作為秘書(shū)，不論是長(zhǎng)任者二三十秋，還是短任者兩年三載，都少不得幾番坎坷磨礪，幾多風(fēng)風(fēng)雨雨，乃至幾度驚濤駭浪。這其中有苦有甜，有憂(yōu)有喜，有舒坦也有愁難。秘書(shū)人員的苦辣酸甜，一般局外人是難得而知的。
——《參謀助手論——為首長(zhǎng)服務(wù)的藝術(shù)》
“像心理學(xué)家一樣善于觀(guān)察和理解他人；像政治家一樣有靈敏的頭腦；像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)；有良好的速記能力以及文字功夫；熟知各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器；具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類(lèi)是高級(jí)行政人員必備的九個(gè)條件?！庇兄嗄昶髽I(yè)內(nèi)訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的加拿大iSpeaking國(guó)際教育機(jī)構(gòu)中國(guó)區(qū)副總裁祁娜總結(jié)，老板需要的秘書(shū)/助理是看起來(lái)舒心，用起來(lái)省心，身邊放心的人?！皼](méi)有人是完美的，‘知人者智，自知者明’對(duì)自我的認(rèn)知和管理是助理工作首要的職業(yè)技能?！?/p>
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總經(jīng)理要求秘書(shū)安排次日上午九點(diǎn)開(kāi)一個(gè)會(huì)議。秘書(shū)該怎么安排？
一段秘書(shū)：發(fā)通知
什么叫發(fā)通知，就是你讓我干什么我就干什么，我一定馬上就做，但做的好與不好是另外一回事了，我們就以秘書(shū)通知開(kāi)會(huì)一事來(lái)跟大家講解一下什么叫九段秘書(shū)。
一段秘書(shū)發(fā)通知，不是你讓我發(fā)通知，我馬上就去發(fā)了，我是跑到了辦公樓前的黑板上寫(xiě)了個(gè)通知：“今天下午1點(diǎn)半，******，請(qǐng)各位中層準(zhǔn)時(shí)到一樓會(huì)議室開(kāi)會(huì)?！甭湟豢睿晔铝?。反正這活了干了，而且是第一時(shí)間做了，至于大家來(lái)不來(lái)，跟我就關(guān)系不大了。這是例行公事，應(yīng)付了事。這就是一段的水平，全國(guó)平均薪水1000元，這個(gè)數(shù)是一個(gè)虛數(shù)，九段秘書(shū)也是一個(gè)概念性的原理，大家理解注意一下。
好的，請(qǐng)問(wèn)這樣的秘書(shū)水平，這種秘書(shū)你愿不愿意要？你可能不愿意，但如果我非要讓你要，你能給多少錢(qián)呢？我想這不是錢(qián)的問(wèn)題，是因?yàn)闊o(wú)論我們給付多少錢(qián)給這樣的秘書(shū)，都是一個(gè)時(shí)常誤事的秘書(shū)，這不是我們想要的，錢(qián)給得起，事耽擱不起。
二段秘書(shū)：抓落實(shí)
所謂抓落實(shí)，就是不只是發(fā)個(gè)通知就可以了，而是要落實(shí)到位，確保每一位與會(huì)人員都通知到位，通知，通知，要統(tǒng)統(tǒng)的都知道，才叫通知。所以，如果像剛才那樣，你是把通知從黑板上發(fā)出去了，但有沒(méi)有可能有人看不到呢？當(dāng)然有，所以二段秘書(shū)在要做好一段的基礎(chǔ)上，又多做一個(gè)動(dòng)作，就是抓落實(shí)，他會(huì)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、一對(duì)一的電話(huà)、短信來(lái)通知到位所有的與會(huì)人員，下午要來(lái)開(kāi)會(huì)的這件事，做到每個(gè)人都通知到位。這個(gè)秘書(shū)水平當(dāng)然好了一些，所以薪水也漲了，可以給到1200元了。
可是所有人都知道下午開(kāi)會(huì)就一定都會(huì)來(lái)嗎？不是他不想來(lái)，路上堵車(chē)有沒(méi)有可能？不是不想來(lái)，是中午喝多了也不一定，所以三段秘書(shū)又多做了一個(gè)動(dòng)作。
三段秘書(shū)：重檢查
什么叫重檢查，我是已經(jīng)通知到位，每一個(gè)人也都知道今天下午要開(kāi)會(huì)的這個(gè)事了，但是為了確保會(huì)議如期順利舉行，我可能會(huì)在提前半個(gè)小時(shí)的時(shí)候，再次短信、電話(huà)確信一下：“李總，你有沒(méi)有堵車(chē)，能否準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，您的分享很重要”、“張總，你的飯局是否正常結(jié)束，我們1點(diǎn)30要開(kāi)會(huì)你的出席發(fā)言很重要喲”，所以我會(huì)再次短信、電話(huà)確認(rèn)一下，以確保所有重要的與會(huì)人員全部到齊，保障會(huì)議順利進(jìn)行。
這就叫重檢查，他是在做完了前二段的基礎(chǔ)上又多做了一個(gè)動(dòng)作，重檢查。就算真的有人來(lái)不了，的確趕不到了，我們至少還有半個(gè)小時(shí)的回旋空間，可以跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示一下：“張總，我們的李總確實(shí)來(lái)不了，我們是推遲呢？還是延期呢？”我們至少還會(huì)有所準(zhǔn)備。
四段秘書(shū)：勤準(zhǔn)備
我們所有參會(huì)的人就算都到了，這個(gè)會(huì)就一定能開(kāi)好嗎？不一定，比如我們來(lái)開(kāi)會(huì)了，可開(kāi)著開(kāi)著，投影儀不亮了，麥克風(fēng)不響了，這會(huì)不會(huì)影響我們的會(huì)議效果，當(dāng)然會(huì)，所以不只是與會(huì)人員來(lái)了就OK了，還要確保現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作是到位。有一次我去到某企業(yè)培訓(xùn)，提前我讓其HR幫我準(zhǔn)備一塊白板，結(jié)果課中我就要去用白板，結(jié)果我走到白板那里又回來(lái)了，你一定可以猜出來(lái)我遇到了什么事？是的，沒(méi)有白板筆，下課我去問(wèn)那個(gè)HR：“為什么沒(méi)有準(zhǔn)備筆呀？”，她一臉無(wú)辜的告訴我：“馬老師，我有好幾只筆呢！有紅、有綠、還有黑，你沒(méi)管我要啊，你問(wèn)我要，我早給你啦！”原來(lái)這是我的問(wèn)題。
所以四段秘書(shū)要做的是，不但做好前三段，還要再多做一個(gè)動(dòng)作就是勤準(zhǔn)備，把準(zhǔn)備工作做好，而不是現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有預(yù)案的。其實(shí)一場(chǎng)會(huì)議的準(zhǔn)備工作是非常繁雜的，可能沒(méi)有什么太大的難度，但卻需要有足夠的細(xì)心。
可是準(zhǔn)備工作做的再好，我們也常會(huì)遇到大家來(lái)開(kāi)會(huì)，但是來(lái)開(kāi)會(huì)的人卻并不一定知道今天開(kāi)的是什么會(huì)？怎么辦？下一段解決。
五段秘書(shū)：提前量
五段秘書(shū)要做到的是，在通知大家開(kāi)會(huì)的時(shí)候，要明確的告訴大家，我們今天是什么主題的會(huì)，我們大家每一位都需要帶著什么東西來(lái)開(kāi)會(huì)，讓大家有所準(zhǔn)備，提前做好功課。當(dāng)大家都是有備而來(lái)的時(shí)候，這個(gè)會(huì)議的效率才會(huì)更高，這就是五段秘書(shū)提前量。
好的，大家該來(lái)的也都來(lái)了，而且也都是有備而來(lái)的，那會(huì)議就一定高效嗎？不一定，你們公司有沒(méi)有這樣的人，會(huì)上說(shuō)的“呱呱”的，會(huì)后開(kāi)的“稀里嘩啦”的，所以光是大家都來(lái)這開(kāi)會(huì)了不重要的，關(guān)鍵是會(huì)上的決議有沒(méi)有去執(zhí)行，所以我們來(lái)看下六段還需要做什么？
六段秘書(shū)：做記錄
你不是經(jīng)常會(huì)后不認(rèn)帳嗎？我們學(xué)習(xí)一下寶潔公司的“備忘錄制度”，在每一次開(kāi)會(huì)的時(shí)候，都要有一個(gè)記錄，讓我們平時(shí)的工作都能有據(jù)可查，有據(jù)可依，而不是會(huì)后開(kāi)展起工作來(lái)推委扯皮。事實(shí)上建議大家每一次開(kāi)會(huì)都要做一個(gè)記錄，可能有些會(huì)議沒(méi)有專(zhuān)人記錄也要養(yǎng)成做記錄的習(xí)慣，“有會(huì)議必有記錄，有記錄必要發(fā)布”，這樣不但可以減少大家推委扯皮的機(jī)會(huì)，還為監(jiān)督檢查提供了依據(jù)，而且當(dāng)把記錄發(fā)布出來(lái)的時(shí)候，還會(huì)有一個(gè)第三方的無(wú)形監(jiān)督力量幫助大家把會(huì)上承諾的事項(xiàng)完成。
聚英國(guó)際
七段秘書(shū)：發(fā)紀(jì)要
六段薪水已經(jīng)到了5000元了，但這離九段還有相當(dāng)大的差距，我們?cè)賮?lái)看看比六段高的七段秘書(shū)，發(fā)紀(jì)要，這是在做什么？七段當(dāng)然還是要做好前面的六段，但又多做一個(gè)動(dòng)作，就是發(fā)紀(jì)要，七段秘書(shū)會(huì)在會(huì)后把你的發(fā)言、你的錄音、你給別人的承諾、別人給你的承諾等等，所有會(huì)上關(guān)于你的資料整理一份，發(fā)到您的郵箱，或是放到您的辦公桌上，這樣的秘書(shū)你喜歡不喜歡？當(dāng)然，這樣的秘書(shū)可遇而不可求了，因?yàn)檫@哥們就是可以想到你的前面去，會(huì)讓你省去很多的精力，做事的結(jié)果也是總給你一些小驚喜，當(dāng)然七段秘書(shū)薪水也漲了，8000元了。
八段秘書(shū)：定責(zé)任
我們?cè)诠ぷ髦?，?huì)上定的事，總有一些會(huì)不了了之，會(huì)上說(shuō)的好好的，后來(lái)慢慢就沒(méi)有人提了，而今天我們的八段秘書(shū)所做的恰恰是：他不但做好了前七段，又多做了一個(gè)動(dòng)作，定責(zé)任，什么是定責(zé)任呢，就是你在會(huì)上定的所有工作事項(xiàng)，他會(huì)幫你跟、他會(huì)幫你盯、讓你會(huì)上定的任何工作都不會(huì)虎頭蛇尾，或是不了了之，因?yàn)橛腥藥湍愀?、記錄、檢查、匯報(bào)、及時(shí)糾偏相關(guān)工作的執(zhí)行情況，如果貴公司有一個(gè)八段秘書(shū)，則意味著你每天的工作一定是有始有終的執(zhí)行狀態(tài)，這樣的秘書(shū)好不好？當(dāng)然，薪水10000元喲
但是，這還不是最高境界，最高境界是九段，我們來(lái)看九段還可以做成什么樣？
九段秘書(shū)：做流程
這是什么意思？如果你們公司有了一個(gè)八段秘書(shū)，他干的這么好，可不可能這個(gè)秘書(shū)會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)提拔了，不干秘書(shū)了，當(dāng)然。那怎么辦？難道好不容易我們的秘書(shū)水平做到了這種狀態(tài)，卻要辛辛苦苦幾十年，一夜回到解放前？不可以，所以九段秘書(shū)不但做好前面秘書(shū)所有該做的內(nèi)容，又上升了一個(gè)高度，他做流程，以開(kāi)會(huì)舉例，他把會(huì)議分為事前、事中、事后，梳理出來(lái)一場(chǎng)會(huì)議，我要在會(huì)前做什么？會(huì)中做什么？會(huì)后做什么？任何一個(gè)人來(lái)組織開(kāi)會(huì)這個(gè)事，只要按照我的流程來(lái)做，你的水平比我高，你可能做的比我還好，你的水平比我差，也不要緊，只要你按照我的流程來(lái)做，至少可以達(dá)到一個(gè)底線(xiàn)的開(kāi)會(huì)的結(jié)果。
所以九段秘書(shū)他站的更高，看的更遠(yuǎn)，他從公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)看待問(wèn)題，來(lái)回答秘書(shū)這份工作應(yīng)該如何開(kāi)展。當(dāng)然結(jié)果好了，價(jià)值也就更高了！
工作中需要考慮到方方面面，一次簡(jiǎn)單的會(huì)議可能就能看出你有多大的耐心好人細(xì)心，只有不斷的提高，才能做到最高！
