導(dǎo)讀：現(xiàn)代企業(yè)使用電子化系統(tǒng)越來越普遍，有針對性地、自主建立電子化系統(tǒng)也越來越流行，那我們怎么對眾多的電子化需求進(jìn)行評估篩選? 流程電子化的推進(jìn)過程中，流程管理部門，業(yè)務(wù)部門和IT部門怎樣配合，才能打造完美的系統(tǒng)呢？
說到流程落地，不免要談起流程電子化，面對眾多的流程電子化需求，你是不是覺得難以取舍？該怎樣去進(jìn)行評估篩選呢？
是不是經(jīng)常會發(fā)生這種狀況，業(yè)務(wù)部門抱怨IT開發(fā)的系統(tǒng)不是他們想要的，IT部門卻抱怨業(yè)務(wù)部門給的需求不清晰，所以項目一推再推，距離結(jié)案遙遙無期。
其實出現(xiàn)這些問題很正常，因為很多時候，我們并沒有給流程電子化一個清晰的定位，都是為了解決問題而解決問題，簡單的救火型。
在開始流程電子化之前，需要清楚我們?yōu)槭裁匆菩辛鞒屉娮踊?，流程電子化對于?dāng)下的我們有哪些好處？
1.?有哪些好處
規(guī)范：規(guī)范輸入，規(guī)范執(zhí)行，規(guī)范輸出。規(guī)范信息流，也規(guī)范崗位職責(zé)，減少執(zhí)行偏差，最大限度地消除人為差異。
透明：信息同步，及時共享，減少信息傳遞過程中的失真。同時消除地域限制，可多人并行操作處理，提高效率。
可追朔：實時監(jiān)控，及時跟進(jìn)，也為后續(xù)的業(yè)務(wù)提升或流程改進(jìn)提供數(shù)據(jù)分析。
雖然流程電子化的好處這么多，但我們在電子化之前，需要考慮企業(yè)的實際情況，確定企業(yè)有合適的土壤，再篩選合適的流程。
2.?需要哪些前期準(zhǔn)備
審視企業(yè)流程管理環(huán)境，如企業(yè)規(guī)模，產(chǎn)品生命周期，業(yè)務(wù)場景，系統(tǒng)覆蓋率等等，以確定目前是否適合導(dǎo)入系統(tǒng)。
并不是說看其他企業(yè)導(dǎo)入，我們就一味地跟風(fēng)，永遠(yuǎn)記住滿足我們需求的就是最好的。
明確目的，業(yè)務(wù)流程電子化的目的主要有以下幾種：提高效率，降低成本，控制風(fēng)險，協(xié)同管理，信息共享，數(shù)據(jù)分析等。
目的不一樣，電子化系統(tǒng)的側(cè)重點會不一樣，相對應(yīng)的功能架構(gòu)也會不一樣。
篩選流程，企業(yè)大大小小的流程很多，業(yè)務(wù)部門提出的電子化需求也很多，基于人力物力財力的考慮，有針對性的進(jìn)行篩選。
一般而言，篩選都基于這幾個方面考慮：流程的重要程度，難易程度，穩(wěn)定程度，以及失控后的風(fēng)險影響程度。
成本收益比，管理是需要成本的，開發(fā)電子化系統(tǒng)更加離不開成本。評估需要花費的成本，預(yù)期潛在的收益，結(jié)合后期維護(hù)方式，計算成本收益比。
搭建框架，由業(yè)務(wù)架構(gòu)到功能架構(gòu)，再到技術(shù)架構(gòu)，從上到下，由粗到細(xì)，從輸入到輸出，由職責(zé)到交付，對將要實現(xiàn)的電子化系統(tǒng)做一個全面的梳理。
目的明確了，電子化系統(tǒng)的對象也明確了，接下來就是執(zhí)行了，流程管理部門，業(yè)務(wù)部門和IT開發(fā)部門需要全力配合，打造完美的電子化系統(tǒng)。
?3.?重點在哪里
系統(tǒng)開發(fā)需求說明書，作為業(yè)務(wù)人員和開發(fā)人員共同溝通的語言，一定要詳細(xì)，如界面呈現(xiàn)，場景取舍，數(shù)據(jù)來源，流轉(zhuǎn)方向，輸出形式，防呆功能，推送方法，接口鏈接，角色權(quán)限等等。
確認(rèn)上下游流程是否已經(jīng)電子化？相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)如何對接？基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的元素是否滿足要求？哪些可以共用，哪些需要擴(kuò)展，哪些需要重新定義？
與開發(fā)人員多溝通，業(yè)務(wù)人員和開發(fā)人員的專業(yè)不一樣，注定他們理解的系統(tǒng)會不一樣。業(yè)務(wù)人員期望中的系統(tǒng)，可能程序并不能實現(xiàn)，這中間存在一個認(rèn)知差，需要我們溝通，溝通，再溝通。
建議基于模塊化開發(fā)，在小范圍試用，收集反饋，及時修正。試運行時，一定要找各層級相關(guān)利益人做測試。
系統(tǒng)要考慮人性化設(shè)計，符合常規(guī)邏輯，操作簡單易上手。太復(fù)雜的系統(tǒng)，人天然會有排斥感，不利于推廣，而且也與電子化系統(tǒng)的初衷背道而馳。
制作詳細(xì)的系統(tǒng)操作指南，上線前安排培訓(xùn)，保證所有用戶明白操作規(guī)則。管理角色和執(zhí)行角色可分開培訓(xùn)。
好了，關(guān)于流程電子化就說到這里，我們下次接著聊。有任何建議或意見，歡迎留言進(jìn)一步討論。
作者簡介：曹美玲，擁有10+年供應(yīng)鏈領(lǐng)域工作經(jīng)驗，曾任職于大型跨國集團(tuán)臺企、德企、美企、央企。美國 ISM CPSM，PMP，精通營銷、研發(fā)、計劃、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、物流、客服等全流程管理，致力于國內(nèi)本土企業(yè)的流程管理優(yōu)化，歡迎交流，一起探討，一起盡責(zé)！
