書(shū)名：《羅伯特議事規(guī)則》
作者：亨利·羅伯特
名人推薦：
萬(wàn)科集團(tuán)創(chuàng)始人王石：“100多年的長(zhǎng)銷(xiāo)不衰，已經(jīng)證明了羅伯特議事規(guī)則的生命力。它保持了嚴(yán)謹(jǐn)性、穩(wěn)定性、建設(shè)性和中立性，值得各級(jí)各類(lèi)組織借鑒并應(yīng)用，從中發(fā)現(xiàn)組織治理的精髓，進(jìn)而窺見(jiàn)人類(lèi)治理自身的奧秘?！?/p>
《羅伯特議事規(guī)則》這本書(shū)主要講了一個(gè)會(huì)議通常包括幾個(gè)環(huán)節(jié)？高效會(huì)議需要遵循哪些基本原則？
會(huì)議本是集思廣益、達(dá)成共識(shí)、解決問(wèn)題的好辦法。但是在管理實(shí)踐中，會(huì)議本身反而成了一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題：開(kāi)會(huì)閑扯、超時(shí)、會(huì)議成為一言堂，等等；歸根結(jié)底，問(wèn)題在于，會(huì)議缺乏議事規(guī)則?！读_伯特議事規(guī)則》旨在解決這個(gè)問(wèn)題，提供一套規(guī)范、科學(xué)、實(shí)用的議事規(guī)則。
會(huì)議的8條基本原則：
第一條原則，“無(wú)動(dòng)議不辯論”
動(dòng)議就是提議，開(kāi)會(huì)要討論的一個(gè)主題。先有了明確動(dòng)議，開(kāi)會(huì)才能有的放矢。這條原則，也有稱(chēng)為“動(dòng)議中心原則”，很大程度上是杜絕閑扯，保證會(huì)議的高效率。
第二條原則，“一時(shí)一件”
一個(gè)時(shí)間只討論一個(gè)動(dòng)議，參會(huì)者的發(fā)言不能偏離這個(gè)動(dòng)議，一個(gè)動(dòng)議處理完了，再進(jìn)入下一個(gè)。
第三條原則，“一事一議”
一個(gè)動(dòng)議一旦處理了，原則上，在同一次會(huì)議里，不再討論第二次，這是為了保證效率。
第四條原則，“充分辯論”
保證每個(gè)參會(huì)者都能充分地發(fā)表自己的意見(jiàn)。
第五條原則，“機(jī)會(huì)均等”
每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)，按照先后順序。你在發(fā)言的時(shí)候，別人不得打斷。
第六條原則，“立場(chǎng)先行”
發(fā)言的時(shí)候，先要表達(dá)明確的立場(chǎng)，是贊同？還是反對(duì)？表達(dá)完立場(chǎng)，再講理由。
第七條原則，“限時(shí)限次”
每位參會(huì)者的發(fā)言有時(shí)間和次數(shù)的限制?！读_伯特議事規(guī)則》規(guī)定，每人擁有兩輪發(fā)言機(jī)會(huì)。
第八條原則，“多數(shù)裁決”
開(kāi)會(huì)議事，討論是過(guò)程，最后還需要達(dá)成共識(shí)。怎么達(dá)成共識(shí)呢？依靠投票表決，如果多數(shù)參會(huì)者贊同，一項(xiàng)動(dòng)議就獲得通過(guò)。
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，《羅伯特議事規(guī)則》的眾多規(guī)則就是依靠上述8條基本原則設(shè)計(jì)出來(lái)的。
采用羅伯特議事規(guī)則，會(huì)議中的一個(gè)議事流程分為三步。
第一步：提出動(dòng)議；第二步：辯論；第三步：表決。通過(guò)這三步就完成了一個(gè)動(dòng)議，走完了一個(gè)完整的議事流程。這個(gè)時(shí)候，會(huì)議中如果還有其他動(dòng)議要處理，就再提出一個(gè)新的動(dòng)議，再辯論、再表決，以此類(lèi)推。
會(huì)議之前，需要進(jìn)行充分準(zhǔn)備。首先是內(nèi)容準(zhǔn)備。所有會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員也要提前看完資料并做準(zhǔn)備。其次是人員準(zhǔn)備。
《羅伯特議事規(guī)則》要求會(huì)議出席人數(shù)達(dá)到“法定人數(shù)”。所謂法定人數(shù)，是指要開(kāi)相關(guān)會(huì)議，最少得有多少成員參加。最后是會(huì)議組織準(zhǔn)備。
根據(jù)羅伯特議事規(guī)則，每場(chǎng)會(huì)議必須設(shè)定一名主持人和一名秘書(shū)。主持人負(fù)責(zé)主持會(huì)議，執(zhí)行議事規(guī)則。秘書(shū)負(fù)責(zé)形成會(huì)議的書(shū)面記錄。主持人在會(huì)議中需要保持中立。所謂中立，指主持人在會(huì)議中盡量不發(fā)表自己的意見(jiàn)，他只是按照議事規(guī)則，推動(dòng)會(huì)議向前進(jìn)展。
完成三項(xiàng)準(zhǔn)備工作之后，如期舉行會(huì)議。
議事流程的第一步是：提出動(dòng)議。先由成員提出明確動(dòng)議（議題），如果有其他成員附議，該項(xiàng)動(dòng)議即可提交會(huì)議正式考慮。所謂附議，是指其他某位成員認(rèn)為該動(dòng)議值得在會(huì)議上考慮，那么他可以直接說(shuō)：“我附議”。
主持人宣布議題之后，議事流程的第二階段即開(kāi)始，稱(chēng)為“展開(kāi)辯論”。 在辯論開(kāi)始之初，提出動(dòng)議的成員有權(quán)率先發(fā)言，進(jìn)一步闡述其提出動(dòng)議的理由或者背景。進(jìn)入辯論階段之后，任何成員希望發(fā)言，他首先要取得發(fā)言權(quán)。
大型會(huì)議中，他需要起立，稱(chēng)呼主持人，然后征得主持人的準(zhǔn)許。如果是小型會(huì)議，那么他只需要舉手申請(qǐng)發(fā)言，而主持人點(diǎn)頭示意即可。在辯論中，主持人依據(jù)“機(jī)會(huì)均等”原則，安排參會(huì)人員依次發(fā)言，并依據(jù)“限時(shí)限次”原則，約束控制發(fā)言環(huán)節(jié)。而參會(huì)者也需遵照“立場(chǎng)先行”原則發(fā)言。
一旦在辯論中，沒(méi)有人再要求發(fā)言，或者所有人的發(fā)言次數(shù)都已經(jīng)用完了，這個(gè)時(shí)候，議事流程的第二步結(jié)束，議事流程進(jìn)入第三步：表決。主持人請(qǐng)贊同該動(dòng)議的成員舉手，統(tǒng)計(jì)票數(shù)；然后再請(qǐng)反對(duì)該動(dòng)議的成員舉手，統(tǒng)計(jì)票數(shù)。
表決依靠“多數(shù)裁決原則”。一種是過(guò)半數(shù)表決，一種是三分之二表決。無(wú)論那種，在計(jì)算總票數(shù)的時(shí)候，都是只計(jì)算那些有表決權(quán)而且實(shí)際參與表決的參會(huì)者。表決通過(guò)，該動(dòng)議即獲得通過(guò)，按要求交付執(zhí)行。至此，完成一個(gè)完整的議事流程。
《羅伯特議事規(guī)則》中還有一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的一部分內(nèi)容，關(guān)于動(dòng)議的優(yōu)先級(jí)順序。
實(shí)際上，前面講的動(dòng)議，更準(zhǔn)確地說(shuō)，應(yīng)該稱(chēng)為“主動(dòng)議”，也就是主要的動(dòng)議。它能引入一項(xiàng)實(shí)質(zhì)性的事務(wù)。比如，一個(gè)計(jì)劃、一種行動(dòng)、一項(xiàng)任務(wù)。但是在考慮主動(dòng)議的過(guò)程中，會(huì)遇到一些特殊情況，比如會(huì)議需要中途休息、休會(huì)、停止辯論、修改主動(dòng)議，等等。
如何在不違反“一時(shí)一件”原則的基礎(chǔ)上，處理這些情況呢？《羅伯特議事規(guī)則》將它們?cè)O(shè)計(jì)為另外一種類(lèi)型的動(dòng)議：輔助動(dòng)議，設(shè)定輔動(dòng)議的優(yōu)先級(jí)高于主動(dòng)議。
所謂優(yōu)先級(jí)，可以理解為處理順序。優(yōu)先級(jí)高的動(dòng)議先處理。優(yōu)先級(jí)相同，則遵循“一時(shí)一件”原則。有了動(dòng)議的優(yōu)先級(jí)設(shè)計(jì)，會(huì)議考慮主動(dòng)議的時(shí)候，如果遇到特殊情況，即可提出輔動(dòng)議，優(yōu)先處理，靈活應(yīng)對(duì)。
書(shū)中金句摘錄
每個(gè)會(huì)議組織都需要正式采納一套議事規(guī)則，這主要是由于人們對(duì)于“通用議事規(guī)則”的具體條款可能理解不充分或者存在分歧，而這些分歧可能對(duì)一些重大問(wèn)題產(chǎn)生不同的結(jié)果。
會(huì)議就是通過(guò)運(yùn)用各種動(dòng)議來(lái)一步步展開(kāi)的，動(dòng)議構(gòu)成了會(huì)議的基本單位。
從廣泛的意義上講，“辯論”是人類(lèi)文明的基本元素之一，它使人類(lèi)社會(huì)能夠產(chǎn)生理性而有價(jià)值的決定。
在一些組織中，有時(shí)候一些約定俗成的“慣例”做法已經(jīng)成為事實(shí)上的規(guī)則。這些“慣例”如果跟組織指定的“議事規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)”或者組織已有的成文規(guī)則沒(méi)有矛盾之處，那么理應(yīng)被遵守。
