一、函數(shù)的概念
Excel的工作表函數(shù)（Worksheet
Functions）通常簡稱為Excel函數(shù)，它是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊函數(shù)”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。
Excel函數(shù)只有唯一的名稱且不區(qū)分大小寫，每個函數(shù)都有特定的功能和用途。
二、函數(shù)的結(jié)構(gòu)
在公式中使用函數(shù)時，通常由表示公式開始的“=”號、函數(shù)名稱、左括號、以半角逗號相間隔的參數(shù)和右括號構(gòu)成，此外，公式中允許使用多個函數(shù)或計算式，通過運算符進行連接。
有的函數(shù)可以允許多個參數(shù)，如SUM(A1:A10,C1:C10)使用了2個參數(shù)。另外，也有一些函數(shù)沒有參數(shù)或可不需要參數(shù)，例如，NOW函數(shù)、RAND函數(shù)、PI函數(shù)等沒有參數(shù)，ROW函數(shù)、COLUMN函數(shù)如果沒有參數(shù)省略則返回公式所在單元格行號、列標數(shù)。
函數(shù)的參數(shù)，可以由數(shù)值、日期和文本等元素組成，可以使用常量、數(shù)組、單元格引用或其他函數(shù)。當(dāng)使用函數(shù)作為另一個函數(shù)的參數(shù)時，稱為函數(shù)的嵌套。
三、可選參數(shù)與必需參數(shù)
有的函數(shù)可以僅使用其部分參數(shù)，例如SUM函數(shù)可支持255個參數(shù)（Excel
2003版為30個），其中第1個參數(shù)為必需參數(shù)不能省略，而第2至第255個參數(shù)都可以省略。在函數(shù)語法中，可選參數(shù)一般用一對方括號“[]”包含起來，當(dāng)函數(shù)有多個可選參數(shù)時，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語法為：
OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])
其中height、width參數(shù)都可選參數(shù)，函數(shù)的參數(shù)具有固定的位置，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個參數(shù)，則第4個參數(shù)會識別為height而不是width參數(shù)。除了SUM、COUNT等具有多個相似參數(shù)外，如表1所示，列出了常用函數(shù)省略具體參數(shù)和相當(dāng)于設(shè)置該參數(shù)默認值情況。
此外，在公式中有些參數(shù)可以省略其值而在前一參數(shù)后僅跟一個逗號，用以保留參數(shù)的位置，這種方式稱為“省略參數(shù)的值”或“簡寫”，常用于代替邏輯值FALSE、數(shù)值0或者空文本等參數(shù)值。如表2所示，列出了常見的參數(shù)簡寫情況。
注意：省略參數(shù)指的是將參數(shù)連同其前面的逗號（如果有）一同去除，僅適用于可選參數(shù)；省略參數(shù)的值（即簡寫）指大的是保留參數(shù)前面的逗號，但不輸入?yún)?shù)的值，不限定可選或必需參數(shù)。
四、為什么需要使用函數(shù)
某些簡單的計算可以通過自行設(shè)計的公式完成，例如對A1:A3單元格求和，可以使用以下公式：
=A1+A2+A3
但如果要對A1:A100或者更多單元格區(qū)域求和，一個個單元格相加的做法將變得無比繁雜、低效而又錯，使用SUM函數(shù)可以大大簡化這些公式，使之更易于輸入、查錯和修改。此外，有些函數(shù)的功能是自編公式無法完成的，例如使用RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機值。
五、常用函數(shù)的分類
在Excel函數(shù)中，根據(jù)來源的不同可以將函數(shù)分為以下4種函數(shù)。
（1）內(nèi)置函數(shù)
只要啟動了Excel就可以使用的函數(shù)。
（2）擴展函數(shù)
必須通過加載后才能正常使用，例如EUROCONVERT函數(shù)必須單擊【開發(fā)工具】、【加載項】、在【加載宏】對話框中勾選“歐元工具”復(fù)選框之后，才能正常使用，否則將返回#NAME?錯誤。
在Excel
2010版中，加載后的擴展函數(shù)在【插入函數(shù)】對話框中類別劃為“用戶定義”函數(shù)。
提示：自Excel
2007版開始，EDATE函數(shù)、EOMONTH函數(shù)等“分析工具庫”函數(shù)已轉(zhuǎn)為內(nèi)置函數(shù)，可以直接使用，而Excel
2003版中必須加載“分析工具庫”。
（3）自定義函數(shù)
使用VBA代碼編制的實現(xiàn)特定功能，并存放于“模塊”中的函數(shù)。
（4）宏表函數(shù)
該類函數(shù)是Excel
4.0版函數(shù)，需要通過定義名稱或在宏表中使用，其中多數(shù)函數(shù)功能已逐步被內(nèi)置函數(shù)和VBA功能所替代。
自Excel
2007版開始，需將包含有自定義函數(shù)或宏表函數(shù)的文件保存為“啟用宏的工作簿（.xlsm）”或“二進制工作簿（.xlsb）”，并在首次打開文件后單擊“宏已被禁止”安全警告對話框中的【啟用內(nèi)容】按鈕。
根據(jù)函數(shù)的功能和應(yīng)用領(lǐng)域，內(nèi)置函數(shù)可分為以下12個類別。
（1）文本函數(shù)
（2）信息函數(shù)
（3）邏輯函數(shù)
（4）查找和引用函數(shù)
（5）日期和時間函數(shù)
（6）統(tǒng)計函數(shù)
（7）數(shù)學(xué)和三角函數(shù)
（8）數(shù)據(jù)庫函數(shù)
（9）財務(wù)函數(shù)
（10）工程函數(shù)
（11）多維數(shù)據(jù)集函數(shù)
（12）兼容性函數(shù)
其中，兼容性函數(shù)是在Excel
2010版中已提供了比2003版等早期版本改進精確度、或名稱更好地反映其用法等新的替代函數(shù)而仍保留的舊版函數(shù)。雖然這些函數(shù)仍可向后兼容，但用戶應(yīng)該考慮從現(xiàn)在開始使用新函數(shù)，因為Excel的將來版本中可能不再可用。
六、認識函數(shù)的易失性
有時候用戶打開一個工作簿但不做任何更改就關(guān)閉，Excel也會提示“是否保存對文檔的更改？”。這很有可能是因為該工作簿中用到了具有Volatile特性的函數(shù)，即“易失性函數(shù)”。
這種特性表現(xiàn)在使用易失性函數(shù)后，每激活一個單元格或者在一個單元格中輸入數(shù)據(jù)，甚至只是打開工作簿，具有易失性的函數(shù)都會自動重新計算。
注意：易失性函數(shù)在以下情形不會引發(fā)自動重新計算：
（1）工作簿的重新計算模式設(shè)置為“手動計算”時。
（2）當(dāng)手工設(shè)置列寬、行高而不是雙擊調(diào)整為合適寬度時，但隱藏行或設(shè)置行高值為0除外。
（3）當(dāng)設(shè)置單元格格式或其他更改顯示屬性的設(shè)置時。
（4）激活單元格或編輯單元格內(nèi)容但按鍵取消。
常見的易失性函數(shù)有以下幾種。
（1）獲取隨機數(shù)的RAND和RANDBETWEEN函數(shù)，每次編輯會自動產(chǎn)生新的隨機值。
（2）獲取當(dāng)前日期、時間的TODY、NOW函數(shù)，每次返回當(dāng)前系統(tǒng)的日期、時間。
（3）返回單元格引用的OFFSET、INDIRECT函數(shù)，每次編輯都會重新定位實際的引用區(qū)域。
（4）獲取單元格信息CELL函數(shù)和INFO函數(shù)，每次編輯都會刷新相關(guān)信息。
此外，SUMIF函數(shù)與INDEX函數(shù)在實際應(yīng)用中，當(dāng)公式的引用區(qū)域具有不確定性時，每當(dāng)其他單元格被重新編輯，也會引發(fā)工作簿重新計算。
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