相信各位讀者在工作的時候都會感覺時間不夠用,進而產(chǎn)生了各種小情緒.今天我們就來說一種時間管理方法.

說道時間管理,第一個進入我們腦海的就是<番茄工作法>一書中寫到的那個方法,把自己遇到的事情按照重要程度與緊急程度分為四個象限,優(yōu)先解決重要緊急的事情,然后提前醞釀,提前解決重要不緊急的事情···。在實際操作中，我們經(jīng)常遇到的一問題是我們無法決定事情的重要與否，也無法按照我們的意愿把不重要的事情放棄不做。所以今天我們再介紹另一個方法，希望對大家有所幫助。

美國的教授寫過一本書，叫做《getting things done》，專門講述如何無壓力的完成工作。書中他認為，我們認為時間不夠的原因在于過量的信息以及隨時產(chǎn)生的變化讓我們感到焦慮，進而認為時間不夠”。在這種觀點下，他深入的提出了如何處理此類壓力的方法，進而從容的完成相關各種事情。

1.事情并沒有那么多

我們每天會遇到大量的信息，但并不是每一個信息都是讓我們做某一件事情的指令，所以可以將這些信息進行分為：任務、資料、垃圾三類。然后將每天接受到的信息，裝入對應的類別中。比如你們老板說“研究研究XXX的報告，看看有什么機會”那這就歸納到“任務”這個類型中。再比如辦公室新來的大學生給你講了一個笑話，那么這就可以歸納到垃圾這個類型；公司文秘公布了一個新文件，那就歸納到資料一類。

確定了這三大類型之后，拿出一個整塊的時間，比如兩三個小時，把當時腦子里能夠想到的任何一個可以歸納到“任務”模塊的事情列到一張表格中。這時候要盡可能的把所有的任務都羅列上，不要因為某個事情實在是不重要就棄之不管。因為我們說過，時間不夠來源于焦慮，如果不把那件小事列在任務清單上，未來的某一天他就會重新蹦入你的腦海，給你帶來焦慮。

確定這些事情的最晚解決時間。注意，這里并不是確定他的計劃解決時間，而是最終解決時間。比如：你家的款到到下周三就要到期了，那么交寬帶費的最晚解決時間是下周二下班前，而不是你本打算的“本周六下午”。因為我們所處的環(huán)境經(jīng)常受到別人的干擾，計劃沒有變化快，只確定最晚解決時間，有利于我們避免計劃遭到破壞所帶來的干擾。

2.確定下一步干什么

當我們確定了需要干的事情了之后，要把這些任務進行分類，從而確定下一步需要干什么。這些任務可以分為兩類：一步解決的事情，比如XX表格發(fā)送給XX同事，從XX同事那里回收XX材料；需要多步解決的事情，比如按公司要求完成XX事項，開展XX項目。對于第二種任務來講，確定下一步需要干什么是非常重要的，因為有時候我們的焦慮來源于一個多步驟的計劃，當我們把這個多步驟的計劃拆解到每一個步驟，只聚焦于下一步需要干什么時，我們心中的焦慮也就會隨之減少。當我們確定下一步需要干什么的之后，我們要對這些事情按照如下三個方法再進行分類：自己在兩分鐘內就能干完的事情：發(fā)送這個月的銷量報表；交代給別人去干的事情：讓小李把這個月的銷量結構統(tǒng)計出來；需要自己大量思考的事情：確定項目的總體目標。然后，我們還要對這三類事情確定一個最晚完成節(jié)點：對于交代別人干的事情，立刻去通知；然后，馬上將自己兩分鐘之內能夠完成的事情做完。需要自己思考的事情按照項目規(guī)劃確定最晚完成時間。為什么是這個順序：因為我們的焦慮來源于未完成的工作，我們將工作指派給別人，相當于是把壓力傳遞給了別人；我們立刻完成兩分鐘之內能夠完成的事情，相當于用最小的成本，又減少了我們的部分焦慮。最終，我們只需要把工作聚焦到需要思考的事情上面去，只焦慮這最后的一些問題。所以我們的壓力也就能夠更小，也更能夠有一個清晰的頭腦來完成我們需要完成的工作。

3.資源打包形成計劃

當我們把需要別人干，以及只需自己兩分鐘就完成的事情做完后，就需要把剩下的一些事情做一個計劃，但是這個計劃并不是我們通常說的“上午10:00-11:00做什么”這樣的時間計劃，而是一個對所需要素進行安排的計劃。這個所需資源，比如說是“開車出行”“某個同事”“電話”。比如：接下來任務中有出門去公安局送材料，到營業(yè)廳辦理寬帶。那么這兩個事情都有“”開車出行“資源，那么久進行打包，一并辦理。再比如說“向領導征求XX項目目的的輸入”“領導就XX文件簽字”這里面又涉及到領導，那么說這兩個工作也可以進行打包，一并辦理。按資源進行匯總了之后，需要確定資源供給時間，從而確定了這件事情可以開展的時間段。比如“公務車在11:00-12:00；13:00-16:00可用”“領導一上午都有空”。這樣一來就能夠更加有效率的完成自己的事項。

4.學會說不

經(jīng)常各位讀者，尤其是剛上班的讀者會發(fā)現(xiàn)，有時候事情多并不來源于我們自己的業(yè)務，而是有一些存在分工模糊的業(yè)務，不知為什么就到了你頭上，或者是一些小活兒雜活兒老員工交給了你。對待這種問題，應該適當?shù)木芙^，才能夠保證自己進行有效的時間管理。一般來講，推活兒只能就工作說工作，不能有“憑啥你不干要我干”的話語說出來。就工作來講，有兩種方法推活兒：第一，通過第三部形成的計劃，進行推脫。比如“前輩，您看，我的某個事情必須XXX簽字，并且XXX只有在這個時間段有空，真是對不住啦”；或者是從別人交代的事情的要素入手進行推脫。通常來講，不好意思推脫的事情更多是一些看似很簡單的小事兒。這是首就要從這個小事兒的一些支撐要素進行推脫。比如讓你幫老同事組織一個簡單的會議，就可以從會議所需的資源進行明晰：比如，會議室訂好了嘛，所需物料有哪些，會議議題及相關材料在哪里，與會者邀約了嘛·····。如果交代你這件事情的人沒有做好這些準備，那么你就可以讓他先幫你把這些事情準備好，你再參與。畢竟他不愿意做這個會議，主要也就是覺得這些事情比較繁瑣。