2017年8月，筆者在企業(yè)組織了一場(chǎng)2.5小時(shí)的《中藥辨認(rèn)大賽》，參與的13名選手是由各區(qū)域舉薦的中藥工（藥店抓中藥的人員）。本次活動(dòng)共設(shè)置兩個(gè)項(xiàng)目：50種常用中藥編碼默寫、100種常用中藥外觀辨認(rèn)。
通過(guò)這種方式，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目的：
1、縮短中藥調(diào)劑時(shí)間，在保證抓藥無(wú)誤的前提下提升顧客滿意度；
2、對(duì)現(xiàn)有學(xué)員當(dāng)前水平摸底，讓學(xué)員從意識(shí)、態(tài)度上對(duì)兩項(xiàng)技能提升引起重視。
整個(gè)活動(dòng)組織過(guò)程基本流暢，結(jié)束后公司領(lǐng)導(dǎo)要求加場(chǎng)。作為這次活動(dòng)的策劃及組織者，是如何通過(guò)管控流程，抓好關(guān)鍵細(xì)節(jié)順利實(shí)施活動(dòng)呢？
一、全局思考，確定活動(dòng)組織職責(zé)
本次PK的兩項(xiàng)技能，可以歸為中藥工入門級(jí)別。所以，在中藥飲片辨認(rèn)范圍的品種選取時(shí)，要優(yōu)先考慮抓藥頻率最多的品種為宜，而借助數(shù)據(jù)資料、面談及自我經(jīng)驗(yàn)很快就梳理出中藥飲片辨認(rèn)品種清單。
雖然這次活動(dòng)人數(shù)不多，由于是首次舉辦無(wú)先例可循，將近半個(gè)月的籌備進(jìn)程并不輕松，涉及的物料很多對(duì)細(xì)節(jié)的把控和銜接，要求還是蠻高的。因此，在培訓(xùn)前、中、后先梳理出主要的工作職責(zé)，更便于我能高效推進(jìn)和落實(shí)關(guān)鍵事項(xiàng)。
二、分段落實(shí)，有效管控活動(dòng)關(guān)鍵點(diǎn)
根據(jù)上圖《活動(dòng)組織者職責(zé)表》，從活動(dòng)前、中、后三個(gè)階段，有序推進(jìn)及落實(shí)關(guān)鍵工作。
（一）活動(dòng)前：以終為始，定方案
1、確定活動(dòng)主題、方式、人員和時(shí)間
這次參賽人數(shù)較少，考慮到以辨藥活動(dòng)方式舉辦用時(shí)較少，在理清活動(dòng)目的后，又增加了一項(xiàng)關(guān)于“中藥編碼記憶測(cè)試”的環(huán)節(jié)，而兩者又剛好都對(duì)應(yīng)縮短中藥調(diào)劑時(shí)間的目標(biāo)。同時(shí)，由于這次活動(dòng)需對(duì)學(xué)員目前狀況做下摸底，讓每位選手都逐一測(cè)試才能獲得量化結(jié)果，所以在比賽方式設(shè)計(jì)成以個(gè)人為參賽單位最合適。
另外，在活動(dòng)日期確定前自己整個(gè)策劃思路都沒(méi)有成形，這類活動(dòng)又是首次籌備，過(guò)程中避免不了會(huì)出現(xiàn)一些預(yù)想不到、邊思考邊完善的事項(xiàng)。所以，給這次籌備時(shí)長(zhǎng)預(yù)定了一個(gè)月。
2、會(huì)議室申請(qǐng)，物資確認(rèn)
? 無(wú)論是組織培訓(xùn)還是活動(dòng)，內(nèi)部會(huì)議室都需要提前申請(qǐng)通過(guò)審批，這個(gè)是在方案確定階段前首先要進(jìn)行的事項(xiàng)，也是確保活動(dòng)順利實(shí)施的保障。
這次在物資準(zhǔn)備中，工作量最大的兩個(gè)部分：中藥辨認(rèn)品種的樣本準(zhǔn)備、各類現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試表單的設(shè)計(jì)。針對(duì)這兩方面的準(zhǔn)備，也是自己花精力最多的地方，關(guān)于其中運(yùn)用的一些小技巧將在后面詳述。
3、提前七天發(fā)布活動(dòng)通知
為使本次測(cè)試結(jié)果取得更好效果，活動(dòng)通知至少要提前7天發(fā)布，不僅利于選手做準(zhǔn)備，還能預(yù)留時(shí)間防范更換參賽選手。同時(shí)，根據(jù)主題需要，通知中提供了《150種常用中藥飲片編碼清單》，讓選手在準(zhǔn)備方面更具方向性和針對(duì)性。
而在活動(dòng)通知文案中，針對(duì)要學(xué)員關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)，特別更換了字體顏色和加粗以示強(qiáng)調(diào)。
4、活動(dòng)前兩天再次提醒參賽選手
這次選擇的時(shí)間點(diǎn)是店鋪交接班前，這個(gè)時(shí)段當(dāng)天上班人員最為集中，更利于門店關(guān)注到郵件并提醒到參賽選手。
5、活動(dòng)前兩天確定工作人員，告知賽前碰頭會(huì)安排
這次活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員，都是比賽前兩天從業(yè)務(wù)部門臨時(shí)抽調(diào)的，以業(yè)務(wù)部門經(jīng)理和主管為主。由于前期籌備工作都是我一人進(jìn)行各項(xiàng)籌備，他們對(duì)整個(gè)活動(dòng)議程、任務(wù)等情況都不清楚。為更高效的進(jìn)行活動(dòng)落實(shí)，選擇在活動(dòng)正式開始前一小時(shí)召開碰頭會(huì)，既能降低溝通成本，提前告知也利于彼此給活動(dòng)當(dāng)天預(yù)留時(shí)間參與。
（二）活動(dòng)中：各司其職，巧推進(jìn)
1、活動(dòng)前一小時(shí)，召開碰頭會(huì)
會(huì)議中對(duì)整個(gè)活動(dòng)議程介紹完畢，給與會(huì)者詳細(xì)說(shuō)明了各項(xiàng)工作的具體要求、任務(wù)和分工，并派發(fā)大家需要的表單及物料。
（1）工作分工表
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)根據(jù)需要， 6位工作人員分成兩個(gè)工作組：監(jiān)考組和閱卷組，其他如會(huì)場(chǎng)布置、接待、拍照及頒獎(jiǎng)等工作大家共同參與。
（2）活動(dòng)實(shí)施推進(jìn)表
2、管控活動(dòng)流程
附：
筆者作為活動(dòng)組織者，除了參與閱卷及擔(dān)任主持人外，盡量避免承擔(dān)更多具體工作，以保證有更多精力處理實(shí)施中的突發(fā)問(wèn)題，以及總體管控整個(gè)活動(dòng)按照議程安排有序推進(jìn)。不過(guò)在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，還是出現(xiàn)了5個(gè)小插曲：
1、學(xué)員入場(chǎng)跟催，業(yè)務(wù)部門首當(dāng)其沖
這次業(yè)務(wù)部門也非常重視，其部門經(jīng)理親自擔(dān)任監(jiān)考官，與大家在現(xiàn)場(chǎng)共同組織此次活動(dòng)。還沒(méi)等到活動(dòng)開始前，自發(fā)擔(dān)任“紀(jì)律委員”電話催促學(xué)員抓緊入場(chǎng)，以免影響活動(dòng)正常開展。
2、增加“經(jīng)驗(yàn)分享”環(huán)節(jié)
在“中藥辨認(rèn)”測(cè)試結(jié)束前，業(yè)務(wù)部門主管主動(dòng)請(qǐng)纓要進(jìn)行常用中藥飲片辨認(rèn)經(jīng)驗(yàn)分享，大概15分鐘時(shí)間。這個(gè)提議果然是神來(lái)之筆，不僅起到“以賽代訓(xùn)”的目的，避免了這次議程設(shè)計(jì)中的漏洞， 還給閱卷組進(jìn)行成績(jī)統(tǒng)計(jì)預(yù)留了足夠時(shí)間，也使各項(xiàng)流程銜接更流暢。
3、調(diào)整獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置
兩個(gè)比賽環(huán)節(jié)選手們總體成績(jī)跟預(yù)期存在一定差距，第一個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)選手獲得評(píng)獎(jiǎng)資格，意味著該獎(jiǎng)項(xiàng)會(huì)“空缺”。同時(shí)，事前領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃根據(jù)這次比賽成績(jī)，再額外申請(qǐng)些福利激勵(lì)優(yōu)秀選手的設(shè)想，也即將破滅。因?yàn)榍捌诨谶@方面的考慮，除設(shè)定的評(píng)獎(jiǎng)資格門檻有點(diǎn)偏高外，透過(guò)成績(jī)也暴露出部分選手對(duì)活動(dòng)重視程度不高的問(wèn)題。
針對(duì)當(dāng)前情況，緊急召集部門經(jīng)理及業(yè)務(wù)部門經(jīng)理商討對(duì)策，最終決定：增加“參賽紀(jì)念獎(jiǎng)”，原有獎(jiǎng)項(xiàng)根據(jù)成績(jī)排名僅獎(jiǎng)勵(lì)1～2名選手。雖然這次成績(jī)總體不佳，也是第一次摸底，還是要以鼓勵(lì)員工為出發(fā)點(diǎn)。
4、“中藥編碼默寫”業(yè)務(wù)部門主動(dòng)加場(chǎng)
活動(dòng)開始前，也激發(fā)了業(yè)務(wù)部門經(jīng)理的興趣，拿起《中藥編碼默寫》答題卡自測(cè)起來(lái)，脫離門店工作6年之久，居然正確率還可以達(dá)到60%以上；同時(shí)，過(guò)程中他主動(dòng)索要本次試卷，要在下個(gè)月會(huì)議中，對(duì)店長(zhǎng)也組織一輪摸底測(cè)試。
5、“中藥辨認(rèn)樣本”轉(zhuǎn)為培訓(xùn)道具
這次活動(dòng)公司總經(jīng)理大部分時(shí)間也在現(xiàn)場(chǎng)，在觀摩選手比賽過(guò)程中，指出后續(xù)要我完成兩項(xiàng)工作：將職能部門涉及中藥飲片相關(guān)工作的員工，后續(xù)也納入進(jìn)來(lái)學(xué)習(xí)；將100味“中藥飲片樣本”直接轉(zhuǎn)為培訓(xùn)道具，涉及相關(guān)費(fèi)用走公司報(bào)銷程序。
（三）活動(dòng)后：提前規(guī)劃，顯成效
1、比賽測(cè)試結(jié)果，發(fā)給業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)
活動(dòng)結(jié)束后，將所有選手《比賽成績(jī)匯總表》拍照，發(fā)給業(yè)務(wù)部門經(jīng)理，方便其分享給各片區(qū)經(jīng)理在后續(xù)巡店過(guò)程中，有針對(duì)性對(duì)部分學(xué)員進(jìn)行關(guān)注。
2、派發(fā)工作人員活動(dòng)紀(jì)念品
? 這次本來(lái)是沒(méi)有預(yù)算給工作人員準(zhǔn)備紀(jì)念品的。剛好在跟采購(gòu)部門經(jīng)理尋求資源時(shí)，被旁邊一位合作伙伴獲悉此事，對(duì)方可以根據(jù)我提供的數(shù)量，贊助些贈(zèng)品。因此，在現(xiàn)場(chǎng)增加“參賽紀(jì)念獎(jiǎng)”時(shí)，才能游刃有余。同時(shí)，也能有資源，派發(fā)給工作人員表示感謝。
3、活動(dòng)新聞稿整理
撰寫新聞稿是預(yù)料之中的事，為確保能按照領(lǐng)導(dǎo)要求在活動(dòng)后一天內(nèi)發(fā)布，前期有計(jì)劃的準(zhǔn)備相關(guān)素材，尤為重要。企業(yè)新聞稿要求圖文并茂，總經(jīng)理發(fā)言內(nèi)容更是必不可少。這兩方面的素材收集，兩招即搞定：總經(jīng)理發(fā)言時(shí)，手機(jī)錄音；活動(dòng)后第一天上班后，馬上通知大家當(dāng)天把照片原圖發(fā)給我。
4、活動(dòng)物料清理、相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷
三、精心設(shè)計(jì)，抓好活動(dòng)準(zhǔn)備5大細(xì)節(jié)
為保障這次活動(dòng)各環(huán)節(jié)銜接流程，取決于充分的準(zhǔn)備。根據(jù)這次活動(dòng)設(shè)計(jì)的情況，主要在以下幾個(gè)方面進(jìn)行了細(xì)致的準(zhǔn)備。
（一）“中藥辨認(rèn)樣本”準(zhǔn)備與擺放
此環(huán)節(jié)在整個(gè)活動(dòng)中物料使用量最大，在活動(dòng)前核心目的是利于高效進(jìn)行工作準(zhǔn)備，活動(dòng)中努力為學(xué)員提供快速答題的外部環(huán)境。
（二）活動(dòng)表單設(shè)計(jì)與存放
表單的設(shè)計(jì)與存放，充分從使用者的角度來(lái)思考，利于工作人員提取，方便選手答題。同時(shí)，考慮到“中藥辨認(rèn)”環(huán)節(jié)選手是站立手持答題紙作答，特別提供答題紙墊板輪流使用，以避免因紙張?zhí)∽鞔鹬袦p緩選手答題速度。答題卡如圖：
（三）會(huì)場(chǎng)布置上的設(shè)計(jì)
張貼會(huì)場(chǎng)座次指引卡、中藥編碼擺放排序卡，提高布置效率，降低溝通成本。
（四）拍照的前期安排
1、 將貼有活動(dòng)主題的名牌，放置在樣本陳列長(zhǎng)桌上，不僅能進(jìn)行指引，在拍照時(shí)更能凸顯活動(dòng)主題；
2、 將活動(dòng)主題關(guān)鍵字，分別打印在3張A4紙上，在合影時(shí)讓學(xué)員手持，替代橫幅功能；
3、會(huì)前要求選手著工裝、化淡妝參賽，目的是希望拍照時(shí)更能體現(xiàn)其專業(yè)化風(fēng)采。
（五）時(shí)間規(guī)劃上的設(shè)計(jì)
1、 將“中藥編碼默寫”考核設(shè)置在第一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅利于閱卷時(shí)間充足，還能在“中藥辨認(rèn)”環(huán)節(jié)穿插編碼加時(shí)賽，從而避免不用再安排休息時(shí)間讓大家等待比賽結(jié)果；
2、提前預(yù)告下月活動(dòng)主題，方便選手提早進(jìn)行相關(guān)技能提升的準(zhǔn)備。
