JAT公司于5年前成立了業(yè)務(wù)流程管理部門。小榮是這個(gè)部門的第1名員工也是經(jīng)理。他的第一個(gè)項(xiàng)目就是創(chuàng)建新產(chǎn)品導(dǎo)入流程。在咨詢顧問的幫助下，歷經(jīng)三個(gè)月，一套完整的流程出臺(tái)了, 小榮深以為傲。
4年過去了，公司在導(dǎo)入新產(chǎn)品過程中依然錯(cuò)誤百出。沒有人真正懂得和認(rèn)可小榮創(chuàng)建的流程，當(dāng)然也沒有人在執(zhí)行。
直到一年前新來一個(gè)CEO，要求全公司做好基礎(chǔ)工作，首要任務(wù)就是優(yōu)化和貫徹新產(chǎn)品導(dǎo)入流程，矛頭一下子指向了之前的流程，小榮壓力劇增。
如何優(yōu)化這個(gè)需要全公司上下共同參與的流程，成了管理層，尤其是業(yè)務(wù)流程管理部門急需回答的問題。為了得到答案，小榮組織了多次意見征集會(huì)議，讓大家發(fā)表自己對(duì)當(dāng)前新產(chǎn)品導(dǎo)入流程的真實(shí)看法，可謂吐槽大會(huì)。在讓大家充分表達(dá)的基礎(chǔ)上，小榮更清楚的認(rèn)識(shí)了公司的現(xiàn)狀以及大家的期望。于是他想“或許用類似的方式來搭建和優(yōu)化跨部門流程才是正確的方式?！?在和高層討論后，決定以一系列研討會(huì)的方式來進(jìn)行，于是JAT公司開始了共創(chuàng)之路。
教訓(xùn)：標(biāo)準(zhǔn)工具可供參考，直接拿來用風(fēng)險(xiǎn)高！
何為研討會(huì)？
因?yàn)镴AT公司是一家外企，稱之為Workshop，是一種以頭腦風(fēng)暴為特征的創(chuàng)新研習(xí)方式，針對(duì)某一明確的課題，參與的每一個(gè)人都需要在充分萃取已有經(jīng)驗(yàn)和事先做過調(diào)研的基礎(chǔ)上，自由發(fā)表自己的觀點(diǎn)。然后將所有人的觀點(diǎn)融合后，形成多贏的解決方案，并由大家共同承擔(dān)起實(shí)施的責(zé)任。
那么五年召開一次的人民代表大會(huì)算不算研討會(huì)？
不算。因?yàn)槲腋杏X會(huì)議上的發(fā)言不那么自由。我沒有親自參加過，只是在電視上看到過會(huì)場的場面，每個(gè)人都正襟危坐的聽著前面的發(fā)言人講話，并一邊做著筆錄，沒有看到自由發(fā)言和熱烈討論的場面。
公司各部門的例會(huì)算不算研討會(huì)？
很大概率不算。大多數(shù)情況下例會(huì)都是有比較固定的議題的，目的大概包括信息分享，下達(dá)指令，表彰等。除了部門領(lǐng)導(dǎo)和特定分享者，恐怕大多數(shù)人一兩個(gè)小時(shí)下來一句話都不說，聽進(jìn)去了多少也是因人而異。
餐桌上的暢所欲言算不算研討會(huì)？
很大概率不算。每個(gè)人都在自由發(fā)言，可能不管說到什么話題，大家都能激活出自己某一次經(jīng)驗(yàn)，但說完就說完了，沒有什么融合，更沒有什么解決方案。最關(guān)鍵的是最初也沒有明確要解決的課題。
一家四口共同制定家規(guī)，以實(shí)現(xiàn)孩子健康快樂成長，家長輕松和善，算不算研討會(huì)。
好像算。首先有一個(gè)明確的課題。其次不是家長直接獨(dú)權(quán)，也不是孩子撒潑耍賴，而是每一個(gè)家庭成員都參與討論后，制定出每一個(gè)人都贊同的家規(guī)。
研討會(huì)關(guān)鍵要素：明確的目標(biāo)＋充分自由的討論＋達(dá)成一致的方案
如何實(shí)施研討會(huì)？
首先要有一個(gè)主持人。此人必須深度了解和認(rèn)同研討會(huì)的理念，由他來向參與者說明研討會(huì)的紀(jì)律和流程，并負(fù)責(zé)控制時(shí)間，同時(shí)也在有違紀(jì)現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)及時(shí)進(jìn)行干預(yù)。
其實(shí)要有一個(gè)相對(duì)安靜和安全的環(huán)境，每一個(gè)參與者都可以暫時(shí)放下其他事情，全身心的投入到討論中去。比如可以安排在公司以外的某一家酒店的會(huì)議室里面。
普遍適用的紀(jì)律原則。每個(gè)人都可以充分和自由的發(fā)表自己的觀點(diǎn)，但不可以沒禮貌的直接反駁他人，而是在專用時(shí)間來發(fā)表自己的擔(dān)心。
普遍適用的流程。根據(jù)最終要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，將研討會(huì)分成幾個(gè)部分。每一部份正式開始研討之前都留給參與者調(diào)研和準(zhǔn)備的時(shí)間。每一部分內(nèi)容都先讓大家自由和充分的發(fā)表自己的建議，并將觀點(diǎn)逐條列在白板上。其次所有人針對(duì)白板上的內(nèi)容表達(dá)自己的贊同的理由以及擔(dān)心。最后融合出一套大家普遍贊同的方案。如果人數(shù)比較多可以分組進(jìn)行。
以JAT公司的新項(xiàng)目導(dǎo)入流程研討會(huì)為例。他們從外部聘請(qǐng)一位咨詢顧問來擔(dān)任主持人的角色。5年前小榮在創(chuàng)建第一版流程的時(shí)候也請(qǐng)了外部顧問，但不同的是，這一次我們不是讓顧問直接給出答案，而是讓他通過主持研討會(huì)的形式，萃取和匯聚集體員工的智慧。而且我們每一次研討會(huì)都會(huì)把各個(gè)職能塊的人匯聚到同一個(gè)國家的同一個(gè)地點(diǎn)，創(chuàng)造一個(gè)安全環(huán)境。最終目標(biāo)是要有一個(gè)簡單易懂切實(shí)可行的新產(chǎn)品導(dǎo)入流程?；诖四繕?biāo)分解成了建立框架，列舉全過程的成果物，明確各職能塊在各階段的任務(wù)包，制定每一個(gè)成果物的模板，要求以及說明。目前研討會(huì)進(jìn)行到第三階段。前幾次的研討會(huì)都在主持人的帶領(lǐng)下有序的進(jìn)行的。
研討會(huì)有什么好處？
首先，因?yàn)樗袇⑴c者都貢獻(xiàn)了自己的觀點(diǎn)，并參與了討論，所以會(huì)對(duì)討論結(jié)果有一種主人翁意識(shí)，大大提高踐行的概率。
其次，經(jīng)過了大家的充分討論后的方案，基本上融合了集體的智慧，質(zhì)量有保證。
再次，每個(gè)與會(huì)人員都會(huì)在討論過程中修訂或擴(kuò)充認(rèn)知，從而為建立學(xué)習(xí)型組織打下基礎(chǔ)。
最后，各個(gè)職能塊通過互相交換觀點(diǎn)，打破了部門深井的魔咒。
還是以JAT公司為例，雖然新的新產(chǎn)品導(dǎo)入流程還沒有完全搭建好，但經(jīng)過三輪研討會(huì)的洗禮，大家已經(jīng)自發(fā)的投入到各自負(fù)責(zé)的任務(wù)包的梳理過程中了。擺脫了之前一味的抱怨流程不好，消極怠工的局面。
無論什么樣的項(xiàng)目都適合通過研討會(huì)來解決嗎？
當(dāng)然不是。在涉及的人員或部門比較多，而且所有人都非常關(guān)注，但又存在比較大分歧的時(shí)候最適合用。因?yàn)檫@種方式耗費(fèi)的時(shí)間和精力還是比較多的。
你打算在哪項(xiàng)工作上使用一下研討會(huì)呢？
