知識(shí)庫(kù)的范圍很廣，包括你所見所聞所學(xué)所感而形成的一切內(nèi)容；個(gè)人知識(shí)庫(kù)就是專屬你一個(gè)人的知識(shí)存儲(chǔ)空間。我們獲取到的內(nèi)容都會(huì)以各種形式比如文字、圖片、視頻等存儲(chǔ)在我們特定設(shè)置的空間范圍內(nèi)，你可以放在你的筆記本上面、手機(jī)里面、電腦里面、甚至間接地放在別人的頭腦里面，當(dāng)我們需要使用的時(shí)候可以直接或間接的拿出來(lái)為我所用。同樣的，管理個(gè)人知識(shí)庫(kù)即保存知識(shí)，也是我們?cè)谶M(jìn)行知識(shí)管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，合理有效的對(duì)知識(shí)進(jìn)行整理保存，會(huì)很大程度上提高你的工作效率，提高工作能力。
前提思維：知識(shí)“斷舍離”
每個(gè)人都有自己的知識(shí)庫(kù)，可以是你的手機(jī)、電腦和云端網(wǎng)盤等，可能你并沒有發(fā)覺，看到一篇好的文章并且收藏、為了發(fā)一次朋友圈搜索的配圖、甚至像現(xiàn)在我為了寫這一段內(nèi)容搜索的“斷舍離”三個(gè)字等等，這些都是在給自己的知識(shí)庫(kù)填磚加瓦，不錯(cuò)，你的知識(shí)庫(kù)看上去可能很充實(shí)了，但是我們所說(shuō)的管理，就是要丟棄那些沒用而且還占用我們空間的東西?，F(xiàn)在提倡一切輕量化，要學(xué)著給自己減負(fù)。所以在開始對(duì)自己的知識(shí)庫(kù)進(jìn)行管理之前，辨別一下我們現(xiàn)存的知識(shí)空間，哪些是對(duì)自己有用的內(nèi)容，哪些是用處不大的，哪些是根本沒用的，分別打上標(biāo)簽，清理你手機(jī)、電腦、筆記本上沒用的存儲(chǔ)。同時(shí)在進(jìn)行知識(shí)搜集的時(shí)候也要進(jìn)行評(píng)估，不要將所有內(nèi)容一股腦全部放進(jìn)去，有取舍才有效果。學(xué)會(huì)了知識(shí)斷舍離的思想，才能讓你的知識(shí)庫(kù)管理過(guò)程更加便捷高效。
對(duì)個(gè)人知識(shí)庫(kù)的管理整體上可以分為兩部分，第一直接管理，即對(duì)我們現(xiàn)在接觸的知識(shí)存儲(chǔ)空間：手機(jī)、電腦和云端進(jìn)行直接管理，其中包含了文件夾設(shè)置、文件名設(shè)置、知識(shí)存儲(chǔ)方式等；第二就是間接管理，可以理解為我們通過(guò)一個(gè)或一種媒介獲得我們的知識(shí)，這個(gè)媒介可以是人，可以是一次講座，可以是一次與別人的交流分享。這其中還會(huì)介紹一些比較實(shí)用的軟件，有助于我們進(jìn)行知識(shí)保存。
直接管理個(gè)人知識(shí)庫(kù)
1. 文件分類并對(duì)應(yīng)好名字。當(dāng)你的手機(jī)電腦和云端保存了較多的文件時(shí)，為了能夠快速提取并使用就需要對(duì)文件進(jìn)行分類，當(dāng)然這個(gè)分類可以根據(jù)你的個(gè)人情況進(jìn)行，沒有固定的模板，一般情況來(lái)說(shuō)文件夾不宜超過(guò)三層，即“母文件夾-子文件夾-子子文件夾”，否則你的文件夾打開的概率就會(huì)很低。同類母文件夾盡量包含你所有的存儲(chǔ)內(nèi)容，這也是方便你的查找。用我的文件夾舉例子，因?yàn)閭€(gè)人喜歡常用文件放在桌面上，所以母文件夾“不一先生”放在電腦桌面，然后打開依次是“個(gè)人品牌-洪荒時(shí)代-企劃斜杠-學(xué)以致用”，然后每個(gè)里面再進(jìn)行劃分?？赡苣悴⒉焕斫馕业奈募A名字是什么意思，但是僅僅在桌面，一是容易找到，二是個(gè)人理解可以快速使用，這樣就足夠了，畢竟我們的生活總需要一些個(gè)性化元素。
文件名也是很重要的一點(diǎn)，可以讓你很長(zhǎng)時(shí)間后快速找到，這也是文件命名的原則。一般來(lái)說(shuō)工作文件和個(gè)人文件的命名方式還是要有所區(qū)分的。但是總體上文件名里應(yīng)該包含文件的內(nèi)容標(biāo)簽、日期和備注等信息。田志剛老師在《你的知識(shí)需要管理》一書中分享了某家公司的命名規(guī)則：
文檔命名：公司簡(jiǎn)稱-維度-文檔名-日期-版本號(hào)
如“KMC-咨詢-質(zhì)量控制-20090318-1.5”
項(xiàng)目命名：年-項(xiàng)目號(hào)-客戶名-項(xiàng)目名-日期-版本號(hào)
如“2009-006-上海世博會(huì)組委會(huì)-國(guó)外市場(chǎng)拓展項(xiàng)目媒體組織-20090416-1.0”
以上是對(duì)工作文件的命名，如果你所在公司有自己的命名原則那最好，如果沒有就可以嘗試用這個(gè)分類進(jìn)行。那么針對(duì)個(gè)人文件命名，也可以參照下面兩個(gè)示例進(jìn)行：
個(gè)人撰寫文件：日期-文檔名-服務(wù)對(duì)象-標(biāo)簽
如“20170118-五分鐘學(xué)會(huì)管理個(gè)人知識(shí)庫(kù)-簡(jiǎn)書-知識(shí)管理“
網(wǎng)絡(luò)保存文件：標(biāo)題-作者-標(biāo)簽-日期-文檔格式
如“你的知識(shí)需要管理-田志剛-知識(shí)管理-20170116-TXT“
文件命名是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作，簡(jiǎn)單但不容易堅(jiān)持，如果長(zhǎng)期堅(jiān)持下去就可以明顯提高工作效率。
2.快速進(jìn)行文件搜索。文件已經(jīng)保存好了并且設(shè)置了相應(yīng)的文件命名，想要使用的時(shí)候能夠快速找到也是很重要的。文件較少可以直接翻頁(yè)查找，但是如果文件較多的時(shí)候就要借助搜索軟件，可以使用電腦上面的搜索功能或者也可以使用現(xiàn)在許多桌面管理軟件帶有的文件搜索功能，這個(gè)根據(jù)個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行選擇，不過(guò)網(wǎng)絡(luò)軟件還是搜索過(guò)程會(huì)稍微快一些比如Google桌面搜索等。這里面要注意的是在搜索的時(shí)候，你可以直接按照我們之前設(shè)置好的標(biāo)簽進(jìn)行關(guān)鍵詞搜索，但是如果標(biāo)簽下文件較多，就需要再次精確關(guān)鍵詞，可以使用你的文件名中你記得住的任何一個(gè)，兩個(gè)關(guān)鍵詞中間用空格隔開，比如“知識(shí)管理 保存知識(shí)”，這樣就會(huì)更加精確，而且也可以節(jié)省時(shí)間。
3.紙質(zhì)端文件分類存放。對(duì)于紙質(zhì)文件（包含書和筆記本）的管理更需要下功夫，因?yàn)榧堎|(zhì)文件不像電子文件不出意外會(huì)永久存儲(chǔ)，可能稍不留神就會(huì)不知道自己放在什么地方了，辛苦保存的知識(shí)內(nèi)容就沒有了。下面三個(gè)方法幫助你輕松解決難題：
設(shè)置一個(gè)“待辦事項(xiàng)”存儲(chǔ)空間。在你的書桌抽屜可以單獨(dú)形成一個(gè)“待辦事項(xiàng)“空間，把需要近期處理的文件全部放進(jìn)去，完成一項(xiàng)工作之后就從中移除，如果能夠保證你的“待辦事項(xiàng)”空間一直是空的，那你就很棒了。移除的文件放在一個(gè)固定的地方使用便利貼盡心分類存放。但是如果文件越來(lái)越多怎么辦呢？這就是文章開始說(shuō)的要有“斷舍離”的思想，還有一個(gè)方法就是接下來(lái)要介紹的。
轉(zhuǎn)換成電子文件進(jìn)行保存。可以將需要長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件進(jìn)行保存，當(dāng)然這個(gè)也是有局限性的，適合篇幅較少的文件，如果很多頁(yè)數(shù)的文件轉(zhuǎn)換起來(lái)就比較耗費(fèi)時(shí)間或者成本。那么話說(shuō)回來(lái)，如何轉(zhuǎn)換呢？可以進(jìn)行文件掃描這是針對(duì)文件內(nèi)容稍多的，如果內(nèi)容較少的推薦可以使用APP印象筆記或者掃描全能王，可以轉(zhuǎn)化成照片或者掃描PDF文檔，這樣就很方便了。
巧用“便利貼”。剛剛也提到了使用便利貼進(jìn)行分類存放紙質(zhì)文檔，其實(shí)便利貼在我們保存知識(shí)的時(shí)候還可以有很多用處。在我們讀書或者閱覽文件時(shí)候，完全可以把自己的想法寫在便利貼上面，然后打上標(biāo)簽，貼在書中對(duì)應(yīng)頁(yè)碼，這樣可以方便我們后續(xù)對(duì)知識(shí)內(nèi)容的鞏固和創(chuàng)新理解。
4.云端碎片知識(shí)管理。網(wǎng)絡(luò)上的碎片化知識(shí)也是值得學(xué)習(xí)借鑒并且需要管理的，這部分知識(shí)內(nèi)容如果要獲取，比較簡(jiǎn)潔的辦法一般是借助手機(jī)APP和瀏覽器插件，及時(shí)抓取看到的內(nèi)容。這里還是推薦使用印象筆記，并不是打廣告，我相信用過(guò)這個(gè)APP的人都會(huì)覺得好用。既可以日常記錄，而且記錄形式很多包括文字、圖片、音頻，還可以設(shè)置提醒，最重要的是還有對(duì)應(yīng)的瀏覽器插件，可以把瀏覽網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容收藏或截圖同步保存到你的手機(jī)端，很便捷實(shí)用。也還有百度搜藏、網(wǎng)盤等，選擇最適合自己使用的才是最好的。
間接管理個(gè)人知識(shí)庫(kù)
上文中我們已經(jīng)提到對(duì)知識(shí)庫(kù)的間接管理，其實(shí)就是通過(guò)一種媒介獲取知識(shí)，通過(guò)管理這種媒介進(jìn)而管理我們的知識(shí)內(nèi)容，那么無(wú)論你是通過(guò)人際關(guān)系、課程講座或是交流分享的媒介，我們最重要的就是對(duì)人的管理，只有合理管理可以為自己傳道授業(yè)解惑的人，才可以豐富自己的知識(shí)庫(kù)。當(dāng)然，這是在知識(shí)管理的方面進(jìn)行討論方法，但是不能把他人作為一種管理的工具。每個(gè)人都有值得學(xué)習(xí)的優(yōu)點(diǎn)，無(wú)論你們之間是什么關(guān)系，總會(huì)有一種“師生關(guān)系”。
1.你的老師是誰(shuí)？每個(gè)人都可以作為一個(gè)老師，但每個(gè)人也都是一個(gè)學(xué)生。如果你正在學(xué)習(xí)一項(xiàng)專業(yè)知識(shí)，那么就需要關(guān)注該領(lǐng)域的前輩；如果你正在工作，那么你就需要關(guān)注所在公司甚至同行公司可以學(xué)習(xí)借鑒的人；如果你正在創(chuàng)業(yè)，那么各方人脈都需要進(jìn)行維護(hù)?？傊?，可以幫助你成長(zhǎng)的人都可以作為你的老師，劃入你的知識(shí)庫(kù)范圍。
2.關(guān)注什么信息？關(guān)注一個(gè)人就需要全面區(qū)了解，這包括個(gè)人基本信息、個(gè)人背景、近期動(dòng)態(tài)三個(gè)方面。
基本信息：姓名、聯(lián)系方式、工作單位、部門職位、即時(shí)通訊工具等；
個(gè)人背景：學(xué)歷、專業(yè)、家鄉(xiāng)、愛好、家庭情況等；
近期動(dòng)態(tài)：正在研究什么項(xiàng)目?jī)?nèi)容、最近心情、寫過(guò)什么等。
如果你能夠盡可能多的掌握這些信息，那么你在與人交流的時(shí)候就會(huì)明顯提高效率，幫助你掌握之前缺乏的知識(shí)內(nèi)容。
3.如何關(guān)注？首先你要確定你需要關(guān)注的人，如果就是和自己的人際圈有間接聯(lián)系的人，可以主動(dòng)自己結(jié)識(shí)或通過(guò)他人介紹認(rèn)識(shí)；如果是距離自己很遙遠(yuǎn)的人，可以通過(guò)你第一次獲取到他的信息的渠道進(jìn)行認(rèn)識(shí)，觀察是否有社交通訊賬號(hào)可以使用進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交流，然后再有機(jī)會(huì)進(jìn)行當(dāng)面交流。比如我如果想要學(xué)習(xí)知識(shí)管理，那么我要找到這個(gè)領(lǐng)域的大咖，看他的文章、看他的書、學(xué)習(xí)他的課程，而且有機(jī)會(huì)進(jìn)行線下講座學(xué)習(xí)，抓住機(jī)會(huì)留下聯(lián)系方式方便后期溝通，關(guān)注后期要進(jìn)行關(guān)系維護(hù)，比如虛心請(qǐng)教、他人有所成果時(shí)候給的贊美、節(jié)日的祝福等。同時(shí)要懂得付出，只有輸入和輸出是對(duì)等的才可以獲得別人的信任。
4.工具介紹。關(guān)注他人可以通過(guò)我們常用的即時(shí)通訊軟件、手機(jī)通訊錄、郵箱通訊錄以及一些手機(jī)APP如名片存儲(chǔ)軟件等。
對(duì)于個(gè)人知識(shí)庫(kù)的管理，直接管理和間接管理同樣重要。需要大家形成一套適合自己的知識(shí)庫(kù)管理體系，豐富知識(shí)儲(chǔ)備，提高工作效率。
