1
“小白，通知上午10點(diǎn)會(huì)議室開(kāi)評(píng)審會(huì)。你去記錄。”
“好嘞。”
小白一邊答應(yīng)著主任，一邊在電腦了打開(kāi)了自制的會(huì)議通知表格。
小白常對(duì)別人說(shuō)我這人記性有點(diǎn)差，腦袋不靈光，所以什么事情都得記下來(lái)。會(huì)議通知這個(gè)事也是一樣。
工作之前小白從未想過(guò)怎么有這么多會(huì)議，除了全局人都參加的大會(huì)不說(shuō)，光小會(huì)就有黨委會(huì)、局長(zhǎng)辦公會(huì)、評(píng)審會(huì)、議事會(huì)、會(huì)審會(huì)、業(yè)務(wù)的電視電話會(huì)，每個(gè)會(huì)議通知的范圍都不一樣。
光是通知會(huì)議這一個(gè)事，小白就經(jīng)常整的手忙腳亂。
后來(lái)為了做好會(huì)議通知這個(gè)事，小白下功夫每一類會(huì)議都做了一個(gè)通知表格。
表格上寫(xiě)好會(huì)議時(shí)間、參加的部門(mén)和人員，開(kāi)什么會(huì)就找出相關(guān)的表格，填好之后打出來(lái)，不但省了事不會(huì)出現(xiàn)漏人通知的情況，而且還能做成一個(gè)檔案，以便于查抄和回顧。
對(duì)著表格，小白通知好了開(kāi)會(huì)事項(xiàng)，又特意叮囑會(huì)上有提案的部門(mén)準(zhǔn)備好提案材料和ppt。
通知完這一切，小白看看表，9點(diǎn)40了，“得趕緊去會(huì)議室候著去”小白拿了紙杯和簽到簿還有一暖壺?zé)崴狭藰恰?/p>
2
到了會(huì)議室，小白習(xí)慣的把記錄和簽到簿放在了會(huì)議室的最外圍的桌子上，然后調(diào)試了一下電腦和投影儀，確認(rèn)了沒(méi)有問(wèn)題，才回到這個(gè)靠門(mén)的桌子后面，坐下玩起了手機(jī)。
平時(shí)開(kāi)會(huì)小白都坐這里，不是為了玩手機(jī)方便，而是開(kāi)會(huì)的時(shí)候總是需要屋里屋外來(lái)回跑，倒水、發(fā)材料方便一些。
來(lái)得早，總是可以偷會(huì)懶的。
小白手上玩著手機(jī)，耳朵卻沒(méi)閑著，一直聽(tīng)著走廊里的電梯聲，電梯一上來(lái)不定是哪個(gè)局長(zhǎng)，得提前站起來(lái)，裝成一副認(rèn)真準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的樣子。
“叮咚?！彪娞蓓懥?，小白像是通了電一樣，站了起來(lái)，走到水臺(tái)前面看看杯子，又走到投影儀前面假裝檢查一下，直到領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)了屋。
“張局，這是會(huì)議議題?！毙“讖淖郎夏闷鹆藭?huì)議通知追上張局遞給了他，然后給張局的水杯倒?jié)M了水，張局抽煙，又放了一個(gè)煙灰缸，這才退回到自己的位置上。
一會(huì)人來(lái)的越來(lái)越多，小白辛勤的像是只蜜蜂，一會(huì)發(fā)材料，一會(huì)去倒水，還要不斷確定參加人員到會(huì)情況，做到心里有數(shù)。
“還差3個(gè)?！毙“滓贿叺顾?、一邊數(shù)著人。
到完了水，小白跑出會(huì)議室，給沒(méi)到的三個(gè)打電話。
“李科長(zhǎng)，到哪了，就差您了，您趕緊的?！?/p>
“孫主任，就差您了?！?/p>
“王科長(zhǎng)，哦，上樓了，好的?！?/p>
“小白，人齊了么？”
“張局，還差三個(gè)，都打了電話，馬上就到?！?/p>
話音剛落，三個(gè)人陸續(xù)進(jìn)了屋，小白走到張局身邊“張局，人齊了。”
“人齊了，咱們開(kāi)會(huì)啊?！?/p>
3
開(kāi)上了會(huì)，小白算是松了一口氣。抽出了一份會(huì)議材料，粗略的看著。
然后拿出會(huì)議記錄本，開(kāi)始記錄今天的會(huì)議。
剛開(kāi)始記會(huì)議記錄的時(shí)候，小白總是把議題抄下來(lái)，所有人的話恨不得記錄下來(lái)，一個(gè)會(huì)議開(kāi)下來(lái)，給自己整的非常疲憊。
參加的會(huì)議越多，小白的記得會(huì)議記錄記得也越來(lái)越有經(jīng)驗(yàn)。
議題有材料，把核心、重點(diǎn)和需要議定的內(nèi)容先多看幾遍，熟悉熟悉。會(huì)上討論肯定也是圍繞這些重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行討論。
最重要的是討論不用誰(shuí)的都記，就記主要領(lǐng)導(dǎo)最后定調(diào)的內(nèi)容就可以了。
別的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的沒(méi)用么？不用好好聽(tīng)么？當(dāng)然要好好聽(tīng)，好好聽(tīng)是為了學(xué)習(xí)理解決策的過(guò)程。
而需要記錄的就只是討論的結(jié)果。
所以大家討論的時(shí)候，小白認(rèn)真的聽(tīng)聽(tīng)情況，然后把自己想象成領(lǐng)導(dǎo)，如果我遇見(jiàn)了這類事項(xiàng)，我該關(guān)注哪些重點(diǎn)，我會(huì)怎么決策。
最后，把領(lǐng)導(dǎo)的決策記下來(lái)，跟自己的想法對(duì)比一下。
別人都說(shuō)開(kāi)會(huì)沒(méi)意思，可小白覺(jué)得，開(kāi)會(huì)有意思極了，真的能看出領(lǐng)導(dǎo)為什么是領(lǐng)導(dǎo)。
每次開(kāi)會(huì)，小白都在感嘆怎么領(lǐng)導(dǎo)，他想問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)、他關(guān)注的重點(diǎn)，怎么我都沒(méi)有想到，每次開(kāi)會(huì)，小白都像再上課，學(xué)著怎么去處理問(wèn)題。
4
會(huì)議很快開(kāi)完了，小白還有些意猶未盡。
“小白，紀(jì)要快點(diǎn)出來(lái)啊?！?/p>
“好嘞，張局?！?/p>
會(huì)議之后是要出會(huì)議紀(jì)要的，紀(jì)要就像是我們過(guò)去的問(wèn)答題，一事一議，這個(gè)問(wèn)題是什么，我們定的怎么解決。
其實(shí)只要會(huì)上把主要領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的原則和做法都記下來(lái)，紀(jì)要就完成了。剩下的就是把議定事項(xiàng)的主要內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)定的原則和做飯攢在一起。
會(huì)后一小時(shí)，小白整理的紀(jì)要已經(jīng)放到了張局的桌子上。
“恩，挺好，回去把我改的幾處修改一下，就發(fā)吧。”
“好的?！?/p>
職場(chǎng)小白，組織會(huì)議這個(gè)事整明白了嗎？
1.最好對(duì)每一種會(huì)議都明確的會(huì)議通知單，明確會(huì)議通知的人員和部門(mén)，以及這個(gè)會(huì)議需要注意的事項(xiàng)。比如：投影、ppt、話筒類似的。
2.會(huì)上倒水、發(fā)材料的小事請(qǐng)主動(dòng)承擔(dān)。
3.如果需要記錄，首先需要聽(tīng)懂會(huì)議討論的過(guò)程。然后記錄最后形成的一件，一般是由官職最大者最后說(shuō)出的。
4.會(huì)后如果需要出會(huì)議紀(jì)要，最好在會(huì)后兩小時(shí)把第一稿寫(xiě)出，交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。
附：今天寫(xiě)的開(kāi)會(huì)其實(shí)只是開(kāi)會(huì)內(nèi)容最核心的部分。開(kāi)會(huì)的門(mén)道還很多，比如：什么樣的內(nèi)容開(kāi)什么樣的會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)的座次、材料的印發(fā)等等還有很多特別值得注意事項(xiàng)，如果你有興趣聽(tīng)，我們后面慢慢說(shuō)。
