導(dǎo)語(yǔ)

最近一個(gè)月，團(tuán)隊(duì)正式啟用Worktile作為新的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具。工欲善其事，必先利其器，所以我在使用這個(gè)工具之前，將官網(wǎng)文檔和用戶都看了一遍，感覺自己已經(jīng)對(duì)這款工具十分熟悉了。

直到某天將一資深程序員大媽拉到項(xiàng)目中，才發(fā)現(xiàn)官方文檔對(duì)協(xié)作工具的使用僅僅停留在工具使用層面，沒有深入的心法層面，所以大媽他一上來看到我混亂的編排，就忍不住重構(gòu)了，給出了一份使用規(guī)約，并附了一個(gè)正確的使用模板。

看過文章才知道大媽原來從2013年就受邀使用 Trello，并結(jié)合自己的項(xiàng)目開發(fā)和知識(shí)管理的經(jīng)驗(yàn)寫了一篇使用指南，現(xiàn)在看來，這篇文章還尚未過時(shí)，甚至還有很大的參考作用。

后從同事處得知，大媽原來之前也使用過 Tower，那時(shí)候 Tower 才上線不久，問題不少，程序員發(fā)現(xiàn) bug 并反饋 bug 幾乎是直覺反應(yīng)，何況這位大媽還是資深的，所以習(xí)慣性地吐槽并提交反饋意見。

一開始 Tower 的客服小哥的態(tài)度還十分熱情，接一個(gè) bug 就回一個(gè)謝謝，沒想到提交的意見越來越多，堆積成山，慢慢地，客服小哥就沒有回音了……

好，以上將大媽的背景故事介紹完后，我就要說我為啥要寫這篇文章了，如你所見，大媽的語(yǔ)言風(fēng)格比較獨(dú)特，一般人讀起來會(huì)比較費(fèi)力，同時(shí)為了讓更多人掌握正確使用協(xié)作工具的方法，覺得非常有必要將這篇文章稍微整理并翻譯增補(bǔ)了下，力圖將后來者能盡快將協(xié)作工具用上手。

大綱

協(xié)作工具看似簡(jiǎn)單，但內(nèi)中涉及的管理概念確實(shí)極多，包括：

• 一、概念介紹：Scrum 敏捷開發(fā)任務(wù)板說明
• 二、組合任務(wù)：服從GTD原則
• 三、達(dá)成共識(shí)：認(rèn)同使用原則
• 四、設(shè)定任務(wù)：符合SMART 原則
• 五、提高效率：分享協(xié)作工具使用技巧

一、概念介紹：Scrum 敏捷開發(fā)任務(wù)板說明

Trello 和 Worktile 的設(shè)計(jì)原型來自掛在墻上的任務(wù)板，出自《硝煙中的Scrum和XP》這本書，操作方法如下圖：

NOT CHECKED OUT （未完成）

表示沒有完成的事情，所有雜七雜八的事情都可以用任務(wù)卡的方式往貼在這一欄。

CHECKED OUT（完成）

自己覺得事情完成了，就將該任務(wù)卡移到往 CHECKED OUT 。

DONE（終結(jié)歸檔）

「DONE」需要由團(tuán)隊(duì)來定義，只有團(tuán)隊(duì)成員檢查，確認(rèn)可以交付，并幫助將任務(wù)卡移動(dòng)過去，這件事情才算是完成。

所以，務(wù)必要抱著符合大家認(rèn)可的態(tài)度去做事情，否則事情永遠(yuǎn)不能被「DONE」

SPRINT GOAL（目標(biāo)）

這張圖的橫軸表示時(shí)間點(diǎn)，最終點(diǎn)為截至日期（deadline）；縱軸為任務(wù)總量。任務(wù)開始后的每一天，團(tuán)隊(duì)成員都需要匯總數(shù)據(jù)，標(biāo)記進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，跟蹤任務(wù)進(jìn)度，以此來提醒團(tuán)隊(duì)不要偏離目標(biāo)航線，一旦發(fā)現(xiàn)，馬上調(diào)整，回到正軌。

UNPLANDEN ITEMS （計(jì)劃外的事項(xiàng)）

總會(huì)遇到偏離計(jì)劃但又必須去做的突發(fā)事件，這樣就要將這些計(jì)劃外的事項(xiàng)都?xì)w到一欄，其意義在復(fù)盤總結(jié)的時(shí)候能達(dá)到以下三個(gè)目的：

• 盡可能少地安排計(jì)劃外的事情
• 盡可能在事前把計(jì)劃想到周全一點(diǎn)
• 要搞清楚打亂團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的因素是什么，如何避免？

NEXT（待辦）

事實(shí)是這樣的：一個(gè)項(xiàng)目尚未結(jié)束，另一個(gè)項(xiàng)目馬上就要開啟了，先不管是拍腦袋還是深思熟慮，團(tuán)隊(duì)人數(shù)就那么多，在項(xiàng)目尚未結(jié)束之前，與項(xiàng)目無關(guān)的、
緊急和重要程度都比較低的事情都只能堆在待辦箱子里呆著。

二、組合任務(wù)：服從GTD原則

所有任務(wù)卡的生命周期如下:

此處插個(gè)圖，大家可將五條豎欄看做五條泳道。

INBOX=》TODO=》DOING =》CHECKING=》DONE

INBOX

團(tuán)隊(duì)成員可以在INBOX中自由創(chuàng)建，收集需求

TODO

成員在TODO中主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)，完成任務(wù)分配.

• 自領(lǐng)：進(jìn)入任務(wù)卡中自行領(lǐng)取
• 指派：如已明確分工，可以指派某個(gè)成員為任務(wù)卡的執(zhí)行人

DOING

DOING表示成員是在在執(zhí)行任務(wù)卡的過程中。

原則：

• 每個(gè)人至多只能同時(shí)執(zhí)行兩件任務(wù)
• 在DOING 泳道中的任務(wù)卡不應(yīng)該超過成員總數(shù)的2倍

CHECKING

通過成員間的相互CHECKING，確保任務(wù)完成預(yù)設(shè)目標(biāo)。

• CHECKING等同于科研中的「同行評(píng)審」
• 成員間可以主動(dòng)評(píng)審，也可以約定固定主持人來復(fù)查
• 評(píng)審的人一定要留下評(píng)注，以便評(píng)審明確職責(zé)

DONE

DONE中暫存當(dāng)前階段完成的事務(wù)

• 每次活動(dòng)真正完成后，都應(yīng)該進(jìn)行歸檔
• 當(dāng)然，發(fā)覺有重復(fù)出現(xiàn)的任務(wù)，可復(fù)制任務(wù)卡重開一輪

三、達(dá)成共識(shí)：認(rèn)同使用原則

工具以人為本，協(xié)同工具是為了解決小團(tuán)隊(duì)內(nèi)部協(xié)同問題的，一定要所有成員達(dá)成共識(shí)，認(rèn)同流程，才能 主動(dòng)按規(guī)約推動(dòng)每個(gè)任務(wù)卡的前進(jìn)，否則溝通成果高過執(zhí)行成本，就沒人用了，所以一定要全員都認(rèn)可以下原則：

• 將一個(gè)活動(dòng)各種事務(wù)，放在專用項(xiàng)目泳道中，宏觀掌握整體進(jìn)展，每個(gè)項(xiàng)目只關(guān)注一件事情，其中的任務(wù)板設(shè)置必須與項(xiàng)目密切相關(guān)
• 每個(gè)項(xiàng)目的成員不要超過7人，每條泳道中的任務(wù)卡不應(yīng)該溢出泳道，太多任務(wù)卡和人擠在同一個(gè)泳道中將無法協(xié)同
• 每個(gè)成員同一時(shí)刻在 DOING 泳道的任務(wù)卡不應(yīng)該超過兩個(gè)
• 只要任務(wù)卡被認(rèn)領(lǐng)或指派，就一定要有個(gè)結(jié)果，形成任務(wù)的閉環(huán)，任務(wù)卡需被成員核查過才可算完成，任務(wù)卡不能自行操作結(jié)束

嚴(yán)格執(zhí)行

有了團(tuán)隊(duì)共同規(guī)約后，一定要嚴(yán)格執(zhí)行，否則只有其中一兩位成員在每天使用協(xié)作工具，其它成員從來不打開來更新，是沒有用的。

協(xié)作工具說到底也只是工具，不是管理制度，要盡可能的通過任何可能的渠道強(qiáng)調(diào)協(xié)作工具是公司內(nèi)部正式事務(wù)的唯一執(zhí)行評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，才可能讓大家在工作中喜歡上協(xié)作工具。

隨時(shí)改進(jìn)

眾多的協(xié)作工具的原理基于敏捷開發(fā)管理經(jīng)驗(yàn)，是對(duì)現(xiàn)實(shí)即時(shí)貼形成的看板系統(tǒng)的在線模擬，是敏捷開發(fā)管理過程的最小集合，只提供了最基本的看板功能，所以，其使用可以完全根據(jù)現(xiàn)實(shí)看板的使用來操作。

每個(gè)項(xiàng)目都有各自不同的問題，大家一定要根據(jù)使用中的問題，及時(shí)調(diào)整使用規(guī)約，讓大家感覺到協(xié)作工具是收為己用的工具，越用越爽，這樣才能真正發(fā)揮協(xié)作工具的真正作用。

四、設(shè)定任務(wù)：符合 5W1H 與 SMART 原則

任務(wù)卡的內(nèi)容，該符合管理學(xué)中的 5W1H 與 SMART 原則：

量化（Specific）

任務(wù)應(yīng)該足夠明確，這就要求執(zhí)行者將懸在空中的大任務(wù)拉下來，逐項(xiàng)分解，做個(gè)檢查清單，每個(gè)檢查清單都確保能完成，具體而言，一個(gè)任務(wù)卡至多在一周以內(nèi)完成的，每個(gè)檢查清單至多在一天完成。

可衡量（Measurable）

怎么樣才算是做完了，做完了怎么才算好？這都需要一個(gè)判定指標(biāo)。無法進(jìn)行衡量的任務(wù)是不可能的任務(wù)，所以，能量化的就量化，不能量化的就質(zhì)化。

可執(zhí)行（Attainable）

不能假設(shè)所有志愿者都是經(jīng)驗(yàn)人士
任務(wù)卡中應(yīng)該盡可能的給出具體的執(zhí)行指導(dǎo)，以便成員可以參考，也幫助理解任務(wù)的真正目的

有關(guān)聯(lián)（Relevant）

協(xié)作工具之所以存在，就是因?yàn)槿魏我粋€(gè)任務(wù)在組織里都不是單獨(dú)存在的，所以，成員在任務(wù)卡中可以加入其它任務(wù)卡的鏈接，以說明當(dāng)前任務(wù)的來龍去脈，以便成員用正確的順序來完成，比如，易拉寶的完成，就可以設(shè)立為:

• 易拉寶設(shè)計(jì)- 易拉寶制作- 易拉寶部署- 易拉寶回收

用以上幾個(gè)獨(dú)立的SMART 任務(wù)卡進(jìn)行關(guān)聯(lián)性追蹤

有邊界（Time-based）

所有活動(dòng)或項(xiàng)目，時(shí)間、資金和人力等各種資源都是有限的，所以，在任務(wù)卡中指明關(guān)鍵資源限制非常必要，大部分的協(xié)作工具都有截止時(shí)間設(shè)定，請(qǐng)毫不吝嗇地使用。

五、提高效率：分享協(xié)作工具使用技巧

安裝移動(dòng)應(yīng)用

大部分的協(xié)作工具都已經(jīng)提供全平臺(tái)兼容的移動(dòng)應(yīng)用，可在室外，隨時(shí)查閱信息、處理問題、更新執(zhí)行、關(guān)注提醒等。

無需頻繁查看提醒

頻繁查看就等于「刷」，「刷」而不做，那跟「刷」豆瓣微博有什么區(qū)別？所以，正確的使用方法就是明確任務(wù)之后就立刻去做，給自己設(shè)置4個(gè)番茄時(shí)鐘，大概兩個(gè)小時(shí)之后才去更新任務(wù)卡狀態(tài)，再順便查看提醒，及時(shí)跟上團(tuán)隊(duì)進(jìn)度。

將任務(wù)卡視作維基

大部分的協(xié)作工具內(nèi)置了非常完善的全文搜索，盡可將任務(wù)卡視作維基，這就應(yīng)該要求成員在執(zhí)行過程中：

• 使用Markdown 格式
• 盡可能地用SAMRT原則詳盡地說明
• 將所有執(zhí)行的證據(jù)、鏈接和文檔進(jìn)行增補(bǔ)

善用 Checklist

任務(wù)卡中的 Checklist 只是個(gè)執(zhí)行的要點(diǎn)提醒，具體每個(gè)要點(diǎn)的執(zhí)行都會(huì)產(chǎn)生新的可用資源，應(yīng)該以鏈接或是附件的形式記錄在任務(wù)卡中，比如文檔/設(shè)計(jì)圖形，以便隨時(shí)復(fù)用。這樣一來，每個(gè)任務(wù)卡就自然形成了活動(dòng)總結(jié)中的一個(gè)章節(jié)，會(huì)后總結(jié)就可直接復(fù)制過去。

同時(shí)，checklist 是可以復(fù)用的，那么，每次組織活動(dòng)到相關(guān)環(huán)節(jié)就可將一個(gè)完備的checklist 從上次任務(wù)卡中復(fù)制過來。

正視工具

工具須以人為本，如果工具起到反作用，那還不如紙筆這種原始而高效的工具。

參考團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具書

參考資料

• 我是如何成為大媽的
• 硝煙中的Scrum和XP
• Trello使用手冊(cè)(v13.5.9)
• SMART原則 - MBA智庫(kù)百科
• 5W1H - Woodpecker Wiki for CPUG
• Trello使用手冊(cè)
• 團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具書

迭代

• 2015-09-02 00:08:13 大媽審閱提供大量意見，得用一篇文章挖坑
• 2015-09-01 21:34:32 補(bǔ)增部分鏈接
• 2015-08-31 12:59:43 加圖
• 2015-08-31 10:06:20 補(bǔ)增
• 2015-08-31 01:14:46