在ThoughtWorks，我們一直實踐著遠(yuǎn)程優(yōu)先的理念，正是因為有這樣的理念，物理上的隔離并不意味著我在單打獨斗。而本文正是想要與大家分享在遠(yuǎn)程協(xié)作，特別是遠(yuǎn)程會議中可能遇到的問題以及對應(yīng)的解決方案。
作為一個以建立關(guān)系、促進(jìn)團隊協(xié)作、為客戶交付成果為生的人，著實難以適應(yīng)這突如其來被禁足的日子，預(yù)計這樣的日子還將持續(xù)一段時間。令我深感欣慰的是，在ThoughtWorks，我們一直實踐著遠(yuǎn)程優(yōu)先的理念，正是因為有這樣的理念，物理上的隔離并不意味著我在單打獨斗。而本文正是想要與大家分享在遠(yuǎn)程協(xié)作，特別是遠(yuǎn)程會議中可能遇到的問題以及對應(yīng)的解決方案，這些方法或許很細(xì)節(jié)，甚至有些瑣碎，但我相信其中的每一點都將使你受益。
通過視頻會議進(jìn)行溝通對我而言是再自然不過的工作方式。穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)、效果良好的麥克風(fēng)和耳機、清晰的視頻畫面、即時聊天工具、以及其他能夠進(jìn)行實時協(xié)作的工具，擁有合適的工具和工作習(xí)慣，幫助我們推動日常業(yè)務(wù)不斷發(fā)展?，F(xiàn)如今，能夠?qū)⒚鎸γ娴囊龑?dǎo)技能運用到虛擬世界中，令我十分激動。當(dāng)然，相比于平時，這需要更強的紀(jì)律性，以便我們在遠(yuǎn)程協(xié)作時能夠更加出色的完成工作，以增強遠(yuǎn)程協(xié)作的效能。
在遠(yuǎn)程和分布式的環(huán)境下，能夠獨自或者以結(jié)對的方式高效工作是一回事，而小組間的協(xié)作是另一回事，這其中的差異可以歸結(jié)為遵循重要的原則以及運用新的技術(shù)。就如同學(xué)習(xí)任何新事物一樣，一開始也許會覺得有些怪異，當(dāng)這成為第二天性之后，你會發(fā)現(xiàn)你所付出的努力是完全值得的。
明確會議的目的。所有人都應(yīng)當(dāng)知道會議的目標(biāo) – 當(dāng)人們知道會發(fā)生什么時，他們會感到更自在。
- 是否是為了討論某個話題？
- 需要大家達(dá)成一致嗎？請準(zhǔn)備一個制定決策的計劃。（例如，陳述這個決定，并讓大家表決。）
- 是否需要大家共同獻(xiàn)策？使用一個大家可以共同協(xié)作的工具。市場上有很多免費的工具，例如Fun Retro。付費的工具有Mural，甚至是Google Sheet。
- 準(zhǔn)備好會議章程，并確保大家知道誰來主持以及如何進(jìn)行。
允許每個人都能表達(dá)他的觀點。沒有什么比在會議上插不上嘴更讓人受挫。（我從Center for Purposeful Leadership學(xué)習(xí)到一些很棒的技巧）
- 請每個人打開攝像頭
- 在大家進(jìn)入“會議室”時打招呼（這不僅顯得親切，同時還能夠測試大家的音頻）
- 在會議開始時讓每個人介紹自己的名字和所處的地方。這樣既能為會議開場，又能抓住所有人的注意力
- 讓大家輪流陳述有關(guān)某個特定話題的想法（在聊天窗口中列出發(fā)言順序，詳見下文“時間盒”）
- 偶爾允許人們進(jìn)行自由討論。我說“偶爾”，是因為會議常常自然而然的演變成自由討論，這并不是不好，只是這不應(yīng)變?yōu)闀h的唯一形式
時間盒。非常有意思的是，當(dāng)你對著視頻中的人講話時，你常常會覺得自己在表演《哈姆雷特》，念著自己的獨白，而忘記了應(yīng)當(dāng)輪流進(jìn)行簡潔的發(fā)言。
- 為每個人的發(fā)言設(shè)置時間限制；人們在一兩分鐘甚至三十秒內(nèi)表述的內(nèi)容會讓你驚訝。
- 可以使用有聲音提示的計時器以示公正。不過沒有必要對此過于緊張：當(dāng)人們聽見倒計時響起時，他們自然便知道該結(jié)束發(fā)言了。
- 切實的為你所需要討論的話題規(guī)劃好時間盒。當(dāng)你需要更多時間的時候，你可以征求小組的意見。
合理使用聊天窗口。
- 對觀點表示贊同
- 補充細(xì)節(jié)和重新措辭
- 有趣的笑話和雙關(guān)語（有時這也會很有趣呢）
允許靜默的空間。
- 在人們交談中出現(xiàn)短暫的停頓是完全沒有問題的，實際上，有許多出色的點子會在此時迸發(fā)。
- 如果需要，可以計劃或者安排一個反思時刻。
這個觀點可能會令你感到不悅 – 請將其他軟件靜音。當(dāng)你正在進(jìn)行視頻會議的時候，你自然而然的會去查看郵件或者聊天內(nèi)容。許多人甚至已經(jīng)是“視頻臉”的高手了，因此你能在假裝參加會議的時候回應(yīng)其他事情。請不要這么做！弄清楚現(xiàn)在需要做什么，讓大家能夠?qū)⒆⒁饬Ψ旁诒敬螘h上。
- 有明確的目標(biāo)和議程。
- 傾聽他人 – 你也希望大家認(rèn)真聽你說話，同樣的，他們的話語也可能啟發(fā)你。
- 如果會議過長，請在中間適當(dāng)?shù)陌才挪栊獣r間。
我正在計劃一些治理類型的會議和工作坊，在過去，他們通常是面對面的形式，而現(xiàn)在則完全是線上的。如果你使用過一些非常棒的技巧，請與我分享。我將非常樂意采納他們。
作者：Kathy Gettelfinger
譯者：祁凡
英文原文：https://www.thoughtworks.com/insights/blog/dont-stop-collaborating-just-because-youre-remote
