你好，今天我們繼續(xù)共度《卓有成效的管理者》第二章，第24頁到第50頁的內(nèi)容。這個章節(jié)的內(nèi)容，分別從：為什么需要掌握自己的時間？管理者的時間在工作中面臨哪些壓力？如何診斷自己的時間？有哪些方法可以消除浪費(fèi)時間的活動？通過這四個方面來講述：高效的管理者是如何掌握自己的時間。
提到做時間管理這件事，很多朋友常用的方法是，將一段時間內(nèi)的事務(wù)羅列出來，再分配到每個月、每周和每天。實踐起來卻發(fā)現(xiàn)，總感覺有些不太合理的地方，很少有人能夠完全按照計劃百分百實現(xiàn)。
德魯克在觀察中發(fā)現(xiàn)，高效的管理者通常不會從計劃入手，他們在時間管理這件事上，大致按照三個步驟進(jìn)行：記錄時間、管理時間和統(tǒng)一安排時間。
他們明白人和時間的關(guān)系，既是消費(fèi)者，也是浪費(fèi)者。拉開與普通人的差距在于非常珍惜時間和做計劃靠理性不靠感覺，從而避免走入時間管理里的誤區(qū)。
高效的管理者之所以足夠珍惜時間，是因為他們探索到了時間的特性，它公平得毫無彈性可言，任何事情都不得不花費(fèi)它，也沒有替代品緩解時間成本投入的壓力，說時間是稀缺資源一點也不為過。
在判斷時間用度上容易進(jìn)入一個誤區(qū)：判斷不準(zhǔn)導(dǎo)致計劃不合理且難以實現(xiàn)。主要是喜歡用感覺和記憶來判斷時間的去向，而沒有用記錄真實數(shù)據(jù)的方式。
德魯克在書中舉了兩個例子說明這件事，一個例子是心理實驗中，人在禁閉室里會喪失對時間的感覺，很難準(zhǔn)確估計時間的長短，這說明了人的時間感覺是不可靠的。另一個例子是一位公司的董事長，他憑記憶梳理出來的時間使用情況，與秘書準(zhǔn)確的記錄相差甚遠(yuǎn)，這說明記憶與真實情況之間是存在較大差異的。
管理者們不難發(fā)現(xiàn)，自己一部分的時間都被用于毫無貢獻(xiàn)的事情上，而這類事情有一個共同點：它們表面上非做不可，實際卻毫無意義。
而一些事情要想做好不得不花費(fèi)一定的時間，比如和同事/客戶做一次深度的溝通、建立穩(wěn)定的人際/工作關(guān)系、關(guān)注工作和專業(yè)以外的信息。
組織的規(guī)模越大，管理者的職位越高，他所能自由支配的時間就相對越少。比如在做人事決策這件事上，免不了費(fèi)時去思考，如果在很短的時間里做出決策，很可能是用舊經(jīng)驗來解決。
這些時間壓力多半都來自于組織上的需要、人事決策的需要和社會發(fā)展中創(chuàng)新和變革的需要。因此，管理者更應(yīng)該學(xué)會掌握自己可支配的剩余時間。
那么，如何診斷自己的時間呢？
德魯克提出了兩個步驟，首先是記錄時間的實際耗用情況，需要持續(xù)的記錄以達(dá)到三四個星期為一個時段，一年內(nèi)記錄兩三個時段，而過短的時段，數(shù)據(jù)不全很難具備代表性。有了時間記錄的數(shù)據(jù)以后，就需要定期分析和調(diào)整，調(diào)整前后也定期做對比。
其次，是做系統(tǒng)的時間管理。拿到時間使用情況的數(shù)據(jù)后，找出三類事情來：不必做的事、可以授權(quán)給他人做的事、浪費(fèi)別人時間而變相損耗自己時間的事。
找到這三類以后，就可以大刀闊斧的砍去，這些都是屬于非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時間的活動，大可不必?fù)?dān)心不做就會出問題，大膽的減少無謂的工作，絲毫不會影響工作的有效性。
上述診斷時間所消除的是非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時間的活動，在組織中，難免會有因為管理不善或者機(jī)構(gòu)缺陷帶來的時間浪費(fèi)，德魯克提出了四個由于管理不善所引起的浪費(fèi)因素。
一是由于缺乏制度或者遠(yuǎn)見而產(chǎn)生的時間浪費(fèi)，這種情況的表象是重復(fù)出現(xiàn)同樣的危機(jī)，而這樣的狀況往往是疏忽和懶惰造成的，管理者可以通過提高預(yù)見性，設(shè)計成例行公事來規(guī)避。
二是過多的人員也造成時間浪費(fèi)，德魯克在書中給了一個判斷人數(shù)是否過多的標(biāo)準(zhǔn)：管理人員不得不將10%的時間花在處理人際關(guān)系上。一個精干的團(tuán)隊人數(shù)往往不會太多，每個人有自己獨立的空間，不需要花時間協(xié)調(diào)人員矛盾，也無需向多人解釋同一個工作內(nèi)容。
三是組織不健全帶來的浪費(fèi)，這點常常表現(xiàn)在會議的數(shù)量上。會議占用過多時間必然導(dǎo)致做事的時間被削減，當(dāng)工作時間被會議占據(jù)后，做不完的工作就不得不占用非工作時間了。當(dāng)25%的時間用于會議時，就說明會議太多了。造成會議多的原因，多是由于職位結(jié)構(gòu)不當(dāng)、同一工作由多部門協(xié)作、職責(zé)混亂導(dǎo)致信息傳遞的延誤，這些都是值得思考和調(diào)整的問題。
最后，是信息功能的不健全，信息傳遞不及時和表達(dá)方式不當(dāng)都會造成工作的延誤，或者重復(fù)花費(fèi)時間，這一點相信管理者都能有所體悟，便不必多說。
我們在記錄好時間，也對它進(jìn)行分析分類后，如何掌控可以自由支配的時間呢？
很多人能夠深刻的感受到職場的一個變化——預(yù)約。這樣做，可以很好的幫助我們提前規(guī)劃和把控時間的長短，先估計一下自己的自由時間，再將零碎的時間盡可能的整合成時間塊，并在這個時間內(nèi)保持專注。
生活和工作都在不斷的變化之中，時間的記錄、分析與管理也不是一勞永逸的事，為了達(dá)到高效，必須持續(xù)不斷的保持記錄，定期分析，管理時間的分配和使用，在一些重要的事情上，定下必須完成的期限。
在本章中，德魯克和我們探討了時間為什么對管理者尤其重要，如何判斷和分析被浪費(fèi)的時間，可以通過哪些方法和步驟來管理時間。時間之所以寶貴在于它的不可逆，它的不可替代性，而我們只能面對做事又不得不要花費(fèi)時間的無奈。為了減少這樣的無奈感，為了不重復(fù)的投入時間成本，認(rèn)識你的時間，與它攜手走向高效。
