物品整理： 工作空間必須井井有條

工作的斷舍離：必需品混在雜物中會(huì)打亂工作進(jìn)度。整理就是丟棄，工作能力強(qiáng)的人會(huì)丟掉名片，只把關(guān)系留下來(lái)。辦公桌只留計(jì)算機(jī)、電話(huà)、便利貼、月歷，其他全部丟掉。

高效率筆記術(shù)：筆記本左右攤開(kāi)，左頁(yè)紀(jì)錄演講內(nèi)容，右頁(yè)則是自由聯(lián)想空間，所有想法、靈感、提案、企劃、聯(lián)想……都隨心所欲地寫(xiě)在這里。

靈活運(yùn)用便利貼：隨用隨丟，高效又不占空間的便利工作工具。

一、斷、舍、離，工作中也需要

斷舍離=戒掉壞習(xí)慣+舍棄不需要的東西，也就是脫離對(duì)物品的執(zhí)著。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作中的斷、舍、離的重點(diǎn)就是“丟掉”——丟掉“不會(huì)再用的物品”，丟掉“別人有的物品”，丟掉“還會(huì)再得到的物品”，丟掉“不會(huì)馬上需要的物品”。

二、桌面零雜物，效率直通車(chē)

整理辦公桌的訣竅是選出現(xiàn)在的必需品，現(xiàn)在不使用、甚至未來(lái)也不使用的物品則可以丟掉或者送給同事。

那么，什么是必需品，什么又是不需要的呢？不少人時(shí)常搞不清楚這個(gè)問(wèn)題，仿佛辦公桌上的所有東西都是必需的，又仿佛有很多東西是多余的。要學(xué)會(huì)“需要/不需要”的分類(lèi)處理，以下8個(gè)步驟非常重要。

①將現(xiàn)在辦公桌上的所有東西一掃而空，全部放進(jìn)一個(gè)大箱子里。

②從箱子中拿出目前工作需要用的物品。

③一個(gè)星期后，將幾乎每天都用的物品整理出來(lái)。

④再分別整理出2~3天用一次的物品和一周才用一次的物品。

⑤將幾乎每天都要用到的物品擺放在辦公桌上一伸手就能觸碰到的中央位置。

⑥2~3天使用一次的物品擺放在辦公桌上“右手邊”的空間。

⑦一周才用一次的物品擺放在辦公桌上“左手邊”空間。

⑧最后留在箱子里的就是屬于“雜物”，這些東西完全可以丟進(jìn)雜物間或者轉(zhuǎn)送給有需要的同事。

經(jīng)過(guò)這樣的整理，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己再也不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間在尋找物品上了，工作進(jìn)程更加順暢，效率得到了明顯的提升。整潔的辦公桌讓你的心情也變得更加愉悅了。

三、讓數(shù)字化成為你的得力助手

紙質(zhì)文件，不僅整理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且查找起來(lái)也很麻煩。與之相比，數(shù)字化的文件管理就高效多了。具體地說(shuō)，不妨遵循以下幾個(gè)步驟。

步驟1：將紙質(zhì)文件錄入計(jì)算機(jī)。

數(shù)字化時(shí)代，如果因?yàn)楣ぷ髦胁皇墙?jīng)常用得到計(jì)算機(jī)（比如做業(yè)務(wù)員或公關(guān)的）又或者因?yàn)椴簧瞄L(zhǎng)或不喜歡使用計(jì)算機(jī)，而使用檔案袋來(lái)管理紙質(zhì)文件，你很容易埋沒(méi)在堆積如山的紙質(zhì)文件中，這并不是明智之舉。除非你的時(shí)間真的多到可以隨意浪費(fèi)，否則一定要將紙質(zhì)文件錄入計(jì)算機(jī)，這樣不僅節(jié)約空間，而且檢索、查找起來(lái)也方便許多。

紙質(zhì)文件可以丟掉，不過(guò)紙質(zhì)文件上的信息可千萬(wàn)不能丟。這些信息可以全都錄入計(jì)算機(jī)中加以管理，以便使用。

需要注意的是，這里所說(shuō)的錄入，并不是一一打字輸入，你可以借助掃描儀、文字識(shí)別軟件又或者其他的讀取軟件錄入資料。

步驟2：將文件進(jìn)行分類(lèi)管理。 錄入后，文件非常繁雜，有各種用途、各種類(lèi)別。因此，一定要進(jìn)行分類(lèi)管理，這樣工作會(huì)更加高效。

首先，將文件分為“使用中”和“存檔”兩類(lèi)。與手頭上工作相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)，歸類(lèi)在“使用中”，并且工作完成之前都先保存在這里；工作完成后，所有的文件和數(shù)據(jù)就都可以放到“存檔”中。

步驟3：聰明地為文件命名。

為文件取名，不是越簡(jiǎn)單越好，而是越具體越好。舉個(gè)例子，“客戶(hù)1”與“××公司××經(jīng)理-需求調(diào)查-2015.3.21”相比，顯然后者更加靠譜，只要一看文件名就知道文件的大致內(nèi)容是什么。而日期也更有利于我們掌控信息的變化，使文件名更加具有參考價(jià)值。

學(xué)會(huì)聰明地為文件命名會(huì)提升你對(duì)工作的掌控力。具體地說(shuō)，文件名至少應(yīng)該包括這樣幾部分內(nèi)容：文件主體人物、功用、日期。比如，“××公司××經(jīng)理”就是文件主體人物，“需求調(diào)查”是文件的主要功用，“2015.3.21”則是對(duì)應(yīng)的日期。

經(jīng)過(guò)篩選、分類(lèi)、命名后，亂七八糟的各種資料和數(shù)據(jù)立刻就會(huì)變得有條有理了，而具體的文件也會(huì)變得“面目清晰”，這樣你工作起來(lái)會(huì)更加順利。

四、將繁雜的紙質(zhì)文件建檔、歸類(lèi)

整理文件其實(shí)是整理工作的過(guò)程，將自己一天的工作都一一過(guò)目，同時(shí)也為第二天的工作做好打算，避免盲目。

細(xì)節(jié)決定成敗。整理文件這樣一個(gè)小習(xí)慣，在領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)卻是一個(gè)良好的職業(yè)習(xí)慣，是走向成功的必要一步。而要整理好自己各種各樣的文件，下面的一些方法或許能給你幫助。

①批示完畢的文件一定要轉(zhuǎn)交出去，決不能在自己手里過(guò)夜。

②將一些重要卻不經(jīng)常用到的文件放進(jìn)柜子里。

③暫時(shí)沒(méi)有用的文件一定要存入檔案柜，決不能雜亂地堆在眼前。

④將好幾年前的文件掃描成電子版本或者存檔，不要一直堆在辦公桌上。

⑤對(duì)于需要處理的文件，一定要整理好后放在辦公桌的顯著位置，絕不能對(duì)待處理的文件心中無(wú)數(shù)。

⑥將沒(méi)有用的垃圾文件丟掉，清理一下繁雜的辦公桌（電腦里的文件也是如此，該丟的丟，該存檔的存檔）。

⑦日常中需要使用的文件應(yīng)該觸手可及，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)椅子就能拿到。

⑧不屬于自己工作范圍內(nèi)的文件立刻轉(zhuǎn)手給相應(yīng)的人員。

文件雜亂無(wú)章往往會(huì)讓自己覺(jué)得有堆積如山的工作要做，可又毫無(wú)頭緒，好像根本做不完一樣。面對(duì)大量繁雜的文件，你根本無(wú)法感受到工作的輕松和快樂(lè)。

每天騰出10分鐘時(shí)間整理一下文件，一方面可以梳理一下工作計(jì)劃，另一方面又能優(yōu)化工作空間，何樂(lè)而不為呢？

五、學(xué)會(huì)整理，擺脫“洪水文件”

大批堆積的文件，要是你拿它們沒(méi)有辦法，結(jié)果就是你自己成為犧牲品，被看上去不起眼的文件打垮。其實(shí)，簡(jiǎn)化“文件洪水”處理的手段沒(méi)有什么秘密可言，就是一定要想辦法堵塞這些文件的源頭。

那么，如何才能處理好這些如洪水般的文件，從而將自己從“洪水”中解救出來(lái)呢？

①?gòu)默F(xiàn)在開(kāi)始，注意并分析那些被有規(guī)律地送來(lái)的文件、時(shí)事資訊、備忘錄、報(bào)道、信件和垃圾信件，計(jì)算每天處理文件你要花掉的時(shí)間。然后再仔細(xì)判斷有哪些文件可以丟棄，或者哪些文件可以忽略。

②對(duì)于報(bào)道或備忘錄，可以只把有用的內(nèi)容留下，聯(lián)系那些給你送對(duì)你無(wú)用的印刷品或電子信件的機(jī)構(gòu)，讓他們把你的聯(lián)系方式從列表中劃去。

③取消訂閱那些內(nèi)容重復(fù)的時(shí)事通信、雜志和商業(yè)性報(bào)刊。如果你沒(méi)時(shí)間去閱覽，那就更沒(méi)必要訂閱這些雜志。你應(yīng)該這樣看待這些雜志的價(jià)值。如果你沒(méi)時(shí)間來(lái)看這些東西，說(shuō)明它們其實(shí)不怎么重要。

④找出那些真正有用的材料，至于別的則可以理直氣壯地丟在一邊不管。

⑤你完全可以再互聯(lián)網(wǎng)上搜尋有價(jià)值的電子時(shí)事資訊、電子刊物和網(wǎng)上新聞。

⑥通過(guò)某一郵件途徑，與同事以及下屬職員們共享報(bào)刊與時(shí)事資訊，這樣就在總體上節(jié)省了大量的時(shí)間。

六、高效率筆記術(shù)

技巧1：不是只有主要內(nèi)容才重要，細(xì)枝末節(jié)也不可忽視。

通常來(lái)說(shuō)，筆記的基本架構(gòu)應(yīng)該是：抬頭寫(xiě)上時(shí)間、會(huì)議或洽談主題，比如“部門(mén)季度工作匯總會(huì)議2014.10.26”；下面的具體內(nèi)容應(yīng)以“發(fā)言人+關(guān)鍵字”的形式，比如“客戶(hù)反饋不理想→挖掘客戶(hù)深層需求→建立每周溝通交流會(huì)制度→……——公關(guān)部 2組主管××”。

技巧2：不要傻傻照抄筆記，“聯(lián)想”很重要。 記筆記時(shí)，不要只抄錄或者標(biāo)出重點(diǎn)。這樣除了能夠讓你回顧一下會(huì)議或洽談內(nèi)容之外，沒(méi)有絲毫用處。

你可以將筆記本左右攤開(kāi)，左頁(yè)記錄內(nèi)容和重點(diǎn)，右頁(yè)則是屬于自己的自由聯(lián)想空間。所有在洽談、會(huì)議中產(chǎn)生的想法、靈感、提案、聯(lián)想、設(shè)想、空想、疑問(wèn)，都可以記錄在這里。因?yàn)榭吹娜酥挥凶约海圆挥脳l列，不需要講究文字優(yōu)美，也不需要遵循什么麻煩的規(guī)則，只要真實(shí)地記錄心中所想就可以了。

當(dāng)然，想要這些“聯(lián)想”變成寶藏并切實(shí)地為你的工作帶來(lái)幫助，你不能把這些“聯(lián)想”記錄下來(lái)以后就不管了，一定要把它們整理一下，根據(jù)所屬工作領(lǐng)域的不同、功用的不同，將它們進(jìn)行分類(lèi)，并儲(chǔ)存進(jìn)電腦里以便查閱。 在整理的過(guò)程中，那些想法會(huì)更加清晰，你會(huì)更了解它們的價(jià)值、實(shí)現(xiàn)它們的方法與時(shí)機(jī)。

技巧3：選擇適合的筆記本。

筆記本并不是將白紙簡(jiǎn)單裝訂在一起就可以的。不合適的筆記本不僅會(huì)讓你書(shū)寫(xiě)不暢，而且會(huì)增加你的記錄量，你要?jiǎng)谛膭诹Φ貥?biāo)注出標(biāo)題、內(nèi)容、備注部分，此外后期整理起來(lái)也不容易。因此選擇筆記本的時(shí)候一定要滿(mǎn)足以下幾個(gè)條件。

①尺寸最好為B5、A4或A5。

②紙質(zhì)良好，容易書(shū)寫(xiě)（這一點(diǎn)非常重要）。

③每頁(yè)上方有標(biāo)題欄，下方有備注欄。

④每頁(yè)都有裁切壓線(xiàn)，方便撕下來(lái)掃描、影印或貼到其他某個(gè)地方。

七、搜集并保留好用的辦公模板

工作能力強(qiáng)的人會(huì)不斷地搜集更新、更好用的辦公模板。

工作中就應(yīng)該養(yǎng)成搜集有效模板或表格樣式等資料的好習(xí)慣。有了各種好的模板，不論是工作總結(jié)還是會(huì)議演講PPT,做得精致了，不僅自己看著舒服，也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)好印象。

那么，如何才能更好地去搜集整理常用的模板，從而更加高效地工作呢？具體地說(shuō)，不妨參考以下方法。

①不論是自己還是同事用過(guò)的模板，都要先保留一份，而不要用過(guò)了就刪掉。

②時(shí)間緊張而沒(méi)有合適模板的情況下，要懂得利用現(xiàn)有模板來(lái)創(chuàng)建新模板。

③網(wǎng)上搜集來(lái)的PPT模板，更要妥善保存。

④將不同類(lèi)型、不同風(fēng)格的模板根據(jù)類(lèi)別保存到不同的文件里。

⑤了解各種模板的樣式和使用場(chǎng)合，有所篩選，而不要見(jiàn)到一個(gè)就保存一個(gè)，有很多可能是自己根本用不到的。

⑥也可以使用現(xiàn)有模板來(lái)改變當(dāng)前的文件風(fēng)格，使內(nèi)容更加符合。

⑦不要單純通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，而要從各種途徑獲得需要的模板，然后保存。

⑧記清楚自己保存文件的路徑，確保隨時(shí)能找到合適的模板。

八、小小便利貼的強(qiáng)大力量

通常來(lái)說(shuō)，便利貼是隨時(shí)使用、隨時(shí)丟掉的，非常適合一些突如其來(lái)的、計(jì)劃之外的事務(wù)。那么，如何才能夠利用好便利貼，從而讓自己的工作更加順利呢？

①將臨時(shí)的事情及時(shí)地記錄在便利帖上。比如某個(gè)時(shí)候你跟對(duì)方說(shuō)“那么，我2小時(shí)后再打電話(huà)”，掛斷電話(huà)后，將這件事寫(xiě)在便利貼上。

②把便利貼貼到隨時(shí)都能看到的地方，這才是重點(diǎn)。比如你若是從事案頭工作較多，則可以在辦公桌上專(zhuān)門(mén)為便利貼騰出一個(gè)空間，然后集中在此使用便利帖。

③隨身攜帶便利貼，遇到事情隨時(shí)記錄下來(lái)。

④給普通記事本貼上便利貼后，它就能搖身一變成為多功能記事本。我們可以更換不同的便利貼，將其變成具有收集、編輯功能的記事本（這一點(diǎn)在前面我們已經(jīng)詳細(xì)介紹過(guò)）。

⑤其實(shí)筆記本電腦的手托部分也很適合貼便利貼。瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)忽然想做筆記了，這時(shí)候你可以立刻使用這種方法。如果你正在操作電腦時(shí)來(lái)了個(gè)電話(huà)，也能快速地做電話(huà)記錄。除此之外，貼上便利貼還能隔絕污漬，以免弄臟電腦手托。

⑥可以利用便利貼的顏色來(lái)區(qū)分具體信息的不同，比如綠色的用來(lái)記錄客戶(hù)信息，紅色的用來(lái)記錄重要的工作等，便于區(qū)分和運(yùn)用。

⑦可以給自己或公司制作一個(gè)“點(diǎn)子板”，將自己平時(shí)的創(chuàng)意、想法及時(shí)記錄下來(lái)，貼在上面，說(shuō)不定工作中就用得上。

⑧如果你很難習(xí)慣使用便利貼，不喜歡將自己的辦公桌貼得花花綠綠的，那么也可以使用計(jì)算機(jī)的便利貼功能，搜索一款合適的便利貼軟件一定能讓你的工作事半功倍。

九、靈活使用各種聯(lián)絡(luò)工具

我們必須學(xué)會(huì)在合適的環(huán)境情況下使用合適的通信工具，活用各類(lèi)通信工具。比如，有些事非常煩瑣，即時(shí)通信工具也并不一定安全有效，我們就必須將即時(shí)通信工具與電子郵件等工具結(jié)合起來(lái)使用。

①對(duì)于重要的事情，一定要先打電話(huà)通知，然后發(fā)郵件將具體事件交代清楚。

②不論電話(huà)還是郵件，保持簡(jiǎn)短明了的開(kāi)場(chǎng)白。

③對(duì)于不重要的事情，發(fā)郵件即可，等自己有時(shí)間的時(shí)候再去處理。

④控制通話(huà)時(shí)間，保持通話(huà)主題。

⑤對(duì)于緊急需要的東西，而對(duì)方又不方便聯(lián)系，除了打電話(huà)，還要通過(guò)其他的即時(shí)通信工具隨時(shí)與對(duì)方保持聯(lián)系，一旦對(duì)方有空閑時(shí)間，立刻索取。

⑥向同事請(qǐng)求協(xié)作時(shí)，要雙方達(dá)成一致，不要隨意打擾別人。

⑦對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的命令，一定要發(fā)郵件通知到每個(gè)員工，然后通知各科室。

⑧自己能解決的事就不要依賴(lài)別人，要知道，大家都很忙。

⑨工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要立刻同負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系的，要積極嘗試各種聯(lián)絡(luò)方法。

⑩將事情集中起來(lái)一次說(shuō)明白，不要三番五次去麻煩、打擾別人。