1、善用日歷

利用日歷和清單進行時間管理，其實就是管理你的承諾。

心理學(xué)有一個理論，叫"承諾一致"，也就是通常情況下，人們不會輕易打破自己給出的承諾。當(dāng)我們把任務(wù)寫到日歷和行動清單的時候，就是對自己許下了承諾。

上一小節(jié)我們說到，我們可以把一些有明確期限的任務(wù)，記錄到日歷中，而沒有明確期限的任務(wù)，可以記錄到行動清單上，接下來我們具體看看這兩個工具，在使用時有什么樣的技巧。

現(xiàn)在如果有一堆大石頭、小石子和沙子，需要你把他們放進一個容積剛好能容納它們的桶里，你會怎么放呢?

如果先把沙子放進去，再放小石子和大石頭，恐怕有些大石頭就放不進去了。而相反，把大石頭先放進桶里，再往縫隙里填小石子和沙子，就可以最大程度地把這些砂石都放進去了。

同樣的，我們每天的時間和精力都是有限的，就像裝砂石的桶一樣，如果先把關(guān)鍵可行矩陣的小插曲或者困難游戲里面的事情裝進去，那很可能高價值陷阱里的事情就沒法完成了。

所以，每天把任務(wù)寫進日歷的時候，要優(yōu)先地將最重要的1-3件事放進去。并且把時間鎖死，也就是說，這幾件事設(shè)定的時間內(nèi)，不做其他事情，不能輕易地為其他事情調(diào)整這幾件事。在安排好最重要的事情之后，我們再把優(yōu)先級偏低的、相對碎片化的其他任務(wù)放進去。

當(dāng)你把任務(wù)放進日歷的時候，會發(fā)現(xiàn)它們一般有兩種類型：

1)開始時間和截止時間都確定

這種類型的任務(wù)， 最關(guān)鍵的就是要設(shè)定明確的deadline(期限) ， 并且減少緩沖時間。

因為我們總是會傾向于給任務(wù)安排較充盈的時間。比如說， 現(xiàn)在有一項任務(wù)的deadline是周五，你是不是會想著“我要在周四之前就把它做好"。因為這樣即使來不及做完，也有一天的緩沖時間。

但是經(jīng)常的結(jié)果是，我們會拖到最后一刻才開工。

這其實是一種常見的現(xiàn)象，英國歷史學(xué)家、政治學(xué)家，西里爾·帕金森，提出的帕金森定律，也提到了這個現(xiàn)象。

帕金森定律有不同的具體子定律，在時間管理領(lǐng)域指的是，人始終會根據(jù)任務(wù)的時間期限來調(diào)整工作速度。

這也就是說，如果當(dāng)你知道自己有一個月的時間來完成一項任務(wù)，就會不知不覺地放慢工作速度，把整個月的時間都花在這個任務(wù)上。而如果要完成同樣的任務(wù)只有一周時間，你就會調(diào)整自己的工作速度和工作狀態(tài)，以保證自己在一周內(nèi)能夠完成任務(wù)。

所以， 應(yīng)對這種現(xiàn)象， 需要我們在定下明確的deadline (截止日期) 時， 不給自己留后路。

比如說， 一個任務(wù)你需要一天的時間來完成， 而真正的dead line是在周五， 那么你可以把這個任務(wù)安排到周四，然后告訴自己，這個任務(wù)沒有任何緩沖時間，必須盡全力，不然就很可能沒法完成，導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

再比如， 有一個任務(wù)你打算在今天早上就做完， 但真正的deadline是明天， 那可以把這個任務(wù)安排在早上， 然后下午和明天也都安排重要的任務(wù)，把時間鎖死。這樣就不會一直想著，如果早上沒完成，還有下午可以用，進而導(dǎo)致拖延。

2)開始時間已知，結(jié)束時間未知

這個類型的任務(wù)，需要我們先預(yù)估結(jié)束時間，然后再靈活調(diào)整。

你會發(fā)現(xiàn)，很多拖延的情況，就是在我們遇到這種類型的任務(wù)時，習(xí)慣性地說“這個事情沒法預(yù)估結(jié)束時間"，然后以此為借口，不去設(shè)置截止時間。

但如果你一直都說沒法預(yù)估，以后每一次遇到同類的事情，都是讓自己處于被動的狀態(tài)，把后面的時間都空了出來，造成很大的浪費。

所以，這時候記住一句話：先定時間再調(diào)整。不要跟自己說“啊，我盡力，看看什么時候能完成吧。

在一開始，不用怕時間預(yù)估不準(zhǔn)確，也不用怕有別的突發(fā)事件。可能剛開始的時候，很多事情都比我們預(yù)估的時間長。

但是沒關(guān)系，當(dāng)任務(wù)結(jié)束之后，可以進行一次調(diào)整，慢慢地，你的預(yù)判能力會越來越準(zhǔn)，接下來安排的日程，只要沒有難以預(yù)料的事情插入，就不需要再調(diào)整了。

這時你可能會問，那開始時間不確定，結(jié)束時間確定的任務(wù)呢?這一種任務(wù)更適合放在行動清單里，后面會詳細(xì)說到。

在明確日歷里應(yīng)該填寫什么樣的任務(wù)之后，你就可以按照自己的習(xí)慣，來靈活運用。如果你習(xí)慣使用的是手機app，那就可以把任務(wù)直接填入相應(yīng)的時間段。

2、巧用行動清單

就像前面說的，日歷是記錄有明確時間的事情，比如約見客戶、面試等等。但是，我們?nèi)匀挥泻芏喙ぷ?，是沒有明確時間點的，或者是只有截止日期的。比如近期打算去體檢，或者是這周需要完成一份報告，這類事情我們就需要用行動清單來記錄了。

相信你也用過一些待辦清單來管理任務(wù)，但是卻覺得有些時候好用，有些時候不太管用，這很可能是因為，你忽略了使用清單的三個要點：把任務(wù)轉(zhuǎn)化為行動、按情境給清單分類、預(yù)留彈性時間。

2.1 把任務(wù)轉(zhuǎn)化為行動

很多時候你把任務(wù)寫進清單，過了兩天再拿出來看，很可能會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)想不起來，寫下的任務(wù)具體指的是什么了。

人的記憶是不可靠的，當(dāng)你寫下任務(wù)的時候，很明確地知道是什么意思，但是事后就很有可能會忘記，這時又得花費時間去想，究竟接下來要做什么。

這時就會產(chǎn)生一定的認(rèn)知負(fù)擔(dān)，潛意識里就會想"這是個復(fù)雜的任務(wù)，我沒法馬上行動，我要先想清楚"，結(jié)果就導(dǎo)致一再拖延。

所以，我們在把任務(wù)記錄到清單上的時候，需要把它轉(zhuǎn)化成為行動。

事實上，我們是沒法直接執(zhí)行"任務(wù)"的，而是執(zhí)行任務(wù)中某一個具體的行動步驟，通過這一步步的行動，最終才推動整個任務(wù)的完成。

比如說"完成報告PPT"是一個“任務(wù)”， 這時候我們就需要把它進行分解轉(zhuǎn)化， 變成搜集資料、列出大綱、撰寫文字、尋找配圖、編輯美化的行動步驟。

當(dāng)然，這樣的行動描述還是不夠具體，無法起到一看就知道該怎么做的效果，所以在寫行動描述時，可以用動詞開頭、描述結(jié)果、設(shè)定期限這三個技巧來進行細(xì)化。

1）動詞開頭

比如說"準(zhǔn)備會議資料"、“回復(fù)客戶郵件"等，以動詞開頭，可以保證這是一件能夠執(zhí)行的事情。

2）結(jié)果明確

我們在執(zhí)行每一步行動的時候，都是想要獲得某種結(jié)果的，所以當(dāng)我們描述的結(jié)果越清晰，就可以產(chǎn)生越大的行動力。比如"準(zhǔn)備會議資料，在討論營銷計劃時說服老板認(rèn)同營銷方案"。

3）設(shè)定期限

明確什么時候開始和結(jié)束這個行動，就可以更好地把握這個行動的進度。

比如“今天10點到11點，準(zhǔn)備明天9點到10點會議需要用到的資料，在討論營銷計劃時說服老板認(rèn)同營銷方案"。

當(dāng)然，清單里面的事情可以實時更新時間點。比如每周日定好下一周每天的工作，然后當(dāng)天早上調(diào)整。如果當(dāng)天有突發(fā)事件再進行靈活調(diào)整，完不成的任務(wù)放到另一個時間點。

好了，當(dāng)你通過把任務(wù)轉(zhuǎn)化為行動之后，看到清單的每一項都可以立刻去執(zhí)行，不會因為思考而產(chǎn)生延誤，而且減少了“這件事好復(fù)雜，先做簡單的吧"這種想法的產(chǎn)生。

2.2 按情境給清單分類

當(dāng)你的行動清單里面充滿了各種各樣的事情，每次打開的時候，都需要花費很長的時間進行分辨和整理，這時就需要給清單進行分類了。

比較高效的分類方式，是按照情境進行分類。也就是按照完成行動所需要的地點、工具或時長來進行分類。

• 比如說，你有一些行動是需要在外出時解決的，那么可以列入“外出"清單；
• 再比如一些需要用辦公室電腦完成的，就可以列入"辦公電腦"清單；
• 或者是有些事情是需要通過電話溝通去解決的，那么可以建立一個"電話"清單。

還記得前面我們根據(jù)不同碎片時間列出的清單嗎?

這個碎片時間清單就是結(jié)合了時間長度和情境進行分類的清單。

2.3 預(yù)留彈性時間

如果你把一天的所有時間都滿滿地安排了任務(wù)，這時候如果有突發(fā)的緊急事件，那么你后面的安排就可能需要全部都重新調(diào)整，形成"多米諾效應(yīng)"。就像是很多塊多米諾骨牌緊密地排成一列，當(dāng)其中一塊倒下，就會導(dǎo)致后面所有的骨牌發(fā)生連鎖反應(yīng)。

所以，建議你在每天安排任務(wù)的時候，最少也要留出20%的彈性時間，否則只要出現(xiàn)突發(fā)事件，你這一天就會過的很慌亂、挫敗，反而不利于時間管理。這里說的彈性時間是指，在任務(wù)與任務(wù)之間要預(yù)留出時間，方便靈活調(diào)整，而不是說給任務(wù)本身預(yù)留彈性時間，否則就會出現(xiàn)"帕金森定律"了。

最后，在你掌握了這三個使用清單的關(guān)鍵點之后，我會建議你使用一些簡單的工具來管理你的行動清單，比如前面提到的印象筆記， 或者是其他能夠滿足基礎(chǔ)需求的待辦清單工具， 比如Things、滴答清單、日事清等。

如果你使用的APP功能很復(fù)雜， 每次打開都需要多步的操作， 其實是本末倒置的， 反而會耗費很多時間。記得，永遠要讓工具來為你服務(wù)，而不是你去適應(yīng)工具。

總結(jié)

好，恭喜你已經(jīng)學(xué)完了時間管理課程，接下來我們來梳理一下課程的知識點。

在一開始，我們了解到，在進行時間管理的時候，我們?nèi)菀紫萑肴N誤區(qū)：

• 第一個誤區(qū)是覺得，時間管理就是制定出完美的時間表，把時間都安排滿。實際上，如果把時間花在不重要的事情上，把時間安排得再滿也沒有意義。

所以我們需要了解自己的時間觀，并且調(diào)節(jié)各種時間觀，來讓自己的時間觀趨近于平衡。

• 第二個誤區(qū)，是覺得時間管理就是提高工作效率，從而找各種各樣的工具來提升自己的效率。其實，過度關(guān)注工作效率、忽視思考效率，是我們浪費時間的重要原因之一。

所以，我們需要通過記錄并分析自己的時間規(guī)律，分析自己做的事情什么是高價值的，并且找到自己能夠進入深度思考的時間，將價值最高的事情，安排到自己能夠進入深度思考的時間。

• 最后一個誤區(qū)，是覺得時間管理就是能夠一心多用。但這樣是高估了自己的頭腦，會讓自己的大腦陷入"堵車"的狀態(tài)。

所以，我們需要搭建一個可靠的外部系統(tǒng)，來作為大腦的移動硬盤。

明確三個誤區(qū)之后，我們就能夠進行正確的時間管理了。

具體來說，首先我們要把時間觀調(diào)整到平衡的狀態(tài)。
平衡的時間觀包含了較強的積極的過去時間觀、適當(dāng)?shù)南順分髁x的現(xiàn)在時間觀和未來導(dǎo)向時間觀，以及較弱的消極的過去時間觀和宿命主義的現(xiàn)在時間觀。

• 如果你覺得自己的積極過去時間觀比較弱，想要調(diào)整過去時間觀，可以通過記錄自我評價、重構(gòu)重要事件、寫感恩日記這三個方式；
• 如果你覺得自己難以專注于當(dāng)下，需要調(diào)整現(xiàn)在時間觀，可以通過自我問答和練習(xí)冥想這兩個方式來調(diào)整；
• 如果你希望看事情的眼光可以更長遠，希望調(diào)整未來時間觀，就可以用找到目標(biāo)、鍛煉自控力肌肉、給自己寫信這三個方式。

其次，我們需要分析時間規(guī)律將高價值的事情安排到合適的時間。

所以我們需要通過時間消耗記錄和時間預(yù)估記錄這兩個步驟來記錄時間，了解自己時間花費的特點，并且從事件和時間規(guī)律兩個方面進行分析和調(diào)整。

從事件角度，利用關(guān)鍵可行矩陣分析，區(qū)分不同事件的關(guān)鍵度和解決度，把時間花在高關(guān)鍵度高解決度的事情上。

從時間規(guī)律的角度，通過黃金時間、常規(guī)時間和碎片時間這三個方面分析自己的時間規(guī)律，然后通過三個方法：在黃金時間進入深度工作、準(zhǔn)備碎片時間清單利用好常規(guī)時間和碎片時間、最終養(yǎng)成時間習(xí)慣，讓時間的價值最大化。

最后， 我們可以借助RAR管理系統(tǒng)， 釋放我們的大腦帶寬， 更好地完成高價值的任務(wù)。

這時可以通過使用一個記錄工具來當(dāng)做“收納箱"， 對所有需要完成的待辦事項進行記錄(record) ， 再對收納箱里的事情進行安排(arrange) ， 將事項分配到日歷和行動清單之中， 并且定期進行回顧(review) ， 最終組建出屬于自己的時間管理系統(tǒng)。

你會發(fā)現(xiàn)，這些道理其實都不難懂。但是，所謂高效能人士，并不是因為他們知道普通人不知道的道理，而是他們把人人知道的道理，做到普通人做不到的程度。相信你，能夠通過實踐這些方法，更好地掌控你的人生!

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