你要主動管理的不是你的時間，而是管理你的同事，管理你的信息。
無論什么事情，如果你發(fā)現(xiàn)你持續(xù)處于被動的狀態(tài)下，那么你一定要停下來想一想如何把被動變?yōu)橹鲃?。我是一個非常不喜歡被動的人，所以，對于任何被動狀態(tài)，我都要“反轉(zhuǎn)控制”，想盡一切方式變成主動。
我一直說，時間是人生中最寶貴的財富，今天我就來跟你聊聊時間管理方面的話題。
關(guān)于時間管理，以前在外企工作時，受過一個專門的培訓，我在工作中也總結(jié)過自己的方式。時間管理是非常重要的，因為時間過得實在是太快了，快得讓你有點受不了，而看似忙碌的我們似乎在這一年中也沒有做太多事，尤其是讓自己能成長的事情。
有那么一句話是這么說，老天很公平，給了所有人同樣多的時間，而有的人能夠把時間用好，有的人則沒有把時間用好。日積月累，人和人的差距就越來越大了。
之前的（極客時間專欄）文章和你講過，我在工作強度很大的情況下依然可以找到時間來學習和提升自己，主要是對學習的渴望程度很大。今天想和你談一下，除了自己對某件事情的熱情外，我們該怎么管理好自己的時間。
不過，說實話，在安排時間方面，我成長于一個相對于今天算是比較好的環(huán)境，舉幾個例子。
那個年代，沒有智能手機，工作中也不用實時聊天工具。而現(xiàn)在，很多公司都會有若干個聊天群，所有人都可以把信息發(fā)給所有的人，而不管這個事是否與你相關(guān)。但這些信息無法像郵件那樣根據(jù)郵件標題聚合，或是通過設(shè)置規(guī)則自動分類……于是你工作在了一個信息雜亂無章的環(huán)境里，而且還在不斷地被人打擾，不斷地被打斷。
那個年代，別人要來找我開會，需要先給我發(fā)會議邀請，而且發(fā)會議邀請的時候，會找我日歷上空閑的時間段來訂會議。所以，我可以把很多工作安排在我的日歷上，通過郵箱（Outlook 或是 Gmail 都有這樣的功能）共享出去。這樣，別人都會自覺地不在我有安排的時間段來找我。
而今天，我看到很多公司直接在微信上聯(lián)系。你要是回復慢了，電話直接打過來，直接叫你去開會。不像我那個年代，老板臨時給員工開會也要問一下員工有沒有時間，但現(xiàn)在的工作環(huán)境連問都不問，直接一句，你來一下。
那個年代，工作被非常有計劃地安排。還記得在路透工作的時候，管理者們都說，你工作時如果有 70% 的時間能花在項目開發(fā)上，算是很高效了，一般來說，正常值也就是 50% 左右。在亞馬遜的時候，每次開會都會把會議要討論的事打印出來，前 10 分鐘大家都在讀文檔，然后直接討論，基本上會議都保持在半小時左右。
這可能是外企的好處吧，從上到下都知道時間管理是很重要的事，所以，從管理層到執(zhí)行層都會想方設(shè)法幫助程序員專注地做好開發(fā)工作。包括盡可能的不開會，不開長會，需求和設(shè)計都是要論證很久才會決定做不做，項目管理會幫你把你處理額外工作的時間也算進去，還會把你在學習上花的時間也計算進去。所以，時間在整個組織上能夠被有效地管理和安排著。完全不像今天國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司。
所以，我以前管理自己的時間還是比較容易的，然而，現(xiàn)在人的工作環(huán)境的確是非常不利于管理。不過，我還是想在這里談一下如何管理自己的時間，希望對你有幫助。
無論什么事情，如果你發(fā)現(xiàn)你持續(xù)處于被動的狀態(tài)下，那么你一定要停下來想一想如何把被動變?yōu)橹鲃?。因為在被動的方式下工作，你是不可能做好工作的，無論什么事。我是一個非常不喜歡被動的人，所以，對于任何被動狀態(tài)，我都要“反轉(zhuǎn)控制”，想盡一切方式變成主動。
如果你發(fā)現(xiàn)你的時間老是被別人打斷，那么你就要告訴大家，我什么時間段在做什么事，請大家不要打擾我。我以前在國外看到有個老外就在自己的工位上掛了一個條幅，上面寫著“正在努力寫代碼中，請勿打斷……”而我在亞馬遜工作時，亞馬遜也允許員工想沉浸于工作時不用來公司而是可以在家辦公（work from home）。我在阿里的時候有時候也怕被人打斷，所以，我會跑到別的樓里找個空的工位工作。
在今天，我覺得你也可以這么干，你可以在群里事先告訴大家，我在幾點到幾點要無間斷地做某個事，這個期間不會看任何微信或是釘釘?shù)娜毫?，也不會接任何的電話，請大家不要來打擾我。而且還可以學習一下那個我見過的老外，在自己的工位上掛一個不要打擾我的條幅。人肉 Mute 掉所有的打擾。
另外，可以仿照一下以前在 Outlook 里設(shè)置工作日程的方式，把你的工作安排預先設(shè)置到一個可以共享的日歷上，然后分享給大家，讓大家了解你的日程。這樣，可以讓你的同事和老板能事先有個譜兒，而不至于想打斷你就打斷你。
你甚至可以要求你的同事，重要的事，不要發(fā)微信，而是要發(fā)郵件，因為微信會有很大概率看不到。這樣一來，你就再也不用在一大堆聊天信息中做人肉的大數(shù)據(jù)挖掘，來找到和你有關(guān)的信息。
信息管理真的非常重要，因為將信息做好分類，才方便檢索，方便你通過自己的優(yōu)先級來處理信息。而目前看來，這些只有郵件才能夠更好地完成（郵件可以幫你通過郵件標題聚合，你可以設(shè)置很多規(guī)則來自動化分類郵件，還可以幫你設(shè)置自動化回復）。
換句話說，你要主動管理的不是你的時間，而是管理你的同事，管理你的信息。
上面說了如何主動地管理你的時間。但是，那只是能讓你有大塊可以專注于工作的時間。然而，這并不能幫助你解決時間不夠的問題。比如，現(xiàn)在的很多公司總是把工作安排得非常緊，今天提的需求，恨不得明天就上線，這也就是為什么今天加班的嚴重程度比我那個時候還更為嚴重。我認為，現(xiàn)在的很多公司已經(jīng)不尊重科學和客觀規(guī)律了，如果讓他來管理孕婦，我覺得他們恨不得要把 10 個月的產(chǎn)期縮短成 2 個月。
所以，在這種情況下，你要學會對某些事說“不”，甚至是要學習對老板說不。這其實是一種“向上管理”的能力。
以前在外企接受到的管理方面的培訓，有這么一條“Never Say No”——永不說不。的確是這樣，說“不”會讓人產(chǎn)生距離和不信任。所以，真是這樣的，永遠不要說不。但是，你明明做不到，還不能說不，這應(yīng)該怎么辦呢？這里面的訣竅如下。
當你面對做不到的需求時，你不要說這個需求做不到。尤其是，你不要馬上說做不到，你要先想一下，這樣讓別人覺得你是想做的，但是，在認真思考過后，你覺得做不到，并且給出一個你覺得做得到的方案。這里的訣竅是——給出另一個你可以做到的方案，而不是把對方的方案直接回絕掉。
當你面對過于復雜的需求時，你不要說不。你要反問一下，為什么要這樣做？這樣做的目的是什么？當了解完目的以后，你可以給出一個自己的方案，或是和對方討論一個性價比更好的方案。你可以回復說，這個需求好復雜，我們能不能先干這個，再做那個，這樣會更經(jīng)濟一些。這里的訣竅是——我不說我不能完全滿足你，但我說我可以部分滿足你。
當你面對時間完全不夠的需求時，你也不要說不。既然對方把壓力給你，你要想辦法把這個壓力還回去，或是讓對方來和你一同分擔這個壓力。
這個時候，我慣用的方式是給回三個選擇：a. 我可以加班加點完成，但是我不保證好的質(zhì)量，有 bug 你得認，而且事后你要給我 1 個月的時間還債。b. 我可以加班加點，還能保證質(zhì)量，但我沒辦法完成這么多需求，能不能減少一些？c. 我可以保質(zhì)保量地完成所有的需求，但是，能不能多給我 2 周時間？
這里的訣竅是——我不能說不，但是我要有條件地說是。?而且，我要把你給我的壓力再反過來還給你，看似我給了需求方選擇，實際上，我掌握了主動。
這就是學會說“不”的方法。說白了，你要學會在“積極主動的態(tài)度下對于不合理的事討價還價”。只有學會了說“不”，你才能夠控制好你的時間。
國內(nèi)的公司和國外公司還有一個很不同的事情，就是大量的加班和大量冗長的會議。我見過很多國內(nèi)的公司，無論大公司還是小的創(chuàng)業(yè)公司，都是這個樣子的。老實說，我對這個事情也能理解也不能理解。一方面，我能理解為什么會有這么多的加班和會議，主要原因還是管理者在管理上只會使用低級的通過勞動密集型的方式來做事。
另一方面，我不能理解的是，國外公司的加班和會議長度根本不像國內(nèi)的公司，人家做的也比中國的公司好得多。在國內(nèi)的公司，老板們看到團隊在拼命加班，會很高興，而在國外的公司，老板看到團隊在拼命加班，會覺得這個團隊一定是哪里出了問題，老板會比較焦慮。
那么，對于身處于這樣環(huán)境中的我們，應(yīng)該怎樣管理好自己的時間，或是為自己爭取時間呢？老實說，在惡劣的環(huán)境中優(yōu)雅的行動，基本上是一件不可能的事情。我也經(jīng)歷過這樣的事，我也沒有太好的辦法。不過，我還是可以跟你分享幾個我的實踐方式。
對于加班的事，除了像上面說的那樣，學會如何說“不”外，我發(fā)現(xiàn)很多時候造成加班的原因是一個惡性循環(huán)。也就是說，因為加班干出來了質(zhì)量不好的軟件，于是線上故障很多，要花時間處理，而后面的需求也過來了，發(fā)現(xiàn)復雜代碼的擴展性很差，越干越慢，越干越爛，越干故障越多。于是，你會被抱怨得越來越多。
這里，我覺得，如果怎么做都要受傷害，那么兩害相權(quán)取其輕。你要學會比較是項目延期的傷害大，還是線上故障的傷害大，是先苦后甜好，還是積壓問題好，聰明的你應(yīng)該能做出正確的判斷。
對于開會，我覺得今天大多數(shù)的會都開錯了。在會上拋出問題，還是開放性的問題，然后公說公有理，婆說婆有理，任大家自由發(fā)揮，各種跑題跑偏，最后還沒有任何的答案。開會，不是討論問題，而是討論方案，開會不是要有議題，而是要有議案。
所以，作為與會者，如果你發(fā)現(xiàn)沒有議案，大家海了去說，那么你有兩種選擇，跳出來幫大家理一理，或者也可以說一下，如果會上討論不清，要不先線下討論，有了方案再來評審。也許在一些會上你不敢這么干，但是有些會你是可以這么干的。能影響的這些都能為你爭取到很多時間。
好了，總結(jié)一下。今天我主要跟你分享了幾個能為自己爭取更多時間的方法，比如主動管理時間、學會說“不”，以及面對高強度的加班和冗長的會議時，該如何應(yīng)對和解決等。因為我認為，只有將使用時間的主動權(quán)掌握在自己手上，才能更好地利用時間，才能更為高效率的工作。所以，這是時間管理中非常關(guān)鍵的事！
