當(dāng)你工作的某一部分需要有較多的重復(fù)性勞動(dòng)，那么這就是需要尋找方法和工具提高效率的地方
將圖片和pdf轉(zhuǎn)為文字，OCR軟件
通常載有文字的pdf文件或者圖片格式文件，想要引用其中文字到自己的文檔中去的時(shí)候，只能對(duì)照?qǐng)D片逐字往上敲。大篇幅的文字讓我們恨不得它立刻變成文檔格式直接復(fù)制粘貼。這個(gè)需求其實(shí)不難實(shí)現(xiàn)，有一類軟件叫做OCR （Optical Character Recognition，光學(xué)字符識(shí)別），簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是把你圖片上的文字識(shí)別成可復(fù)制粘貼的文字形式，大大提高了文字工作者的效率。下圖就是我電腦上的一個(gè)OCR軟件，其識(shí)別率還是比較高的，且可以生成word格式，然后再進(jìn)行簡(jiǎn)單的格式編輯即可，對(duì)于經(jīng)常面對(duì)需要引用客戶發(fā)來(lái)的PDF文件中大篇文字的同學(xué)其實(shí)用性不必多說(shuō)。?
將錄音軟件和文檔界面合二為一，錄音助手軟件
很多文秘類工作或會(huì)議記錄工作甚至做訪談?wù){(diào)研的小伙伴經(jīng)常會(huì)面對(duì)整理錄音的工作，打開一個(gè)音頻播放軟件，同時(shí)打開文檔錄入軟件，兩個(gè)軟件之間來(lái)回切換，還要不定時(shí)地暫停、回放、快進(jìn)，這種錄音整理的效率是極低的。下圖是我電腦上的錄音整理軟件，錄音助手軟件就將文檔錄入和音頻播放合成在一個(gè)界面，避免了軟件之間的頻繁切換，播放返回等均使用快捷鍵的形式，降低了鼠標(biāo)的使用率，同時(shí)可以以倍速來(lái)播放音頻，并且定位時(shí)間播放，文稿整理完成可以生成txt格式的文檔，方便進(jìn)一步編輯，錄音整理從此不再頭疼。?
流程圖、信息圖及可視化圖表制作，VISIO與Smartdraw，在線圖表制作
為形象化、直觀化展示內(nèi)容，同時(shí)增加文件的可讀性，通常需要制作流程圖或者其他可視化圖表，且當(dāng)前手機(jī)閱讀的大背景下信息圖（infograph）的使用也是越來(lái)越多，word、ppt、excel都可以制作圖表，但是，為了更加規(guī)范化和簡(jiǎn)易化，office還有一款專門的軟件叫Visio，他的界面就是方格紙，需要的元素拖動(dòng)放置，按照參考線對(duì)齊，點(diǎn)擊生成連接線，除了流程圖，施工平面圖、各種商務(wù)圖表都可以在其中實(shí)現(xiàn)，方便快捷又規(guī)范。當(dāng)然，此類軟件眾多，類似的還有Smartdraw，以及在線的Process On等，均可以做到標(biāo)準(zhǔn)化圖表的制作。
文件搜索引擎
這個(gè)不多說(shuō)了，網(wǎng)絡(luò)上廣泛被大家稱頌的Everything其搜索速度之快是微軟自帶的搜索引擎所沒法比的。就看一看這簡(jiǎn)潔高效的軟件界面吧。?
拼圖軟件，數(shù)量大的時(shí)候怎么辦
拼圖是現(xiàn)在移動(dòng)端閱讀時(shí)代的圖片展示需求，有時(shí)候也是美觀的需要。一般的光影魔術(shù)手、美圖秀秀可以完成9張左右的圖片拼圖，但是再多一點(diǎn)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。有一個(gè)軟件叫CollageIT，沒有其他別的功能，就是可以實(shí)現(xiàn)較多數(shù)量的軟件拼圖，且操作簡(jiǎn)便，拼圖效果也可自由選擇，對(duì)于有需求的同學(xué)無(wú)疑是很好的工具。?
此外，順便提及一下大家說(shuō)的放大圖片不損失像素的軟件PhotoZoom，經(jīng)過(guò)我的試用，其放大功能是值得肯定的，但是無(wú)限制的放大也是會(huì)出現(xiàn)圖片像素在但是模糊的現(xiàn)象，但反而有一番油畫的風(fēng)味，在做演示文稿的時(shí)候提供了別樣的素材。下面就是我將一個(gè)32K的400×300的圖像放大成2.5M的1080×810圖像后的效果。?
微信電腦版
微信的普及大家有目共睹，越來(lái)越多的文件傳輸通過(guò)微信來(lái)實(shí)現(xiàn)，有時(shí)候就是想要將其保存在電腦上，如果先保存在手機(jī)再連接電腦最后進(jìn)行保存的過(guò)程就太復(fù)雜了，而微信電腦版就可以解決這個(gè)問題，通過(guò)微信掃描登錄后出現(xiàn)“文件傳輸助手”的聊天框，就可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)與電腦的文件傳輸。
當(dāng)然，還有很多軟件對(duì)于提高我們的辦公效率大有裨益，比如office自帶的各類軟件輔以自己設(shè)置的和默認(rèn)的各類快捷鍵，云盤工具、筆記軟件、郵箱管理軟件、視頻編輯軟件等等等等，工具的使用避免了重復(fù)的勞作，縮減了繁瑣的流程，還需要我們進(jìn)一步探索。
