觀。所以，針對(duì)新入職的員工，有幾個(gè)重要的提醒：

• 了解公司前輩做的 PPT
  看看他們做的風(fēng)格，打聽一些相關(guān)的不成文的規(guī)矩，你現(xiàn)在不需要突破這些“規(guī)矩”。

• 千萬不要把自己再當(dāng)作學(xué)生
  作為 PPT 新手，千萬不要把在自己學(xué)生時(shí)代（中?；虼髮W(xué)）的感覺帶到公司，如：使用動(dòng)畫、閃爍的效果、音樂等，或使用飄渺、文藝感的插畫。

• 承認(rèn)自己沒有藝術(shù)細(xì)胞，不要畫蛇添足
  作為新人，你還不具備引領(lǐng)整個(gè)公司 PPT 風(fēng)格的能力，你只需要參照公司前輩制作的 PPT 風(fēng)格，中規(guī)中矩，切記不要“畫蛇添足”。寧愿讓領(lǐng)導(dǎo)或同事嘲笑你沒藝術(shù)感，也不要讓他們誤解你花里胡哨。

你的 PPT 給誰看的？

在接受制作 PPT 任務(wù)時(shí)，你首要明確的是這個(gè) PPT 給誰看的。我分四種場(chǎng)景：

1. 在本部門（科室）內(nèi)部使用。
   主要是文字、表格和簡(jiǎn)單的折線圖、柱狀圖，美觀幾乎沒有要求（自己掌握）。在制作完畢并給大家演示完后，除了接收有關(guān)業(yè)務(wù)方面的反饋外，主動(dòng)詢問大家對(duì) PPT 美觀方面的建議。

2. 與其他部門共同使用。
   這就涉及到跨部門協(xié)作，應(yīng)該有一個(gè)“關(guān)系說明”或“分工”之類的，美觀方面要求仍然不高。同樣，在演示完后，接收相關(guān)的反饋和建議。

3. 演示給公司高層
   先不要關(guān)心是否美觀，應(yīng)全心全意地完成演示內(nèi)容，并讓你的直接領(lǐng)導(dǎo)給你把關(guān)。待內(nèi)容達(dá)到要求后，再進(jìn)行美觀方面的修飾，美觀以 “專業(yè)型” 為主。

4. 演示給客戶
   基本流程同上述 3 的要求，美觀方面可以向 “親和力” 調(diào)整。

為你的 PPT 準(zhǔn)備素材

PPT 一般有三類素材，分別是：文字、數(shù)據(jù)和圖片。

• 文字：
  根據(jù)公司行文或文風(fēng)，按要求編寫演示文稿。這就看各位的文筆了，不是本文的內(nèi)容。不過，中國(guó)絕大多數(shù)公司的 PPT 都是長(zhǎng)篇的文字，“演示軟件” 成了 “會(huì)議發(fā)言文字提示器”。這種狀況一時(shí)改變不了，不過做這種文字類的 PPT 很輕松。

• 數(shù)據(jù)：
  為了更好的說明，你需要制作折線圖、柱狀圖，那就需要數(shù)據(jù)。你的數(shù)據(jù)可能來源于其他崗位，那么你需要其他崗位給你提供什么數(shù)據(jù)，是第一手?jǐn)?shù)據(jù)還是已經(jīng)被別人加工過的數(shù)據(jù)，你一定要了解，否則錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)會(huì)讓你得出錯(cuò)誤的結(jié)果，影響你的 PPT 質(zhì)量。

• 圖片：
  針對(duì)流程圖、產(chǎn)品圖、現(xiàn)場(chǎng)圖等圖片的使用，清晰度要高，色彩不要過多。

<本篇完·后篇待續(xù)>