上班族中有這樣一群人，他們每天忙忙碌碌，從一大早到公司開始，就忙個不停，甚至連喝水、上廁所的時間都沒有，卻總要被留下來加班到很晚。當這一天工作結束后，你問他今天做了什么，他會一臉茫然狀，好像今天也沒做多少事情啊。
為什么會出現(xiàn)這種很忙的假象呢？究其原因，主要還是因為工作效率太低，沒有將自己的工作進行梳理和優(yōu)化。今天我們就來談談有哪些工作上的小技巧，可以大幅提升工作效率。
（注：因公司電腦文件管理制度限制，正文中所有圖例均為個人電腦上臨時創(chuàng)建）
01.在桌面上設置“收集箱”
想必上面這張圖對你來說并不陌生吧，說不定你的電腦就是這個樣子（偷笑臉）。
日常工作中，我們需要保存郵件附件內(nèi)容時、接收同事發(fā)送的文件時、或者下載資料時，為了效率，我們習慣于將文件暫時保存在桌面上。如果不及時整理，桌面上就會被各種雜亂的文件鋪滿，再次查找、使用時會非常不方便。
保持電腦桌面干凈、整潔的方法非常簡單，在桌面上創(chuàng)建一個名為“收集箱”的文件夾,將暫時不知如何歸類或臨時性的文件放入“收集箱”。這樣做的目的不僅僅是保證桌面干凈、整潔，還可以防止把重要的資料丟失（如果你把某些你覺得暫時沒用的資料放入回收站，一旦清空，再找回就幾無可能）。
這樣做還有三個前提條件：
（1）定期（至少每周）對電腦桌面進行整理，將重要文件進行歸類
（2）即便是臨時文件，命名也要規(guī)范，以方便查找和搜索
（3）你的電腦磁盤足夠大，可以容納這樣的“收集箱”
02.給常用的文件夾設置快捷方式
通常情況下，如果要在電腦中找到“X新產(chǎn)品項目”這個文件夾，我們需要操作的路徑為：我的電腦→文檔→Young→重要項目→X新產(chǎn)品項目。如果該項目是你負責的主要項目，每天要打開多次，每次都要通過這樣的方式，你肯定也會崩潰掉的。
解決這個問題的方法為：為這個常用的文件夾設置快捷方式，具體操作如下：
Step1：右擊文件夾，選擇“創(chuàng)建快捷方式”
Step2：將快捷方式剪切至桌面，并重新命名（去掉“快捷方式”幾個字）
03.用云筆記軟件記錄常用的資料
日常工作中，我們經(jīng)常會接收很多雜亂無章的信息，比如各種報表系統(tǒng)的登錄地址，經(jīng)常更新的公郵密碼，費用報銷的審批人變更等等。過去，我都是用Word或Excel來記錄這些信息，但是查看和更新都非常不方便。后來，知道公司的電腦可以安裝OneNote后，我的資料管理就如魚得水。（此處需要說明一下，因為筆者所在公司對電腦管控非常嚴格，公司的電腦只能安裝部分標裝的軟件，也無法使用云筆記、網(wǎng)盤類的軟件，因此，在無法使用印象筆記的情況下，發(fā)現(xiàn)可以使用本地版的OneNote真的是一個很大的驚喜）
雖然很多功能由于限制無法使用，但還是可以發(fā)揮其“筆記本”的強大作用。除了記錄一些常用資料外，還可以將重要郵件保存至OneNote，保存下來的內(nèi)容包括郵件正文和附件等所有信息。
04.為郵箱設定規(guī)則，自動分類
Outlook提供了非常方便的郵件管理規(guī)則，你可以根據(jù)需要在收件箱下面建立其他細分的文件夾，并為其設定“規(guī)則”，當新郵件到來時，會自動歸類到相應的文件夾。
規(guī)則的建立也非常簡單，常用的有：
（1）將某人發(fā)來的郵件移至文件夾：如將來自X新產(chǎn)品項目組其他同事的郵件都移至“X新產(chǎn)品項目”文件夾；
（2）將主題中包含特定詞語的郵件移至文件夾：如將主題包含“X新產(chǎn)品”的郵件移至“X新產(chǎn)品項目”文件夾。
05.用小型數(shù)據(jù)庫處理大數(shù)據(jù)
工作中，處理數(shù)據(jù)是不可避免的。大部分情況下，我們都是用excel進行數(shù)據(jù)處理、分析等工作。但是，當原始數(shù)據(jù)比較大時（如超過1G），用excel打開就會很困難，更不用說做數(shù)據(jù)分析了。這時候，可以借助于Office自帶的Access數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進行處理。
首先，需要先將原始的excel數(shù)據(jù)導入Access，操作過程如下：
其次，在新建的excel中導入來自Access的外部數(shù)據(jù)，并在顯示方式中選擇“數(shù)據(jù)透視表”，具體操作如下：
如果原始的數(shù)據(jù)需要預先處理，可以直接在Access中寫一些簡單的SQL語句，如過濾、更新、分組等（推薦一本學習SQL語句的書：《SQL必知必會》），對原始的數(shù)據(jù)處理后，再導入excel中。
06.召開高效的會議
做項目也避免不了需要開會，開會的目的是為了在會議上把該解決的問題解決并給出行動方案，未解決的問題確定下一步的行動計劃、責任人與完成時間。
要想讓會議更加高效，需要在會議前、會議中和會議后做到以下幾點：
（1）會議前：發(fā)會議邀約時，不能僅僅只是一個會議通知，要在邀約中體現(xiàn)會議主題、議題，讓與會者提前有所準備。
（2）會議中：可以在Outlook中選擇“會議筆記”打開OneNote記錄會議內(nèi)容，同時，注意一定要用錄音工具將會議內(nèi)容記錄下來（用手機或筆記本電腦上的OneNote）。
（3）會議后：整理會議紀要，并發(fā)送給參會的所有人，抄送需要知曉的領導和責任人。會議紀要的格式和內(nèi)容可參考下圖：
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