上一篇談到了如何選擇團隊溝通協(xié)作工具。
- 第一點：要能夠?qū)崿F(xiàn)事項信息傳遞、反饋的及時性、連貫性、可積累性、可復(fù)盤性；
- 第二點：要能夠契合任務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)協(xié)同、文檔協(xié)同和資料協(xié)同的需求。
能夠勝任第二點，前提就已經(jīng)是勝任了第一點。
在線，在線，在線，這個是剛性要求，但仍然有一些小伙伴還在使用 U 盤這種原始工具來傳遞方案、周報啥的，一臉的汗啊。
而且要多平臺在線啊，不然會憋死運營狗。什么 PC 端，移動端、網(wǎng)頁版、微信版能有的盡量都要有，客戶端的各個系統(tǒng)都要支持。
團隊溝通協(xié)作工具（How）
工具的應(yīng)用，背后體現(xiàn)了這個人改造對象的理念和方法。
我們的團隊溝通協(xié)作工具清單：
- 側(cè)重信息傳達(dá)：QQ（TIM）、微信、郵箱、電話
- 側(cè)重任務(wù)驅(qū)動：Worktile
- 側(cè)重數(shù)據(jù)匯整：伙伴云表格
主要由以上三大類六個工具構(gòu)成，是使用頻率最高的。那么文檔協(xié)同和資料協(xié)同怎么辦？絕大多數(shù)是可以通過 Worktile 來完成的。Worktile 任務(wù)驅(qū)動體系下，包含了任務(wù)、文檔、文件、話題、日程等模塊。好處是，這些模塊本身與任務(wù)都結(jié)合的比較好，符合簡單、高效、融合。不足的地方也有，只是相對一些專注于解決具體一塊功能的工具，比如文檔不能實時編輯（這個功能很酷，我的體驗是沒多大用處）。
工具的應(yīng)用，既不是越多越好，也不是越少越好。多意味著學(xué)習(xí)成本和使用成本增加。但是少往往也會導(dǎo)致用不合適或者勉強合適的工具去勝任其不擅長處理的問題，就好比非得用 PS 去做產(chǎn)品原型設(shè)計、思維導(dǎo)圖。
我不能說我們目前已經(jīng)解決得非常好了，但我們是變得越來越好。慢慢地形成了一個核心，多個輔助的工具矩陣。不要看到「矩陣」兩個字頭大，同理與不要看到要記 100 個數(shù)字就蒙了。前提是這些對象本身是可以歸屬到結(jié)構(gòu)化的框架下組織起來。
第一點：我堅定任務(wù)驅(qū)動這個核心。
我們所有的溝通協(xié)作內(nèi)容，都不能偏離任務(wù)驅(qū)動這個核心。這種驅(qū)動模式可能很多團隊在實踐。我是半年前才意識到并堅信。如今，除了郵件特殊性，公司級別整體協(xié)作和對外協(xié)作，郵件是不可或缺的溝通工具，其他的 QQ（TIM）、微信、手機主要就是用來完成 90% 的廢話式溝通。當(dāng)然這種廢話式溝通也是不可或缺的，不然太無趣了。
在 Worktile 中，文檔、文件、話題、日程這四大模塊本身和任務(wù)做了很好的融合。我沒有用企業(yè)版，企業(yè)版更強大，但我不知道是不是更合適。
第二點：我堅定數(shù)據(jù)協(xié)作來結(jié)構(gòu)化工作內(nèi)容。
這個在我的溝通協(xié)作系統(tǒng)里是另外一個至關(guān)重要的構(gòu)成。
這不是一個小技巧，這是威力很大的結(jié)構(gòu)化思維通過工具應(yīng)用實現(xiàn)。Worktile 數(shù)據(jù)導(dǎo)出也是一張張表，但由于我前面提到的任務(wù)驅(qū)動本身的目的聚焦性和討論靈活性，包括 Worktile 提供的統(tǒng)計功能，也是基于人和任務(wù)之間的統(tǒng)計。比如看到某某完成了多少任務(wù)，多少沒完成之類。
比如原來在我們的工作內(nèi)容中，有這么一個模塊：大家每天需要記錄「問題」、「建議」、「需求」、「告知」、「亮點」、「分享」。這個模塊是每天工作日志中的。最開始也是放到 Worktile 面板中，每天打開面板然后噼里啪啦的大家聚焦于這個模塊的內(nèi)容溝通。然而，Worktile 不擅長于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理?；锇樵瓶梢詫崿F(xiàn)較強的 Excel 式的操作，增加字段、篩選、排序。增加字段可以實現(xiàn)多種屬性的動態(tài)跟蹤評估。
也還有各種強大的基于數(shù)據(jù)上操作功能，比如強大的自動化的工作流。引用該功能原話：
可以幫您在數(shù)據(jù)的增、刪、改之后，自動觸發(fā)執(zhí)行其他的操作，例如修改指定的數(shù)據(jù)，或給指定用戶發(fā)送通知。
伙伴云是數(shù)據(jù)協(xié)作，所有的團隊成員都可以參與到協(xié)作中，你的數(shù)據(jù)可以是一張圖片、一個附件、一段文本、一個成員。在伙伴云表格中，都會結(jié)構(gòu)化，這是在團隊普及應(yīng)用結(jié)構(gòu)化強大武器的利器。
那么任務(wù)協(xié)同與數(shù)據(jù)協(xié)同的邊界在哪里？又是如何融合的？
數(shù)據(jù)協(xié)同，必須一開始就有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)性。A + B + C 構(gòu)成一張表。我的經(jīng)驗（不是科學(xué)），一個好的表往往包含 3 個以上列屬性。
比如關(guān)于新媒體文章選題，可以設(shè)置這么一張表。包含的列：提出人、場景、人群、需求、方案、選題理由、撰寫思路等。而如果一開始沒有這種結(jié)構(gòu)化的套路，在 Worktile 中可能這么寫：×× 文章撰寫。然后邀請相關(guān)人員關(guān)注，大家可以就提出者的思路做進一步討論。容易出現(xiàn)的問題是：看似聚焦主題，而且充分自由發(fā)揮，但效率是低下的。
任務(wù)協(xié)同，是對要完成的目標(biāo)做任務(wù)拆解，做完這些任務(wù)就可能達(dá)到預(yù)期。A + B + C 達(dá)成一個目標(biāo)。我的經(jīng)驗，一個好的目標(biāo)任務(wù)拆解往往包含 2 個以上。
比如要提升銷售額。可以做的任務(wù)有提升流量、提升轉(zhuǎn)化率、提升客單價。提升轉(zhuǎn)化率下面又有 N 項工作要開展。比如優(yōu)化詳情頁內(nèi)容、優(yōu)化客服話術(shù)、優(yōu)化流量分配等等。可以把優(yōu)化詳情頁記作一個任務(wù)。團隊成員圍繞目標(biāo)去領(lǐng)任務(wù)，有的負(fù)責(zé)流量提升，有的負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)化率提升，有的負(fù)責(zé)詳情頁內(nèi)容優(yōu)化，還有的負(fù)責(zé)詳情頁內(nèi)容優(yōu)化中的文案撰寫或圖片制作。
聚焦性的任務(wù)協(xié)同和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)協(xié)同如何融合？
目標(biāo)下面的任務(wù) A 本身構(gòu)成可以結(jié)構(gòu)化，那么就可以出一張 A 表。 這樣得到了一個 任務(wù) A 和數(shù)據(jù)表 A。A 表中的行甚至值也可以新建一個任務(wù)。
舉個例子，某個小組負(fù)責(zé)活動本身的執(zhí)行工作，達(dá)成銷售目標(biāo)包括了活動運營，那么有了活動任務(wù)。他們用結(jié)構(gòu)化的套路設(shè)計處理能夠更好指導(dǎo)工作的活動表。這張表包含了時間、主題、類型、規(guī)則、資源、產(chǎn)品、預(yù)算、效果評估等列屬性。每一次活動可以新建一個任務(wù)，甚至具體到每個具體資源的爭取可以新建一個任務(wù)。任務(wù)衍生出表，表又衍生出任務(wù)。關(guān)聯(lián)的實現(xiàn)可以直接添加鏈接或增加一列鏈接字段。
文檔協(xié)同、資料協(xié)同這兩個本身可以用任務(wù)協(xié)同工具 Worktile 來統(tǒng)一實現(xiàn)?？紤]到一些更具體的需求，如支持流程圖在線協(xié)作，這就需要對應(yīng)的工具了。Worktile 的文件也不擅長于文件共享，屬于弱共享。連常規(guī)的對外分享可設(shè)置密碼都不支持。
**我是不是有新的消息了？ **
不少人還會有這樣的痛苦——不知道什么時候有新的消息了，有了兩個工具更加不能適應(yīng)了。解決方案是：計劃好每天查看消息的頻率，比如我都是睡覺前看一次、起來后看一次、到公司后看一次、午休后看一次、下班后看一次。每天這么高頻看的是 Worktile，伙伴云表格不需要這樣的。
好吧，居然都有五次了，當(dāng)然可以減少的，比如睡覺前不看，起來后不看……要試著找到那個節(jié)奏。至于火急火燎的事情，肯定就是電話、微信招呼了，沒有誰還 Worktile 你一下，通知你立即馬上必須去會議室參加生日 Party。
警惕工具的成本和低效
現(xiàn)在有太多的強大的工具了，反而出現(xiàn)了新的問題。我們的選擇成本、學(xué)習(xí)成本變高了，產(chǎn)出效率反而沒有明顯進步，時間都浪費在折騰上了。
另外還有一個重要原因就是：除了對工具的不熟練外，缺少使用工具的理念。不能從理念上的高度去認(rèn)知，一個工具也許可以用的很熟練，但往往不能用得有效率，當(dāng)這個工具不能勝任一些情況時，對多個工具的組合應(yīng)用成本會急劇提升，搞不清楚工具的勝任邊界，搞不清楚到底需要該工具何種補充功能、搞不清楚多個工具之間如何協(xié)同。
本有打算盡可能全地列出在實際溝通協(xié)作中用到的一些工具，寫寫具體工具在具體場景中的應(yīng)用，尤其是各種搭配應(yīng)用。
但感覺很頭疼，首先，我寫出來的一般是不及官方介紹的一些案例的，除非我對這個工具興趣非常濃厚，不然都是本著解決問題就夠了原則，而不會做深入的應(yīng)用挖掘。其次，真的希望小伙伴們看看官方介紹，研究官方使用指南，很多時候非官方發(fā)布的內(nèi)容是有很多謬論的，包括我也一樣，經(jīng)常會做出錯誤的解讀。
以后會不定期做一些我認(rèn)為還不錯的工具推薦。
