第三部分 每日重開機(jī)
每天最重要的第3件事是檢視。房間一陣子不整理就會(huì)逐漸變亂，而人生不檢視就會(huì)逐漸失去秩序。所謂檢視不是單純的自我反省，而是建立一套可供自己全面檢查并更新工作流程的系統(tǒng)。
我把這套可以讓我們?nèi)鏅z視的系統(tǒng)叫作“STAR神盾”，像美國隊(duì)長的盾牌一樣，幫你做好時(shí)間管理的防護(hù)與更新，以便維持生活和工作的高效能狀態(tài)。檢視從每天擴(kuò)展到每周、每年，你的時(shí)間管理高度也會(huì)提升。此外，在本部分中我也會(huì)介紹如何將管理從個(gè)人層面提升到團(tuán)隊(duì)層面。
第十六章
每日重開機(jī)：通過檢視更新自我
沒有檢視的人生，不值得活。
——蘇格拉底
在希臘神話中，最早的神誕生于混沌中，那就是大地女神蓋婭。蓋婭創(chuàng)造了天空之神，又與天空之神生下十二個(gè)泰坦神。泰坦神中最小的孩子克洛諾斯推翻了父親天空之神，成為新的統(tǒng)治者。同時(shí)，他預(yù)知自己的未來也會(huì)被兒子推翻，所以把生下的兒女全都吞掉。但克洛諾斯最小的兒子宙斯被母親藏起來，幸免于難。宙斯長大后，伺機(jī)讓父親把哥哥姐姐全都吐了出來，最終成為人們所熟知的主神。
希臘神話的開端，就是描述人類不斷更新自我的歷史。人類數(shù)千年的文明如此，個(gè)體每天的生活亦如此。
每當(dāng)我問學(xué)員，為何開始學(xué)習(xí)時(shí)間管理時(shí)，他們總是給出類似如下的回答。
“我的生命真是一團(tuán)糟?！?/p>
“覺得工作壓力好大，什么事情都如此緊迫?！?/p>
“每次我覺得不錯(cuò)時(shí)，就會(huì)摔落谷底，遍體鱗傷。”
“我想要有所改變，卻又無法做到?！?/p>
雖然表面上大家都有穩(wěn)定的工作，不乏畢業(yè)于名校，就職名企，甚至已掌管公司、身家顯赫者，但是想要學(xué)習(xí)時(shí)間管理的出發(fā)點(diǎn)無不是內(nèi)心隱藏著恐懼。
現(xiàn)代工作者面臨諸多無形挑戰(zhàn)：社會(huì)變化速度快，選擇太多，人們像踏上了跑步機(jī)無法放慢腳步；時(shí)間被大量信息切割（社群、郵件、會(huì)議、對(duì)話、文件）；追求工作及家庭生活成功的標(biāo)準(zhǔn)很高，做不到時(shí)感到非常挫?。浑m然事業(yè)上很成功，但家庭親密關(guān)系受到挑戰(zhàn)，等等。看似混亂，而秩序也正在這混亂中產(chǎn)生。
減少時(shí)間管理系統(tǒng)的阻力
排除所有不可能的因素，留下來的東西，無論它看上去是多么地不可信，但它就是真相本身。
——柯南·道爾《四簽名》
通過前兩件事的練習(xí)，我們已經(jīng)架構(gòu)了從雜事到行動(dòng)的系統(tǒng)，學(xué)會(huì)了吃青蛙和清空收件夾的具體方法和各種工具。但僅僅做到了這兩件事，你可能發(fā)現(xiàn)，時(shí)間管理系統(tǒng)運(yùn)作一段時(shí)間，隨著外在環(huán)境的變化，又變得不適用了，或者阻力巨大。
不必氣餒，這是極其正常的。接下來的第3件事就是，我們要學(xué)習(xí)如何去轉(zhuǎn)化這些阻力，使系統(tǒng)具有更新的能力——學(xué)會(huì)每日重開機(jī)。
重開機(jī)（Reboot）：
使用時(shí)間管理系統(tǒng)幫助我們推進(jìn)任務(wù)，久而久之，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生一些“阻力”，需要定期重開機(jī)，清空CPU及RAM內(nèi)存，讓時(shí)間管理系統(tǒng)恢復(fù)應(yīng)有的速度。
首先，我們來看看系統(tǒng)中有哪些事情會(huì)產(chǎn)生“阻力”。
第一件事，先吃掉青蛙。每天難免會(huì)有些青蛙、蝌蚪?jīng)]吃完，或者看似已經(jīng)完成，過幾天卻“春風(fēng)吹又生”，青蛙及蝌蚪再次出現(xiàn)。這些讓系統(tǒng)運(yùn)行不順暢的“阻力”，需要以定期評(píng)估系統(tǒng)中行動(dòng)事項(xiàng)的優(yōu)先次序這種方式予以解決。
第二件事，把雜事收集在收件夾，并加工成行動(dòng)，完成清空收件夾的習(xí)慣。但實(shí)際情況中，雜事常常堆積在收件夾中，沒有被加工成行動(dòng)。這也是一個(gè)“阻力”，需要有適當(dāng)方法，讓自己對(duì)未來要推動(dòng)的幾個(gè)重要任務(wù)有明確的下一步行動(dòng)。
第三件事，系統(tǒng)本身也存在阻力。建立了時(shí)間管理系統(tǒng)，但是整個(gè)系統(tǒng)里面的行動(dòng)資料都已經(jīng)過期，新的行動(dòng)沒能和舊的行動(dòng)連接起來，根本無法運(yùn)轉(zhuǎn)，這也是一種“阻力”，需要定期檢視及更新任務(wù)的下一步行動(dòng)，才能重新獲得前進(jìn)的動(dòng)力。
養(yǎng)成重開機(jī)的習(xí)慣，會(huì)有怎樣的價(jià)值呢？
小投資大提升
每天吃青蛙及清空收件夾或許得費(fèi)上些時(shí)間，但這是在面臨工作壓力時(shí)，時(shí)間管理系統(tǒng)得以保持能量全開的關(guān)鍵。所以檢視是一個(gè)投入產(chǎn)出比很大的習(xí)慣，磨刀不誤砍柴工。
不僅如此，團(tuán)隊(duì)中的領(lǐng)導(dǎo)者可以由個(gè)人工作效率的改善，幫助核心團(tuán)隊(duì)成員改善效率，進(jìn)而做到改善團(tuán)隊(duì)效率。對(duì)于這個(gè)以小搏大的杠桿，檢視是一個(gè)很有利的支點(diǎn)。
團(tuán)隊(duì)更有向心力
本書的三個(gè)習(xí)慣不僅可以用在個(gè)人，也可以用在團(tuán)隊(duì)。
由于青蛙及蝌蚪是由成員自己指定，任務(wù)及目標(biāo)都比以前更明確，成員內(nèi)部溝通和對(duì)外溝通都會(huì)順暢。
團(tuán)隊(duì)節(jié)省出來的時(shí)間，就可以相互協(xié)助。同時(shí)，彼此的信任及默契提升，又可以進(jìn)入深度的溝通，提升綜合效率。
成為更有擔(dān)當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)者
擁有時(shí)間管理系統(tǒng)能力的領(lǐng)導(dǎo)者，能夠處理大量瑣事，有多種項(xiàng)目同時(shí)管理的能力，可以多地、多團(tuán)隊(duì)推動(dòng)任務(wù)，擁有愿景，也保持工作及生活的平衡，這樣必然能夠增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力，并且勇于承擔(dān)更艱巨的挑戰(zhàn)。
也就是說，“每日重開機(jī)”收獲的不只是個(gè)人時(shí)間管理能力的提升，如果你是組織中的領(lǐng)導(dǎo)者，還可以幫你提升團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理能力。第十七章我會(huì)著重介紹一個(gè)企業(yè)導(dǎo)入時(shí)間管理的案例。
將STAR升級(jí)為神盾
在前一部分中，我們已經(jīng)初步了解了行動(dòng)提示系統(tǒng)STAR。你可以把自己的STAR系統(tǒng)視作為自己服務(wù)的一款產(chǎn)品。這個(gè)產(chǎn)品在設(shè)計(jì)之初還是一個(gè)初級(jí)產(chǎn)品，必然存在投入使用前預(yù)想不到的漏洞。而經(jīng)過日復(fù)一日的使用，系統(tǒng)不斷更新的過程就是這款產(chǎn)品的升級(jí)過程。
為了讓系統(tǒng)保持最高生產(chǎn)力，我們要通過檢視減少STAR的漏洞，將STAR升級(jí)為神盾。
S：日程表
放置約會(huì)日程甚至共享日程的地方，可以把重要的約會(huì)，某個(gè)特定日子要做的重要事情放在日程表中。我們會(huì)介紹日、周、月視角的不同，并討論如何規(guī)劃我們的日程表。甚至更進(jìn)一步，在一周開始前，把下周的日程表規(guī)劃好。
T：任務(wù)清單
任務(wù)，是需要好幾個(gè)下一步行動(dòng)才能完成的目標(biāo)。當(dāng)有許多任務(wù)時(shí)，就應(yīng)該合起來列成一個(gè)任務(wù)清單。從個(gè)人角度，任務(wù)清單管理個(gè)人一年內(nèi)的大小任務(wù)以及較高層次的目標(biāo)（年目標(biāo)、五年計(jì)劃、價(jià)值觀、人生目標(biāo)等）；從企業(yè)或組織角度，任務(wù)清單管理公司內(nèi)部大小任務(wù)及和其他公司的合作任務(wù)。
A：行動(dòng)清單
一個(gè)行動(dòng)有三個(gè)要素，首先是有明確可以行動(dòng)的行動(dòng)敘述，其次是有明確的行動(dòng)日期，最后是標(biāo)示屬于哪一個(gè)任務(wù)。行動(dòng)清單包含了近期任務(wù)的下一個(gè)行動(dòng)及零星行動(dòng)，必須做好每周檢視才能落實(shí)好行動(dòng)清單的工作。
R：資料夾
資料夾，也就是任務(wù)支援資料。存放的不是行動(dòng)而是一些靜態(tài)文檔，當(dāng)任務(wù)需要時(shí)，能夠隨時(shí)拿出文件，順利推進(jìn)任務(wù)。
STAR這顆星星神盾，架構(gòu)了時(shí)間管理系統(tǒng)，讓收件夾加工后的行動(dòng)，能夠放到相對(duì)應(yīng)的收件夾，當(dāng)我們能夠定期把這個(gè)系統(tǒng)和真實(shí)世界“同步”，變成“可信任的系統(tǒng)”（Trusted System），我們的時(shí)間管理能力，就隨著這個(gè)系統(tǒng)逐步提升，這樣拾階而上地內(nèi)在積累，才能突破系統(tǒng)中的阻力，高效推動(dòng)任務(wù)。
STAR構(gòu)成的神盾系統(tǒng)，在第十七章中會(huì)展開介紹。
每日檢視與每周檢視
多年來，我保持著每日檢視和每周檢視的習(xí)慣，也就是每日和每周的重開機(jī)。在第十九章，將詳細(xì)講到每日檢視、每周檢視。
每日檢視
我習(xí)慣把每天早晨作為檢視時(shí)間，先回顧自己昨天已完成的事情，接著選擇今天的三只青蛙。
如果時(shí)間允許，就清空收件夾，將雜事加工成行動(dòng)，放到STAR神盾工作系統(tǒng)中。
如果時(shí)間不夠，我會(huì)以寫晨間日記的方式，讓自己的思緒沉淀一下，接著列出今天的青蛙及蝌蚪。除了寫日記，有的人會(huì)選擇打坐、跑步，這些都可以作為很好的檢視模式。雖然看起來只是身體在運(yùn)動(dòng)，但這個(gè)過程同樣可以讓思緒沉淀下來，讓人專注在人生大目標(biāo)上，摒棄很多不必要的東西。
如果今天早晨真的很匆忙，就先想一想今天最重要的青蛙是哪一只，然后開始工作，這也是一個(gè)最小化的檢視過程。
每周檢視
每周我會(huì)留出一小時(shí)的安靜時(shí)間，檢視自己上一周做的事情，并且做好自己未來一周的計(jì)劃。
有時(shí)間的話，在每周重開機(jī)時(shí)我會(huì)執(zhí)行每周檢視流程，接著把下周任務(wù)整理得井井有條。
沒時(shí)間的話，拿張紙把煩惱的事情都寫上去，再拿張新的紙寫出下周想做的事情，一共用30~60分鐘就可以完成。
古希臘的蘇格拉底曾把自己說成精神上的“助產(chǎn)士”，幫助人們創(chuàng)造他們自己的思想。通過“每日重開機(jī)”的檢視，人們正是在創(chuàng)造自己的思想。能夠在混亂中創(chuàng)造秩序、開天辟地的正是人類自己。
本章練習(xí)
1．寫下自己認(rèn)為在工作上存在的阻力。
2．寫下自己在STAR系統(tǒng)中常常做不到的地方。
3．寫下自己在清空收件夾中常常做不到的地方。
4．如果發(fā)現(xiàn)阻力和做不到的事情太多，思考找出并寫下今天最重要的青蛙。
5．重復(fù)幾天這樣的練習(xí)。
