聯(lián)合辦公空間正在全世界范圍內(nèi)經(jīng)歷爆炸性的增長(zhǎng)。

根據(jù)Emergent

Research的估計(jì)，到2020年，全世界范圍內(nèi)的孵化器、聯(lián)合辦公空間將達(dá)到近30000家，全世界將有近400萬(wàn)人在聯(lián)合辦公空間里工作。在中國(guó)，聯(lián)合辦公同樣經(jīng)歷了巨大的成長(zhǎng)。《2016中國(guó)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)報(bào)告》顯示，自1987年中國(guó)的第一家科技企業(yè)孵化器出現(xiàn)，截至2016年年底，2016年底眾創(chuàng)空間的數(shù)量超過(guò)4000家。

在空間數(shù)量爆發(fā)的同時(shí)，空間的運(yùn)營(yíng)和服務(wù)水平勢(shì)必成為空間差異化的重要因素。無(wú)論是對(duì)新型辦公空間的目標(biāo)人群需求的細(xì)分和運(yùn)營(yíng)體制的標(biāo)準(zhǔn)化完善，還是管理系統(tǒng)的信息化，辦公環(huán)境的智能升級(jí)，都成為這個(gè)行業(yè)的從業(yè)者迫切的需要。類似于云孵平臺(tái)這樣的聯(lián)合辦公管理系統(tǒng)產(chǎn)品也應(yīng)運(yùn)而生。

共享空間的智能大腦

云孵平臺(tái)致力于用科技幫助辦公空間從業(yè)者提升管理效率，提高空間智能化，讓運(yùn)營(yíng)更高效。

云孵平臺(tái)是通過(guò)和空間運(yùn)營(yíng)者合作，專注于利用互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單，實(shí)用，有效的360度管理系統(tǒng)。從大趨勢(shì)來(lái)看，一方面隨著大數(shù)據(jù)，人工智能，虛擬現(xiàn)實(shí)，物聯(lián)網(wǎng)各種技術(shù)手段的成熟，另一方面隨著國(guó)內(nèi)地產(chǎn)行業(yè)從增量經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型存量地產(chǎn)服務(wù)的趨勢(shì)，科技與地產(chǎn)將越來(lái)越緊密結(jié)合，擁有先進(jìn)的管理系統(tǒng)和智能化辦公系統(tǒng)將為空間從業(yè)者帶來(lái)服務(wù)水平上的質(zhì)的飛躍。我們希望把一年來(lái)對(duì)于地產(chǎn)+科技模式的思考和實(shí)踐與讀者分享。

1.空間系統(tǒng)產(chǎn)品的定位

雖然聯(lián)合辦公空間經(jīng)歷了三年的快速發(fā)展，但是目前在整個(gè)辦公地產(chǎn)的市場(chǎng)份額仍然只有1％左右。在目前大多數(shù)空間首先需要解決空置率，實(shí)現(xiàn)盈利和提高對(duì)入駐企業(yè)的服務(wù)水平的現(xiàn)狀下，高度垂直細(xì)分的聯(lián)合辦公領(lǐng)域出現(xiàn)的信息化系統(tǒng)該如何定位自己？

我們認(rèn)為，辦公系統(tǒng)的信息化和智能化是大勢(shì)所趨，但應(yīng)該不僅僅是解決運(yùn)營(yíng)效率的工具。任何工具都具有一定的學(xué)習(xí)成本，如果僅僅是作為替代傳統(tǒng)的管理和協(xié)同工具例如Excel和其它通用型辦公OA軟件，管理系統(tǒng)所能帶來(lái)的價(jià)值是十分有限的。相反，它應(yīng)該融入標(biāo)準(zhǔn)化管理的最佳實(shí)踐，同時(shí)具有豐富的可定制性，為聯(lián)合辦公空間實(shí)現(xiàn)靈活的商業(yè)模式，提升服務(wù)體驗(yàn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中樹(shù)立自己的獨(dú)特性。從空間運(yùn)營(yíng)者，入駐企業(yè)管理者，入駐用戶等空間生態(tài)中的各個(gè)人群的實(shí)際需求出發(fā)，設(shè)計(jì)人性化，多角度的整體系統(tǒng)是產(chǎn)品成功的關(guān)鍵所在。

對(duì)于空間運(yùn)營(yíng)者而言，解決招商困難，提高銷售轉(zhuǎn)化率，樹(shù)立空間品牌，提升運(yùn)營(yíng)效率的同時(shí)有更多人性化的服務(wù)，引進(jìn)增值服務(wù)，活躍社群人氣等等都是每個(gè)從業(yè)者面對(duì)的難題。對(duì)于入駐的用戶而言，除了在舒適的辦公環(huán)境下工作之外，方便順捷的共享會(huì)議場(chǎng)地，文印資源，掌控自己的個(gè)性化設(shè)置，進(jìn)行休閑，工作，社交等都不可少。傳統(tǒng)的辦公場(chǎng)所管理軟件往往缺乏面向客戶的考慮，而智能辦公系統(tǒng)除了難以安裝和定制的缺點(diǎn)之外，缺乏統(tǒng)一的用戶信息和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，造成體驗(yàn)上的割裂。面向辦公空間的管理系統(tǒng)應(yīng)該把后臺(tái)的運(yùn)營(yíng)與前端的辦公體驗(yàn)結(jié)合在一個(gè)有機(jī)體系之內(nèi)，同時(shí)具有開(kāi)放的特性，可以不斷的插入新的模塊，不斷的提升管理效率和用戶體驗(yàn)。

2.客戶關(guān)系管理

客戶關(guān)系管理（CRM）已經(jīng)成為行業(yè)招商必不可少的工具。優(yōu)秀的客戶管理工具不僅可以幫助空間運(yùn)營(yíng)者管理潛在客戶，及時(shí)跟進(jìn)客戶流程，提高客戶轉(zhuǎn)化率，并且在此基礎(chǔ)上獲得客戶洞察，對(duì)客戶的來(lái)源，跟進(jìn)速會(huì)議場(chǎng)地智能化管理度，各個(gè)分店的租賃情況，甚至如何對(duì)空間進(jìn)行進(jìn)一步的改造升級(jí)都提供了非常豐富的數(shù)據(jù)和分析。

使用簡(jiǎn)單的Excel表格跟進(jìn)客戶影響協(xié)同效率的同時(shí)也很難獲得如此豐富的洞察，而通用型的CRM缺乏對(duì)行業(yè)的定制使得體驗(yàn)感偏差，使用成本上升。云孵平臺(tái)系統(tǒng)的CRM針對(duì)地產(chǎn)租賃行業(yè)而設(shè)計(jì)，減少使用工具的復(fù)雜度，并且因?yàn)檎猩滔到y(tǒng)和其它系統(tǒng)是一個(gè)統(tǒng)一的整體，對(duì)客戶的生命全周期進(jìn)行完善的記錄和分析，通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)的提升促進(jìn)了空間的入駐率，延長(zhǎng)客戶的租期。

3.合同租約管理同時(shí)掌握入住率

聯(lián)合辦公的租戶偏向于小微企業(yè)，創(chuàng)業(yè)企業(yè)或是個(gè)人自由職業(yè)者。相比于傳統(tǒng)寫(xiě)字樓租賃，租期靈活，面積細(xì)分是聯(lián)合辦公的優(yōu)勢(shì)，但是也給管理上帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。針對(duì)長(zhǎng)租，短租，日租和會(huì)員制等各種商業(yè)模式，合同租約的信息化管理是運(yùn)轉(zhuǎn)良好的聯(lián)合辦公空間的剛需。同時(shí)，合同的審批流程又帶有企業(yè)OA軟件的特點(diǎn)。良好而靈活的合同租約體系必須包括涵蓋合同模版管理，合同租期定制，開(kāi)放和私有辦公室的不同租賃方式，以及其它資源的配置的功能，方便運(yùn)營(yíng)者高效的控制入駐率。

通過(guò)賬單自動(dòng)生成，催繳方式的靈活定制大幅度降低租金的逾期率，對(duì)空間的盈利狀況有根本的改變。同時(shí)，優(yōu)秀的合同管理系統(tǒng)還會(huì)對(duì)空間的使用情況進(jìn)行精確的分析，實(shí)時(shí)地掌握空間資源的利用情況，顆粒度細(xì)致到每個(gè)會(huì)員，每個(gè)工位，從而幫助發(fā)掘資源和商業(yè)模式上的更新。

4.場(chǎng)地預(yù)定管理

共享空間的本質(zhì)是把原來(lái)不常利用的資源例如會(huì)議室，茶水間，文印，作為可以共享的資源實(shí)現(xiàn)分時(shí)利用。一個(gè)對(duì)入駐用戶體驗(yàn)友好，可以隨時(shí)查找和預(yù)訂場(chǎng)地的管理系統(tǒng)可以避免會(huì)議室使用沖突，或者無(wú)法預(yù)租重要場(chǎng)地的苦惱。優(yōu)秀的場(chǎng)地預(yù)訂系統(tǒng)不僅可以允許用戶預(yù)訂場(chǎng)地，而且可以發(fā)出邀請(qǐng)，建立日程表，豐富的管理員確認(rèn)和取消會(huì)議權(quán)限功能，把資源的共享和入駐用戶的工作安排協(xié)同起來(lái)。同時(shí)，后臺(tái)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能幫助運(yùn)營(yíng)者更好的調(diào)配會(huì)議室比例，在不損害用戶使用體驗(yàn)的同時(shí)擴(kuò)大空間使用效率。

除了公共場(chǎng)地的預(yù)訂之外，單個(gè)工位或者會(huì)議室的靈活預(yù)訂也有非常重要的意義。Wework的一些空間之所以入駐率可以高達(dá)100%就是因?yàn)槌斯潭ǖ拈L(zhǎng)租之外，還有少部分的日租工位供會(huì)員臨時(shí)租用。場(chǎng)地管理系統(tǒng)需要對(duì)工位的庫(kù)存進(jìn)行實(shí)時(shí)性的掌控，同時(shí)區(qū)分各種會(huì)員機(jī)制才能實(shí)現(xiàn)最高效的利用。目前大多數(shù)的聯(lián)合辦公空間還是比較粗放型的管理工位，但是隨著經(jīng)營(yíng)的改善和會(huì)員體制的成熟，精細(xì)化管理所有工位，辦公室，會(huì)議室必將成為現(xiàn)實(shí)的需要。

5.智能門(mén)禁解決方案

門(mén)禁是空間的剛需，使用智能門(mén)禁不僅為入駐用戶提供具有科技感的體驗(yàn)，也極大的方便了空間運(yùn)營(yíng)管理。傳統(tǒng)的一卡通系統(tǒng)通常使用繁瑣，無(wú)法和會(huì)員身份打通，安全管理極其容易疏漏，并不適宜聯(lián)合辦公類高度流動(dòng)的場(chǎng)所。例如和云孵平臺(tái)系統(tǒng)集成的門(mén)禁解決方案提供了手機(jī)開(kāi)門(mén)，靠近自動(dòng)開(kāi)門(mén)等適合90后的科技感十足的開(kāi)門(mén)方式，把開(kāi)門(mén)時(shí)間降低到1秒以下，同時(shí)也可以支持掃二維碼，綁定IC卡等傳統(tǒng)開(kāi)門(mén)方式，適用于不同場(chǎng)景和客觀條件。

另外，門(mén)禁作為資源管理的權(quán)限工具，智能化也具有十分重要的意義。例如會(huì)議室的門(mén)禁就可以和預(yù)訂系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，平常處于關(guān)閉狀態(tài)，只有在預(yù)約時(shí)段才有權(quán)限打開(kāi)。

6.智能辦公設(shè)備

除了智能門(mén)禁之外，現(xiàn)代化的辦公環(huán)境將利用物聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)，人工智能提供更加個(gè)性化的辦公體驗(yàn)。例如智能WIFI不僅給每個(gè)用戶分配不同的密碼，同時(shí)可以更好的分配有限的帶寬資源，為辦公帶來(lái)良好的體驗(yàn)。而智能照明，智能插座可以降低能源消耗，提供更加綠色的辦公環(huán)境。打印系統(tǒng)也是聯(lián)合辦公空間共享打印的必須。

云孵平臺(tái)系統(tǒng)通過(guò)集成各種智能設(shè)備，與后端的管理系統(tǒng)相結(jié)合，每一個(gè)智能設(shè)備的控制，使用和數(shù)據(jù)分析都能夠幫助提高運(yùn)營(yíng)效率，最大化利用資源，并做出合理的分配。

7.企業(yè)服務(wù)和社群平臺(tái)

除了物理空間資源的管理，企業(yè)增值服務(wù)是空間價(jià)值的重要體現(xiàn)。對(duì)于入駐企業(yè)而言，工商財(cái)稅法，融資招聘技術(shù)行政等各種服務(wù)都是必須的，空間提供服務(wù)對(duì)接是順其自然。然而目前大多數(shù)的服務(wù)平臺(tái)由于小微企業(yè)的客單價(jià)低而復(fù)雜度并沒(méi)有減少很多而難以聚集優(yōu)秀服務(wù)商的精力，而大型的服務(wù)商也容易忽視小的聯(lián)合辦公空間的需求。在此形勢(shì)下，空間花費(fèi)大量人力對(duì)接服務(wù)往往收效甚微?？臻g管理系統(tǒng)作為線上服務(wù)平臺(tái)，可以極大的減少對(duì)接成本，空間運(yùn)營(yíng)者只需要注意去關(guān)注服務(wù)流程，收集服務(wù)反饋，進(jìn)一步甄選適合入駐企業(yè)的服務(wù)商。

另外，入駐企業(yè)的社群建設(shè)也是空間管理系統(tǒng)的重要功能?？臻g提供了物理上的交流和接觸機(jī)會(huì)，社群系統(tǒng)提供了線上的溝通和交流。相比于目前常用的微信群溝通，線上社群更容易定向發(fā)布信息，標(biāo)簽化尋找匹配的人群或企業(yè)，同時(shí)也減少了很多噪音，更適合職業(yè)社交和資源匹配。Wework高估值的背后也是目前8萬(wàn)多會(huì)員組成的線上社群提供的無(wú)限可能。對(duì)于國(guó)內(nèi)的眾創(chuàng)空間，建立線上社群需要依靠一套強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)和運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)。

8.定制品牌和多渠道支持

一個(gè)強(qiáng)有力的品牌是實(shí)現(xiàn)空間價(jià)值大幅提高的重要因素。每一個(gè)品牌的背后都是優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，強(qiáng)大的系統(tǒng)和對(duì)客戶的無(wú)比尊重。擁有自己定制化的App則是延續(xù)品牌價(jià)值傳達(dá)的重要一環(huán)。云孵平臺(tái)系統(tǒng)滿足品牌定制化的需求，使入駐用戶使用空間自身品牌App實(shí)現(xiàn)辦公的各種需求，勢(shì)必留下更為深刻的印象。

除了App之外，也需要對(duì)各種不同用戶做出場(chǎng)景的區(qū)分。例如官網(wǎng)一般是給需要了解社區(qū)風(fēng)格，預(yù)約參觀空間的用戶使用，微信服務(wù)號(hào)則更傾向于滿足會(huì)員的輕度使用需求，例如一般的資訊信息，場(chǎng)地的快速預(yù)訂，活動(dòng)的參與和企業(yè)服務(wù)的查詢都可以通過(guò)微信服務(wù)號(hào)來(lái)完成。而常駐空間的用戶更傾向于使用App獲得完整而良好的體驗(yàn)。一個(gè)優(yōu)秀的空間管理系統(tǒng)可以同時(shí)支撐這幾種不同的使用場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)用戶群體的全方位覆蓋。

9.用戶體驗(yàn)和安全性

另外值得提出的是，隨著企業(yè)軟件的消費(fèi)者化，現(xiàn)代的空間管理系統(tǒng)應(yīng)該在設(shè)計(jì)上充分注重用戶體驗(yàn)，簡(jiǎn)單，極致，優(yōu)美的產(chǎn)品設(shè)計(jì)與快捷，高效的技術(shù)手段相結(jié)合，讓使用者不需要復(fù)雜的培訓(xùn)就可以上手使用是每一個(gè)系統(tǒng)完善的目標(biāo)。在軟件的背后是對(duì)使用者的深刻洞察。企業(yè)軟件不可避免面臨的問(wèn)題是標(biāo)準(zhǔn)化和定制化的取舍，而真正優(yōu)秀的設(shè)計(jì)需要兼顧兩者，在更高維度搭建架構(gòu)，使得用戶既可以方便的使用產(chǎn)品，又可以根據(jù)自己實(shí)際情況定制功能。在這一點(diǎn)上，系統(tǒng)設(shè)計(jì)不再是簡(jiǎn)單的Excel表格的復(fù)制，而是對(duì)運(yùn)營(yíng)體系各個(gè)部分及其聯(lián)系的深刻了解。

另外，作為空間管理的中心系統(tǒng)，軟件和硬件安全不可忽視。尤其隨著軟件即服務(wù)（Software as a Service）的興起，大部分的軟件功能開(kāi)始建構(gòu)于云平臺(tái)。傳統(tǒng)的軟件可以實(shí)施私有化部署，但實(shí)際上私有化部署也不能等同于更加安全，因?yàn)橹灰浖┞队诠性凭W(wǎng)絡(luò)之中，就同樣易于受到攻擊。

系統(tǒng)安全性應(yīng)該由以下幾個(gè)方面來(lái)考量：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是否安全，敏感數(shù)據(jù)是否二次甚至三次加密，傳輸路線是否通過(guò)HTTPS，不同客戶之間的數(shù)據(jù)是否良好隔離，公司內(nèi)部人員權(quán)限是否有分層分顆粒設(shè)置，與系統(tǒng)提供商是否有健全的法律保密協(xié)議以及服務(wù)商內(nèi)部是否有安全守則規(guī)范員工行為。事實(shí)上，尊從良好的安全規(guī)范的SaaS系統(tǒng)遠(yuǎn)比傳統(tǒng)軟件更加安全。而且由于SaaS的部署可以做到實(shí)時(shí)，修復(fù)安全漏洞的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于私有化部署的軟件。目前，全球范圍內(nèi)SaaS已經(jīng)無(wú)可爭(zhēng)議地成為軟件的發(fā)展方向。在中國(guó)，SaaS在聯(lián)合辦公空間這個(gè)新興領(lǐng)域也越來(lái)越被人們所接受。

空間酷點(diǎn)評(píng)

“用了云孵平臺(tái)以后，社區(qū)管家們從許多繁瑣的行政任務(wù)解放出來(lái)了，可以用更多心思做社區(qū)建設(shè)以及客戶服務(wù)。提高的效率直接轉(zhuǎn)化成了客戶的粘性，無(wú)界要做最有溫度最有活力的辦公社區(qū)，云孵平臺(tái)為我們添了一把火”——韓宗恒（DHL數(shù)據(jù)六合實(shí)驗(yàn)室）

“云孵平臺(tái)系統(tǒng)了解運(yùn)營(yíng)辦公空間的實(shí)際需求，有效地提高了空間的運(yùn)營(yíng)效率，并且也為空間的入駐會(huì)員提供了更加便捷和高效的辦公環(huán)境；將會(huì)使整個(gè)空間的運(yùn)營(yíng)更加自動(dòng)化和智能化。云孵平臺(tái)系統(tǒng)可以說(shuō)是辦公空間的360度云端管家?！薄K丹（中國(guó)電信創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地---張江基地）

“云孵平臺(tái)系統(tǒng)從空間規(guī)劃、財(cái)務(wù)管理，再到空間事無(wú)巨細(xì)的日常運(yùn)營(yíng)，不僅大幅度地提高了工作效率，更幫助空間運(yùn)營(yíng)者積累和沉淀了大量的真實(shí)數(shù)據(jù)，對(duì)未來(lái)新老空間的運(yùn)營(yíng)提升，甚至整體空間的戰(zhàn)略發(fā)展方向都有著不可估量的作用?！薄綀A（上海復(fù)容投資有限公司）

結(jié)語(yǔ)

總之，隨著聯(lián)合辦公空間的發(fā)展，精細(xì)化運(yùn)營(yíng)和數(shù)據(jù)留存越來(lái)越成為空間從業(yè)者需要考慮的問(wèn)題，同時(shí)，智能化辦公的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，各種智能硬件和數(shù)據(jù)系統(tǒng)的融合將應(yīng)用于辦公系統(tǒng)之中。

云孵平臺(tái)作為一家專注于提供空間管理和智能化系統(tǒng)的科技公司，擁有張江集團(tuán)創(chuàng)業(yè)工坊，晶創(chuàng)V時(shí)空，天翼創(chuàng)投創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地，能創(chuàng)空間，上海來(lái)投吧，數(shù)據(jù)六合實(shí)驗(yàn)室等國(guó)內(nèi)多家知名聯(lián)合辦公空間客戶，幫助空間成為企業(yè)辦公服務(wù)平臺(tái)，同時(shí)每家空間也可以根據(jù)自身特點(diǎn)定制發(fā)展自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。未來(lái)的空間系統(tǒng)是一個(gè)建立在SaaS基礎(chǔ)上的開(kāi)放系統(tǒng)，通過(guò)不同空間，各種軟硬件的結(jié)合實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)時(shí)調(diào)配，分時(shí)共享，連接人與人，人與環(huán)境是構(gòu)建辦公管理系統(tǒng)的終極目標(biāo)。