沒有計(jì)劃就沒有項(xiàng)目；沒有計(jì)劃控制就沒有項(xiàng)目管理。

——郭致星

大量的研究支持如下觀點(diǎn)：認(rèn)真地做好計(jì)劃工作與項(xiàng)目的成功密切相關(guān)，而且據(jù)我們所知，沒有任何一項(xiàng)研究支持相反的觀點(diǎn)。之前，我們曾討論過項(xiàng)目計(jì)劃的三大作用，也就是：

第一，計(jì)劃是應(yīng)對帕金森定律的手段。

第二，計(jì)劃可以保證目標(biāo)不丟失、方向不跑偏。

第三，計(jì)劃可以使難度提前出現(xiàn)并降低做項(xiàng)目的整體難度。

但是，許多公司在計(jì)劃方面仍然做得很差！

01基于愿望的計(jì)劃必將破產(chǎn)

1. 基于愿望而不是基于現(xiàn)實(shí)

在實(shí)踐中，項(xiàng)目計(jì)劃的一個問題就是他們的計(jì)劃不是基于能力，而是基于愿望。一些行業(yè)文章中有關(guān)項(xiàng)目成功的光鮮故事使得經(jīng)理們認(rèn)為只要他們的團(tuán)隊(duì)足夠努力，就會非常卓越。通常，這種激勵的把戲最終導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)不僅沒能提高績效，反而功能失調(diào)。無數(shù)的事實(shí)表明，管理者們漠視超越極限和完全不合理的差別，隨著時間的推移，超越極限的項(xiàng)目計(jì)劃就成為不理性的、基于愿望的計(jì)劃。

平衡能力和需求是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，因?yàn)樗壬婕爸T如估計(jì)等定量問題，也涉及諸如不斷升級的客戶需求和員工激勵等定性問題。

解決定量問題需要具備估計(jì)和計(jì)劃技能，項(xiàng)目的不確定性和風(fēng)險對能力提出了更大挑戰(zhàn)。組織往往基于愿望做計(jì)劃，而不是基于自身能力。

經(jīng)理們希望團(tuán)隊(duì)能夠完成50個功能以滿足市場需求，盡管項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員清楚地知道完成30個功能才是更現(xiàn)實(shí)的做法。許多經(jīng)理把壓力作為一種激勵技巧，讓員工滿負(fù)荷的工作似乎是他們最廣泛使用的方法之一。

2. 愿望破產(chǎn)的過程

市場需求增大，項(xiàng)目經(jīng)理面對競爭壓力，常要挑戰(zhàn)極限，于是，基于愿望的計(jì)劃開始了。自然，問題隨之而來。

首先，計(jì)劃建立在需求大大超過能力的基礎(chǔ)上。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)被迫接受這些需求（但他們并非真正接受這些需求）。

接著，如果計(jì)劃不切實(shí)際，就必然忽視進(jìn)度和功能等因素。然而，不能按時交付產(chǎn)品的話，就會被認(rèn)為是“績效”問題而不是計(jì)劃出了問題，從而導(dǎo)致人們對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的計(jì)劃或交付能力失去信心。當(dāng)愿望再次戰(zhàn)勝現(xiàn)實(shí)，市場或管理人員就不再把精力投入到研發(fā)中去（沒有誠信），而是繼續(xù)下一輪的基于愿望做計(jì)劃。各方之間產(chǎn)生不信任，使得下一輪計(jì)劃工作時產(chǎn)生更有爭議的想法。

最后，不可避免地，組織會嘗試通過產(chǎn)生問題的方法來修復(fù)問題。最常見的解決方法幾乎總是提高估計(jì)和計(jì)劃技能，因?yàn)榛谠竿鲇?jì)劃和激勵方法是管理文化地一部分，并且很難改變。許多組織投入數(shù)百萬的資金用以提高估計(jì)和計(jì)劃能力，卻無濟(jì)于事，因?yàn)樗麄內(nèi)狈鉀Q這些問題地意志，也就是接受現(xiàn)實(shí)。

在基于愿望的文化中，愿望總是凌駕于無可挑剔的估計(jì)之上，因此估計(jì)得再精確也會存在微小差異。

02提高計(jì)劃過程的效率

有些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目計(jì)劃過程就是開會和寫文檔的過程。這是一個嚴(yán)重的誤區(qū)，計(jì)劃階段是真正需要技巧和智慧的，協(xié)調(diào)、溝通與妥協(xié)都是為了達(dá)成一個現(xiàn)實(shí)、可行、有操作性、為各干系人接受的項(xiàng)目計(jì)劃。開會、寫文檔、匯報、再開會、修改文檔、再匯報……這些都是外在形式，真正重要的是和各方進(jìn)行深度溝通，使項(xiàng)目計(jì)劃在實(shí)質(zhì)上締結(jié)共識，而不只是表面上的走完流程。

項(xiàng)目計(jì)劃的有效性決定了項(xiàng)目過程的可控性，為提高計(jì)劃制定過程的效率，需要干系人的參與，更需要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等過程資產(chǎn)的積累和有效利用。

1. 使用“如來十掌”

我曾講過項(xiàng)目管理的“如來十掌”，如來十掌為制定計(jì)劃提供了非常棒的框架。

張斌是一個負(fù)責(zé)無線通信基站建設(shè)的項(xiàng)目經(jīng)理，他們的項(xiàng)目需要在三天后在野外施工。天氣預(yù)報顯示，三天后有暴風(fēng)雨將至，而張斌團(tuán)隊(duì)并沒有防雨設(shè)備。怎么辦？

使用好“如來十掌”，張斌的問題可以輕松解決。

三天后需要在野外施工，這個工作非要做嗎？不做行不？（范圍、需求）

如果非要做，提前或者拖后兩天可以不？必須在三天后做嗎？（時間、進(jìn)度）

如果必須在三天后做，可以花點(diǎn)錢購置防雨設(shè)備不？如果防雨設(shè)備成本太高，能租用這些設(shè)備嗎？（成本、費(fèi)用）

……

事實(shí)上，只要預(yù)計(jì)到了問題，解決方案會很多，而且很多方案的代價并不高。

試想，如果不做策劃和預(yù)計(jì)，現(xiàn)在到了第三天早上，馬上就要出門了，發(fā)現(xiàn)外面正在暴風(fēng)雨。估計(jì)只有兩種方案了：一是管他下什么呢，下刀子也沖出去干——這是“找死”；二是外面暴風(fēng)雨了，詛咒惡劣的天氣，詛咒運(yùn)氣不好，既然如此那就在家休息好了——這是“等死”。

2. 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行執(zhí)行才是根本

怎樣才能保證項(xiàng)目成功？計(jì)劃，計(jì)劃，再計(jì)劃，這是項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐！

但是，只有一份周密、漂亮的計(jì)劃是不夠的，只有切實(shí)執(zhí)行計(jì)劃才是有價值的。不管主意有多好，不真正身體力行，永遠(yuǎn)沒有收獲。

人們都知道減肥的并沒有什么好辦法，就是“管住嘴、邁開腿”，可是很多人并不這么做。我見過很多口口聲聲要減肥的人。

可是，面前有一桌豐盛的美食，請問吃還是不吃？有人說，吃！問他為什么吃？他說“吃了才有減肥的動力！”，在微信上，我還經(jīng)常見到有人給自己定了“減掉20斤”的目標(biāo)，還把朋友圈備注為“不減20斤絕不換頭像”；結(jié)果呢，他既沒有管住嘴，也沒有邁開腿！以至于，頭像再也沒有換下去。

再完美的計(jì)劃，也僅僅是計(jì)劃。有了計(jì)劃、再有有力的執(zhí)行是根本。

前些年，不規(guī)律的生活方式和繁重的工作，導(dǎo)致我的健康每況愈下，身體臃腫發(fā)胖還經(jīng)常感冒生病。2014年起，我開始每天跑步8-10公里并配合飲食調(diào)整，經(jīng)過4年的努力，健康回來了，另一個意外的收獲是體重減去近20斤。

3.簽字意味著牽制

不能記錄下來的諾言，等于什么也沒說；簽字就意味著牽制。

——項(xiàng)目管理諺語

計(jì)劃一旦制定出來，就應(yīng)該送交個干系人簽署。

貢獻(xiàn)者簽字表示他承諾其貢獻(xiàn)，同意需完成的工作范圍，接受技術(shù)規(guī)范等。但是，簽字并不等于保證，因?yàn)闆]有人擁有百分之百的預(yù)見能力，或完全能控制他們的時間。然而，簽字是一種承諾，當(dāng)事人許諾為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而合理行動。

所以，我說“簽字就意味著牽制”（簽字=牽制）。客戶簽字表示他同意項(xiàng)目的功能將滿足他的需求；職能經(jīng)理簽字表示他同意按約定為項(xiàng)目提供資源。

根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目計(jì)劃審查會議上簽署該計(jì)劃比通過郵件方式簽署效果好很多。為保證計(jì)劃的執(zhí)行效果，應(yīng)鼓勵人們在審查會議上指出計(jì)劃中的漏洞，而不要等到問題產(chǎn)生以后再來解決。一個值得注意的問題是，只要求對項(xiàng)目干系人面負(fù)責(zé)任的人進(jìn)行簽署，不負(fù)任何責(zé)任的名字不應(yīng)出現(xiàn)在簽署欄，這樣可以消除一件事要27個人簽字的情況，從某種程度上克服組織惰性。

4. 警惕“先干起來再說”的蠱惑

“很花時間”“我們沒有時間”，這往往是某些人對低質(zhì)量計(jì)劃的托詞。工作任務(wù)的緊迫性（較之計(jì)劃工作）占了上風(fēng)。而事實(shí)上我們總是有時間的，只是我們沒有很好地利用時間。正如一則古老格言所說：“人們總是沒有時間把事情做對，卻總是有時間返工?！边@不僅是一句優(yōu)美的格言，而且更是客觀事實(shí)。

項(xiàng)目中的低質(zhì)量計(jì)劃會導(dǎo)致更多“意外”。從長遠(yuǎn)來看，高質(zhì)量的計(jì)劃能節(jié)省時間，而且是大大地節(jié)省時間。

項(xiàng)目經(jīng)理容易犯的最大的錯誤之一是未經(jīng)充分規(guī)劃就直接進(jìn)人實(shí)施。很多原因會導(dǎo)致他們不做充分的規(guī)劃，但沒有一個原因是真正充分的。時間緊迫也許是一個不能充分規(guī)劃的原因。但是，既然對產(chǎn)品的需求是如此緊迫，那就應(yīng)該一次就交付出合格的產(chǎn)品，而不要受“意外”的影響。管理層要求“先干起來再說”也許是另一個原因。但是，管理層會愿意再為意外或返工花錢嗎計(jì)劃肯定會花費(fèi)時間和成本，但好的規(guī)劃將會避免后期因“意外”而導(dǎo)致時間和成本浪費(fèi)。而且意料外工作的代價會隨著項(xiàng)目進(jìn)展而逐漸加大。和規(guī)劃過程中的變更相比，執(zhí)行過程中的變更要付出更大的代價。好的規(guī)劃能夠預(yù)防后期的進(jìn)度和成本代價。

03提高計(jì)劃的有效性

我發(fā)現(xiàn)許多人不知道如何有效計(jì)劃。這可以理解，因?yàn)闆]有學(xué)校教授計(jì)劃制定，也很少公司對有效計(jì)劃提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。下列建議是基于我20年的經(jīng)驗(yàn)提出的，希望對大家有用：

(1)對計(jì)劃進(jìn)行計(jì)劃。把大家協(xié)調(diào)起來制定計(jì)劃，總是很困難的。應(yīng)該對計(jì)劃制定過程本身進(jìn)行計(jì)劃，否則，它會變成一個毫無章法的過程，使組織疲于應(yīng)付。

(2)計(jì)劃執(zhí)行者應(yīng)該參與計(jì)劃制定工作。這樣可以提高執(zhí)行者的主人翁意識，同時也往往起到團(tuán)隊(duì)建設(shè)的作用。

(3)計(jì)劃制定的第一規(guī)則是隨時準(zhǔn)備重新做計(jì)劃。不可預(yù)料的障礙必定會突然出現(xiàn)，因此注意對計(jì)劃變更的控制。

(4)因?yàn)椴豢深A(yù)料的障礙會突然出現(xiàn)，因此需要進(jìn)行風(fēng)險分析，預(yù)測最可能發(fā)生的障礙：制定備用計(jì)劃（彈回計(jì)劃），在計(jì)劃不起作用時備用。

(5)定義問題比解決問題更重要。無論做什么，都要定義目的；從目的定義入手，制定問題陳述。如果跳過這一步，你就可能為一個錯誤的問題制定正確的解決方案。

(6)重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)該信息透明，即WBS應(yīng)該分解到可以較為準(zhǔn)確地估計(jì)工作包的工作量、進(jìn)度、成本并能有效控制質(zhì)量的層次。

(7)分階段編制計(jì)劃（滾動式計(jì)劃）。項(xiàng)目跨越很長時間或所用方法有很大不確定性（如一些研究項(xiàng)目），不可能對久遠(yuǎn)的工作詳細(xì)計(jì)劃?？梢詫诠ぷ髟敿?xì)計(jì)劃，對遠(yuǎn)期工作粗略計(jì)劃。盡管這是一種有效的方法，但請注意組織的政治氛圍，因?yàn)橛械慕M織或許會不允許這樣做。

為便于項(xiàng)目管理者對項(xiàng)目計(jì)劃有效性進(jìn)行檢查，我的建議使用如下表所示的方式。

有效項(xiàng)目計(jì)劃21問

序號問題

1是否滿足合同中的需求？

2是否已經(jīng)計(jì)劃項(xiàng)目建議書/項(xiàng)目任務(wù)書里規(guī)定的活動？

3是否明確了所有的假設(shè)和限制條件？

4明確了成本、進(jìn)度、質(zhì)量目標(biāo)嗎，

5是否已經(jīng)有項(xiàng)目任務(wù)書和項(xiàng)目啟動會議紀(jì)要？

6計(jì)劃中是否明確了重大里程碑？

7重大里程碑設(shè)置合理嗎？和回款時間對應(yīng)嗎？

8項(xiàng)目計(jì)劃滿足合同規(guī)定的進(jìn)度嗎？

9是否定義了重新修訂計(jì)劃的準(zhǔn)則？

10有費(fèi)用計(jì)劃嗎？是否將費(fèi)用分配到了每個重大里程碑？

11明確了交付成果的評審方式嗎？

12明確了公司質(zhì)量管理體系對項(xiàng)目的檢查點(diǎn)嗎？

13資源計(jì)劃中，明確了資源的要求、資源占用的起止時間嗎？

14有溝通計(jì)劃嗎？是否明確了溝通周期和提交物？

15有內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃嗎？是否明確了培訓(xùn)需求、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式？

16有對用戶的培訓(xùn)嗎，是否明確了培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)完成標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)完成時間？

17有度量計(jì)劃嗎？是否明確了度量項(xiàng)、度量周期、度量數(shù)據(jù)報告方式？

18有QA計(jì)劃嗎，明確了QA活動內(nèi)容、時間和依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)嗎，明確了QA報告的形式和提交周期嗎？

19有配置管理計(jì)劃嗎，明確了配置管理工具嗎？明確了配置項(xiàng)嗎，明確了基準(zhǔn)嗎，明確了備

本文作者|陳利海

本期編輯|小圱

參考文獻(xiàn)|“項(xiàng)目管理實(shí)踐三法”之《技法：提升績效與改進(jìn)過程》

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