新人入職場(chǎng)，大多碰到過(guò)這樣的場(chǎng)景：
?？偅盒⊥?，馬上要有個(gè)xx會(huì)，來(lái)，你幫著做個(gè)紀(jì)要。
小王：哦……（拿上筆和本，跟著?？偝霭l(fā)了）
（會(huì)議戰(zhàn)場(chǎng)中……，會(huì)議戰(zhàn)場(chǎng)結(jié)束）
小王：會(huì)議紀(jì)要，啥玩意兒，咋寫(xiě)呀？
（接著，打開(kāi)word，開(kāi)始敲擊鍵盤(pán)）
在領(lǐng)導(dǎo)們眼里，會(huì)議紀(jì)要這種活，但凡上過(guò)學(xué)識(shí)過(guò)字的人都能干，隨便抓個(gè)人過(guò)來(lái)寫(xiě)吧寫(xiě)吧就行了。
其實(shí)不然。舉個(gè)栗子。在上市公司組織結(jié)構(gòu)中，董事會(huì)秘書(shū)是高管級(jí)別的，為啥呢，大家都能明白。套用到會(huì)議紀(jì)要這事上來(lái)，會(huì)議紀(jì)要里寫(xiě)的話，那字句都是圣旨般，這在古代，能給皇上擬旨的是一般人嗎？給皇上擬的旨，是一般的文嗎？
所以說(shuō)，別小瞧了這么個(gè)看似不起眼的活。關(guān)鍵時(shí)候，寫(xiě)不好也會(huì)引起軒然大波的。
鑒于曉漁兒也曾有過(guò)這么一段過(guò)往經(jīng)歷，我們就來(lái)淺淺地談?wù)剷?huì)議紀(jì)要里的“道”與“術(shù)”。
道：淺談注重結(jié)果，深論莫忘過(guò)程。
術(shù)：會(huì)前工作準(zhǔn)備充分，會(huì)中眼急手快心細(xì)，會(huì)后謹(jǐn)慎搭建邏輯。
道
1 道之-淺淡注重結(jié)果
這條原則，主要適用于會(huì)議討論內(nèi)容非常明確、會(huì)議要決議的主題也提綱挈領(lǐng)，只需要雙方坐下來(lái)簡(jiǎn)單討論并達(dá)成一致即可。所以，對(duì)于這種“淺淡”式的會(huì)議，注重把會(huì)議決議及達(dá)成的共識(shí)分類(lèi)逐條記錄即可。
有人會(huì)說(shuō)，這么簡(jiǎn)單的會(huì)議非要坐下來(lái)嗎？不能發(fā)個(gè)郵件嗎？
有時(shí)候，“雙方坐下來(lái)”比“雙方郵件往來(lái)”更有效率。只要雙方坐了下來(lái)，意思就是可以淡，即使礙于面子的考慮也會(huì)達(dá)成一定的共識(shí)。但“雙方郵件往來(lái)”也許就會(huì)是無(wú)休止的兜圈子……
2 道之-深論莫忘過(guò)程
這條原則，適用于討論主題或討論過(guò)程皆復(fù)雜的會(huì)議。這是一類(lèi)什么樣的會(huì)議呢？大致就是參會(huì)任何一方都沒(méi)辦法提前預(yù)知或預(yù)料會(huì)議決議將會(huì)如何。也許當(dāng)時(shí)有決議，也許當(dāng)時(shí)沒(méi)決議。也許決議是這樣，也許決議是那樣?？傊?，會(huì)場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，或唇槍舌戰(zhàn)，或模棱兩可，或各自緘默。
面對(duì)這種“深論”式的會(huì)議，無(wú)論決議與否，都要仔細(xì)記錄整個(gè)討論過(guò)程，用客觀地語(yǔ)言將雙方的觀點(diǎn)、立場(chǎng)、表達(dá)有條理地體現(xiàn)在會(huì)議紀(jì)要中。目的有二，其一，準(zhǔn)確記錄會(huì)議過(guò)程，其二，防止翻舊賬。
有人會(huì)問(wèn)，那什么是客觀的語(yǔ)言呢？抱歉，這個(gè)體現(xiàn)IQ和EQ的功底了。木辦法總結(jié)。
術(shù)
1 術(shù)之-會(huì)前工作準(zhǔn)備充分
會(huì)議紀(jì)要人一般能提前收到會(huì)前信息與資料，從這些信息中進(jìn)行小心提煉其實(shí)是會(huì)前準(zhǔn)備工作的重中之重，但往往也容易被忽略。我們可以從資料中重點(diǎn)提取并分析這些信息：
首先要仔細(xì)查看參會(huì)人員、列席人員。既然他們被列入了與會(huì)方就一定與會(huì)議主題相關(guān)，這一點(diǎn)請(qǐng)相信高效會(huì)議組織者的管理能力。其次，要仔細(xì)閱讀上會(huì)資料，這是你在開(kāi)會(huì)前唯一可以利用的信息。長(zhǎng)期穿梭在各種會(huì)議中的睿智會(huì)議紀(jì)要人員一定可以從上會(huì)資料與會(huì)議出席、列席人員信息里預(yù)估出會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、討論過(guò)程等，這將有助于你會(huì)議中記錄信息。如果會(huì)議通知中沒(méi)有附上會(huì)資料，這樣的會(huì)議使得你在會(huì)前對(duì)會(huì)議相關(guān)內(nèi)容了解甚少，你可以通過(guò)聯(lián)系會(huì)議組織者等方式“曲線救國(guó)”。
有人會(huì)說(shuō)，去記錄一個(gè)會(huì)議而已，會(huì)都沒(méi)有開(kāi)，有必要這么過(guò)分緊張嗎？關(guān)于這一點(diǎn)，我只想說(shuō)，如果你有幸參加到高層的會(huì)議，這將是你學(xué)習(xí)的大好機(jī)會(huì)，了解管理者的性格與睿智、了解公司文化等等。是否愿意向前走出一步，全在一念之間。
關(guān)于工具的準(zhǔn)備，推薦幾下工具：
(1)會(huì)議通知。打印一份，以便現(xiàn)場(chǎng)核查出席人員、列席人員是否到場(chǎng)；
(2)上會(huì)資料。打印一份，這份資料用來(lái)在匯報(bào)過(guò)程中記錄使用，后面會(huì)提及。如果資料內(nèi)容過(guò)多，可以縮頁(yè)打印，視內(nèi)容每張4頁(yè)或6頁(yè)為宜；
(3)至少兩種顏色以上的筆。一定要準(zhǔn)備備用筆，檢查有沒(méi)有水。不要去會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)借筆，這樣顯得很不專(zhuān)業(yè)。多色筆的作用后面會(huì)提及；
(4)錄音筆，檢查有沒(méi)有電；
(5)筆記本，請(qǐng)注意不是電腦，不推薦電腦記錄。
2 術(shù)之-會(huì)中眼急手快心細(xì)
會(huì)議開(kāi)始時(shí)，一定要小心記錄所到人員，這些信息將出現(xiàn)在會(huì)議紀(jì)要中。將錄音筆開(kāi)啟并放到主持人及討論者中間適宜的位置。
會(huì)議過(guò)程中，學(xué)會(huì)利用上會(huì)資料。在某些內(nèi)容上，如果與會(huì)者做了過(guò)多的討論，那么這些內(nèi)容就是爭(zhēng)議的重點(diǎn)，將來(lái)，也可能成為會(huì)議紀(jì)要里要著重著墨的地方，所以要將討論內(nèi)容標(biāo)記在打印的資料上，這也是為什么提前準(zhǔn)備資料的用途。
如果討論內(nèi)容較長(zhǎng)，建議還是筆記。記錄時(shí)可以按領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言順序提煉他們的講話內(nèi)容，盡量記錄全面。請(qǐng)注意，記錄全面不是一字一句全記，要學(xué)會(huì)提煉。記錄前可以先把領(lǐng)導(dǎo)的姓氏寫(xiě)在開(kāi)頭，或者你認(rèn)為后期整理時(shí)可以識(shí)別的符號(hào)，這樣在后期整理時(shí)你可以在腦子里快速還原現(xiàn)場(chǎng)。還有一點(diǎn)要說(shuō)明，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言順序與發(fā)言內(nèi)容只是會(huì)議紀(jì)要的素材，它并不會(huì)最終決定你的紀(jì)要格式與文字。
在記錄過(guò)程中，我們事先準(zhǔn)備的多色筆將派上用場(chǎng)。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，多半是又舉例又總結(jié)，有時(shí)還會(huì)扯得很遠(yuǎn)，所以，記錄時(shí)也要有的放矢，多提煉總結(jié)。一旦領(lǐng)導(dǎo)們拋出他們的結(jié)論時(shí)，那么請(qǐng)你拿出另外一種顏色的筆逐條的記錄，這些才是重中之重，必要的時(shí)候也可以多畫(huà)些圈圈以示醒目。總之，請(qǐng)記住一條原則，記錄的過(guò)程中學(xué)會(huì)總結(jié)歸納，這是高效的體現(xiàn)。
會(huì)議記錄過(guò)程中，我覺(jué)得以下幾個(gè)技能是必備的，如果認(rèn)為自己不足，要多加訓(xùn)練：
(1)速寫(xiě)能力。不要全指望錄音筆，萬(wàn)一失效了呢；
(2)提煉、歸納總結(jié)能力。高效的體現(xiàn)；
(3)觀察能力。這是一種緘默知識(shí)。
3術(shù)之-會(huì)后謹(jǐn)慎搭建邏輯
一份好的會(huì)議紀(jì)要，一定有以下特點(diǎn)：邏輯框架清晰、內(nèi)容呈現(xiàn)全面、語(yǔ)言表達(dá)精準(zhǔn)、沒(méi)廢話。
關(guān)于邏輯
曉漁兒看書(shū)時(shí)有一個(gè)習(xí)慣，那就是先看目錄頁(yè)。一本好書(shū)除了內(nèi)容精彩，一定是邏輯結(jié)構(gòu)讓你蟄服。一個(gè)會(huì)議紀(jì)要也如此。打開(kāi)電腦碼字之前，一定要先搭建好會(huì)議紀(jì)要的呈現(xiàn)框架。
曉漁兒認(rèn)為邏輯視會(huì)議形式而定，“淺淡”式的會(huì)議紀(jì)要開(kāi)頭寒暄幾句直接附會(huì)議決議即可?！吧钫摗笔降臅?huì)議可以采用“三段論”式的框架。
第一段（部分）：高度概括匯報(bào)人的匯報(bào)內(nèi)容，以150字左右為宜。這部分內(nèi)容為了讓讀者回顧會(huì)議主題，啟下的作用。缺少了會(huì)讓讀者覺(jué)得跳脫。
第二段（部分）：按主題逐個(gè)呈現(xiàn)討論過(guò)程。認(rèn)真分析并整理當(dāng)時(shí)記錄的筆記，把同一個(gè)討論主題的內(nèi)容歸類(lèi)，將他們的講話內(nèi)容與主張進(jìn)行高度提煉。這里可以打亂講話者的先后順序。
第三段（部分）：形成的會(huì)議決議。
關(guān)于文字
在會(huì)議紀(jì)要里，文字的藝術(shù)體現(xiàn)在四個(gè)方面：高度、精準(zhǔn)、精簡(jiǎn)、度。任何一個(gè)方面都能章顯紀(jì)要撰寫(xiě)者的文字把控能力。前三個(gè)方面容易理解，重點(diǎn)叨叨下“度”。在會(huì)議紀(jì)要里，領(lǐng)導(dǎo)們的發(fā)言與主張、公司里顯性與隱性的關(guān)系文化、會(huì)議想傳達(dá)的深層含義等等因素都將影響并左右你文字的組織與把握。有時(shí)，寫(xiě)淺了沒(méi)力度，寫(xiě)深了觸及多層關(guān)系，這才是碼字之難?？疵總€(gè)人的水平了。
關(guān)于溝通
別忘了寫(xiě)好以后讓會(huì)議主持方及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)先過(guò)目，讓他們給出改正意見(jiàn)，畢竟有些度的把握，他們更有分寸。
以上叨叨的這些，僅是曉漁兒的個(gè)人體會(huì)，如果你的公司屬于一種特殊體制或有模板范式，那也許就另當(dāng)別論了。不過(guò)，文字的把握能力，是你永遠(yuǎn)也繞不開(kāi)的。請(qǐng)不要再盲目無(wú)知的脫口而出“會(huì)議紀(jì)要有什么難的，誰(shuí)都會(huì)寫(xiě)”。
