寫在文前：
大家在工作中碰到了Excel問題怎么解決？
什么，百度？那你呢，你也是百度？這是我在培訓(xùn)之初，碰到的最多問題答案。沒錯(cuò)，大家的習(xí)慣就是有什么不知道的就去搜索。但是問題來了，百度上能搜到函數(shù)，或是某個(gè)功能，可怎么搜索都很難找到問題解決的思路，沒有這些思路下次碰到相關(guān)的其他問題，照樣還是解決不了。
怎么破？
當(dāng)然是不光要學(xué)習(xí)這些函數(shù)和操作步驟，更要了解問題的解決思路和應(yīng)用規(guī)律，當(dāng)我們掌握了應(yīng)用規(guī)律后，相關(guān)的問題我們才能自如應(yīng)對(duì)。
說到這兒，讓我想到了在美好的少兒時(shí)代做過的那些數(shù)學(xué)應(yīng)用題，如：一列火車以某速度從甲地開往乙地，另一列火車又以某速度從乙地開往甲地，已知甲乙兩地的距離，請(qǐng)問何時(shí)相遇。這類問題，是不是到最后做的只需看一眼，都不用等看完，就已經(jīng)開始在本上寫“答”或“解”了，而且是不是一邊寫答題，一邊心里說，套路，都是套路……。
沒錯(cuò)，套路，只有掌握這些套路，就能快速應(yīng)對(duì)這類問題。
同樣，Excel操作也有它自己的套路，當(dāng)我們拿Excel的問題給那些大神咨詢時(shí)，大神無需多看，只需余光一瞥，便寫出一堆函數(shù)或代碼，在我們驚詫大神高超的Excel水平的同時(shí)，是不是應(yīng)該想到，我們和大神之間的差距到底是什么了吧。套路，當(dāng)然就是這些套路。
本文，就先來說說怎樣快速還原表單中那些合并后的單元格。這里面可是藏了不少的套路的。
合并是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的死敵
大家要看清標(biāo)題，我可不是語不驚人死不休的標(biāo)題黨，我說的可是“合并是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的死敵”，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)意味著原始信息，可以理解成從后臺(tái)或數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出到Excel時(shí)的數(shù)據(jù)。
通常，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都是把數(shù)據(jù)一列一列做成字段表，如圖1那樣，每列都是一個(gè)字段，每行中所有列內(nèi)容就構(gòu)成了一條記錄信息。
這樣的數(shù)據(jù)表既可以把數(shù)據(jù)記錄完整，又能夠玩排序、篩選，甚至是盡數(shù)據(jù)透視分析之能事，是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表應(yīng)該采用的形式。
可是，事與愿違，在學(xué)員咨詢問題時(shí)，往往看到最不想看到的情形，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中有合并的單元格，不是大標(biāo)題合并，就是在數(shù)據(jù)表中有合并。究其原因，美其名曰，歸類清晰……，聽聞我的感受不是歸類，而是飄淚。先上圖，看看眼熟么，你是否也這么干過？你看圖，我找地方緩緩去……
上面是數(shù)據(jù)內(nèi)容合并的表，再看看下面的圖3，這是一個(gè)標(biāo)題合并的表，也是一種常見的合并效果。
還有就是給豎排表頭合并的，如圖4所示。
見過這些千奇百怪的合并表么？其實(shí)，圖2和圖4的數(shù)據(jù)表，作為打印表和結(jié)果表是一點(diǎn)問題都沒有的，但作為存放信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表就完全不能用了。這種表有個(gè)特點(diǎn)，就是既不能對(duì)數(shù)據(jù)排序，也沒法對(duì)信息篩選。想想看，這表連最基本的數(shù)據(jù)分析都干不了，當(dāng)然就只能用于打印或直接查看結(jié)果了。隱約記得辦公室飲水機(jī)旁邊的墻上貼著這種表……
圖3貌似和字段表差不多，但仔細(xì)看便看到標(biāo)題行占了兩行，有兩個(gè)標(biāo)題進(jìn)行了合并，下面把標(biāo)題再細(xì)分了小標(biāo)題。這種表要想進(jìn)行排序和篩選或是透視表分析，需要人為進(jìn)行選區(qū)，若選區(qū)不當(dāng)，包含了合并部分，照樣不能做篩選等數(shù)據(jù)分析的應(yīng)用。
套路：Excel是用來運(yùn)算和分析的，所以制作存放數(shù)據(jù)表的套路就是將數(shù)據(jù)表制作成字段表，重要的事情說三遍，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表不能合并，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表不能合并，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表不能合并。
如果是合并的數(shù)據(jù)表該怎么調(diào)整成字段表
既然知道了什么是好的數(shù)據(jù)管理表，那么一旦碰到了合并的數(shù)據(jù)表，怎么把它還原成便于數(shù)據(jù)分析的字段信息表呢，就拿圖2為例來說說吧。
看到這個(gè)表，你可千萬別說不就是把合并的單元格先解散，然后用鼠標(biāo)將數(shù)據(jù)拖下來復(fù)制完整嘛，這方法肯定是弱爆了，因?yàn)橐坏?shù)據(jù)量大，還這么一個(gè)一個(gè)往下拖填充柄，恐怕就是個(gè)災(zāi)難了。
套路：解決這個(gè)表的問題，需要用到兩個(gè)技巧，一個(gè)是如何快速選中要填寫的單元格，另一個(gè)是如何快速把部門信息填滿。找到信息填寫的規(guī)律是解決這個(gè)問題成敗的關(guān)鍵。
來看操作吧。
1.先選中表中所有合并的部門信息，然后單擊“開始”工具欄的“合并后居中”命令，將所有的合并效果都還原成獨(dú)立的單元格。解散合并后，原來的部門信息會(huì)出現(xiàn)在每個(gè)區(qū)域的第一個(gè)單元格中。
2.解散合并后，大家現(xiàn)在看沒看出來填寫信息的規(guī)律？只要把當(dāng)前的空單元格填上上面的信息就可以大功告成。在部門信息全選的狀態(tài)下，選擇“開始”工具欄右上角的“查找和選擇”列表下的“定位條件”命令，如圖5所示。
3.打開“定位條件”對(duì)話框后，選擇左側(cè)的“空值”命令，如圖6所示。
4.“確定”后，便可自動(dòng)將當(dāng)前的空單元格全部選中。下面要考慮的就是如何將信息快速填滿，大家看看能不能找到規(guī)律？其實(shí)規(guī)律很容易看到，就是讓每一個(gè)下面的空格都填寫上面單元格的信息。因此我們要使出絕招了，來一招乾坤大挪移吧，用鍵盤在當(dāng)前活動(dòng)單元格中輸入“=”，然后鼠標(biāo)單擊它上面已有信息“開發(fā)部”所在的D5單元格，公式自動(dòng)產(chǎn)生，如圖7所示。
5.公式寫完了，關(guān)鍵是確定這個(gè)公式，我們要用“Ctrl + Enter”來確定，這樣就可以把“等于上一個(gè)格”的這個(gè)公式快速填充復(fù)制到下面的每一個(gè)選中的空格中。結(jié)果如圖8所示。
6.別以為大功告成了，最后別忘了用選擇性粘貼“數(shù)值”的方式把整個(gè)“部門”字段復(fù)制粘貼一下，讓信息恢復(fù)成能夠排序和篩選的“文本”內(nèi)容。
這個(gè)絕招學(xué)會(huì)了么？趕快去打開電腦試試吧……
本文節(jié)選自張劍悅老師《你和Excel高手之間的距離，只差這些套路》一書。圖書將于2017年下半年由電子工業(yè)出版社出版。這里將陸續(xù)刊登書稿中的一部分內(nèi)容，歡迎大家吃瓜圍觀。
