開會這件事兒，大約沒有人會覺得陌生，規(guī)模越大的公司，會議越多；職位越高的員工，在會議中的工作時(shí)間占比越大。大家想到開會這個(gè)詞，馬上聯(lián)系到的情緒是高興還是低落呢？這其實(shí)反映了你在會議中取得的效果。如果開會讓你覺得還有期待，說明你所在的公司對會議組織的情況還是比較理想的；而如果一提到開會你腦袋就開始疼，說明你的會議需要重新審查組織方法和效率了。因?yàn)?，會議的工作方法決定了公司的兩個(gè)重要因素：團(tuán)隊(duì)工作的效率和品質(zhì)。
通過有效的組織會議開展工作，其實(shí)是一個(gè)很普通的技能，但很多職場人其實(shí)并沒有好好利用這個(gè)工具提高生產(chǎn)效率，今天就跟大家聊聊，怎么把一個(gè)會議開好，通過提高開會效率形成團(tuán)隊(duì)合力。
高效會議的原則可以歸納為幾個(gè)要素：
第一：明確要解決的問題
在很多工作會議中，我觀察到一個(gè)有意思的現(xiàn)象，就是如果主持人做不到有意識地反復(fù)提醒參會人員注意圍繞主題發(fā)表意見，幾乎半數(shù)以上的會議在開始后10分鐘內(nèi)會出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象。這樣的情況會隨著會議時(shí)間延長、參加會議人員增多而變得更糟糕。
因此，無論開任何會議，核心一定要明確：就是解決問題。如果你想把會議開好，必須把會議需要解決的問題開宗明義地講清楚，并時(shí)刻注意保持討論中心焦點(diǎn)集中在這個(gè)要解決的問題上。
會議不是拿來討論問題的，因此，所有與需要解決的問題相關(guān)的背景資料、情況說明都應(yīng)該提前準(zhǔn)備并分發(fā)到會議參與方；一旦會議開始，大家應(yīng)該盡快開始就解決問題開展討論，而不是花費(fèi)大部分會議時(shí)間在解讀背景材料上。如果有參與者閱讀完背景資料后存在疑問，可以將答疑解惑的時(shí)間控制在會議不超過1/5的時(shí)間，然后盡快進(jìn)入主題。如果1/5的時(shí)間不夠用于解答背景資料的所有問題，可以在這個(gè)會議結(jié)束后單獨(dú)安排另外的答疑時(shí)間，不要因?yàn)楸尘百Y料的解讀混淆了會議主題，也就是要解決的問題以及討論解決的辦法。
如果這個(gè)節(jié)奏和比例控制不好，會議是無法高效展開的。
如果在討論解決問題的途中，發(fā)現(xiàn)還需要額外的支撐材料，可以記錄下來，并假定支撐材料具備和不具備兩種情況繼續(xù)開展討論，直至?xí)h按期完成；補(bǔ)充的材料可以在會后再組織。
第二：明確主持人和負(fù)責(zé)人
大家可能會認(rèn)為會議主持人是個(gè)小事情，誰當(dāng)都可以。但是我們仔細(xì)思考一下，剛才我們提過了，會議是用來解決問題的；如果主持人對解決問題的結(jié)果直接負(fù)責(zé)，他不僅會更專注地提醒大家沿著既定議程討論，并且在討論過程中會想進(jìn)辦法取得結(jié)果。如果會議主持人不是這么一個(gè)角色，而只是臨時(shí)被抓差叫來地，那么他很有可能只是按流程將會議主持完，至于會議結(jié)果是不是令人滿意，后續(xù)是否有需要跟進(jìn)的工作，他的關(guān)注程度可以想象會是非常低的。這不僅造成會議結(jié)果可能不盡如人意，并且對參加會議的其他同事也會造成不好的印象，是不是這個(gè)問題的受益方或者解決方并不重視？那么以后再要就這個(gè)議題展開討論，難度就會增加。
之所以特別提出一點(diǎn)，是很多情況下，會議的主持人要么大家喜歡讓老板來主持，要么喜歡讓助理來主持。這兩種情況如果老板或者助理不是這項(xiàng)工作或者這個(gè)問題的負(fù)責(zé)人，那么無論如何不是一個(gè)正確的會議主持人的選擇。
老板應(yīng)該更多的組織與戰(zhàn)略、重大決策相關(guān)的會議，因?yàn)檫@些議題最終需要他來解決。除此之外，與項(xiàng)目、產(chǎn)品、或者技術(shù)等等相關(guān)的會議，都應(yīng)該由具體事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人來主持并負(fù)責(zé)。
主持人還應(yīng)該肩負(fù)一個(gè)對會議結(jié)果的責(zé)任。會議討論的結(jié)論如何，是否有后續(xù)跟進(jìn)落實(shí)的需要，以及最終解決方案落實(shí)后的有效性，會議主持人都有責(zé)任對此負(fù)責(zé)；如果我們不能落實(shí)主持人對會議討論問題的責(zé)任心，那么這個(gè)會議的結(jié)果最終也將會是無疾而終。
第三：明確會議時(shí)間
我相信一定不止一次，你會遇上說好了30分鐘的會議開了45分鐘甚至一個(gè)小時(shí)的情況。這樣的會議時(shí)間失控如果只是偶爾發(fā)生，我們應(yīng)當(dāng)在下次組織會議時(shí)考慮更合理的長度；但如果經(jīng)常發(fā)生，那么說明會議組織者對會議時(shí)間的控制是失敗的。
會議時(shí)間里包括幾個(gè)方面：
1）開始和結(jié)束時(shí)間：會議一開始就明確開始和結(jié)束時(shí)間；特別是開始時(shí)間大家一定要養(yǎng)成遵守的習(xí)慣。我們看到很多時(shí)候僅僅是等待會議參與方進(jìn)入會議，就耗費(fèi)了5分鐘甚至更多的時(shí)間，這樣長久以往會極大降低會議的效率并損害組織者的權(quán)威性。這里我們建議，如果會議開始后1分鐘-2分鐘內(nèi)部分會議參加者已經(jīng)到了，應(yīng)該馬上開始議程，不要拖延等待參加者的時(shí)間。
2）會議主要議程和發(fā)言時(shí)間的初步規(guī)劃：一個(gè)好的會議應(yīng)該提前將會議議程做出規(guī)劃。比如我們可以這樣計(jì)劃一個(gè)30分鐘的會議：
-主持人開場說明會議主題3分鐘。
-各部門代表分別發(fā)言3分鐘，本次會議一共5各部門參加，分部門發(fā)言一共15分鐘。
-各部門發(fā)言結(jié)束后，主持人將要點(diǎn)排出優(yōu)先級并組織大家討論重點(diǎn)，10分鐘。
-最后安排2分鐘總結(jié)會議結(jié)論并明確下一步行動計(jì)劃。
這樣在大家走入會議前就知道自己需要控制的時(shí)間預(yù)期；極大的提高了會議按期完成的可能性。
如果是時(shí)間更長或者更為大型的會議，會議議程的制定就非常值得花費(fèi)更多的心思去安排；這樣的提前功課做好，才能確保我們的會議有效進(jìn)行。
一般來說，普通的工作會議我們會建議控制在30分鐘以內(nèi)。因?yàn)閰⑴c討論的員工一般都是重要崗位的負(fù)責(zé)人或者決策者，這樣的角色不僅本職工作很繁忙并且關(guān)注一個(gè)問題的時(shí)間也會比較有限，會議時(shí)間控制在合理范圍內(nèi)，有助于提高團(tuán)隊(duì)的效率并且會促進(jìn)會議前的準(zhǔn)備工作做得更充分一些。
第四：明確會議結(jié)論：
我們常常會看到會議討論很熱烈，可是會議結(jié)束后事情依然得不到推進(jìn)；出現(xiàn)這樣的問題往往就是因?yàn)闀h結(jié)束前沒有將行動方案確定下來。上面提到了，任何會議議程中最后一項(xiàng)，一定是確認(rèn)下一步行動計(jì)劃，也就是行動方案。這個(gè)方案必須明確地規(guī)定好負(fù)責(zé)人和交付結(jié)果的時(shí)間，這是工作會議一個(gè)重要的原則。
有效會議的第一條就是明確要解決的問題，因此在離開會議前，大家一定要對解決方案形成一致意見。這里特別提醒的是，一方面我們要將行動方案確定下來，這里面包括如果需要做的事情比較多，那么先做什么后做什么這個(gè)優(yōu)先級要提前溝通好；另一方面，在會議上對于行動方案有反對意見的部門和同事是我們需要重點(diǎn)確認(rèn)的對象。盡管大家在討論時(shí)可能觀點(diǎn)不一致，但在落實(shí)到行動方案時(shí)，必須要能夠做到求同存異，尊重并認(rèn)可團(tuán)隊(duì)決策后的行動方案，這樣才能確保我們在執(zhí)行方案時(shí)將阻力降低到最低。
會議結(jié)束后，一個(gè)好的習(xí)慣是將主要內(nèi)容與參會各方做一個(gè)備忘；備忘的形式可以靈活，篇幅也可以根據(jù)實(shí)際問題的復(fù)雜度可長可短，但留下一個(gè)備忘會極大方便主持人后續(xù)的跟進(jìn)，并且在需要召開系列會議時(shí)，上一次的會議紀(jì)要往往是下一個(gè)會議議程的一個(gè)重要參考。
