大家好，我是太空鐵。
說起微軟的Word肯定是家喻戶曉，屬于白領(lǐng)搬磚的工具。老鐵平時也是搬磚，上初中就學過CCED、WPS（計算機等級考試一級），后來工作，用了Word很多版本。所謂磨刀不誤砍柴功，有時老鐵甚至會不顧工作進度跟Word較勁，總會研究點Word使用上的問題，一來二去也積累了些小技巧，平時也總分享給同事，這回借著值站的大平臺分享給大家。
一共有10個技巧，按操作的難易程度分別是：
1、在表格里添加自動序號，2、巧用查找替換刪除空行，3、去除頁眉線，
4、為漢字增加拼音，5、不打印修訂痕跡，6、分頁符和分節(jié)符，7、序號的縮進，
8、Excel表格在Word進行調(diào)整，9、添加自動目錄，10、巧用Word模板。
一、在表格里添加自動序號
表格一般都會有序號一欄，內(nèi)容較多或不停修改順序時，一個個的敲序號就比較麻煩，如果再調(diào)來調(diào)去的就很容易出錯了。
例如下面的表格：
表格示例
可能有些朋友會用Excel制表，但其實在word里也可以填充序號，使用序號工具即可：
先選中序號列，再點擊序號工具，選擇對應的序號樣式即可：
然后再調(diào)整一下序號的樣式和縮進就可以了。
另外，也可以根據(jù)具體情況，調(diào)整序號樣式：
1、先選擇“定義新編號格式”：
2、設定新格式：
3、設定好后點擊確定即可：
二、巧用查找替換
查找替換是word里很好用的批量化工具，下面舉兩個例子來介紹它的強大功能，
1、刪除空行
比如你從網(wǎng)頁上拷貝復制一篇文章，段落間有很多連續(xù)空行，這時就可以用查找替換工具批量刪除這些空行
多個連續(xù)空格
▲上圖是個示意圖，可以看到有多個連續(xù)空格，如果非常多的話，手工刪除很耗時間，這時可以利用查找替換進行批量刪除。
批量刪除空行就是查找連續(xù)兩個空行并轉(zhuǎn)換成一個空行。查找空行需要用到特殊符號^p，^p代表換行符，連續(xù)兩個就是兩個特殊的^p，替換成一個^p，如下設置即可：
設置后，點擊全部替換即可將兩個連續(xù)空行替換成一個，如果有的地方是連續(xù)三個或更多的空行，多點幾次全部替換，直到提示替換完成即可：
替換完成
2、替換標題格式
如果你寫好一篇文章，有很多二級和三級標題，例如二級標題用的是仿宋加粗，但是老板要求改成微軟雅黑加粗，普通方法是盯著屏幕，邊滾動頁面邊找標題換格式，時間長了眼睛準瞎，現(xiàn)在你可以試試下面的方法：
例如，下面這篇楊利偉談流量地球的文章（引自網(wǎng)易新聞），7個標題都是仿宋黑體三號字，現(xiàn)在想一次性轉(zhuǎn)換成微軟雅黑黑體三號字。
打開查找替換窗口，點擊窗口上的更多，可展開許多高級功能：
點擊更多后的高級功能，點選使用通配符：
可以使用通配符
在查找內(nèi)容里寫“*”號，代表任意字符：
在最下面的替換區(qū)域，選擇格式按鈕，并點擊“字體...”：
在彈出的字體對話框中選擇，仿宋GB2312、加粗、三號，并確定：
再點擊“替換為”輸入框，不需要輸入任何內(nèi)容，重復選擇新的格式：雅黑、加粗、三號，替換，如下：
最后，點擊全部替換，鑒證奇跡的時刻：
替換后結(jié)果
替換完成后，仿宋三號加粗字體的151個標題字就都被替換了。如果害怕替換出錯，可以點擊“替換”，挨個替換，標題多的時候，也要比一個個的滾動頁面找標題要快，更重要的是省眼睛。
三、去除頁眉線
頁眉線是默認出現(xiàn)在頁眉部分的淺灰色線，一般輸入文字就會自動出現(xiàn)這個線，這個線不屬于下劃線，下面來說說如何去除這條頁眉線。
頁眉線形如：
頁眉線效果實際上屬于下框線，選中文字去除下框線即可：
選中文字
選擇無框線，頁眉處框線消失
四、為漢字增加拼音
有時有些人名或術(shù)語使用了一些比較生僻的漢字，需要加拼音；或者給小朋友打印閱讀材料，全篇都需要拼音，這個時候可以使用Word里提供的自動加拼音的工具，可以實現(xiàn)一鍵加拼音。
例如，要給下面選中的這段話加拼音：
在開始工具欄，文件這個區(qū)域，點擊“文”這個圖標：
在打開的對話框可以設置添加拼音：
可以調(diào)整偏移量和字號等，做一些格式上的調(diào)整，點擊確定，拼音就添加好了：
拼音比較擁擠的可以通過空格等方式調(diào)整字符間距。
五、不打印修訂痕跡
多人編輯文檔通常都要用到修訂模式，這時默認打印出來是帶修訂痕跡的，如果修訂過程中希望打印不帶批注或修訂痕跡的文檔，可以如下設置：
例如，在修訂模式下，有這樣一篇文章：
選擇打印，可以在打印預覽中看到仍然有修訂痕跡，打印時也會帶著修訂痕跡：
這時，選擇設置下面的第一項，點擊打印所有頁，去掉打印標記前的勾選：
去掉標記后，就可以看到打印預覽中的修訂痕跡也消失了，打印出來的文檔就不帶修訂痕跡了：
六、分節(jié)符和分頁符
分頁符和分節(jié)符也是個應該善加利用的工具，兩者都是用來分頁的，分節(jié)符分出來的前后頁不在同一節(jié)里，分頁符分出來的前后頁在同一節(jié)里。
分節(jié)符可以讓前后節(jié)的頁眉頁腳不同，例如封面頁一般是沒有頁碼的，目錄頁也沒有頁碼，頁碼從正文頁開始，所以首頁、目錄頁、正文頁可以考慮用分節(jié)符分開。
分節(jié)符還可以讓豎向頁面和橫向頁面在同一個Word文件中，例如，還是楊利偉談流浪地球的文章，我通過分節(jié)符把他分成兩部分：
分割成兩個豎向頁面：
然后在第二頁選擇改變頁面方向：
可以看到，前頁是縱向，后頁是橫向，都在同一個Word中：
如果繼續(xù)分節(jié)，后面頁面的縱向或橫向也是可以獨立調(diào)節(jié)的。
另外，分頁符可以進行硬分頁，很多人傾向于用多個空行來“擠”出一頁，但如果上下文發(fā)生變化，“擠”出來的分頁可能又變成多余的空行，需要反復調(diào)節(jié)，容易出錯也耗費精力。這時敲一個分頁符，就會自動分成兩頁，無論內(nèi)容、頁面如何增減，分過頁的內(nèi)容不會再出現(xiàn)在同一頁上。
七、序號的縮進調(diào)整
Word的自動序號很好用，但默認設置的一些縮進間距總是不太美觀，導致很多人就放棄使用自動序號，其實可以從三個地方來完美調(diào)節(jié)：
例如還是這篇文章，使用序號工具以后，“一、二……”序號距離標題有些遠，需要進行調(diào)整：
點開段落，可以看到這一段的縮進情況：
首先調(diào)左縮進和首行縮進，老鐵一般是左縮進0 厘米，首行縮進 2字符：
再調(diào)制表位，點擊上面窗口左下角按鈕：“制表位……”，再彈出的新窗口右上角 調(diào)整為 0.24字符（最小值）
這樣出來的序號與標題就靠近很多，相對美觀一些了，也符合中文的書寫習慣：
八、Excel表格在Word進行調(diào)整和美化
一般來說，如果不是計算類表格，更推薦使用Word進行排版，尤其格式越復雜越推薦用Word。Excel中有很多操作在合并單元格下不能操作，Word則相對好一些。而且Word有很多內(nèi)置的樣式，方便一鍵套用，頁面設置也更加清晰。所以對于計算類的表格，建議先在Excel中做好，然后拷貝到Word中進行排版。
例如從Excel中拷貝到Word中一個表格（表格內(nèi)容請忽略）：
1、先按頁面寬度（窗口）調(diào)整：
表格就會拉到最長：
2、再按內(nèi)容寬度調(diào)整：
一般按內(nèi)容調(diào)整可能不會特別明顯，這個視表格情況各有不同。
3、然后一鍵套用樣式、調(diào)整字體和居中：
套用樣式
居中
4、最終再調(diào)個字體、微調(diào)一下列寬就可以了：
使用一鍵套用樣式，可以非常方便的提升你的工作顏值，多做這一下可能就能提升你在領(lǐng)導那里的印象哦。
九、添加自動目錄
如果你在編纂一個很長的文檔，需要編寫目錄，那從最開始就應該為目錄生成打好基礎，等文檔編寫完畢，目錄也就可以自動生成了。
先在第一頁插入空目錄，一般目錄都是自占一頁，插入空目錄后，應該插入一個分節(jié)符，把目錄頁和正文頁區(qū)隔開，避免目錄的增長縮短變化，影響后面的排版。
可以先按如下方式設置目錄：
后續(xù)撰寫時，應注意對每個標題設置大綱級別，一般設置一級、二級就可以了，如果目錄需要顯示三級的話也可以繼續(xù)給三級標題設置大綱級別。
選擇標題，然后在段落對話框選擇大綱級別，標題是幾級就設置幾級，在段落當中進行設置：
全文都設置好后，可以回到最開始的目錄頁，自動生成目錄，可以選擇展示到幾級標題：
通過這幾步就可以自動生成目錄，生成后的目錄，還可以當作是正常文字進行調(diào)整，例如字體，段落間距等。但最好在目錄內(nèi)容最終確定后再調(diào)整，因為調(diào)整后再進行自動生成目錄會被覆蓋。
十、巧用Word模板
Word模板是一個非常好用的東東。我這里介紹一個我自己做的簡單模板，大家都有可能用得上。
老鐵平時在公司寫文件，都有一定的格式要求，每次排版很麻煩，所以我把許多固定的元素抽出來做了個Word模板，就以這份紅頭文件為例，咱們看看如何把它模板化：
1、新建空白文檔
新建一個空白文檔，然后不用編輯任何文字，先把他保存成模板文件（*.dotx）
2、將固定的紅頭等字樣先輸入到文件中：
3、插入年份、文號框
文號一般是 年份+文號 組成，可以通過組合框來進行選擇，在Word開發(fā)工具選項卡下面，插入組合框，并把常用年份和文號輸入進去：
組合框內(nèi)容控件
在年份和文號部分添加組合框，并把中括號等文字添加好：
其中的“選擇一項”就是組合框的位置
向組合框里添加內(nèi)容，例如 2019、2020、2021……等等，選中組合框點擊開發(fā)工具欄內(nèi)的屬性按鈕：
在彈出的對話框里輸入要添加的項目：
最后效果如下：
4、插入格式文本控件
插入格式文本控件，在這個控件內(nèi)輸入的文字，都會套用設定的格式。例如標題可以設為“黑體2號”，正文設為仿宋3號等。
在開發(fā)工具中插入格式文本控件：
插入時，可以調(diào)整這個控件的字體、行間距、對齊方式等，在控件中寫入的字符就會按照這個格式來套用，還可以設置控件的提示信息，方便其他人使用：
最終效果如下：
5、插入自動時間控件
一般文件結(jié)尾都會要寫上文件發(fā)布時間，公司也會要求使用阿拉伯數(shù)字，還是大寫漢字來表示，這個都可以用控件來自動生成，真正寫文章的時候只要選擇一下就行了。
點擊日期選取工具，插入一個日期控件：
日期控件也有很多屬性用于設置日期的各類格式：
具體使用的時候，可以點擊右邊的下箭頭即可：
選完日期的效果如下：
6、保存模板并添加到個人模板中
模板弄好后保存，為了每次新建文件方便使用，需要把模板保存到指定位置，這個位置在Word選項中可以自行設置：
下次新建文件時，在“個人”模板庫中就可以選擇它了：
打開之后是這個樣子：就可以在里面自由的打字而不用干調(diào)字體之類重復性工作了。
按照這個模板，我寫了個文檔，表達一下我的美好愿望
純屬玩笑請值得買公司千萬千萬不要當真
好了，實際工作當中總有很多形式化套路化的事情，把它們都總結(jié)一下，看哪些是不變的，就可以制作成模板，方便工作、提高效率。
總結(jié)
Word現(xiàn)在已經(jīng)出到2016版本，體系宏大、功能繁多，其實提供了很多自動化的方式方法來提高我們的工作效率，只是學習也需要成本代價，所以要想提高效率還是得在一些機械重復性的事情上多花時間研究自動化功能，多逛大媽家的干貨帖，花時間買更多時間。
