連載16:職場溝通報(bào)聯(lián)商---到底怎樣的聯(lián)絡(luò)才算到位?

人物介紹:
李林畢業(yè)后入職本公司華北大區(qū)行政部。3年的時(shí)間,他勤奮好學(xué),進(jìn)步飛快,但在與上級(jí)的溝通中時(shí)常會(huì)有一些不暢與障礙,以致錯(cuò)失了一次升職機(jī)會(huì)。在資深同事的幫助下,初識(shí)《報(bào)·聯(lián)·商》,聽這位同事說,這是一門提高企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)間溝通技能的必修課,很多同事因?yàn)閷W(xué)習(xí)了報(bào)聯(lián)商,不僅自己的工作更加順暢,還贏得了領(lǐng)導(dǎo)的信賴,提高了工作效率。于是開始惡補(bǔ)功課。

年底了,各大區(qū)照例要召開年終總結(jié)會(huì),總部也會(huì)派領(lǐng)導(dǎo)出席。

行政部自然比其他部門更忙碌。

李林所在的小組被安排了布置會(huì)場、做新品展示的任務(wù)。

年會(huì)前一天晚上,李林和團(tuán)隊(duì)一起趕到會(huì)場,開始布置。直到凌晨兩點(diǎn)大家才收工回家。

第二天,李林等人又一大早趕到會(huì)場,剛一推開會(huì)議室的大門,大家都傻眼了:

昨晚安裝好的陳列展架是塌的塌、倒的倒,產(chǎn)品也七零八落地掉在地上,有幾瓶甚至摔碎了。

李林趕快把工作人員找了來,詢問到底是怎么回事。工作人員一時(shí)也說不清楚,因?yàn)樽蛲砝盍值热穗x開時(shí)已經(jīng)凌晨了,門關(guān)閉后“應(yīng)該”沒有人進(jìn)來。但只過了幾個(gè)小時(shí),為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況,確實(shí)難以解釋。

李林急了:會(huì)議馬上要開始了,雖然總部領(lǐng)導(dǎo)下午才會(huì)到場參會(huì),但也要搞清楚原因啊。

工作人員又把酒店的值班經(jīng)理找了來,經(jīng)理進(jìn)來后看了現(xiàn)場,分析說:“可能是被賓客遺落在這里的一只貓搞的,我們始終沒有逮到它,不過之前也并沒有惹出什么事來,可能昨晚跑到這里來了。”

好吧,無論什么原因,先把展架恢復(fù)如常再說。這時(shí)有幾位參會(huì)的同事已經(jīng)到了,大家于是七手八腳一起將產(chǎn)品、展架重新布置好。

因?yàn)榭偛款I(lǐng)導(dǎo)的行程安排緊湊,下午才能到達(dá),因此,上午的會(huì)議調(diào)整為大區(qū)內(nèi)部的交流會(huì)。

會(huì)議進(jìn)行到一半,就聽到后面的展架“呼啦”一聲又倒了……

李林當(dāng)機(jī)立斷:一定要把小貓找出來抱到外面去,不然下午的會(huì)議就會(huì)受影響。

于是除了幾位大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和正在參與匯談的同事外,大家全體出動(dòng)---找貓!可經(jīng)過仔細(xì)搜尋,并沒有發(fā)現(xiàn)小貓的蹤跡,這時(shí)有人提出:是不是展架本身出了問題?

幾位同事開始檢查展架,不過大家都是安裝展架以及使用展架的“老手”,問題“應(yīng)該”不會(huì)出在安裝方面。

李林拿起手機(jī)給展架的供應(yīng)商打電話了解情況,得到的回復(fù)是:

這是一批最新型展架,表面上看和以往的展架沒有太大區(qū)別,但這批展架為了克服以往客戶反應(yīng)的地面不平則矗立不穩(wěn)的情況,特意設(shè)計(jì)了一個(gè)小“機(jī)關(guān)”,安裝時(shí)需要專門固定。不過有一個(gè)小缺陷,就是如果不固定,則展架容易倒塌。安裝方法已在說明書里注明。

但由于李林和同事們?cè)缫呀?jīng)熟悉展架的安裝方法,所以沒有看說明書,安裝時(shí)也并沒有發(fā)現(xiàn)這個(gè)機(jī)關(guān)。

李林有點(diǎn)生氣,問道:“這么重要的改動(dòng),你們?yōu)槭裁床恢攸c(diǎn)標(biāo)注一下?”


真正的原因找到了,問題馬上就得到了解決。

會(huì)議照常召開。

下午會(huì)議開始前,李林接到一個(gè)陌生電話,原來是展架供應(yīng)商的負(fù)責(zé)人打來的:“我聽員工反應(yīng)您上午投訴了關(guān)于展架的問題,非常抱歉,我們新改良的展架給您帶來了不便?!?/p>

李林聽的莫名其妙:“我沒投訴啊!只是提了個(gè)小建議而已!”

……


當(dāng)天晚上,李林梳理這一天來發(fā)生的事情,總結(jié)道:

1、假想的貓咪事件:

值班經(jīng)理和工作人員的“應(yīng)該沒人進(jìn)來”、“可能是小貓咪搗亂”等都是自己的推測(cè)、判斷,并不是真正的事實(shí)。

無論是信息的發(fā)布者還是接收者,都要準(zhǔn)確區(qū)分事實(shí)、推測(cè)和感受,確認(rèn)發(fā)布和接收的信息是否是事實(shí)(到底是貓的問題還是展架本身的問題),不要急于盲動(dòng)。

2、信息的接收者與發(fā)布者要把事實(shí)厘清再去聯(lián)絡(luò),否則傳遞出的信息會(huì)誤導(dǎo)別人。(要冷靜分析:對(duì)方真的是在投訴嗎?)

3、重要信息聯(lián)絡(luò)時(shí)以及習(xí)以為常的事情發(fā)生變化時(shí),要替他人著想,認(rèn)真確認(rèn)落實(shí),讓對(duì)方知曉變化,才能確保不出問題。(展架的最新安裝方式可在外包裝上重點(diǎn)標(biāo)注或打電話給老客戶、VIP客戶強(qiáng)調(diào)一下)

古賀·報(bào)聯(lián)商法則:

之32:傳遞的信息要準(zhǔn)確,要把事實(shí)和推測(cè)、感受區(qū)分開。

之33:和外部的聯(lián)絡(luò)要扎實(shí),不能只顧自己方便,要考慮聯(lián)絡(luò)的效果。
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