在一次Excel的線下培訓(xùn)課堂中，我給大家介紹了有關(guān)Excel表格結(jié)構(gòu)規(guī)范化的知識(shí)，有一個(gè)學(xué)員小A在課間休息的時(shí)候，把他工作中的一個(gè)表格給我看。

他說：”甘老師，你剛剛說的太對(duì)了，我們平常設(shè)計(jì)的表格，你剛剛提到的那些合并單元格、多層級(jí)表頭的問題都出現(xiàn)了。我現(xiàn)在打算用你教的方法，對(duì)這個(gè)表格進(jìn)行結(jié)構(gòu)規(guī)范化的整理，但是這個(gè)表格打印的時(shí)候，必須要每一頁有這兩行的表頭，每頁結(jié)尾處也需要有小計(jì)和這一行的說明信息，之前我都是一頁一頁手工添加的這些表頭表尾的內(nèi)容，每次做這個(gè)表格都很痛苦，而且每個(gè)項(xiàng)目都要做一次。你能不能幫我看看有沒有方法快速實(shí)現(xiàn)按照這個(gè)表格模板進(jìn)行打印?！?/p>

小A提到的問題，也是很多人在Excel中制作表格所面臨的問題。大家經(jīng)常在Excel中設(shè)計(jì)表格結(jié)構(gòu)的時(shí)候，需要做到打印的表格的頂部包含工作表名稱、多層級(jí)表頭、每頁底部有小計(jì)行、備注信息的內(nèi)容，而如果直接把這些表頭表尾的數(shù)據(jù)輸入在單元格中，會(huì)給我們后期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析造成很大的麻煩，我們無法對(duì)此表格進(jìn)行排序、篩選、數(shù)據(jù)透視等一系列的操作。

1.?思路比方法更重要

一個(gè)好的、易于分析的表格結(jié)構(gòu)，應(yīng)該第一行就是表格的字段名稱，中間是一條一條的明細(xì)數(shù)據(jù)，沒有合并單元格、沒有小計(jì)行。可是很多時(shí)候，我們?cè)诖蛴〉臅r(shí)候，又需要像這樣特定的打印格式，那應(yīng)該怎么處理呢？

建議大家如果打印的時(shí)候，需要每頁頂部出現(xiàn)復(fù)雜的表頭、底部小計(jì)備注頁等信息，就不要在Excel中來完成，而是通過Word來實(shí)現(xiàn)。Office三劍客，Word擅長文字排版和格式設(shè)置、Excel擅長數(shù)據(jù)分析和函數(shù)計(jì)算、PPT擅長圖形設(shè)計(jì)和內(nèi)容展示，所以我們?cè)谌粘９ぷ髦?，一定要注意選擇對(duì)的工具，才能事半功倍。

比如你想制作圖表，卻打開了PPT這個(gè)軟件，不是說PPT不能做圖表，而是不擅長做圖表，你應(yīng)該是在Excel里面來完成圖表的制作，再嵌入或鏈接到PPT。這樣才是一個(gè)正確的制作思路，效率也才能夠大幅度提升，記住，思路比方法更重要。

2.?什么類型的表格適合用Word來編制

Excel是一款功能非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具，所以當(dāng)我們的表格需要函數(shù)計(jì)算、分類匯總、排序、篩選這些操作的時(shí)候，我們肯定需要用到Excel。而如果這個(gè)表格只是需要打印出來，而且打印的時(shí)候，還有特定的格式，如每一頁的頂部需要表頭、每一頁的底部需要表尾，此類的需求，其實(shí)用Word這款排版工具更適合。

場景1：包含表頭表尾按順序每頁打印固定行數(shù)?

比如下圖所示的表格就是小A的原始數(shù)據(jù)，他需要每一頁固定打印5行明細(xì)數(shù)據(jù)。每一頁前面5行是固定的，右側(cè)的當(dāng)前頁數(shù)和總頁數(shù)是變動(dòng)的，底部有本頁小計(jì)和備注信息。

他以前的做法是每次手工將第一頁的表頭表尾復(fù)制粘貼到下一頁，手動(dòng)分頁，插入當(dāng)前頁碼。由于數(shù)據(jù)量非常大，而且每個(gè)項(xiàng)目都需要做一個(gè)此類的表格，導(dǎo)致小A每到制作這個(gè)表格的時(shí)候，都要加班加點(diǎn)，內(nèi)心是拒絕這種完全沒有技術(shù)含量的復(fù)制粘貼的操作，可是又找不到更好的方法。

其實(shí)，只要利用到Word郵件合并功能，小A的需要就可以輕松實(shí)現(xiàn)了，制作一個(gè)郵件合并的模板，就可以一勞永逸的解決這個(gè)問題，下次更換項(xiàng)目明細(xì)表的Excel表格，在Word郵件合并中點(diǎn)擊“完成并合并”，所有包含表頭表尾的頁面就可以自動(dòng)生成。

?場景2：包含表頭表尾按類別每頁打印不固定行數(shù)?

再比如下面的表格，這是明細(xì)表。

下圖是需要打印出來的表格結(jié)構(gòu)，這個(gè)表格跟小A的表格類似，每一頁同樣都有需要固定打印的表頭和表尾，但是要求會(huì)更高一些。小A的表格，只需要按順序每一頁固定輸出5行數(shù)據(jù)就可以了。下面這個(gè)表格需要根據(jù)編號(hào)分頁打印，相同編號(hào)的打印在同一頁中。

要實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求同樣也可以使用Word郵件合并功能來實(shí)現(xiàn)，不過普通的郵件合并已經(jīng)實(shí)現(xiàn)不了了，必須使用高級(jí)的一對(duì)多郵件合并才能實(shí)現(xiàn)，根據(jù)編號(hào)分類實(shí)現(xiàn)每一頁輸出相同編號(hào)的全部數(shù)據(jù)。

?場景3：按類別自動(dòng)關(guān)聯(lián)Outlook實(shí)現(xiàn)郵件群發(fā)?

還是學(xué)員提出的一個(gè)問題，學(xué)員小B問，能不能根據(jù)營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的名字，自動(dòng)將Excel表中同一個(gè)營業(yè)廳的數(shù)據(jù)，以郵件的方式發(fā)送到該營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的郵箱中，有多少個(gè)營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)就可以自動(dòng)發(fā)送出去多少封電子郵件。

比如下面這個(gè)這個(gè)明細(xì)表，需要根據(jù)訂單編號(hào)分類將數(shù)據(jù)發(fā)送給對(duì)應(yīng)的客戶的郵箱。

小B的這個(gè)需求同樣可以利用Word一對(duì)多郵件合并功能，自動(dòng)通過Outlook實(shí)現(xiàn)郵件群發(fā)。下圖是自動(dòng)群發(fā)的結(jié)果，總共有3筆訂單，每筆訂單中不同行數(shù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，Outlook自動(dòng)完成了三封電子郵件的發(fā)送。

有關(guān)這三種郵件合并的具體實(shí)現(xiàn)方法，關(guān)注「快樂享用Office」學(xué)習(xí)。