要做到合理的利用時(shí)間，有兩個(gè)前提。從客觀上說(shuō)，要分析時(shí)間的使用情況，搞清楚自己每天的時(shí)間都花到哪里去了。從主觀上說(shuō)，要對(duì)時(shí)間的使用進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。只有實(shí)事求是地掌握了自己時(shí)間的使用情況，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合科學(xué)的規(guī)劃原則量體裁衣地制定適合自己的時(shí)間管理計(jì)劃，才能做到合理利用時(shí)間。在對(duì)時(shí)間有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，更進(jìn)一步地，要做到基于清單的時(shí)間管理，在做事的過(guò)程中保持專注，通過(guò)管理精力保持高效率，克服偽完美主義避免拖延，主動(dòng)執(zhí)行，才能真正發(fā)揮時(shí)間那水滴石穿的威力。因此我們把以下這些要素，統(tǒng)稱為時(shí)間治理與行動(dòng)規(guī)劃：

1. 時(shí)間規(guī)劃
2. 時(shí)間管理
3. 過(guò)程控制
4. 主動(dòng)執(zhí)行

一. 浪費(fèi)時(shí)間的三大元兇

浪費(fèi)時(shí)間有三大元兇。有一種人從來(lái)沒(méi)有堅(jiān)持做時(shí)間記錄的習(xí)慣。自己的時(shí)間去哪了成了一筆糊涂賬。不知道自己一天有多少可利用時(shí)間，不知道自己精力最充沛注意力最集中的時(shí)間段是什么時(shí)候，不知道自己浪費(fèi)的時(shí)間都去哪里了，不會(huì)靈活根據(jù)自己狀態(tài)調(diào)整時(shí)間利用，時(shí)間成了最熟悉的陌生人。

又有一種人，做事習(xí)慣瑣事優(yōu)先。鴕鳥(niǎo)心態(tài)導(dǎo)致了時(shí)間利用低效，比如規(guī)避困難，比如不愿意直面大任務(wù)，比如在小事情上蹉跎大量時(shí)間。歸根結(jié)底，這是因?yàn)槿说拇竽X是有缺點(diǎn)的。大腦喜歡做簡(jiǎn)單明確的事情，大腦喜歡立馬得到獎(jiǎng)賞，大腦喜歡按照熟悉路徑行動(dòng)，不愿改變。

再有一種人，做事很貪心。想做的事情很多，時(shí)間不夠用?；蛘邤?shù)量和質(zhì)量難以兩全，就去追求數(shù)量上的多，而不是質(zhì)量上的優(yōu)，把完成數(shù)量的多當(dāng)成能力的高。或者不懂得取舍和延遲滿足，眉毛胡子一把抓。

要克服這些毛病，有一種方法是用時(shí)間記錄清單對(duì)時(shí)間的使用進(jìn)行分析。下面這張表就是我2021年6月23日那天的時(shí)間記錄清單（又叫時(shí)間日志）：

如果堅(jiān)持每天都做時(shí)間日志，就能從表中發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題。比如，只要保持專注，早上是我效率最高的時(shí)間，容易有高效能的產(chǎn)出。我晚上看書(shū)學(xué)習(xí)的效率，沒(méi)有早上高，是不是下班后先體育鍛煉一下看書(shū)效率就高了，還需要進(jìn)一步觀察。閑聊是最浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，像我這樣的話癆，不知不覺(jué)就花了3小時(shí)時(shí)間在閑聊上。每天的上下班通勤喲啊花去2小時(shí)時(shí)間，可以邊開(kāi)車邊聽(tīng)喜馬拉雅App上的節(jié)目來(lái)利用好這個(gè)時(shí)間。下班回家后干了一些清洗和取快遞的雜事花費(fèi)了一些時(shí)間，這些事情沒(méi)那么重要，其實(shí)可以集中起來(lái)處理的。

通過(guò)這樣長(zhǎng)期的堅(jiān)持記錄和跟蹤分析，我們就能逐漸找到自己的黃金時(shí)間和時(shí)間黑洞。黃金時(shí)間是指一天之內(nèi)自己精力最充沛、狀態(tài)最好、高效產(chǎn)出的集中時(shí)間段，要調(diào)整好作息習(xí)慣，拉長(zhǎng)黃金時(shí)間，并用它來(lái)處理核心任務(wù)或解決難題。時(shí)間黑洞是指不起眼但長(zhǎng)期吞噬你寶貴時(shí)間的事情和個(gè)人習(xí)慣，如果不了解時(shí)間，缺乏時(shí)間意識(shí)，任由大腦做自己喜歡的事，缺乏理性判斷，就會(huì)產(chǎn)生各種時(shí)間黑洞。

二. 對(duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃

對(duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃，有一些原則性的東西要掌握。首先要學(xué)會(huì)延遲滿足：為了追求更長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)，獲得更大的收獲，懂得克制自己的欲望，放棄眼前的誘惑。其次要學(xué)會(huì)判斷取舍：你不可能完成所有的事情，所以要盡量做離自己的目標(biāo)最近的事情。當(dāng)前所做的事情，是否對(duì)目標(biāo)（無(wú)論長(zhǎng)期或者短期）的實(shí)現(xiàn)有益，是否抓住了問(wèn)題的主要矛盾或者核心本質(zhì)，是我們要認(rèn)真思考，權(quán)衡利弊的東西。

2.1 事件分類與時(shí)間矩陣

艾森豪威爾原則將事件按照緊迫程度和重要程度進(jìn)行正交劃分。所謂緊急性，意味著離任務(wù)完成的最后期限（deadline）越近，事情越緊急；所謂重要性，意味著越能體現(xiàn)自己的工作能力和態(tài)度，越能夠提升個(gè)人能力豐富知識(shí)儲(chǔ)備，事情就越重要。因此事件就被劃分為如下4個(gè)等級(jí)：

• 重要不緊急（S）
• 重要緊急（A）
• 緊急不重要（B）
• 不緊急不重要（C）

根據(jù)事件的重要性（此種行為所帶來(lái)的回報(bào)）和緊急性（是否有時(shí)間上的最后期限），時(shí)間被劃分為使用、投資、浪費(fèi)和閑耗4大區(qū)塊。

時(shí)間管理矩陣.png

使用時(shí)間用來(lái)處理重要且緊急的A級(jí)任務(wù)，比如每日事務(wù)處理、預(yù)約事件和重要電話郵件，要合理消費(fèi)使用時(shí)間。投資時(shí)間用來(lái)處理重要不緊急的S級(jí)任務(wù)，這些任務(wù)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，一定要得到保障并長(zhǎng)期持有，一定要有計(jì)劃，并進(jìn)行任務(wù)分解，制定時(shí)間表，才能長(zhǎng)期堅(jiān)持，俗稱“百忙之中下一步閑棋”。比如學(xué)習(xí)知識(shí)或鉆研新技能、鍛煉身體、戶外運(yùn)動(dòng)放松、改善飲食生活和處理家人、伴侶與朋友關(guān)系。投資時(shí)間能產(chǎn)生類似理財(cái)增值的效果。浪費(fèi)時(shí)間用于處理緊急但不重要的B級(jí)任務(wù)，例如回復(fù)不重要的信息、電話、電郵，純粹履行義務(wù)參加的會(huì)議以及被橫插任務(wù)，一定要避免過(guò)度花費(fèi)時(shí)間在這些事情上面。

這其中最讓人頭疼的是遇到被橫插的任務(wù)。對(duì)待這類任務(wù)，一定要秉持踏實(shí)做好自己的事，專心提升自己的能力的思維，并做好評(píng)估：這件事是否有較大價(jià)值？是否非你不可？要明確職責(zé)邊界，確定這件事不是我的，趁機(jī)扔回去或承接少部分。拒絕時(shí)要采取明確、堅(jiān)決但不生硬的方式。如果無(wú)法拒絕，就采取創(chuàng)造性拖延的策略，不立即解決，利用自己的低效時(shí)間去做。當(dāng)然，有時(shí)候也可以根據(jù)情況適當(dāng)妥協(xié)。面對(duì)別人誠(chéng)懇請(qǐng)求的幫助，在自己時(shí)間能力的可控范圍內(nèi)可以積極協(xié)助，這樣能積累自己的影響力，提升成就感。

被橫插任務(wù)怎么辦.png

閑耗時(shí)間是指那些花在不重要不緊急的C級(jí)事務(wù)身上的時(shí)間，比如喝酒蹦迪、打游戲、刷微博抖音看朋友圈，花太多時(shí)間在這些事情上面，會(huì)導(dǎo)致時(shí)間的財(cái)產(chǎn)貶值。適度娛樂(lè)有益身心健康，但我們一定要注意避免時(shí)間的過(guò)度閑耗。

2.2 比例優(yōu)化

理想時(shí)間規(guī)劃矩陣.png

在一個(gè)合理的時(shí)間矩陣中，應(yīng)該有50%的使用時(shí)間、30%的投資時(shí)間、16%的浪費(fèi)時(shí)間和4%的閑耗時(shí)間。針對(duì)時(shí)間矩陣的比例優(yōu)化，可以從利用時(shí)間清單分析自己的時(shí)間使用情況入手，學(xué)會(huì)靈活調(diào)整，將時(shí)間的價(jià)值掌握在自己手中。將浪費(fèi)與閑耗時(shí)間轉(zhuǎn)化為投資時(shí)間，然后利用投資時(shí)間進(jìn)行自身能力增值，以改善使用時(shí)間。合理利用創(chuàng)造性拖延的策略，將不重要的事情盡可能往后拖延，集中精力做重要的事情。

優(yōu)化時(shí)間矩陣模型.png

掌握這些原則和規(guī)劃，是后續(xù)進(jìn)行時(shí)間治理和行動(dòng)規(guī)劃的基礎(chǔ)和前提。