無論你是企事業(yè)單位的職員，還是政府的領(lǐng)導(dǎo)，只要你經(jīng)常參加各種工作會議，你就有可能會被要求做會議記錄并將其整理成會議紀(jì)要。機會來臨，能夠撰寫出一份漂亮的會議紀(jì)要，也可以對自己的職場進步很添彩的事情。
想要寫好會議紀(jì)要，就有必要先來了解一下什么是會議紀(jì)要？
會議紀(jì)要屬于公文的一種，是很常用的一種應(yīng)用文體，是對某次具體的會議過程及議定事項的文字記載，也是傳達指令、解決問題、推動工作的重要應(yīng)用文種之一。
會議紀(jì)要的內(nèi)容主要包括開會時間、地點、會議主題、參會人員、會議主持人、討論內(nèi)容、議定結(jié)果、議定事項執(zhí)行負(fù)責(zé)人、下一步工作計劃、以及下一次會議將要討論的問題等等。
?會議紀(jì)要是一種比較正式的記錄文件。書寫會議紀(jì)要一般要從客觀的角度，以中立和商業(yè)化的語氣寫作。從這個特點出發(fā)，會議紀(jì)要的行文一定要規(guī)范，要符合作為正式文件的范式要求。
?那么什么情況下需要撰寫并發(fā)布會議紀(jì)要？怎樣才能寫出高質(zhì)量的會議紀(jì)要呢？
?1、需要下發(fā)會議紀(jì)要的情形。
（1）某項政策或者某項任務(wù)下達之前，領(lǐng)導(dǎo)層或者有關(guān)部門需要事先統(tǒng)一思想、形成共識或者就某些重大事項通過會議達成意見時，應(yīng)該形成會議紀(jì)要并發(fā)布。
（2）某項工作或任務(wù)的開展涉及多個部門，則需要通過協(xié)調(diào)會議予以明確并形成會議紀(jì)要并下發(fā)，以便使各相關(guān)方面有所依據(jù)和遵循，避免出現(xiàn)責(zé)任不清、推諉扯皮、相互矛盾的現(xiàn)象發(fā)生。
（3）某項任務(wù)的實施過程中出現(xiàn)的一些不好解決的難題，例如對這些難題進行調(diào)整、細化和規(guī)范的問題，通過一定的會議明確下來并形成會議紀(jì)要，作為補充文件下發(fā)，便于下級執(zhí)行和相關(guān)部門配合。
?（4）現(xiàn)場辦公會議，如各種調(diào)度會，其會議議定的事項比較具體，涉及多個相關(guān)方面，為方便執(zhí)行和落實，需要形成會議紀(jì)要。
（5）某些會議內(nèi)容需要存檔備查，也要形成會議紀(jì)要。
總之，客觀詳實的會議紀(jì)要可以保證每名相關(guān)的團隊成員獲得同樣的信息，也能夠為未來的決策提供歷史的參考資料。
2、會議紀(jì)要文本的結(jié)構(gòu)組成 通常情況下，會議紀(jì)要常用格式主要分為標(biāo)題、主體和結(jié)尾三個部分。
?（1）標(biāo)題 標(biāo)題部分主要包括會議議題范圍、目的，同時還要標(biāo)明日期時間、會議主持人和參會人員名單。
?一般情況下，會議開始之前，都會確定會議主題。會議紀(jì)要的標(biāo)題大多數(shù)都是緊靠會議主題。另外選定會議紀(jì)要標(biāo)題的情況比較少。出現(xiàn)這種情況時，要和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或會議負(fù)責(zé)人一起議定。
（2）主體 主體部分包括會議討論的議題、按時間順序進行排列、記錄會議做出了哪些決定，每項決議的負(fù)責(zé)人誰，以及決議的關(guān)鍵細節(jié)。標(biāo)明下次會議要討論的議題。
?（3）結(jié)尾 注明會議結(jié)束的時間，如果已確定了下次會議的時間，也一并列在上面。
?3、要寫出高質(zhì)量的會議紀(jì)要，以下幾個方面的細節(jié)應(yīng)注意。
（1）從客觀的角度出發(fā)，以中立和商業(yè)化的語氣寫作。注意不要發(fā)表評論，會議紀(jì)要是對會議的客觀記錄，不要發(fā)表評論和個人觀點。也不要通過篩選信息和轉(zhuǎn)換語氣的方式來表達自己的觀點；
（2）記錄所有參會人，如果有人遲到，要準(zhǔn)確記錄遲到者的到會時間；
?（3）記錄會議討論的所有議題和決定，注明哪些人要負(fù)責(zé)哪些事，落實哪些行動。注意不要逐字逐句的記錄討論的過程和每個人的觀點；這是會議紀(jì)要與會議記錄有區(qū)別的地方。
（4）根據(jù)組織的規(guī)定記錄投票的情況，一些單位會公開投票的情況，而有些單位則會對投票的情況保密。紀(jì)要中不要涉及機密等敏感問題。由于會議紀(jì)要的接觸者可能很多，在法律訴訟中也可能會成為證據(jù)。很多機構(gòu)會專門召開“保密會議”來討論紀(jì)要以外的內(nèi)容；
?（5）盡量使用相對固定的會議紀(jì)要格式。因此要注意單位的政策和會議紀(jì)要的固定格式，如果有條件可以參看單位之前存檔的會議記錄的模板，最好保持會議紀(jì)要格式與內(nèi)容的連續(xù)性，便于以后瀏覽和比較。；
（6）充分利用好會議議程。如果會議有書面的議程，可以按照會議議程的順序組織會議紀(jì)要；
（7）所有的會議紀(jì)要在發(fā)布之前，一定要讓主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定會議紀(jì)要的內(nèi)容符合規(guī)定，沒有疏漏和錯誤，擬發(fā)送的人員名單范圍準(zhǔn)確無誤。
（8）寫清記錄人的姓名。
?以上是會議紀(jì)要寫作的基本要求和程式，按照這樣的要求，基本可以應(yīng)對大多數(shù)會議紀(jì)要的寫作。但是由于會議紀(jì)要在不同的組織中扮演不同的角色，對會議紀(jì)要的要求也就千差萬別。因此要想寫出高質(zhì)量的會議紀(jì)要，還需要公文寫作者根據(jù)實際情況創(chuàng)造性發(fā)揮自己的特長，多寫多看，找出最適合自己單位特點的紀(jì)要寫作模式。
