在上一篇，我介紹了個(gè)人使用的效率提升工具，這次我們說(shuō)團(tuán)隊(duì)使用的效率工具。在上一篇說(shuō)過(guò)的一些工具，比如：

Microsoft TODO

Trello

Asana

盡管也能在團(tuán)隊(duì)中使用，但是會(huì)有點(diǎn)力不從心。為什么呢？這就要從團(tuán)隊(duì)的工作開始說(shuō)起。

假定你是創(chuàng)業(yè)公司的CEO，你的業(yè)務(wù)是尋找“二、三線”主播，在抖音、快手上安排直播，帶貨。

做一個(gè)比喻，你的業(yè)務(wù)是一條生產(chǎn)線，把網(wǎng)紅和貨從這頭放進(jìn)去，生產(chǎn)線上有一個(gè)工位，根據(jù)主播和貨寫文案，經(jīng)過(guò)這層加工，另外一頭就出直播內(nèi)容，接上抖音和快手的管子。

與直接帶貨的主播不同，你的是有點(diǎn)兒“文化”的視頻，在看視頻的人眼中，你的主播不是純粹的“帶貨主播”，而是“講故事主播”，或者轟轟烈烈、或者幽默搞笑，買貨純粹捧場(chǎng)。

公司包括這幾類人：

CEO：打一切雜

運(yùn)營(yíng)部門（2個(gè)小姑娘 + 5個(gè)兼職人員）：選商品，選直播主題，安排網(wǎng)紅直播

開發(fā)部門（1個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理 + 1個(gè)開發(fā)）：主要做一些自動(dòng)化的小工具，提升團(tuán)隊(duì)效率

市場(chǎng)部門（2個(gè)小伙子）：一個(gè)和主流直播網(wǎng)站拉關(guān)系，搞排名；另一個(gè)尋找有潛力的主播拉進(jìn)團(tuán)隊(duì)

財(cái)務(wù)部門（1個(gè)大姐）：負(fù)責(zé)從貨主爸爸結(jié)算，支付直播平臺(tái)的各項(xiàng)開支、主播的提成和公司的成本

這時(shí)候你可能會(huì)問(wèn)：人家網(wǎng)紅為什么不自己搞非要跟你？

簡(jiǎn)單回答呢？就是叢林里的散兵一定會(huì)逐漸組織成為一個(gè)一個(gè)的游擊隊(duì)，散兵時(shí)期是短暫的，游擊隊(duì)時(shí)期倒是可能會(huì)持續(xù)比較長(zhǎng)的時(shí)間才會(huì)進(jìn)入正規(guī)軍隊(duì)時(shí)代。這事我們下次再詳細(xì)說(shuō)。

繼續(xù)。

雖然只有7個(gè)人和5個(gè)兼職，但是大家都是居家工作，你希望有一個(gè)協(xié)作工具，可以：

模擬流水線，每一次直播是一個(gè)任務(wù)，任務(wù)在流水線中流動(dòng)，從初始創(chuàng)建到最終結(jié)算周期僅3天，中間各個(gè)都要參與

任務(wù)下面可能有子任務(wù)，子任務(wù)可以分配到人；

可以對(duì)任務(wù)、子任務(wù)做跟蹤

做報(bào)表，以便評(píng)估每個(gè)人的貢獻(xiàn)；

有日歷，所有人預(yù)先知道本周和下周即將發(fā)生的直播和任務(wù)

每個(gè)人可以隨時(shí)收到提醒：當(dāng)前緊要的任務(wù)是什么？今天必須完成什么？

文案由兼職完成寫作，需要貨方和主播認(rèn)可；

針對(duì)這個(gè)要求，協(xié)作平臺(tái)就應(yīng)該有這幾個(gè)功能：

可以建立卡片，卡片就是任務(wù)，里面要包含子任務(wù)，比如文檔、附件等；

可以自由建立欄位，即：Trello中的List

有獨(dú)立的知識(shí)庫(kù)保存各種培訓(xùn)文檔

有報(bào)表功能

有日歷功能

有各種視圖可以方便從多角度看整體業(yè)務(wù)

這下一來(lái)，單純的TODO、看板工具都不行了吧？

這回我們說(shuō)的這幾個(gè)就是解決上面這些問(wèn)題的工具。

一、Tower

基本功能

Tower長(zhǎng)這個(gè)樣。

上面是列表視圖。按照流水線的定義，建立的看板視圖是這樣的：

完整的欄位包括：

未開始

選主播中

文案準(zhǔn)備中

可以直播（直播安排中）

直播中

結(jié)算中

完成

下面是增加任務(wù)的視圖：

“把主播和貨“打包建一個(gè)卡。隨著各個(gè)工序的進(jìn)行，這個(gè)卡就在看板視圖的各個(gè)欄位流動(dòng)，最后到完成。

輔助功能

報(bào)表部分主要在“鷹眼”這里，預(yù)制的幾個(gè)功能足夠跟蹤現(xiàn)在流水線中的任務(wù)，確保每一道工序不會(huì)延期，截圖在下面：

鷹眼功能是收費(fèi)功能

知識(shí)庫(kù)里面可以放共享文檔，這些文檔既可以獨(dú)立存在，也可以附屬于一個(gè)任務(wù)。截圖忽略

日歷功能就是把當(dāng)前所有任務(wù)按照截止日期擺放，每人每天按照日歷干活

匯報(bào)這個(gè)功能是國(guó)內(nèi)產(chǎn)品幾乎都有的，這個(gè)功能實(shí)際上就是一個(gè)“加了提醒”的文檔模版，比如每周一早上9點(diǎn)提醒我必須填寫，填寫的內(nèi)容就是上周干了什么這周準(zhǔn)備做什么等等。當(dāng)然也可以詳細(xì)的設(shè)定模版中的項(xiàng)目。對(duì)于上面的這個(gè)主播帶貨的業(yè)務(wù)，只要每個(gè)任務(wù)都順利完成就表示大家都在努力工作了，只有市場(chǎng)部的兩個(gè)小伙子需要每周匯報(bào)一下。

這就是Tower簡(jiǎn)單的介紹了，是不是感覺有點(diǎn)兒復(fù)雜？只有3，4個(gè)人的話，我真心覺得不用這么費(fèi)勁用這個(gè)。相同功能的還有一個(gè)產(chǎn)品叫Teambition，同樣是10人以內(nèi)免費(fèi)。

二、Basecamp

Basecamp 2

Basecamp是我在加拿大本地公司時(shí)候大家的協(xié)作工具，長(zhǎng)這樣：

相比較Tower，basecamp簡(jiǎn)單的可以，所有事情都在一個(gè)頁(yè)面。

別看簡(jiǎn)單，項(xiàng)目管理中需要的大部分功能都有了，比如：

最新的項(xiàng)目進(jìn)展 （Last Project Updates)

討論區(qū)（Discussions）

任務(wù)清單（To-Do List）

不過(guò)沒(méi)有看板的功能，相當(dāng)于Microsoft TODO + Google Docs的合體。

Calendar的功能不錯(cuò)，也是按照截止時(shí)間把任務(wù)排在日歷中。

我最喜歡的功能有兩個(gè)：

所有功能集中在一頁(yè)，最新進(jìn)展在最上面的位置，這個(gè)非常實(shí)用，相比較Tower的“動(dòng)態(tài)”需要點(diǎn)進(jìn)去看，這個(gè)方便多了

看到Discussion下面，有一把小紅鎖跟著紅色文字的，寫的是：客戶看不見這條。在這里插一句：Basecamp的初衷并不是只為了團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，而是基于一個(gè)偉大的夢(mèng)想：與客戶的協(xié)作。

但是實(shí)在是有些內(nèi)容客戶不宜，所以才有的這個(gè)功能，算是個(gè)妥協(xié)。

上面說(shuō)的是Basecamp 2，他們還有Basecamp 3。

注意，3并不是2的升級(jí)，而是另一種形態(tài)，應(yīng)對(duì)不同的使用場(chǎng)景，這種設(shè)定版本號(hào)思路也是骨骼輕奇的思路。

Basecamp 3

長(zhǎng)這樣：

頁(yè)面上6個(gè)功能組成部分：

Message Board：比較正式的信息板

Campfire：相比較Message Board，這部分就是閑聊區(qū)

TODO：任務(wù)清單

Schedule：日歷

Docs & Files：文檔

Automatic Check-ins：這部分有點(diǎn)兒意思，就是Tower里面的“匯報(bào)”，但是用一種溫柔的方式。想象兩個(gè)場(chǎng)景哈：

Tower場(chǎng)景：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你說(shuō)：每周寫一個(gè)周報(bào)，這是模版，別忘了按時(shí)提交；

Basecamp場(chǎng)景：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你說(shuō)：我有一些問(wèn)題可能每周都會(huì)問(wèn)，是這個(gè)幾個(gè)問(wèn)題；

Basecamp 3值得一提的有兩個(gè)地方：

1、還是沒(méi)有看板的功能，看這個(gè)圖：

象看板吧？可惜不是，這是任務(wù)的分組，任務(wù)不能在分組中拖來(lái)拖去

2、第二個(gè)，“此消息客戶不能看”這個(gè)功能沒(méi)有了！我做了一些調(diào)查，發(fā)現(xiàn)并不是去掉了一個(gè)功能那么簡(jiǎn)單。在“小組成員”的邀請(qǐng)中，根本就沒(méi)有標(biāo)記“這是客戶“的選項(xiàng)了，也就是說(shuō)，Basecamp 3不再象Basecamp 2一樣秉承“與客戶協(xié)作”的理念了，而是徹底的不打算邀請(qǐng)客戶了。也有可能已經(jīng)進(jìn)化到“沒(méi)啥事不能告訴客戶”的階段了（表示不信）。

三、Airtable

這個(gè)是我推薦目前最好用的，也是截止現(xiàn)在我還在使用的，長(zhǎng)這樣：

咋看一眼，這不就是Excel么？Excel把sheet放在下面，airtable把sheet放在上面了。

其實(shí)不那么簡(jiǎn)單，我列舉幾個(gè)特點(diǎn)：

定義列的格式

有點(diǎn)兒象“調(diào)查問(wèn)卷中的表單”，你可以定義每一個(gè)列的格式。這樣一來(lái)，增加數(shù)據(jù)就會(huì)很方便了。

同一個(gè)表格，有多種視圖可以查看數(shù)據(jù)

解釋一下Form和Gallery吧：

這個(gè)就是Form模式，用于收集數(shù)據(jù)的，這又神奇在哪兒？

注意到?jīng)]有，上面的所有工具都沒(méi)有提到“匿名收集數(shù)據(jù)”，也就是說(shuō)，你一定把某人加入到你的團(tuán)隊(duì)中，他們才可以輸入和貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)。但是Airtable，你完全可以把這個(gè)Form的鏈接共享出去，誰(shuí)都可以給你貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)！

相比較Form，Gallery顯得不是那么“劃時(shí)代”，如下：

什么時(shí)候用Gallery呢？比如你是賣貨的，你有大量圖文信息需要和別人協(xié)作，或者你是一個(gè)Bloger，你有大量圖片需要共同編輯。

Airtable的強(qiáng)大之處在于高度的可定制，當(dāng)使用看板模式的時(shí)候，第一次回詢問(wèn)你“想用哪列當(dāng)作分組“，會(huì)把所有設(shè)定成為單項(xiàng)選擇的列出來(lái)，比如我的列表中有一列叫“Status”：

這種方法是不是比Trello傻大黑粗的讓我挨個(gè)定義分組聰明了許多？我可以放很多“單選類型“在列表中，比如：

開發(fā)人員是誰(shuí)：用它分組，卡片拖來(lái)拖去就能實(shí)現(xiàn)設(shè)定不同的開發(fā)人員

Backlog的優(yōu)先級(jí)：用它分組，卡片拖來(lái)拖去就能實(shí)現(xiàn)給Backlog中的任務(wù)分優(yōu)先級(jí)

提需求的客戶：用它分組，卡片拖來(lái)拖去就能實(shí)現(xiàn)“一個(gè)需求本來(lái)是客戶的業(yè)務(wù)爸爸提的，但是后來(lái)業(yè)務(wù)爸爸不逼命了，改成IT爸爸了，后來(lái)改成自己人的產(chǎn)品經(jīng)理了”

是不是特別貼心？

四、Jira

這是最后一個(gè)我建議的工具，Jira是加強(qiáng)版的Trello，也是10用戶以下免費(fèi)，如果不用Scrum方式做開發(fā)，我覺得還是用Trello吧，簡(jiǎn)單易用，Jira太麻煩了。

如果你是開發(fā)團(tuán)隊(duì)，還用Scrum，那必須用Jira，看下圖：

如果熟悉Scrum的話，就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多東西都自動(dòng)化了，而且模塊化了，不用自己創(chuàng)建了。沒(méi)用過(guò)Scrum的，可能會(huì)覺得限制太多。

幾個(gè)工具我的推薦如下：

如果自己用，今天的工具都算了吧，相比較上回說(shuō)的工具，今天介紹的沒(méi)一個(gè)省心的。

如果你非常習(xí)慣Trello，可以嘗試Airtable或者Jira，僅此。

Trello和Airtable怎么選擇呢？

如果你的數(shù)據(jù)大部分是非結(jié)構(gòu)化的，比如圖片、文字為主，Trello是好的選擇

如果你的數(shù)據(jù)大部分是結(jié)構(gòu)化的，好像數(shù)據(jù)庫(kù)中的表，Airtable是好的選擇

如果你是用Scrum，不論是不是公司用，Jira都是最好的選擇

如果只是一般的事情和工作流（類似上面的主播帶貨的例子），Tower和Teambition都行

對(duì)于Airtable和Tower之間的對(duì)比，我的看法是

Airtable更像是幾個(gè)朋友平等做項(xiàng)目的感覺，松散組織

Tower更像“下命令”、“完成命令“的感覺，如果你公司是這種風(fēng)格，用Tower對(duì)哪方都舒服

至于Basecamp么，我建議你把它當(dāng)成一個(gè)加強(qiáng)版的TODO吧，它贏在了簡(jiǎn)單上。

寫在最后

團(tuán)隊(duì)選擇工具和個(gè)人選擇工具出發(fā)點(diǎn)很不一樣。個(gè)人的，只要自己用著舒服就行，團(tuán)隊(duì)的，就要考慮的很多了。

團(tuán)隊(duì)效率工具不在于選擇好或者不好，而是團(tuán)隊(duì)的成員是否都認(rèn)可和喜歡，相比較而言：一個(gè)團(tuán)隊(duì)選擇了正確的工具但是團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都不用（或者糊弄）；另一個(gè)選擇了“低效”的工具但是團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人都努力貢獻(xiàn)；我更欣賞后者，并且深深相信他們會(huì)在某個(gè)時(shí)刻重新選擇屬于他們的“更高效”的工具。