每一期無(wú)訟學(xué)院的課堂上，我都會(huì)利用課余時(shí)間和學(xué)員講解我們推薦的四款效率工具。它們分別是Workflowy（www.workflowy.com），Tower（www.tower.im），Pocket（www.getpocket.com）以及印象筆記（www.yinxiang.com）。通過(guò)這幾個(gè)月的課堂實(shí)踐，越來(lái)越多的律師告訴我，他們已經(jīng)把這些工具實(shí)實(shí)在在地運(yùn)用在了自己的工作當(dāng)中。
事實(shí)上，前段時(shí)間Workflowy團(tuán)隊(duì)還發(fā)郵件和我溝通，說(shuō)發(fā)現(xiàn)有很多中國(guó)的用戶開始使用它們，這其中很多是來(lái)自無(wú)訟的推薦。
本文是一篇綜合性的文章，我主要會(huì)和大家分享我們推薦這幾款工具背后的邏輯。但是在正文之前，希望和大家厘清幾個(gè)要點(diǎn)：
- 工具不能『取代』你的工作
工具無(wú)法『幫你』解決問(wèn)題。每次課堂之前，我都會(huì)用一個(gè)大大的PPT強(qiáng)調(diào)——『方法比工具重要一萬(wàn)倍』。你使用工具，是因?yàn)楣ぞ吣軌驇湍銓?shí)現(xiàn)沒有工具時(shí)無(wú)法或者很難實(shí)現(xiàn)的效果。但最核心的部分仍然是你自己。
如果你沒有結(jié)構(gòu)化思考的習(xí)慣，那么Workflowy對(duì)你一點(diǎn)用沒有；如果你沒有團(tuán)隊(duì)協(xié)作的需要，那么Tower什么忙也幫不上你；如果你就是不想畫圖，那么無(wú)論我們?cè)趺赐扑]ProcessOn，它和你也沒有一點(diǎn)關(guān)系。
- 工具最大的價(jià)值在于提高效率
工具是人的能力的延伸，因?yàn)橛辛斯ぞ?，你可以更高效地做更多的事情?/li>
比如成都大成的羅毅律師，通過(guò)Tower建立了自己的305步新三板標(biāo)準(zhǔn)化流程，得以更加高效地管理自己的項(xiàng)目與團(tuán)隊(duì)。用他的話說(shuō)：『我因?yàn)門ower提高了20%的效率，而這多出來(lái)的20%的時(shí)間，讓我可以做更多的事?！?/p>
- 任何工具的學(xué)習(xí)都有門檻
和所有學(xué)習(xí)一樣，當(dāng)你接觸一項(xiàng)新鮮事物，你必然需要通過(guò)一段時(shí)間的使用與練習(xí)才能真正地掌握。
有不少律師對(duì)于工具很排斥，我想其中的原因主要在于對(duì)門檻的恐懼，以及對(duì)于習(xí)慣改變的焦慮。然而無(wú)論你認(rèn)不認(rèn)可，改變已經(jīng)發(fā)生。就像當(dāng)所有人都通過(guò)微信溝通時(shí)，短信已經(jīng)再無(wú)意義。因此盡快跳出舒適區(qū)，擁抱變化，才能帶來(lái)真的改變。
以下是正文——
這篇文章的目的不在教授工具的使用技巧。事實(shí)上，這些工具有的大家已經(jīng)耳熟能詳，有的我們也通過(guò)過(guò)往的文章做了重點(diǎn)介紹。我會(huì)講述我們推薦這些工具背后的邏輯，以及這些工具是如何相輔相成的。
希望可以對(duì)你有所啟發(fā)。
一、建立全局觀——用Workflowy把事情想清楚
我們?cè)谥暗奈恼吕锾岬?，Workflowy是一款可以幫助你更好地進(jìn)行結(jié)構(gòu)化思考的工具。我們表面上在推薦Workflowy，事實(shí)上，我們是在推薦結(jié)構(gòu)化的思考方式。
結(jié)構(gòu)化思考，換一句話來(lái)說(shuō)就是金字塔原理。金字塔原理這個(gè)說(shuō)法來(lái)源于美國(guó)著名的現(xiàn)代管理咨詢公司麥肯錫。大致的意思就是：任何事情都能歸納出一個(gè)中心點(diǎn)，而此中心論點(diǎn)可以由數(shù)個(gè)一級(jí)論據(jù)支撐，這些一級(jí)論據(jù)也可以被數(shù)個(gè)二級(jí)論據(jù)支撐，如此延伸，狀如金字塔。
有點(diǎn)像這個(gè)圖。
我們希望大家可以通過(guò)使用Workflowy，逐漸熟悉結(jié)構(gòu)化思考的工作方式。這種思維方式能夠幫助你更好地建立全局觀，把事情想清楚。事實(shí)上，思維導(dǎo)圖也是采用類似的邏輯。只是由于思維導(dǎo)圖的特點(diǎn)所限，當(dāng)信息非常多時(shí)，它的結(jié)果呈現(xiàn)就非常亂。我們之所以推薦Workflowy，是因?yàn)樗雍?jiǎn)單，更加清晰。
你可以用Workflowy規(guī)劃自己的日程，制定自己的策略，記錄自己的檢索痕跡，提煉自己的演講內(nèi)容……總而言之，所有能夠結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，你都可以通過(guò)Workflowy來(lái)實(shí)現(xiàn)。
下圖是天同律師做的庭審思路整理（示意）：
重要的話再說(shuō)一遍：我們表面上在推薦Workflowy，實(shí)際上是在推薦你用它來(lái)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的思考，從而建立自己思想上的全局觀。
【延伸閱讀】忘掉思維導(dǎo)圖，用它來(lái)更好地整理你的思維
二、團(tuán)隊(duì)管理與項(xiàng)目協(xié)作——用Tower把事情安排好
有了大局觀之后，就要著眼于當(dāng)下，踏踏實(shí)實(shí)地完成每一步。無(wú)論是進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目，還是辦理一個(gè)案件，如果你的團(tuán)隊(duì)超過(guò)3人，如果你有項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行，只要你想更好地管理自己所有的項(xiàng)目，更好地協(xié)調(diào)自己的團(tuán)隊(duì)，那么你就會(huì)需要使用Tower。
所有的項(xiàng)目協(xié)作，究其本質(zhì)無(wú)非基于以下幾點(diǎn)：
- 所有的大項(xiàng)事件，都可以被拆分成許多小項(xiàng)任務(wù)
- 每一個(gè)任務(wù)，都會(huì)由一個(gè)特定人來(lái)完成（同一個(gè)事情無(wú)法被兩個(gè)人同時(shí)完成，如果你認(rèn)為同一個(gè)任務(wù)可以分配給兩個(gè)人，說(shuō)明這個(gè)事項(xiàng)還拆得不夠細(xì)）
- 每一個(gè)任務(wù)都會(huì)有特定的截止時(shí)間，每一個(gè)任務(wù)的完成，都會(huì)產(chǎn)生一定的結(jié)果（文件、圖片等等）
- 除此之外，還有一些特定的『時(shí)間點(diǎn)』需要和團(tuán)隊(duì)成員共享
以上幾點(diǎn)，Tower用最符合邏輯的方式幫你完成：
- 建立團(tuán)隊(duì)，用微信將自己團(tuán)隊(duì)的人拉入Tower。
- 建立項(xiàng)目，把項(xiàng)目涉及的特定的人進(jìn)一步放入項(xiàng)目。
- 在項(xiàng)目里建立任務(wù)，安排給特定的人，標(biāo)注好重要程度，以及截止時(shí)間。
- 任務(wù)完成后，相應(yīng)的結(jié)果材料，上傳至文件區(qū)。
- 確定特定日期（比如開庭），在日歷里建立共享日歷，團(tuán)隊(duì)所有成員都能看到。
當(dāng)你的項(xiàng)目流程已經(jīng)固定，并且可復(fù)制的時(shí)候，你可以把所有的步驟都建立成模板，每次新開一個(gè)項(xiàng)目，都直接從模板啟動(dòng)。
這不就是標(biāo)準(zhǔn)化么。如前文所述，大成的羅毅律師，就用它做了新三板標(biāo)準(zhǔn)化流程305步。
與此同時(shí)，Tower能夠記錄、提醒團(tuán)隊(duì)成員每一步完成的結(jié)果。作為項(xiàng)目的管理者，你可以用它更好地掌控自己的團(tuán)隊(duì)情況。而作為參與者，因?yàn)槟愕男袨楸煌暾涗?，你可以地了解自己的工作情況。
Tower已經(jīng)足夠簡(jiǎn)單，這個(gè)過(guò)程中，最大的挑戰(zhàn)在于習(xí)慣的改變。
我們之所以推薦Tower，是因?yàn)樵谒砩?，我們看到了未?lái)法律人大規(guī)模無(wú)邊界協(xié)作的可能性。事實(shí)上，改變已經(jīng)發(fā)生。除了羅毅律師，已經(jīng)有越來(lái)越多的學(xué)員用Tower來(lái)管理自己的團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目。
即使你只有一人，這種工作習(xí)慣依然可以讓你受益。Tower可以幫你更好地把事情規(guī)劃好。
【延伸閱讀】法律人如何用Tower管理你的項(xiàng)目
三、碎片化閱讀——用Pocket整合你的碎片化閱讀
獲取信息的重要方式就是閱讀。然而在這個(gè)信息龐雜的時(shí)代，閱讀已經(jīng)越來(lái)越碎片化。一個(gè)很常見的場(chǎng)景是這樣的：你在看微信朋友圈的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)一篇好文章。只是當(dāng)時(shí)你可能在車上或者在吃飯，沒有時(shí)間讀完，于是你點(diǎn)了收藏。
這個(gè)場(chǎng)景不光發(fā)生在微信上。如果你獲取信息的渠道很多，你可能在很多軟件的收藏夾里，都放了很多沒有來(lái)得及讀的文章。
課上分享Pocket這個(gè)工具的時(shí)候我都會(huì)笑稱，這個(gè)收藏鍵就像刪除鍵，你點(diǎn)了收藏，可能你就再也不會(huì)讀了。
既然碎片化閱讀的大環(huán)境無(wú)法改變，我們推薦的策略就是：碎片搜集——整合閱讀。
- 把所有渠道上的來(lái)不及讀完的文章，都統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)。
- 利用某個(gè)整塊的時(shí)間，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一閱讀。
因此我們推薦Pocket，它就是為這個(gè)場(chǎng)景而設(shè)計(jì)的。
【延伸閱讀】與其把文章收藏了卻再也不看，不如試試這個(gè)工具
四、知識(shí)管理——用印象筆記建立你的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)
在無(wú)訟學(xué)院的課堂上，Pocket和印象筆記是當(dāng)做知識(shí)管理的一部分一同講解的。我們推薦大家使用Pocket解決信息的搜集的問(wèn)題，把Pocket當(dāng)做信息的中轉(zhuǎn)站，整合閱讀之后，再把需要的信息放到印象筆記里存起來(lái)。
這里有一個(gè)概念——知識(shí)管理不是管理知識(shí)。如果你放到印象筆記里的信息自己都從來(lái)沒有看過(guò)，那么這個(gè)信息對(duì)你一點(diǎn)意義也沒有。因?yàn)闆]有通過(guò)你的處理與轉(zhuǎn)化，它并不是你的知識(shí)。你只是像倉(cāng)鼠一樣把它們存起來(lái)了。本質(zhì)上和你點(diǎn)了收藏一樣。
所以我們推薦大家使用印象筆記要和Pocket配合起來(lái)，背后的邏輯是，通過(guò)Pocket來(lái)幫助你做信息存儲(chǔ)前的篩選。印象筆記可以當(dāng)做你的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)，你可以把它理解成你的『第二大腦』。既然是在自己的大腦里存入信息，從信息純度的角度，也建議大家做一定的篩選。
我們推薦印象筆記的原因，在于它強(qiáng)大的檢索功能。每期課上我都會(huì)舉這樣一個(gè)例子：
下圖是某次活動(dòng)一個(gè)律師朋友做的筆記，手寫的，里面有四個(gè)寫得比較清楚的字『知識(shí)產(chǎn)權(quán)』。
在印象筆記里是可以搜到的。
有了這么強(qiáng)大的檢索功能，它才成為真正意義上的『第二大腦』。很多信息，放入印象筆記，需要的時(shí)候一搜就能搜到。
總結(jié)——
上文即是我們推薦的工具集合。通過(guò)這四個(gè)工具的配合，我們希望律師都能夠掌握結(jié)構(gòu)化的思維方式，標(biāo)準(zhǔn)化的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，建立自己的閱讀和知識(shí)管理體系，從而更好地提升自己。
我在課堂上分享的PPT，已經(jīng)轉(zhuǎn)成PDF文件，可點(diǎn)擊此處下載：http://pan.baidu.com/s/1mg8ek1y
最后——
不知道你是否發(fā)現(xiàn)，我少介紹了一款工具——ProcessOn，一款制作可視化圖表的利器。原因在于，這個(gè)工具的演示最好的方式是視頻。由于工程量會(huì)比較大，如果你期待以視頻的方式學(xué)習(xí)這款工具，請(qǐng)投下面一票。
謝謝。
