一．秘書官的日常

1.會前-準(zhǔn)備議程表，設(shè)計問卷星投票

2.修改問卷星中關(guān)于Table Topic session的投票，準(zhǔn)備獎狀和獎品

3.會后-整理資料

會議照片保留、演講記錄登記、和TT speaker記錄。

之所以NO.1記錄TT speaker是因為入會要求中要求每位訪客至少參加兩次TT，如果沒有參加滿兩次TT是不能提正式的入會申請的。

4.每半年換屆前后整理資料，在官網(wǎng)更新新官員名單和俱樂部地址信息。

二．如何做Agenda？

1.提前與官員團隊商量會議的主題

在做agenda之前，先確認此次會議是否有特殊的要求？重大節(jié)日或者是特別會議一般至少提前三周和官員團隊一起規(guī)劃。

[if !supportLists]例1．????[endif]比如說計劃2019年8月的一次會議需要包含sharing,那么需要至少提前三周給能帶來分享的嘉賓預(yù)定分享的主題、時長、并且最好給對方一個機動的時間段來選擇sharing的時間。如：2019年8月的第一個星期或者第二個星期。能夠來做sharing的嘉賓都是比較忙碌的，提前預(yù)定并給對方一定的自由選擇是對人才的尊重。通常這也會提高邀請的成功率。

[if !supportLists]例2．????[endif]從2019年4月開始，Nanjing No.1每月都在一期會議中用5-8分鐘的時間給當(dāng)月生日的會員舉辦birthday party。Birthday Party一般也是提前三周時間預(yù)約一個birthday party 的志愿者主持人，然后由VPE和這個志愿者主持人一起向當(dāng)月生日的會員約定方便大部人到場的時間，并且策劃一個緊湊、溫馨的生日會。

[if !supportLists]例3．????[endif]聯(lián)合會議，和其它俱樂部的聯(lián)合會議，涉及到角色預(yù)定、IE交叉評價等，也需要提前。

[if !supportLists]例4．????[endif]Spring Contest,這個準(zhǔn)備的時間就更長了，提前時間甚至超過6周。2019年的春季Spring Contest特別會議，先是VPE開放通知，然后是班長Sharon進行賽前培訓(xùn)，再到議程表的制定和修改，禮品的采購、場地的確定?；顒有枰崆拜^長時間開始策劃。

[if !supportLists]例5．????[endif]Club Officer Selection。在競選前，需要對每個崗位官員的職責(zé)進行宣貫，因此，在這之前，可能會有幾次相差會議提及官員競選的事情。另外此次整個議程設(shè)置和平常完全不同，現(xiàn)任和競選官員都要到，對現(xiàn)任官員的述職演講和競選官員的競選演講還需要做一定的培訓(xùn)。提前一個月準(zhǔn)備此次和相關(guān)的前置會議不夸張。

2.會議時長與內(nèi)容

Nanjing No.1的一場標(biāo)準(zhǔn)會議是120分鐘。這意味著什么呢？

在agenda上，主席的開場白加上evaluation team團隊的介紹，已經(jīng)固定占用18分鐘，如下圖所示，

中場休息時間，一般為11分鐘

投票，訪客介紹，頒獎，一般9分鐘

三官的評價環(huán)節(jié)時長17分鐘

18+11+9+17=55

120-55=65

在一次常規(guī)會議中，剩下65分鐘能安排些什么花樣呢？

一個備稿演講通常需要10分鐘 ，一次會議通常兩個演講（5-7分鐘備稿演講時長+3分鐘個評點評時長）

一個TT環(huán)節(jié)至少20分鐘（2分鐘介紹規(guī)則，18分鐘邀請大家上臺討論）

減去這兩者65-10-20=35分鐘。

?

這意味著每次會議有35分鐘的時間，是可以在agenda上自由發(fā)揮的，它可以怎么發(fā)揮呢？

可以包含但不限于：

[if !supportLists]1.?????? [endif]演講環(huán)節(jié)加Q&A session

Q&A可以讓觀眾更有參與感，也是對演講者很有益的反饋。另外，也會促使演講者更認真準(zhǔn)備演講，觀眾更認真聽演講。

[if !supportLists]2.?????? [endif]增加sharing

Sharing不同于演講，演講必須跟著pathway,有時在主題上會被限制，時長更是總是被限制。而sharing則不限時間，不限主題，嘉賓可以講也可以加入互動。

[if !supportLists]3.??????[endif]再加一個演講

一般時間下相當(dāng)于是另一個10分鐘。

[if !supportLists]4.??????[endif]延長TT環(huán)節(jié)的時長

如果TTM夠強，能控場，能把氣氛帶起來，那么整個TT調(diào)整到25-30分鐘，甚至更長都是可以的

[if !supportLists]5.??????[endif]延長中場休息時間

休息時間可以最長延長到13分鐘左右，由TME鼓勵成員私下多交流。

[if !supportLists]6.??????[endif]抽獎

增加TT環(huán)節(jié)的抽獎

[if !supportLists]7.??????[endif]Birthday party

[if !supportLists]8.??????[endif]延長guest talk時長，特別是在訪客很多的情況下

[if !supportLists]9.??????[endif]加入新會員入會儀式

3. 做agenda

在和官員團隊一起確定了會議的主題和內(nèi)容之后，開始做agenda.

[if !supportLists]??????i.???? [endif]Agenda必須出現(xiàn)的俱樂部的信息

這個各個俱樂部的做法也是見仁見智,Nanjing No.1的做法是agenda只有單面紙一面，對于俱樂部信息，只保留俱樂部的成立時間，mission,入會條件，VPM的聯(lián)系方式，公眾號的二維碼，會議的時間地點，投票二維碼，會標(biāo)。

其它信息不顯示是因為一頁紙放不下，背面要留給參會者記筆記。

[if !supportLists]????ii.???? [endif]會議議程

時間精確到30S,這樣做的做法是時間官計時時很省事，一目了然。TME串場也只需要看一下agenda就明白，以前的agenda會把TME串場的時間省略，這樣其實很容易造成TME和TIMER的混亂，并且導(dǎo)致最終計時不準(zhǔn)。

其它要素：

1 姓名全名

會議議程表上要把人的姓名寫全，是對人基本的尊重，不知道的時候要主動問本人，有時PR在推文里沒寫全，也要提醒PR。

2 演講目標(biāo)

議程表最下方標(biāo)識出每個演講者的演講目標(biāo)，方便IE,GE點評，也方便觀眾理解演講。

3 時間

時間計算

每次加行或刪之后，需要查看一下時間計算公式里對應(yīng)的值是否正確，錯誤時手動更新一下。

4英語標(biāo)題大小寫原則

5 括號

來自其它俱樂部的人名后面加括號的，統(tǒng)一加一英文字符的半角空格

題目后面，都是緊接著冒號，再空格

6 協(xié)調(diào)感

幾個二維碼一樣大

7 打印

以轉(zhuǎn)換成的PDF的標(biāo)準(zhǔn)打印，因為打印時是用PDF打印，發(fā)在微信群里也是PDF。

[if !supportLists]??iii.???? [endif]agenda的檢查：

在所有的內(nèi)容已經(jīng)添加到agenda的基礎(chǔ)上

1時間檢查兩遍

2?角色檢查一遍，按推文順序按角色檢查

TME和President檢查?，因為增加和刪除行經(jīng)常會導(dǎo)致導(dǎo)用的行出錯，特別是這兩行。

3拼寫檢查（兩遍）

審閱à拼寫和語法。

避免出現(xiàn)低級錯誤

4問卷星問卷內(nèi)容檢查一遍

5整體協(xié)調(diào)感檢查

若有人員更改，則需要同步更改問卷星。

6 內(nèi)部版本檢查

將自己檢查好的agenda發(fā)布在官員群中，讓即將參與會議的會員和訪客幫忙一起檢查。

Dear all, here is the agenda for tomorrow! Please help check ifthere is any mistake, especially the info relevant to yourself, thank you ~

三．突發(fā)情況處理

項目管理有專門的章節(jié)講風(fēng)險管理，因為風(fēng)險無處不在。對于組織一個會議來說，突發(fā)情況也是無處不在的，作為會議組織者，只會處理常規(guī)操作，期待所有事情都按預(yù)定走是不切實際的。在工作中，能很好地處理突發(fā)情況的員工才是好員工，在頭馬中，能很好地處理突發(fā)情況的官員才是好官員。那么，對于秘書官，會面臨什么樣的突發(fā)情況呢？

提前1-3天

最常見的情況是在會議提前1-3天的時候，相關(guān)角色告訴你，對不起，我因為什么什么原因，來不了了。這時候，作為包容性很強的頭馬官員，我們應(yīng)該是表示理解，然后啟動應(yīng)急預(yù)案。

1．Function role 來不了

比如說是GE和語法官這樣的大角色，第一做法就是趕緊再找人。如果是timer，是一定要補上的。如果ah-counter,有些角色比如IE有余力，是可以一人分釋兩角的。秘書官記得修改agenda和問卷星的相關(guān)內(nèi)容。

2．備稿演講來不了

第一感官還是找位補上，對不對？這個可以有。但是如果找不到，是不是就沒有辦法了呢？參考二中的2會議中時間靈活的內(nèi)容有那么多，我們是不是可以加Q&A,加長TT，延長break,加抽獎等等方式，把一個演講者和它的個評的10分鐘填上去呢？秘書官記得修改agenda和問卷星的相關(guān)內(nèi)容。

會議當(dāng)天

Function role 來不了，備稿演講來不了

Agenda都打好了，會議馬上要開場，但是有些角色沒來怎么辦？直接的辦法是找能替代的人上。如果沒有,TME需要告知大家會議議程相比agenda有變化，臨時可以采取一人分釋多角，調(diào)整議程順序等措施來解決。長遠的方案就是增加替補位，和替補session,比如一個什么角色都可以做的人充當(dāng)強backup，比如president 準(zhǔn)備club express 做為補位節(jié)目。